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Einstieg mit Selbstbedienungsbenutzer, welcher in weiterer Folge Dienstplaner ist. | Einstieg mit Selbstbedienungsbenutzer, welcher in weiterer Folge Dienstplaner ist. | ||
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|- style="background-color:#FFD317; text-align:center" | |||
| colspan="2" |'''Ablauf''' | |||
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|'''Inhalt''' | |||
|'''Dauer''' | |||
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|Selbstbediener/Dienstplaner - Basis | |||
|4 Stunden | |||
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|Dienstplaner - Aufbau | |||
|4 Stunden | |||
|} | |||
<br /> | <br /> | ||
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==Begrüßung== | ==Begrüßung== | ||
* Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...) | *Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...) | ||
*Erklärung | *Erklärung | ||
**Was ist bisher geschehen? | **Was ist bisher geschehen? | ||
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**Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory | **Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory | ||
*Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern | *Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern | ||
*Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt | |||
==Benutzeroberfläche== | ==Benutzeroberfläche== | ||
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*Einstieg mit eigenem Benutzer | *Einstieg mit eigenem Benutzer | ||
*Erklärung Benutzeroberfläche | *Erklärung Benutzeroberfläche | ||
**Navigator | **Navigator | ||
*Änderung Passwort | *Änderung Passwort | ||
*Regelmäßig Up-To-Date bleiben / Hilfe: | |||
** Newsletter anmelden (jetzt) | |||
** Webinare (Übersicht zeigen) | |||
** Wiki mit Schulungsinhalten | |||
==Bildschirmaufbau Jahresplan== | ==Bildschirmaufbau Jahresplan== | ||
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*Umschalten Monate | *Umschalten Monate | ||
== | ==Bildschirmoberfläche== | ||
*Navigator ausblenden | *Navigator ausblenden | ||
*Zellen Größer / Kleiner | *Werkzeugleiste | ||
*Zellen Schmaler/Breiter | **Zellen Größer / Kleiner | ||
**Zellen Schmaler/Breiter | |||
*Balken verziehen | *Balken verziehen | ||
*Monitor | |||
**Standard wiederherstellen | |||
*Legende: Plansymbole vergrößern | *Legende: Plansymbole vergrößern | ||
*SPEICHERN | *SPEICHERN | ||
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<br /> | <br /> | ||
* | *Ablauf E-Mails erklären | ||
*Nächstes Jahr öffnen | *Nächstes Jahr öffnen | ||
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=Dienstplaner Basis - Schulung= | =Dienstplaner Basis - Schulung= | ||
== | ==Dienstplan öffnen== | ||
*über Dienstplansuche | *über Dienstplansuche | ||
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**Benachbarte Wochen anzeigen | **Benachbarte Wochen anzeigen | ||
**Standard wiederherstellen | **Standard wiederherstellen | ||
**Fadenkreuz | |||
*Arbeitsblatt besprechen | *Arbeitsblatt besprechen | ||
**Namensspalte | **Namensspalte | ||
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**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag) | **3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag) | ||
*Planungscodes stundenweise | *Planungscodes stundenweise | ||
*<span>Texterfassung</span> | **Zeit im Kommt-Geht eintragen | ||
**Planungscode bei einem Dienst stundenweise eintragen | |||
** Planungscode mit Kommt/Geht-Einstellung (Uhr) bei mehreren Mitarbeitern eintragen | |||
*<span>Texterfassung (im Kommt/Geht, am Tag, über Kalenderzeile bei mehreren oder allen Mitarbeitern)</span> | |||
*Poolzuteilungen | *Poolzuteilungen | ||
**einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte | **einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte | ||
Zeile 160: | Zeile 184: | ||
**über Genehmigungsverfahren | **über Genehmigungsverfahren | ||
**am Tag -> Genehmigung stornieren | **am Tag -> Genehmigung stornieren | ||
<br /> | |||
*Bei Bedarf: Genehmigergruppenplan herzeigen | |||
===<span class="mw-headline">Dienstplan erfassen</span>=== | ===<span class="mw-headline">Dienstplan erfassen</span>=== | ||
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**Anzahl Mitarbeiter pro Seite | **Anzahl Mitarbeiter pro Seite | ||
**Summenschema hinterlegen | **Summenschema hinterlegen | ||
** Zeilen: | |||
*** Detailzeile drucken | |||
*** Im Ist nur Änderungen zur Planzeile drucken | |||
*Wochenausdruck | *Wochenausdruck | ||
*Stundennachweis | *Stundennachweis | ||
**für einen bzw. alle Mitarbeiter | **für einen bzw. alle Mitarbeiter | ||
** evt. auch Stundennachweise versenden (wenn in Betrieb) | |||
==Istzeiterfassung== | ==Istzeiterfassung== | ||
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**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären | **Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären | ||
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen | **Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen | ||
** Stempelfehler automatisch korrigieren | |||
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur | *Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur | ||
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<br /> | <br /> | ||
== Abschluss == | ==Abschluss== | ||
* Hilfe ( | *Hilfe (Systemmenü) | ||
* Zusammenfassung Aufgaben für Kunde | *Zusammenfassung Aufgaben für Kunde | ||
<br /> | <br /> | ||
= Dienstplaner Aufbau - Schulung = | =Dienstplaner Aufbau - Schulung= | ||
== Fragen == | ==Fragen== | ||
* Fragen auf Flipchart sammeln | *Fragen auf Flipchart sammeln | ||
* Thematisch gesammelt abarbeiten | *Thematisch gesammelt abarbeiten | ||
== Wiederholung == | ==Wiederholung== | ||
=== <span class="mw-headline">Automatische Zeiterfassung</span> === | ===<span class="mw-headline">Automatische Zeiterfassung</span>=== | ||
* Umrandungen erklären | *Umrandungen erklären | ||
* Dienst ändern | *Dienst ändern | ||
* Zusatzdienst | *Zusatzdienst | ||
* Dienst löschen | *Dienst löschen | ||
* Planungscode eintragen | *Planungscode eintragen | ||
** ganzer Tag / stundenweise | **ganzer Tag / stundenweise | ||
* Standeskontrolle einschalten | *Standeskontrolle einschalten | ||
** Schwarzes Fragezeichen | **Schwarzes Fragezeichen | ||
** Oranges Fragezeichen | **Oranges Fragezeichen | ||
** Grünes Plus | **Grünes Plus | ||
*** ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen | ***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen | ||
* Stempelfehler bearbeiten | *Stempelfehler bearbeiten | ||
** Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären | **Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären | ||
** Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen | **Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen | ||
* Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur | *Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur | ||
* Summenspalten | *Summenspalten | ||
* Genehmigungsverfahren | *Genehmigungsverfahren | ||
** Anträge aktueller Monat | **Anträge aktueller Monat | ||
** Genehmiger-Dashboard | **Genehmiger-Dashboard | ||
** Direktes Genehmigen | **Direktes Genehmigen | ||
** Ablauf E-Mails | **Ablauf E-Mails | ||
=== <span class="mw-headline">Manuelle Zeiterfassung</span> === | ===<span class="mw-headline">Manuelle Zeiterfassung</span>=== | ||
* Umrandungen erklären | *Umrandungen erklären | ||
* Istzeiterfassung wiederholen | *Istzeiterfassung wiederholen | ||
** Dienst ändern | **Dienst ändern | ||
** Zusatzdienst | **Zusatzdienst | ||
** Dienst löschen | **Dienst löschen | ||
** Planungscode eintragen | **Planungscode eintragen | ||
*** ganzer Tag / stundenweise | ***ganzer Tag / stundenweise | ||
** K/G Änderungen | **K/G Änderungen | ||
*** Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende) | ***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende) | ||
*** Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende) | ***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende) | ||
*** Pause gearbeitet, Pause verlängern | ***Pause gearbeitet, Pause verlängern | ||
* Summenspalten | *Summenspalten | ||
* Genehmigungsverfahren | *Genehmigungsverfahren | ||
** Anträge aktueller Monat | **Anträge aktueller Monat | ||
** Genehmiger-Dashboard | **Genehmiger-Dashboard | ||
** Direktes Genehmigen | **Direktes Genehmigen | ||
** Ablauf E-Mails | **Ablauf E-Mails | ||
<br /> | <br /> | ||
== Neue Funktionen == | ==Neue Funktionen== | ||
* Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste | * Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste | ||
* nächsten / vorherigen öffnen | * nächsten / vorherigen öffnen | ||
** Jahresplan für ganze Planungseinheit | |||
* Jahresplan für Mitarbeiter | |||
** Umschalten Monate | |||
* Besetzungsansicht | * Besetzungsansicht | ||
* Istzeiten bestätigen | * Istzeiten bestätigen | ||
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<br /> | <br /> | ||
== Abrechnung == | ==Abrechnung== | ||
* Voraussetzungen: | *Voraussetzungen: | ||
** Alle Änderungen müssen eingetragen sein | **Alle Änderungen müssen eingetragen sein | ||
** Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein | **Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein | ||
** Es darf keine offenen Anträge geben | **Es darf keine offenen Anträge geben | ||
** Es darf keine schweren Fehler geben | **Es darf keine schweren Fehler geben | ||
* Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden | *Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden | ||
* Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen | *Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen | ||
* Besprechung div. Kundenspezifika | *Besprechung div. Kundenspezifika | ||
* Stundennachweis | *Stundennachweis | ||
* Info Lohnarten | *Info Lohnarten | ||
* Lohnartenliste | *Lohnartenliste | ||
* [[Statustreppe]]: Ist --> Abgeschlossen | *[[Statustreppe]]: Ist --> Abgeschlossen | ||
** retour nur von Supervisoren möglich | **retour nur von Supervisoren möglich | ||
<br /> | <br /> | ||
== Abschluss == | ==Abschluss== | ||
*Hilfe (Systemmenü) | |||
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde | |||
[[Kategorie:Schulungschecklisten]] | |||
Aktuelle Version vom 25. Juni 2024, 08:29 Uhr
Checkliste zur Schulung von Dienstplanverantwortlichen, die gleichzeitig auch als Mitarbeiter Anträge machen können.
Einstieg mit Selbstbedienungsbenutzer, welcher in weiterer Folge Dienstplaner ist.
Ablauf | |
Inhalt | Dauer |
Selbstbediener/Dienstplaner - Basis | 4 Stunden |
Dienstplaner - Aufbau | 4 Stunden |
Selbstbedienungsbenutzer
Begrüßung
- Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
- Erklärung
- Was ist bisher geschehen?
- Wer sind die Supervisoren?
- Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory
- Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern
- Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt
Benutzeroberfläche
- Einstieg mit eigenem Benutzer
- Erklärung Benutzeroberfläche
- Navigator
- Änderung Passwort
- Regelmäßig Up-To-Date bleiben / Hilfe:
- Newsletter anmelden (jetzt)
- Webinare (Übersicht zeigen)
- Wiki mit Schulungsinhalten
Bildschirmaufbau Jahresplan
- Namensspalte
- Kalenderzeilen
- Summenspalten
- Legende: Planungscodes / Dienste / Aufgaben / Sonderabrechnungen
- Umschalten Monate
Bildschirmoberfläche
- Navigator ausblenden
- Werkzeugleiste
- Zellen Größer / Kleiner
- Zellen Schmaler/Breiter
- Balken verziehen
- Monitor
- Standard wiederherstellen
- Legende: Plansymbole vergrößern
- SPEICHERN
Statustreppe
- vollständig erklären
- Welcher Status -> in Namensspalte sichtbar
Planungsfunktionen
- Abwesenheit beantragen
- Ganztägigen Antrag löschen --> Planungscode löschen
- Stornierung beantragen
- kompletter Zeitbereich
- einzelne Tage
- Stundenweise Abwesenheit beantragen
- Stundenweisen Antrag löschen
- Summen erklären
- Ablauf E-Mails erklären
- Nächstes Jahr öffnen
Spezialfunktionen
- Text erfassen
- Meldungsfenster
Einstieg Istzeiterfassung
- ev. Stempeluhr herzeigen und erklären
- ev. Standeskontrolle
- einmalig aktivieren und speichern
- Schwarzes Fragezeichen
- Oranges Fragezeichen
- Grünes Plus
- Änderung der Kommt/Gehtzeiten
- Erklärung der Farben im Kommt/Geht
- Erklärung der Rahmenfarben rot/schwarz/grün
- Stundennachweis öffnen
Sonstiges
- Dienstplan öffnen über Jahresplan
Dienstplaner Basis - Schulung
Dienstplan öffnen
- über Dienstplansuche
- Reiter erklären
- Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
- Dienstplan öffnen & wieder schließen
- über zuletzt verwendet öffnen
Bildschirmoberfläche
- Werkzeugleiste
- Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
- Balken verziehen
- Monitor
- Benachbarte Wochen anzeigen
- Standard wiederherstellen
- Fadenkreuz
- Arbeitsblatt besprechen
- Namensspalte
- Personal sortieren
- Kalenderzeile
- Summenspalten
- Legende
- Zellen optimale Breite
- Namensspalte
- → Bildschirmeinstellungen speichern
Dienstplanung
Grundlagen
- Dienste eintragen
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
- 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
- Dienste löschen
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger
- Kombidienst
- WZM anlegen (wenn notwendig)
- 1. volle Woche Dienste erfassen
- Wochenzeitmodell-Editor oder Muster übernehmen
- Planungscodes ganzer Tag
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
- löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
- 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
- Planungscodes stundenweise
- Zeit im Kommt-Geht eintragen
- Planungscode bei einem Dienst stundenweise eintragen
- Planungscode mit Kommt/Geht-Einstellung (Uhr) bei mehreren Mitarbeitern eintragen
- Texterfassung (im Kommt/Geht, am Tag, über Kalenderzeile bei mehreren oder allen Mitarbeitern)
- Poolzuteilungen
- einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte
→ Alles rückgängig machen
Statustreppe
- vollständig erklären
- Wechsel in Planung
- Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig
Genehmigungsverfahren
- Erklärung Genehmigungsfenster
- im Dienstplan -> aktueller Monat
- Genehmiger-Dashboard -> alle Anträge
- Statuswechsel nicht möglich
- Ablauf E-Mailversand erklären
- direktes Genehmigen erklären
- Stornierung
- über Genehmigungsverfahren
- am Tag -> Genehmigung stornieren
- Bei Bedarf: Genehmigergruppenplan herzeigen
Dienstplan erfassen
Arbeitszeitgesetz-Prüfungen
- Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
- Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
Summenspalten
- Konten erklären
Statustreppe
- vollständig erklären
- Wechsel in Status Ist
Ausdruck
- Dienstplan drucken
- Druckeinstellungen
- Anzahl Mitarbeiter pro Seite
- Summenschema hinterlegen
- Zeilen:
- Detailzeile drucken
- Im Ist nur Änderungen zur Planzeile drucken
- Wochenausdruck
- Stundennachweis
- für einen bzw. alle Mitarbeiter
- evt. auch Stundennachweise versenden (wenn in Betrieb)
Istzeiterfassung
Automatische Zeiterfassung
- Umrandungen erklären
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- Standeskontrolle einschalten
- Schwarzes Fragezeichen
- Oranges Fragezeichen
- Grünes Plus
- ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
- Stempelfehler bearbeiten
- Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
- Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
- Stempelfehler automatisch korrigieren
- Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
Manuelle Zeiterfassung
- Umrandungen erklären
- Istzeiterfassung wiederholen
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- K/G Änderungen
- Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
- Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
- Pause gearbeitet, Pause verlängern
Abschluss
- Hilfe (Systemmenü)
- Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
Dienstplaner Aufbau - Schulung
Fragen
- Fragen auf Flipchart sammeln
- Thematisch gesammelt abarbeiten
Wiederholung
Automatische Zeiterfassung
- Umrandungen erklären
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- Standeskontrolle einschalten
- Schwarzes Fragezeichen
- Oranges Fragezeichen
- Grünes Plus
- ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
- Stempelfehler bearbeiten
- Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
- Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
- Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
- Summenspalten
- Genehmigungsverfahren
- Anträge aktueller Monat
- Genehmiger-Dashboard
- Direktes Genehmigen
- Ablauf E-Mails
Manuelle Zeiterfassung
- Umrandungen erklären
- Istzeiterfassung wiederholen
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- K/G Änderungen
- Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
- Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
- Pause gearbeitet, Pause verlängern
- Summenspalten
- Genehmigungsverfahren
- Anträge aktueller Monat
- Genehmiger-Dashboard
- Direktes Genehmigen
- Ablauf E-Mails
Neue Funktionen
- Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste
- nächsten / vorherigen öffnen
- Jahresplan für ganze Planungseinheit
- Jahresplan für Mitarbeiter
- Umschalten Monate
- Besetzungsansicht
- Istzeiten bestätigen
Abrechnung
- Voraussetzungen:
- Alle Änderungen müssen eingetragen sein
- Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein
- Es darf keine offenen Anträge geben
- Es darf keine schweren Fehler geben
- Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden
- Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen
- Besprechung div. Kundenspezifika
- Stundennachweis
- Info Lohnarten
- Lohnartenliste
- Statustreppe: Ist --> Abgeschlossen
- retour nur von Supervisoren möglich
Abschluss
- Hilfe (Systemmenü)
- Zusammenfassung Aufgaben für Kunde