| Statustreppe |
Die Statustrepppe ist ein Konzept zur Beschreibung von Dienstplänen und der Istzeiterfassung im Zeitverlauf.
Die Funktionsweise von Alex® bedingt (und garantiert), dass keine "späteren" Pläne einen "höheren Status" als "frühere" haben. So gibt die Statussituation im Diagram X = Zeit und Y = Status immer das Bild einer Treppe.
Der ideale zeitliche Ablauf der Statustreppe sieht vor, dass:
- zukünftige Dienstpläne sich im Status "Nicht erzeugt" oder "Planung" befinden. Die Planungssituation in diesen Status ist noch frei zu ändern und daher noch (mit Ausnahme von Urlauben) unverbindlich. Bevor der Plan in den Status "Ist" gesetzt wird, darf es keine ungeklärten Zustände geben. Diese betreffen in rechtlicher Hinsicht in "Planung" besonders das Arbeitszeitgesetz.
- vor Eintreten des ersten Tages des Dienstplans in den Status "Ist" gewechselt wird. Jetzt ist die Diensteinteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer fixiert. Zukünftige Änderungen bedingen gegenseitige Absprache. In diesem Status ändert sich die Dienstsituation durch die Zeiterfassung laufend. Unerwartete Ausfälle, besonders durch Krankenstand, sind eventuell nachzubesetzen. Nach Ablauf des letzten Tages des Plans, ist auf den Status "Abgeschlossen" zu wechseln. Dies ist wiederum nur möglich, wenn es keinen ungeklärten Zustand gibt. Im "Ist" betreffen sie typisch Überstunden.
- im Status "Abgeschlossen" ist keine nachträgliche Änderung der Planungssituation möglich. Die Informationen für die Lohnverrechnung sind fixiert und können "Lohnverrechnungsschnittstelle|Übergeleitet" werden.
In der Praxis ist dieser ideale Ablauf nicht immer einzuhalten, z. B. wenn Eingabefehler passiert sind. In diesen Fällen kann von berechtigtem Personal der Status zurückgesetzt werden. Die Konsistenz der Statustreppe wird dabei eingehalten, dadurch kann diese Funktion einen längeren Zeitraum betreffen. Als weitere Funktion steht zusätzlich "Im 'Status Planung' arbeiten" zur Verfügung.
Statuseigenschaften
Nicht erzeugt
- Status existiert aus Performancegründen
- Pläne werden nicht laufend durchgerechnet, Summen sind eventuell nicht korrekt
- Ansprüche (z.B. Urlaub) werden IMMER korrekt berechnet
- Urlaubsplanung kann bereits in diesem Status gemacht werden
- auch Dienste können in diesem Status normal eingetragen werden
Planung
- im Dienstplan wird die 1. Zeile beim Mitarbeiter befüllt
- AZG-Einstellungen werden geprüft
- bei Verletzung: schwerer Fehler
| Beispiel für einen schweren Fehler in der Planung |
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| Bei Mitarbeiter Auer wurde die Wochenruheregelung verletzt. Die Planung muss korrigiert werden, denn so kann der Status nicht auf "Ist" gestellt werden. |
Ist
- Statuswechsel nur möglich, wenn keine schweren Fehler in der Planung vorhanden
- im Dienstplan wird die 2. Zeile beim Mitarbeiter befüllt
- Einträge der Planung (1. Zeile) werden automatisch übernommen
- Planzeile kann nicht mehr bearbeitet werden
- Erfassung kurzfristiger Änderungen zur Planung
- Erfassung tatsächlicher Arbeitszeiten / Abwesenheiten
- AZG-Einstellungen werden geprüft
- bei Verletzung: Warnung
Abgeschlossen
- abgerechnete Pläne
- Lohnüberleitung nur für abgeschlossene Pläne möglich
- keine Änderungen mehr möglich
- Statuswechsel zurück ins Ist nur durch berechtigten User möglich
Versiegelt
- Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde
Organisatorische Gewährleistung des richtigen Status zu jedem Zeitpunkt
Manuell
Die manuelle Verwaltung des Dienstplanstatus bedingt
- freie Diensteinteilung
- Verantwortlichen über die Einteilung der Dienste, Überstundenentgeltverrechnung und Einhaltung der arbeitszeitgesetzlichen Vorschriften
- Verantwortlichen für die Vorbereitung des Planes für die Lohnverrechnung
- Lohnarten werden von der Lohnverrechnung abgeholt
Ist dieses Ineinandergreifen von Verantwortungen gegeben, regelt sich der Status des Planes im Zeitverlauf selbst:
Beweggründe für den Wechsel in den Status "Planung"?
Weil der Plan später in Status Ist gesetzt werden muss, und dazu keine ungeklärten Zustände existieren dürfen. Im Status Planung werden ungeklärte Zustände angezeigt, was die Diensteinteilung erleichtert. Das führt dazu, dass der Plan im Status Planung geschrieben wird.
Beweggründe für den Wechsel in den Status "Ist"?
Die Mitarbeiter müssen rechtzeitig über die Diensteinteilung informiert werden. Dieses Fixieren der Planung erfolgt durch wechseln in den Status Ist. ("Zweite Zeile").
Beweggründe für den Wechsel in den Status "Abgeschlossen"?
Der Plan muss für die Lohnverrechnung fertig gemacht werden. Diese kann ihrer Daten aber nur abrufen, wenn der Status "Abgeschlossen" ist. Die Lohnverrechnung wird daher bei etwaig säumigen Verantwortlichen für die Vorbereitung des Planes für die Lohnverrechnung urgieren.
Automatisch
Bei regelmäßigen Diensten sind die oben beschriebenen Verantwortungen organisatorisch oft nicht gegeben.
Die Unterscheidung in erste und zweite Dienstplanzeile ist aus Anwendersicht nicht nötig.
Für die Anwendung in dieser Organisationform ist das automatische Wechseln in den Status Ist angebracht.
Technisch ist das auch das automatische Wechseln in den Status Abgeschlossen möglich. Da aber dieser Wechsel nur möglich ist, wenn der Plan keine ungeklärten Zustände hat.
Solange es in Alex® keine Möglichkeit gibt, diese ungeklärten Zustände automatisch aufzulösen (ev. möglich: Abschlussbuchungen, automatische Stempel-Korrektur), ist diese Automatik nur in Sonderfällen praktikabel.
Solange muss es auf alle Fälle eine verantwortliche Person für die nötigen Vorbereitungsarbeiten für die Lohnverrechnung und den Abschluss des Plans geben.
Wenn die Übergabe in die Lohnverrechnung händisch erfolgt, wird eventuell auf den Abschluss vergessen obwohl die ungeklärten Zustände aufgelöst sind.
Hier kann der automatische Statuswechsel auf Abgeschlossen helfen, damit die Rechenzeit für die folgenden Pläne nicht wächst.
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