Dienstplanschulung: Unterschied zwischen den Versionen

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Dauer: ~ 3.5 Stunden
Checkliste zur Schulung von Dienstplanverantwortlichen ('''unabhängig von der Oberfläche''')
{| class="wikitable" border="1" style="border-collapse:collapse; border-color:#E8E8E8; vertical-align:top" cellspacing="50" cellpadding="5"
|- style="background-color:#FFD317; text-align:center"
| colspan="2" |'''Ablauf'''
|-
|'''Inhalt'''
|'''Dauer'''
|- style="vertical-align:top"
|Dienstplaner - Basis
|4 Stunden
|-
|Dienstplaner - Aufbau
|4 Stunden
|}


= BASIS Schulung =
== Ausgangssituation ==


* Erklärung
=Dienstplaner - BASIS Schulung=
** Was ist bisher geschehen?
==Begrüßung==
** Wer sind die Supervisoren?
** Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory
* Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt


== Benutzeroberfläche ==
*Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
* Einstieg mit eigenem Benutzer
*Erklärung
* Erklärung Benutzeroberfläche
**Was ist bisher geschehen?
** Symbolleiste
**Wer sind die Supervisoren?
** Werkzeugleiste
**Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory
** Navigator
*Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern
* Änderung Passwort


== Dienstplan ==
*Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt


=== Dienstplan öffnen===
==Benutzeroberfläche==
* Dienstplan über Navigator
* Karteiblatt mit Monat, Status, Planungseinheit erklären
* Reiter über x schließen
* Zuletzt verwendet - Plan wieder öffnen


=== Bildschirmaufbau===
*Einstieg mit eigenem Benutzer
* Namensspalte
*Erklärung Benutzeroberfläche
* Kalenderzeilen
**Navigator
* Summenspalten
*Änderung Passwort
* Legende: Planungscodes / Dienste / ev. Aufgaben / ev. Sonderabrechnungen erklären --> bei Fehler --> Info an Supervisoren
*Regelmäßig Up-To-Date bleiben / Hilfe:
** Wiki aus dem Alex heraus öffnen
** Newsletter anmelden (jetzt)
** Webinare (Übersicht zeigen)
** Wiki mit Schulungsinhalten (Welche Schulungsunterlagen sind für diese Gruppe relevant?)


===Bildschirmeinstellungen===
==Dienstplan==
* Plan vergrößern --> Ausblenden von Navigator
* Zellen Größer / Kleiner
* Zellen Schmaler/Breiter
* Balken verziehen
* Legende: Plansymbole vergrößern
* Plan Ein- / Mehrzeilig
* Fadenkreuz
* Benachbarte Wochen anzeigen
* Standard wiederherstellen


=== Mitarbeiter sortieren===
===Dienstplan öffnen===


=== Speichern ("Stapelgeschichte")===
*über Dienstplansuche
*Reiter erklären
*Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
*Dienstplan öffnen & wieder schließen
*über zuletzt verwendet öffnen


=== Basisfunktionen===
===Bildschirmaufbau===
* Dienst eintragen (ein Tag / mehrere Tage)
* 3. Kalenderzeile / Dienstsummen
* Dienst wechseln
* Planungscode eintragen (ein Tag / mehrere Tage)
* Löschen Dienst/Planungscode(über Werkzeugleiste / rechte Maustaste)


===TODO: Erfassung Dienstplan (Status Planung)===
*Namensspalte
*Kalenderzeilen
*Summenspalten
*Legende: Planungscodes / Dienste / ev. Aufgaben / ev. Sonderabrechnungen erklären --> bei Fehler --> Info an Supervisoren


===[[Statustreppe]] vollständig erklären (Flipchart)===
===Bildschirmoberfläche===
* Beachtung der Summen *
* eventuell: Status nicht erzeugt --> Planung


===Besprechung der Summen===
*Werkzeugleiste
* Soll
**Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
* Total
* Plus / Minus


===Basisfunktionen II===
*Balken verziehen
* Kommt/Gehtfenster erklären
*Monitor
* Planungscode im Kommt/Gehtfenster eintragen
**Benachbarte Wochen anzeigen
* Kombidienst eintragen
**Standard wiederherstellen
**Fadenkreuz
*Arbeitsblatt besprechen
**Namensspalte
***Personal sortieren
**Kalenderzeile
**Summenspalten
**Legende
***Zellen optimale Breite
*'''→ Bildschirmeinstellungen speichern'''


===Spezialfunktionen===
<br />
* Texte
* Meldungsfenster
* Poolzuteilungen


=== Statuswechsel: Planung --> Ist===
==Dienstplanung==
* Hinweis: Statuswechsel retour nur von Supervisoren möglich


===Ausdruck, [[Ausdruckeinstellungen|Druckeinstellung]]===
===Grundlagen===
* Druckeinstellungen gemeinsam treffen und speichern
* Monatsplan
* Wochenplan
* Stundennachweis


===Istzeiterfassung BASIS===
*Dienste eintragen
* Plusstunden, Minusstunden eintragen
**an einem Tag
* anderen Dienst
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
* Dienst am freien Tag
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
* Abwesenheiten
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
** ganzer Tag (Krankenstand)
*Dienste löschen
** stundenweise Abwesenheit im Kommt/Geht - Fenster (Arztbesuch)
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger
*Kombidienst
*WZM anlegen (wenn notwendig)
**1. volle Woche Dienste erfassen
**[[Wochenzeitmodell erstellen|Wochenzeitmodell-Editor]] oder [[Wochenzeitmodell aus Muster übernehmen#Wochenzeitmodell aus eingetragenen Diensten .C3.BCbernehmen|Muster übernehmen]]
*Planungscodes ganzer Tag
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Planungscodes stundenweise
**Zeit im Kommt-Geht eintragen
**Planungscode bei einem Dienst stundenweise eintragen
**Planungscode mit Kommt/Geht-Einstellung (Uhr) bei mehreren Mitarbeitern eintragen
*<span class="ve-pasteProtect">Texterfassung (im Kommt/Geht, am Tag, über Kalenderzeile bei mehreren oder allen Mitarbeitern)</span>
*Poolzuteilungen
**einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte


===Jahresplan===
→ '''Alles rückgängig machen'''


===Wiki - Hilfe===
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">[[Statustreppe]]</span>===


== weitere Vorgehensweise ==
*vollständig erklären
*Wechsel in Planung
*Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig


Im Anschluss an die Basisschulung folgen die Übungswochen.
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Dienstplan erfassen</span>===


In dieser Zeit sind die während der Schulung begonnenen Dienstpläne zu vervollständigen.
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Arbeitszeitgesetz-Prüfungen</span>===


Alle Fragen werden notiert und in der [[Aufbauschulung]] gemeinsam besprochen, sollten die Fragen nicht bereits im Vorfeld mit den Supervisoren abgeklärt worden sein.
*Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
<br>
*Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
<br>
<br>
=AUFBAU Schulung=


== Fragen ==
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Summenspalten</span>===
* alle Fragen auf Flipchart notieren
* Themenkreise bilden


== Wiederholung ==
*Konten erklären
* Erklärung Benutzeroberfläche
** Navigator, Werkzeugleiste, Symbolleiste
* Öffnen Dienstplan
** Zuletzt verwendet
** über Navigator --> AUSFÜHREN!
* Planung
** Dienste eintragen / Löschen
** Kombination aus Dienst und Abwesenheit eintragen und löschen


== Istzeiterfassung ==
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">[[Statustreppe]]</span>===
* Dienstwechsel
* Abwesenheiten (Krankenstandstag)
* Abwesenheit über längeren Zeitraum (Krankenstandswoche)
* Zusatzdienst am freien Tag
* Dienst löschen
* Plusstunden am Tag
* Minusstunden am Tag
* Stundenweise Abwesenheit Dienstende
* Stundenweise Abwesenheit während Dienst
* Unterschied Planungscode ganzer Tag / Kommt-/Geht
* Einsatz Rufbereitschaft
** vor / nach Mitternacht


== neue Funktionen ==
*vollständig erklären
* Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste (Kopierfunktion)
*Wechsel in Status Ist
* nächsten/vorherigen öffnen
** Jahresplan für ganze Planungseinheit
* Besetzungsansicht
* Istzeiten bestätigen


== Abrechnung ==
==Ausdruck==
* Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden
 
* Umbuchung am Monatsende
*Dienstplan drucken
* Besprechung div. Kundenspezifika
*[[Druckeinstellungen]]
* Stundennachweis
**Anzahl Mitarbeiter pro Seite
* Info Lohnarten
**Summenschema hinterlegen
* Lohnartenliste
**Zeilen:
* [[Statustreppe]]: Ist --> Abgeschlossen
***Detailzeile drucken
** retour nur von Supervisoren möglich
***Im Ist nur Änderungen zur Planzeile drucken
*Wochenausdruck
*Stundennachweis
**für einen bzw. alle Mitarbeiter
**evt. auch Stundennachweise versenden (wenn in Betrieb)
 
==Istzeiterfassung==
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Automatische Zeiterfassung</span>===
 
*Umrandungen erklären
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
**Stempelfehler automatisch korrigieren
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Manuelle Zeiterfassung</span>===
 
*Umrandungen erklären
*Istzeiterfassung wiederholen
**Dienst ändern
**Zusatzdienst
**Dienst löschen
**Planungscode eintragen
***ganzer Tag / stundenweise
**K/G Änderungen
***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
***Pause gearbeitet, Pause verlängern
 
==Abschluss==
 
*Hilfe (Systemmenü)
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
 
<br />
=Dienstplaner - AUFBAU Schulung=
 
==Fragen==
 
*alle Fragen auf Flipchart notieren
*Thematisch gesammelt abarbeiten
 
==Wiederholung==
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Automatische Zeiterfassung</span>===
 
*Umrandungen erklären
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
**Stempelfehler automatisch korrigieren
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
*Summenspalten
*Genehmigungsverfahren
**Anträge aktueller Monat
**Genehmiger-Dashboard
**Direktes Genehmigen
**Ablauf E-Mails
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Manuelle Zeiterfassung</span>===
 
*Umrandungen erklären
*Istzeiterfassung wiederholen
**Dienst ändern
**Zusatzdienst
**Dienst löschen
**Planungscode eintragen
***ganzer Tag / stundenweise
**K/G Änderungen
***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
***Pause gearbeitet, Pause verlängern
 
*Summenspalten
*Genehmigungsverfahren
**Anträge aktueller Monat
**Genehmiger-Dashboard
**Direktes Genehmigen
**Ablauf E-Mails
 
==neue Funktionen==
 
*Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste
*nächsten / vorherigen öffnen
**Jahresplan für ganze Planungseinheit
*Jahresplan für Mitarbeiter
**Umschalten Monate
*Besetzungsansicht
*Istzeiten bestätigen
 
==Abrechnung==
 
*Voraussetzungen:
**Alle Änderungen müssen eingetragen sein
**Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein
**Es darf keine offenen Anträge geben
**Es darf keine schweren Fehler geben
*Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden
*Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen
*Besprechung div. Kundenspezifika
*Stundennachweis
*Info Lohnarten
*Lohnartenliste
*[[Statustreppe]]: Ist --> Abgeschlossen
**retour nur von Supervisoren möglich
 
==Abschluss==
 
*Hilfe (Systemmenü)
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
 
[[Kategorie: Schulungschecklisten]]

Aktuelle Version vom 25. Juni 2024, 07:23 Uhr

Checkliste zur Schulung von Dienstplanverantwortlichen (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt Dauer
Dienstplaner - Basis 4 Stunden
Dienstplaner - Aufbau 4 Stunden


Dienstplaner - BASIS Schulung

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
  • Erklärung
    • Was ist bisher geschehen?
    • Wer sind die Supervisoren?
    • Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory
  • Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern
  • Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt

Benutzeroberfläche

  • Einstieg mit eigenem Benutzer
  • Erklärung Benutzeroberfläche
    • Navigator
  • Änderung Passwort
  • Regelmäßig Up-To-Date bleiben / Hilfe:
    • Wiki aus dem Alex heraus öffnen
    • Newsletter anmelden (jetzt)
    • Webinare (Übersicht zeigen)
    • Wiki mit Schulungsinhalten (Welche Schulungsunterlagen sind für diese Gruppe relevant?)

Dienstplan

Dienstplan öffnen

  • über Dienstplansuche
  • Reiter erklären
  • Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
  • Dienstplan öffnen & wieder schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen

Bildschirmaufbau

  • Namensspalte
  • Kalenderzeilen
  • Summenspalten
  • Legende: Planungscodes / Dienste / ev. Aufgaben / ev. Sonderabrechnungen erklären --> bei Fehler --> Info an Supervisoren

Bildschirmoberfläche

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • Balken verziehen
  • Monitor
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Standard wiederherstellen
    • Fadenkreuz
  • Arbeitsblatt besprechen
    • Namensspalte
      • Personal sortieren
    • Kalenderzeile
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen optimale Breite
  • → Bildschirmeinstellungen speichern


Dienstplanung

Grundlagen

  • Dienste eintragen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Dienste löschen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
  • Kombidienst
  • WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Planungscodes ganzer Tag
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Planungscodes stundenweise
    • Zeit im Kommt-Geht eintragen
    • Planungscode bei einem Dienst stundenweise eintragen
    • Planungscode mit Kommt/Geht-Einstellung (Uhr) bei mehreren Mitarbeitern eintragen
  • Texterfassung (im Kommt/Geht, am Tag, über Kalenderzeile bei mehreren oder allen Mitarbeitern)
  • Poolzuteilungen
    • einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte

→ Alles rückgängig machen

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Wechsel in Planung
  • Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Dienstplan erfassen

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
  • Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summenspalten

  • Konten erklären

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Wechsel in Status Ist

Ausdruck

  • Dienstplan drucken
  • Druckeinstellungen
    • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenschema hinterlegen
    • Zeilen:
      • Detailzeile drucken
      • Im Ist nur Änderungen zur Planzeile drucken
  • Wochenausdruck
  • Stundennachweis
    • für einen bzw. alle Mitarbeiter
    • evt. auch Stundennachweise versenden (wenn in Betrieb)

Istzeiterfassung

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
    • Stempelfehler automatisch korrigieren
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde


Dienstplaner - AUFBAU Schulung

Fragen

  • alle Fragen auf Flipchart notieren
  • Thematisch gesammelt abarbeiten

Wiederholung

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
    • Stempelfehler automatisch korrigieren
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
  • Summenspalten
  • Genehmigungsverfahren
    • Anträge aktueller Monat
    • Genehmiger-Dashboard
    • Direktes Genehmigen
    • Ablauf E-Mails

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Summenspalten
  • Genehmigungsverfahren
    • Anträge aktueller Monat
    • Genehmiger-Dashboard
    • Direktes Genehmigen
    • Ablauf E-Mails

neue Funktionen

  • Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste
  • nächsten / vorherigen öffnen
    • Jahresplan für ganze Planungseinheit
  • Jahresplan für Mitarbeiter
    • Umschalten Monate
  • Besetzungsansicht
  • Istzeiten bestätigen

Abrechnung

  • Voraussetzungen:
    • Alle Änderungen müssen eingetragen sein
    • Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein
    • Es darf keine offenen Anträge geben
    • Es darf keine schweren Fehler geben
  • Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden
  • Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen
  • Besprechung div. Kundenspezifika
  • Stundennachweis
  • Info Lohnarten
  • Lohnartenliste
  • Statustreppe: Ist --> Abgeschlossen
    • retour nur von Supervisoren möglich

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
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