Supervisorenschulung WEB: Unterschied zwischen den Versionen

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Checkliste zur kompakten Schulung von Supervisoren ('''unabhängig von der Oberfläche''') mit Beginn Dienstplanung
Checkliste zur kompakten Schulung von Supervisoren ('''unabhängig von der Oberfläche''') mit Beginn Dienstplanung


{| class="wikitable" border=1 style="border-collapse:collapse; border-color:#E8E8E8; vertical-align:top" cellspacing="50" cellpadding="5"  
{| class="wikitable" style="" border="1" cellspacing="50" cellpadding="5"  
|- style="background-color:#FFD317; text-align:center"
|- style="background-color:#FFD317; text-align:center"
|colspan="2" |'''Ablauf'''
| colspan="2" |'''Ablauf'''
|-
|-
|'''Inhalt'''
|'''Inhalt'''
|'''Dauer'''
|'''Dauer'''
|-style="vertical-align:top"
|- style="vertical-align:top"
|1. Supervisorenschulung<br>
|Supervisorenschulung Basis
Telefontermin<br>
|4 Stunden
2. Supervisorenschulung<br>
|-
|4 Stunden<br>
|Telefonschulung
1 Stunde<br>
|1 Stunde
4 Stunden
|-
|Supervisorenschulung Aufbau
|4 Stunden
|}
|}


='''1. SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT'''=
='''SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT BASIS'''=


==Begrüßung==
==Begrüßung==
* Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
* Ablauf
** 1. Schulung: Dienstplanung
** Telefontermin zur Istzeitbearbeitung
** 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage
* Verwendung Google Chrome


* Login erklären
*Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
** Kundenkennung + Benutzername + Passwort
*Ablauf
**1. Schulung: Dienstplanung
**Telefontermin zur Istzeiterfassung
**2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage
*Verwendung Google Chrome
*Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
**Newsletter anmelden (jetzt)
**Webinare (Übersicht zeigen)
**Wiki mit Schulungsinhalten
*Login erklären
**Kundenkennung + Benutzername + Passwort


==Benutzeroberfläche==
==Benutzeroberfläche==
*Symbolleiste
** Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
** Passwort ändern
** Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern


*Systemmenü
**Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
**Passwort ändern
**Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
*Navigator
*Navigator
** zuletzt verwendet (20 Punkte)
**zuletzt verwendet (20 Punkte)
** einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
**einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
** Navigatoransichten erklären
**Navigatoransichten erklären


==Dienstplan==
==Dienstplan==


=== Dienstplan öffnen ===
===Dienstplan öffnen===
* über Dienstplansuche
* Reiter erklären
* Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
* Dienstplan öffnen & wieder schließen
* über zuletzt verwendet öffnen


=== Dienstplanoberfläche===
*über Dienstplansuche
* Werkzeugleiste
*Reiter erklären
** Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
*Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
** ein- / mehrzeilig
*Dienstplan öffnen & wieder schließen
*über zuletzt verwendet öffnen


* Monitor
===Dienstplanoberfläche===
** Benachbarte Wochen anzeigen
** Standard wiederherstellen


* Arbeitsblatt besprechen
*Werkzeugleiste
** Namensspalte
**Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
*** Personal sortieren
*Balken verziehen
** Kalenderzeile
*Monitor
** Summenspalten
**Benachbarte Wochen anzeigen
** Legende
**Standard wiederherstellen
*** Zellen optimale Breite
*Arbeitsblatt besprechen
**Namensspalte
***Personal sortieren
**Kalenderzeile
**Summenspalten
**Legende
***Zellen optimale Breite


'''→ Bildschirmeinstellungen speichern'''
'''→ Bildschirmeinstellungen speichern'''
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==Dienstplanung==
==Dienstplanung==
===Grundlagen===
===Grundlagen===
* Dienste eintragen
 
** an einem Tag
*Dienste eintragen
** an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**an einem Tag
** zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
** 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
* Dienste löschen
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
** an einem Tag
*Dienste löschen
** an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**an einem Tag
** zurücklegen bzw. blauer Zeiger
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
* Kombidienst
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger
* WZM anlegen (wenn notwendig)
*Kombidienst
** 1. volle Woche Dienste erfassen
*WZM anlegen (wenn notwendig)
** Muster übernehmen
**1. volle Woche Dienste erfassen
* Planungscodes ganzer Tag
**[[Wochenzeitmodell_erstellen |Wochenzeitmodell-Editor]] oder [[Wochenzeitmodell_aus_Muster_übernehmen#Wochenzeitmodell_aus_eingetragenen_Diensten_.C3.BCbernehmen | Muster übernehmen]]
** an einem Tag
*Planungscodes ganzer Tag
** an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**an einem Tag
** zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
** löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
** 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
**löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
* Planungscodes stundenweise
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Planungscodes stundenweise


→ '''Alles rückgängig machen'''
→ '''Alles rückgängig machen'''


=== Statustreppe ===
===[[Statustreppe]]===
* vollständig erklären
 
* Wechsel in Planung
*vollständig erklären
*Wechsel in Planung
*Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig
 
===Dienstplan erfassen===


=== Dienstplan erfassen ===
===Arbeitszeitgesetz-Prüfungen===


=== Arbeitszeitgesetz-Prüfungen===
*Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
* Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen


=== Summenspalten erklären ===
===Summenspalten===
* Konten erklären


=== Statuswechsel ins IST===
*Konten erklären
* spätestens am Monatsersten
* Stempelungen nur im IST sichtbar


== Istzeiterfassung ==
===Statuswechsel ins IST===
 
*spätestens am Monatsersten
**kann [[Statustreppe#Statusautomatik | automatisiert]] werden
*Stempelungen nur im IST sichtbar
 
==Istzeiterfassung==
===Grundlagen===
===Grundlagen===
* Dienst ändern
* Zusatzdienst
* Dienst löschen
* Planungscode eintragen
** ganzer Tag / stundenweise
* K/G Änderungen
** Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
** Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
** Pause gearbeitet, Pause verlängern
* Summen besprechen
* Texte erfassen
* optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)


* nächsten / vorigen Monat öffnen
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*K/G Änderungen
**Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
**Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
**Pause gearbeitet, Pause verlängern
*Summen besprechen
*Texte erfassen
*optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
*nächsten / vorigen Monat öffnen


== Stempeln ==
==Automatische Zeiterfassung==
*Stempeluhr
** Link per Mail
** Stempeluhr öffnen -> herzeigen
** Empfehlung Stempeluhr auf Desktop verknüpfen
** PC braucht Internet für Stempeluhr
* Lesegerät mit USB einstecken
* Chips den MA zuweisen
* Bei Austritt eines Mitarbeiters löscht sich Chipzuteilung automatisch
* bei Stempelfehler müssen Tage einzeln bearbeitet werden – Telefonschulung


== Selbstbedienungsbenutzer ==
*Lesegerät anschließen
* mit Kunden abklären, welche Rechte der Selbstbedienungsbenutzer haben darf
*Chips im Personalstamm hinterlegen
* Automatische Anlage auf Systemeinstellungen hinterlegen
*Stempeluhr öffnen & erklären
** Achtung: E-Mail-Adresse hinterlegen für Passwort rücksetzen


== Ausdruck ==
==Selbstbedienungsbenutzer==


* Ausdruckeinstellungen:
*Berechtigungen nochmals besprechen
** Allgemein: Anzahl Mitarbeiter pro Seite
*Regelung für Benutzer + Passwort besprechen
** Summenspalte für Monatssumme auswählen "LEER" (Datenschutz)
*Info: Schulungen für SB-Benutzer müssen vom Kunden eingeplant werden


* Monatsplan drucken
==Ausdruck==


* Woche drucken
*Stundennachweis
**für einen bzw. alle Mitarbeiter
*Dienstplan drucken
*Druckeinstellungen
**Anzahl Mitarbeiter pro Seite
**Summenschema hinterlegen
*Wochenausdruck


* Stundennachweis
==Jahresplan==
** Für alle Mitarbeiter drucken
** Nur für einen Mitarbeiter drucken


== Jahresplan ==
*Zeitbereich einstellen
*nächsten öffnen
*Urlaubsplanung


== Abschluss ==
==Abschluss==
* * Hilfe -> Kompaktübersicht herzeigen
* Viel mit Alex arbeiten am Anfang, Dienstpläne der nächsten Monate eintragen
* Termine ausmachen: Telefontermin &  2. Schulung


= '''TELEFONSCHULUNG''' =
*Hilfe (Systemmenü)
*Termine vereinbaren: Telefontermin &  2. Schulung
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde


== Automatische Zeiterfassung (Stempelung) ==
='''TELEFONSCHULUNG'''=
* Stempelfehler werden per Telefon gemeinsam korrigiert<br>


* Standeskontrolle einschalten<br>
==Automatische Zeiterfassung==


* Umrandungen erklären / bearbeiten
*Umrandungen erklären
** Rot:    Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
*Dienst ändern
** Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
*Zusatzdienst
** Grün:   +/- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeit verschoben, richtig gestempelt
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur


* Fragezeichen bearbeiten
==Manuelle Zeiterfassung==
** Oranges Fragezeichen:    kein Dienst hinterleg ->  Stempelung an freiem Tag
** Schwarzes Fragezeichen:  falsch gestempelt
*** Kommt ohne Geht
*** Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
*** Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
*** Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
** Grünes Plus:            bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
*** ev. System – erweiterte Organisation – Standeskontrolle – Minuten eingeben


* Stempelzeitbearbeitung
*Umrandungen erklären
** Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht: "Zeit anrechnen"
*Istzeiterfassung wiederholen
** Einstempeln nach Dienstbeginn
**Dienst ändern
** Ausstempeln vor Dienstende
**Zusatzdienst
** Arztbesuch in Arbeitszeit
**Dienst löschen
**Planungscode eintragen
***ganzer Tag / stundenweise
**K/G Änderungen
***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
***Pause gearbeitet, Pause verlängern


* rotes X → Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist<br>
==Istzeiterfassung bestätigen==
* Abwesenheiten eingeben


*Kalenderzeile


== Manuelle Zeiterfassung (ohne Stempelung) ==
='''SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT AUFBAU'''=
* offene Fragen klären


* IST-Zeitenbearbeitung noch einmal kurz durchgehen
==Begrüßung==
** Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
** Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
** Pause gearbeitet, Pause verlängern
** Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
** Kombinationsdienst


== IST-Zeiten-Bestätigung ==
*Ablauf
* wurde Stempelung oder IST-Zeit bearbeitet, kann am Kalendertag "Istzeiterfassung bestätigen" ausgewählt werden, damit klar ersichtlich ist, dass dieser Tag schon korrigiert wurde
**Abrechnung
**Personalanlage
**Dienstanlage


= ''' 2. SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT''' =
==Offene Fragen==


== BEGRÜßUNG ==
*Fragen auf Flipchart sammeln
* Ablauf heute
** Abrechnung
** Personalanlage
** Dienstanlage


=== Offene Fragen klären ===
==Wiederholung==


== WIEDERHOLUNG ==
===Automatische Zeiterfassung===


=== Stempelung ===
*Umrandungen erklären
* rotes X: Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist
*Dienst ändern
* Umrandungen erklären / bearbeiten
*Zusatzdienst
** Rot:  Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
*Dienst löschen
** Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
*Planungscode eintragen
** Grün: +/- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeitverschoben, richtig gestempelt
**ganzer Tag / stundenweise
* Fragezeichen bearbeiten
*Standeskontrolle einschalten
** Oranges Fragezeichen:    kein Dienst hinterlegt
**Schwarzes Fragezeichen
** Schwarzes Fragezeichen:  falsch gestempelt
**Oranges Fragezeichen
** Grünes Plus:            bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
**Grünes Plus
* Stempelzeitbearbeitung
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
** Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht Zeit anrechnen
*Stempelfehler bearbeiten
** Arztbesuch in Arbeitszeit
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur


=== IST-Zeitenbearbeitung (wenn nicht gestempelt wird) ===
===Manuelle Zeiterfassung===
* Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
* Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
* Pause gearbeitet, Pause verlängern
* Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
* Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)


WICHTIG: IST-ZEITEN müssen alle richtig erfasst sein, damit richtig abgerechnet werden kann
*Umrandungen erklären
*Istzeiterfassung wiederholen
**Dienst ändern
**Zusatzdienst
**Dienst löschen
**Planungscode eintragen
***ganzer Tag / stundenweise
**K/G Änderungen
***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
***Pause gearbeitet, Pause verlängern


=== Stundennachweis drucken ===
→ Istzeiten müssen richtig erfasst sein, damit abgerechnet werden kann
* für alle und nur einen Mitarbeiter drucken und erklären
* bei Kommt/Geht ein "Stern":  manuelle Korrektur
* nur im ersten Monat wird Korrekturwert angeführt (Zeitguthaben und Urlaubsrest)


*Empfehlung
===Stundennachweis===
** kann den Stundennachweis von den Mitarbeitern unterschreiben lassen
** nachdem der Stundennachweis von den Mitarbeitern kontrolliert wurde, abrechnen


===Summenspalten erklären ===
*für einen bzw. alle Mitarbeiter
* aktuelle Summenspaltenansichten nochmal besprechen
*<nowiki>* bei manueller K/G-Korrektur</nowiki>
* Wechsel Summenspalten besprechen


== ABRECHNUNG ==
==Abrechnung==


=== Umbuchungen Ende [[Durchrechnungszeitraum]] ===
===Summenspalten===
* Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern (Sonderfälle zuerst z.B. nur ein Mitarbeiter bekommt Stunden ausbezahlt)
* Abschlussbuchungen ausführen
* veränderte Summen / Werte lfd. besprechen


* schwarzes Dreieck bei D-Konto
*Konten der Planungsansicht erklären
** Abrechnung ist gemacht
*Wechsel Summenansicht
** fährt man mit der Maus drauf, sieht man was mit den Stunden gemacht wurde
*Konten der Abrechnungsansicht erklären


* Fehlerhafte Umbuchungen können rückgängig gemacht werden
===Abrechnung Ende [[Durchrechnungszeitraum]]===
** rechte Maustaste - Zeitkonto-Umbuchung - Umbuchung löschen


* Bedeutung Umbuchungen
*Abrechnung gemeinsam besprechen
** Verfallen lassen: Stunden werden gelöscht
*Abschlussbuchungen ausführen
** Bestätigen: Stunden werden MIT Bewertung ins nächste Monat mitgenommen
*veränderte Summen besprechen
** Rollieren: Stunden werden 1:1 ins nächste Monat mitgenommen
*Umbuchung in Konten zeigen
** Auszahlen: Stunden werden mit jeweiliger Wertigkeit ausbezahlt
**löschen der Umbuchung
*bei Bedarf Stunden auszahlen


=== Plan in Status ABGESCHLOSSEN setzen ===
===[[Statustreppe]]===


=== Überleitung/Abnahme ===
*vollständig erklären
* Lohnartenliste drucken
*Plan abschließen
** werden alle gewünschten Daten übermittelt?
* optional: Erzeugen der Schnittstellen
** Kontaktaufnahme mit Steuerberater ob Schnittstelle eingespielt werden konnte / ob noch Änderungen vorzunehmen sind


--> '''Alles rückgängig machen'''
===Lohnarten===


=== Kunde führt Abrechnung durch ===
*Lohnartenliste
*Lohnartenexport (optional)


== [[Statustreppe]] ==
→ '''Alles rückgängig machen'''
* Erklärung: vollständige [[Statustreppe]] anhand von Flipchart
** automatisch am 1. des Monats ins IST


* Info
→ '''Kunde führt Abrechnung durch'''
** abgeschlossene Pläne nach ca. 3 Monaten nicht mehr öffnen
** Korrektur über spezielle Monatswerte und erfasstem Text


== Stunden korrigieren ==
===Zusammenfassung Abrechnung & Abschluss===
* über „spezielle Moantswerte“
* Vormonat -> tatsächlicher Wert
* Urlaub Korrekturwert -> +/- Wert


== ALEX - THE BIG PICTURE - Stammdaten==
*Istzeiten korrekt
*keine schweren Fehler
*Abschlussbuchungen ausführen
*Statuswechsel auf Abgeschlossen
*Lohnartenliste, Stundennachweis,...


== Personalanlage ==
==Personal==


=== Anlage eines Mitarbeiters (über den Monatsplan) ===
===Anlage Personal===
* Rechtsklick in der Kalenderzeile auf den Tag des Eintritts und „Neues Personal“ auswählen
* Erklärung: Stichtag
* Allgemein: Soll, Berufsgruppe, ...
* Urlaubszeile anlegen
** Stichtag: nicht verändern
** Zubuchungstag = Eintrittsdatum (Arbeitsjahr) / 01.01.1900 (Kalenderjahr)
** Zusatzanspruch
*** 0 bei Stunden
*** 25 bei Tagen (bei einer 5 Tage Woche)
*** bei 6 Urlaubswoche den Vollzeitwert z.B. 40 Stunden bzw. 30 Tage eingeben


=== Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert) ===
*Kalenderzeile - "Neues Personal"
*Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
*Erklärung: Stichtag - nicht verändern '''(IMMER 1. des Monats!)'''
*Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist
*notwendige Stammdaten hinterlegen
*Anspruchszeilen anlegen
*Benutzer für neues Personal überarbeiten (optional)


Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten
===Wechsel Beschäftigungsausmaß===


Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX
*über Verlauf im Personalstamm anpassen


===Wechsel des Beschäftigungsausmaß===
===Inaktivzeiten===
* In jenes Monat im Monatsplan gehen, wo neues Beschäftigungsausmaß ist
* Mitarbeiter öffnen und Beschäftigungsausmaß einfach ändern


===Austritt===
===Austritt===
* Über Monatsplan – rechtklick am letzten Tag - Austritt
 
* wurde Austritt falsch eingeben bitte bei uns anrufen, wir ändern es
*Rechte-Maus-Klick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"


===Wiedereintritt===
===Wiedereintritt===
* über Kalenderzeile im Monatsplan
'''--> alles rückgängig machen!!!''''
=== Kunde legt Testmitarbeiter an ===
== Dienste ==


=== Dienstanlage an einem Beispiel vorzeigen - Empfehlung Dienst KOPIEREN ===
*Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
* Allgemein
** Plansymbol – wie der Dienst am Monatsplan angezeigt wird
* Korrektur des Zeitbereichs mit dem UHRENSYMBOL
* Pausen
** bei Bezahlte Pausen: Anmerkung – bezahlte Pause: Zeit dazu schreiben (nach 5h Dienst)
** bei unbezahlter Pause: Pausenzeit als nicht rechnen hinterlegen (wenn gestempelt wird)
** nach 6. Std. Dienst → ½ Stunde Pause 
** nach 10. Std. Dienst → 1 Stunde Pause


* Zeitbereiche erklären
'''→ Alles rückgängig machen'''
** Normalzeit; hier muss der MA hier sein
** Kann-Zeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
** Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet


* Dienst auslaufen lassen
'''→ Kunde legt Testmitarbeiter an'''
** ein Kreuz bei einem Dienst bedeutet im Monatsplan bedeutet, das der Dienst abgelaufen ist, die Zeit rechnet Alex trotzdem


*Achtung: man kann bei einem Dienst der schon einmal im IST verwendet wurde, den Zeitbereich nicht ändern
==Dienste==
** alten Dienst kopieren
** neuen bearbeiten
** alten Dienst auslaufen lassen


* bei Bedarf "Individualdienst" anlegen
===Anlage Dienst===
** Kannzeit von 00:00 Heute – 00:00 Morgen hinterlegen
** rechnet keine Stunden ins Total, kann jederzeit stempeln


'''--> alles rückgängig machen'''
*Dienst kopieren
**Kopierten Dienst abändern
**Original Dienst auslaufen lassen, wenn nicht mehr benötigt


=== Kunden selbst einen Dienst anlegen lassen ===
*Zeitbereiche erklären
**Normalzeit: hier muss der MA hier sein
**Kannzeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
**Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet


'''→ Alles rückgängig machen'''


'''→ Kunde legt Dienst an'''


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[[Kategorie: Schulungschecklisten]]
[[Kategorie: Schulungschecklisten]]

Aktuelle Version vom 6. November 2024, 08:36 Uhr

Checkliste zur kompakten Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche) mit Beginn Dienstplanung

Ablauf
Inhalt Dauer
Supervisorenschulung Basis 4 Stunden
Telefonschulung 1 Stunde
Supervisorenschulung Aufbau 4 Stunden

SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT BASIS

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
  • Ablauf
    • 1. Schulung: Dienstplanung
    • Telefontermin zur Istzeiterfassung
    • 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage
  • Verwendung Google Chrome
  • Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
    • Newsletter anmelden (jetzt)
    • Webinare (Übersicht zeigen)
    • Wiki mit Schulungsinhalten
  • Login erklären
    • Kundenkennung + Benutzername + Passwort

Benutzeroberfläche

  • Systemmenü
    • Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
    • Passwort ändern
    • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
  • Navigator
    • zuletzt verwendet (20 Punkte)
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
    • Navigatoransichten erklären

Dienstplan

Dienstplan öffnen

  • über Dienstplansuche
  • Reiter erklären
  • Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
  • Dienstplan öffnen & wieder schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen

Dienstplanoberfläche

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • Balken verziehen
  • Monitor
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Standard wiederherstellen
  • Arbeitsblatt besprechen
    • Namensspalte
      • Personal sortieren
    • Kalenderzeile
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen optimale Breite

→ Bildschirmeinstellungen speichern

Dienstplanung

Grundlagen

  • Dienste eintragen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Dienste löschen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
  • Kombidienst
  • WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Planungscodes ganzer Tag
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Planungscodes stundenweise

→ Alles rückgängig machen

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Wechsel in Planung
  • Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Dienstplan erfassen

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen

Summenspalten

  • Konten erklären

Statuswechsel ins IST

  • spätestens am Monatsersten
  • Stempelungen nur im IST sichtbar

Istzeiterfassung

Grundlagen

  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Summen besprechen
  • Texte erfassen
  • optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
  • nächsten / vorigen Monat öffnen

Automatische Zeiterfassung

  • Lesegerät anschließen
  • Chips im Personalstamm hinterlegen
  • Stempeluhr öffnen & erklären

Selbstbedienungsbenutzer

  • Berechtigungen nochmals besprechen
  • Regelung für Benutzer + Passwort besprechen
  • Info: Schulungen für SB-Benutzer müssen vom Kunden eingeplant werden

Ausdruck

  • Stundennachweis
    • für einen bzw. alle Mitarbeiter
  • Dienstplan drucken
  • Druckeinstellungen
    • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenschema hinterlegen
  • Wochenausdruck

Jahresplan

  • Zeitbereich einstellen
  • nächsten öffnen
  • Urlaubsplanung

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Termine vereinbaren: Telefontermin & 2. Schulung
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

TELEFONSCHULUNG

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern

Istzeiterfassung bestätigen

  • Kalenderzeile

SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT AUFBAU

Begrüßung

  • Ablauf
    • Abrechnung
    • Personalanlage
    • Dienstanlage

Offene Fragen

  • Fragen auf Flipchart sammeln

Wiederholung

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern

→ Istzeiten müssen richtig erfasst sein, damit abgerechnet werden kann

Stundennachweis

  • für einen bzw. alle Mitarbeiter
  • * bei manueller K/G-Korrektur

Abrechnung

Summenspalten

  • Konten der Planungsansicht erklären
  • Wechsel Summenansicht
  • Konten der Abrechnungsansicht erklären

Abrechnung Ende Durchrechnungszeitraum

  • Abrechnung gemeinsam besprechen
  • Abschlussbuchungen ausführen
  • veränderte Summen besprechen
  • Umbuchung in Konten zeigen
    • löschen der Umbuchung
  • bei Bedarf Stunden auszahlen

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Plan abschließen

Lohnarten

  • Lohnartenliste
  • Lohnartenexport (optional)

→ Alles rückgängig machen

→ Kunde führt Abrechnung durch

Zusammenfassung Abrechnung & Abschluss

  • Istzeiten korrekt
  • keine schweren Fehler
  • Abschlussbuchungen ausführen
  • Statuswechsel auf Abgeschlossen
  • Lohnartenliste, Stundennachweis,...

Personal

Anlage Personal

  • Kalenderzeile - "Neues Personal"
  • Erklärung: Stichtag - nicht verändern (IMMER 1. des Monats!)
  • notwendige Stammdaten hinterlegen
  • Anspruchszeilen anlegen
  • Benutzer für neues Personal überarbeiten (optional)

Wechsel Beschäftigungsausmaß

  • über Verlauf im Personalstamm anpassen

Inaktivzeiten

Austritt

  • Rechte-Maus-Klick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"

Wiedereintritt

  • Kalenderzeile - "Wiedereintritt"

→ Alles rückgängig machen

→ Kunde legt Testmitarbeiter an

Dienste

Anlage Dienst

  • Dienst kopieren
    • Kopierten Dienst abändern
    • Original Dienst auslaufen lassen, wenn nicht mehr benötigt
  • Zeitbereiche erklären
    • Normalzeit: hier muss der MA hier sein
    • Kannzeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
    • Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet

→ Alles rückgängig machen

→ Kunde legt Dienst an

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