Dienstplanschulung mit Genehmigungsverfahren

Checkliste zur Schulung von Dienstplanverantwortlichen, die gleichzeitig auch als Mitarbeiter Anträge machen können.

Einstieg mit Selbstbedienungsbenutzer, welcher in weiterer Folge Dienstplaner ist.

Ablauf
Inhalt	Dauer
Selbstbediener/Dienstplaner - Basis	4 Stunden
Dienstplaner - Aufbau	4 Stunden

Selbstbedienungsbenutzer

Begrüßung

• Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
• Erklärung
  • Was ist bisher geschehen?
  • Wer sind die Supervisoren?
  • Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory
• Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern
• Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt

Benutzeroberfläche

• Einstieg mit eigenem Benutzer
• Erklärung Benutzeroberfläche
  • Navigator
• Änderung Passwort
• Regelmäßig Up-To-Date bleiben / Hilfe:
  • Newsletter anmelden (jetzt)
  • Webinare (Übersicht zeigen)
  • Wiki mit Schulungsinhalten

Bildschirmaufbau Jahresplan

• Namensspalte
• Kalenderzeilen
• Summenspalten
• Legende: Planungscodes / Dienste / Aufgaben / Sonderabrechnungen
• Umschalten Monate

Bildschirmoberfläche

• Navigator ausblenden
• Werkzeugleiste
  • Zellen Größer / Kleiner
  • Zellen Schmaler/Breiter
• Balken verziehen
• Monitor
  • Standard wiederherstellen
• Legende: Plansymbole vergrößern
• SPEICHERN

Statustreppe

• vollständig erklären
• Welcher Status -> in Namensspalte sichtbar

Planungsfunktionen

• Abwesenheit beantragen
• Ganztägigen Antrag löschen --> Planungscode löschen
• Stornierung beantragen
  • kompletter Zeitbereich
  • einzelne Tage
• Stundenweise Abwesenheit beantragen
• Stundenweisen Antrag löschen
• Summen erklären

• Ablauf E-Mails erklären

• Nächstes Jahr öffnen

Spezialfunktionen

• Text erfassen
• Meldungsfenster

Einstieg Istzeiterfassung

• ev. Stempeluhr herzeigen und erklären
• ev. Standeskontrolle
  • einmalig aktivieren und speichern
  • Schwarzes Fragezeichen
  • Oranges Fragezeichen
  • Grünes Plus
• Änderung der Kommt/Gehtzeiten
• Erklärung der Farben im Kommt/Geht
• Erklärung der Rahmenfarben rot/schwarz/grün
• Stundennachweis öffnen

Sonstiges

• Dienstplan öffnen über Jahresplan

Dienstplaner Basis - Schulung

Dienstplan öffnen

• über Dienstplansuche
• Reiter erklären
• Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
• Dienstplan öffnen & wieder schließen
• über zuletzt verwendet öffnen

Bildschirmoberfläche

• Werkzeugleiste
  • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
• Balken verziehen
• Monitor
  • Benachbarte Wochen anzeigen
  • Standard wiederherstellen
  • Fadenkreuz
• Arbeitsblatt besprechen
  • Namensspalte
    • Personal sortieren
  • Kalenderzeile
  • Summenspalten
  • Legende
    • Zellen optimale Breite
• → Bildschirmeinstellungen speichern

Dienstplanung

Grundlagen

• Dienste eintragen
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
  • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
• Dienste löschen
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
• Kombidienst
• WZM anlegen (wenn notwendig)
  • 1. volle Woche Dienste erfassen
  • Wochenzeitmodell-Editor oder Muster übernehmen
• Planungscodes ganzer Tag
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
  • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
  • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
• Planungscodes stundenweise
  • Zeit im Kommt-Geht eintragen
  • Planungscode bei einem Dienst stundenweise eintragen
  • Planungscode mit Kommt/Geht-Einstellung (Uhr) bei mehreren Mitarbeitern eintragen
• Texterfassung (im Kommt/Geht, am Tag, über Kalenderzeile bei mehreren oder allen Mitarbeitern)
• Poolzuteilungen
  • einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte

→ Alles rückgängig machen

Statustreppe

• vollständig erklären
• Wechsel in Planung
• Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Genehmigungsverfahren

• Erklärung Genehmigungsfenster
  • im Dienstplan -> aktueller Monat
  • Genehmiger-Dashboard -> alle Anträge
• Statuswechsel nicht möglich
• Ablauf E-Mailversand erklären
• direktes Genehmigen erklären
• Stornierung
  • über Genehmigungsverfahren
  • am Tag -> Genehmigung stornieren

• Bei Bedarf: Genehmigergruppenplan herzeigen

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

• Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
• Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summenspalten

• Konten erklären

Statustreppe

• vollständig erklären
• Wechsel in Status Ist

Ausdruck

• Dienstplan drucken
• Druckeinstellungen
  • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
  • Summenschema hinterlegen
  • Zeilen:
    • Detailzeile drucken
    • Im Ist nur Änderungen zur Planzeile drucken
• Wochenausdruck
• Stundennachweis
  • für einen bzw. alle Mitarbeiter
  • evt. auch Stundennachweise versenden (wenn in Betrieb)

Istzeiterfassung

Automatische Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Dienst ändern
• Zusatzdienst
• Dienst löschen
• Planungscode eintragen
  • ganzer Tag / stundenweise
• Standeskontrolle einschalten
  • Schwarzes Fragezeichen
  • Oranges Fragezeichen
  • Grünes Plus
    • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
• Stempelfehler bearbeiten
  • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
  • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
  • Stempelfehler automatisch korrigieren
• Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Istzeiterfassung wiederholen
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern

Abschluss

• Hilfe (Systemmenü)
• Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

Dienstplaner Aufbau - Schulung

Fragen

• Fragen auf Flipchart sammeln
• Thematisch gesammelt abarbeiten

Wiederholung

Automatische Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Dienst ändern
• Zusatzdienst
• Dienst löschen
• Planungscode eintragen
  • ganzer Tag / stundenweise
• Standeskontrolle einschalten
  • Schwarzes Fragezeichen
  • Oranges Fragezeichen
  • Grünes Plus
    • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
• Stempelfehler bearbeiten
  • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
  • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
• Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
• Summenspalten
• Genehmigungsverfahren
  • Anträge aktueller Monat
  • Genehmiger-Dashboard
  • Direktes Genehmigen
  • Ablauf E-Mails

Manuelle Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Istzeiterfassung wiederholen
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern

• Summenspalten
• Genehmigungsverfahren
  • Anträge aktueller Monat
  • Genehmiger-Dashboard
  • Direktes Genehmigen
  • Ablauf E-Mails

Neue Funktionen

• Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste
• nächsten / vorherigen öffnen
  • Jahresplan für ganze Planungseinheit
• Jahresplan für Mitarbeiter
  • Umschalten Monate
• Besetzungsansicht
• Istzeiten bestätigen

Abrechnung

• Voraussetzungen:
  • Alle Änderungen müssen eingetragen sein
  • Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein
  • Es darf keine offenen Anträge geben
  • Es darf keine schweren Fehler geben
• Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden
• Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen
• Besprechung div. Kundenspezifika
• Stundennachweis

• Info Lohnarten
• Lohnartenliste
• Statustreppe: Ist --> Abgeschlossen
  • retour nur von Supervisoren möglich

Abschluss

• Hilfe (Systemmenü)
• Zusammenfassung Aufgaben für Kunde