Dienstplanschulung: Unterschied zwischen den Versionen

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Checkliste zur Schulung von Dienstplanverantwortlichen ('''unabhängig von der Oberfläche''')
Checkliste zur Schulung von Dienstplanverantwortlichen ('''unabhängig von der Oberfläche''')  
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|- style="background-color:#FFD317; text-align:center"
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==Begrüßung==
==Begrüßung==


* Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
*Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
* Erklärung
*Erklärung
** Was ist bisher geschehen?
**Was ist bisher geschehen?
** Wer sind die Supervisoren?
**Wer sind die Supervisoren?
** Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory
**Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory
* Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern
*Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern


*Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt
*Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt
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*Einstieg mit eigenem Benutzer
*Einstieg mit eigenem Benutzer
*Erklärung Benutzeroberfläche
*Erklärung Benutzeroberfläche
**Symbolleiste
**Werkzeugleiste
**Navigator
**Navigator
*Änderung Passwort
*Änderung Passwort
*Regelmäßig Up-To-Date bleiben / Hilfe:
** Wiki aus dem Alex heraus öffnen
** Newsletter anmelden (jetzt)
** Webinare (Übersicht zeigen)
** Wiki mit Schulungsinhalten (Welche Schulungsunterlagen sind für diese Gruppe relevant?)


==Dienstplan==
==Dienstplan==
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===Dienstplan öffnen===
===Dienstplan öffnen===


* über Dienstplansuche
*über Dienstplansuche
* Reiter erklären
*Reiter erklären
* Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
*Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
* Dienstplan öffnen & wieder schließen
*Dienstplan öffnen & wieder schließen
* über zuletzt verwendet öffnen
*über zuletzt verwendet öffnen


===Bildschirmaufbau===
===Bildschirmaufbau===
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===Bildschirmoberfläche===
===Bildschirmoberfläche===


* Werkzeugleiste
*Werkzeugleiste
** Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
**Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger


* Balken verziehen
*Balken verziehen
* Monitor
*Monitor
** Benachbarte Wochen anzeigen
**Benachbarte Wochen anzeigen
** Standard wiederherstellen
**Standard wiederherstellen
* Arbeitsblatt besprechen
**Fadenkreuz
** Namensspalte
*Arbeitsblatt besprechen
*** Personal sortieren
**Namensspalte
** Kalenderzeile
***Personal sortieren
** Summenspalten
**Kalenderzeile
** Legende
**Summenspalten
*** Zellen optimale Breite
**Legende
* '''→ Bildschirmeinstellungen speichern'''
***Zellen optimale Breite
*'''→ Bildschirmeinstellungen speichern'''


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== Dienstplanung ==
==Dienstplanung==


=== Grundlagen ===
===Grundlagen===


* Dienste eintragen
*Dienste eintragen
** an einem Tag
**an einem Tag
** an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
** zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
** 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
* Dienste löschen
*Dienste löschen
** an einem Tag
**an einem Tag
** an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
** zurücklegen bzw. blauer Zeiger
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger
* Kombidienst
*Kombidienst
* WZM anlegen (wenn notwendig)
*WZM anlegen (wenn notwendig)
** 1. volle Woche Dienste erfassen
**1. volle Woche Dienste erfassen
** [[Wochenzeitmodell erstellen|Wochenzeitmodell-Editor]] oder [[Wochenzeitmodell aus Muster übernehmen#Wochenzeitmodell aus eingetragenen Diensten .C3.BCbernehmen|Muster übernehmen]]
**[[Wochenzeitmodell erstellen|Wochenzeitmodell-Editor]] oder [[Wochenzeitmodell aus Muster übernehmen#Wochenzeitmodell aus eingetragenen Diensten .C3.BCbernehmen|Muster übernehmen]]
* Planungscodes ganzer Tag
*Planungscodes ganzer Tag
** an einem Tag
**an einem Tag
** an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
** zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
** löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
**löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
** 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
* Planungscodes stundenweise
*Planungscodes stundenweise
* <span class="ve-pasteProtect">Texterfassung</span>
**Zeit im Kommt-Geht eintragen
* Poolzuteilungen
**Planungscode bei einem Dienst stundenweise eintragen
** einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte
**Planungscode mit Kommt/Geht-Einstellung (Uhr) bei mehreren Mitarbeitern eintragen
*<span class="ve-pasteProtect">Texterfassung (im Kommt/Geht, am Tag, über Kalenderzeile bei mehreren oder allen Mitarbeitern)</span>
*Poolzuteilungen
**einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte


→ '''Alles rückgängig machen'''
→ '''Alles rückgängig machen'''


=== <span class="mw-headline ve-pasteProtect">[[Statustreppe]]</span> ===
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">[[Statustreppe]]</span>===


* vollständig erklären
*vollständig erklären
* Wechsel in Planung
*Wechsel in Planung
* Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig
*Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig


===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Dienstplan erfassen</span>===
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Dienstplan erfassen</span>===


=== <span class="mw-headline ve-pasteProtect">Arbeitszeitgesetz-Prüfungen</span> ===
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Arbeitszeitgesetz-Prüfungen</span>===


* Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
*Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
* Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
*Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen


=== <span class="mw-headline ve-pasteProtect">Summenspalten</span> ===
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Summenspalten</span>===


* Konten erklären
*Konten erklären


=== <span class="mw-headline ve-pasteProtect">[[Statustreppe]]</span> ===
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">[[Statustreppe]]</span>===


* vollständig erklären
*vollständig erklären
* Wechsel in Status Ist
*Wechsel in Status Ist


== Ausdruck ==
==Ausdruck==


* Dienstplan drucken
*Dienstplan drucken
* [[Druckeinstellungen]]
*[[Druckeinstellungen]]
** Anzahl Mitarbeiter pro Seite
**Anzahl Mitarbeiter pro Seite
** Summenschema hinterlegen
**Summenschema hinterlegen
* Wochenausdruck
**Zeilen:
* Stundennachweis
***Detailzeile drucken
** für einen bzw. alle Mitarbeiter
***Im Ist nur Änderungen zur Planzeile drucken
*Wochenausdruck
*Stundennachweis
**für einen bzw. alle Mitarbeiter
**evt. auch Stundennachweise versenden (wenn in Betrieb)


==Istzeiterfassung==
==Istzeiterfassung==


=== <span class="mw-headline ve-pasteProtect">Automatische Zeiterfassung</span> ===
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Automatische Zeiterfassung</span>===


* Umrandungen erklären
*Umrandungen erklären
* Dienst ändern
*Dienst ändern
* Zusatzdienst
*Zusatzdienst
* Dienst löschen
*Dienst löschen
* Planungscode eintragen
*Planungscode eintragen
** ganzer Tag / stundenweise
**ganzer Tag / stundenweise
* Standeskontrolle einschalten
*Standeskontrolle einschalten
** Schwarzes Fragezeichen
**Schwarzes Fragezeichen
** Oranges Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
** Grünes Plus
**Grünes Plus
*** ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
* Stempelfehler bearbeiten
*Stempelfehler bearbeiten
** Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
** Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
* Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
**Stempelfehler automatisch korrigieren
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur


=== <span class="mw-headline ve-pasteProtect">Manuelle Zeiterfassung</span> ===
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Manuelle Zeiterfassung</span>===


* Umrandungen erklären
*Umrandungen erklären
* Istzeiterfassung wiederholen
*Istzeiterfassung wiederholen
** Dienst ändern
**Dienst ändern
** Zusatzdienst
**Zusatzdienst
** Dienst löschen
**Dienst löschen
** Planungscode eintragen
**Planungscode eintragen
*** ganzer Tag / stundenweise
***ganzer Tag / stundenweise
** K/G Änderungen
**K/G Änderungen
*** Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
*** Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
*** Pause gearbeitet, Pause verlängern
***Pause gearbeitet, Pause verlängern


==Abschluss==
==Abschluss==


* Hilfe (Symbolleiste)
*Hilfe (Systemmenü)
* Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde


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==Wiederholung==
==Wiederholung==


=== <span class="mw-headline ve-pasteProtect">Automatische Zeiterfassung</span> ===
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Automatische Zeiterfassung</span>===


* Umrandungen erklären
*Umrandungen erklären
* Dienst ändern
*Dienst ändern
* Zusatzdienst
*Zusatzdienst
* Dienst löschen
*Dienst löschen
* Planungscode eintragen
*Planungscode eintragen
** ganzer Tag / stundenweise
**ganzer Tag / stundenweise
* Standeskontrolle einschalten
*Standeskontrolle einschalten
** Schwarzes Fragezeichen
**Schwarzes Fragezeichen
** Oranges Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
** Grünes Plus
**Grünes Plus
*** ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
* Stempelfehler bearbeiten
*Stempelfehler bearbeiten
** Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
** Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
* Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
**Stempelfehler automatisch korrigieren
* Summenspalten
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
* Genehmigungsverfahren
*Summenspalten
** Anträge aktueller Monat
*Genehmigungsverfahren
** Genehmiger-Dashboard
**Anträge aktueller Monat
** Direktes Genehmigen
**Genehmiger-Dashboard
** Ablauf E-Mails
**Direktes Genehmigen
**Ablauf E-Mails


=== <span class="mw-headline ve-pasteProtect">Manuelle Zeiterfassung</span> ===
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Manuelle Zeiterfassung</span>===


* Umrandungen erklären
*Umrandungen erklären
* Istzeiterfassung wiederholen
*Istzeiterfassung wiederholen
** Dienst ändern
**Dienst ändern
** Zusatzdienst
**Zusatzdienst
** Dienst löschen
**Dienst löschen
** Planungscode eintragen
**Planungscode eintragen
*** ganzer Tag / stundenweise
***ganzer Tag / stundenweise
** K/G Änderungen
**K/G Änderungen
*** Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
*** Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
*** Pause gearbeitet, Pause verlängern
***Pause gearbeitet, Pause verlängern


* Summenspalten
*Summenspalten
* Genehmigungsverfahren
*Genehmigungsverfahren
** Anträge aktueller Monat
**Anträge aktueller Monat
** Genehmiger-Dashboard
**Genehmiger-Dashboard
** Direktes Genehmigen
**Direktes Genehmigen
** Ablauf E-Mails
**Ablauf E-Mails


==neue Funktionen==
==neue Funktionen==


*Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste
*Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste
* nächsten / vorherigen öffnen
*nächsten / vorherigen öffnen
** Jahresplan für ganze Planungseinheit
**Jahresplan für ganze Planungseinheit
* Jahresplan für Mitarbeiter
*Jahresplan für Mitarbeiter
** Umschalten Monate
**Umschalten Monate
* Besetzungsansicht
*Besetzungsansicht
* Istzeiten bestätigen
*Istzeiten bestätigen


==Abrechnung==
==Abrechnung==


*Voraussetzungen:
*Voraussetzungen:
** Alle Änderungen müssen eingetragen sein
**Alle Änderungen müssen eingetragen sein
** Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein
**Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein
** Es darf keine offenen Anträge geben
**Es darf keine offenen Anträge geben
** Es darf keine schweren Fehler geben
**Es darf keine schweren Fehler geben
* Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden
*Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden
* Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen
*Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen
* Besprechung div. Kundenspezifika
*Besprechung div. Kundenspezifika
* Stundennachweis
*Stundennachweis
* Info Lohnarten
*Info Lohnarten
* Lohnartenliste
*Lohnartenliste
* [[Statustreppe]]: Ist --> Abgeschlossen
*[[Statustreppe]]: Ist --> Abgeschlossen
** retour nur von Supervisoren möglich
**retour nur von Supervisoren möglich


== Abschluss ==
==Abschluss==


* Hilfe (Symbolleiste)
*Hilfe (Systemmenü)
* Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde


[[Kategorie: Schulungschecklisten]]
[[Kategorie: Schulungschecklisten]]
[[Kategorie:Johanna - Dokumentation nicht fertig]]

Aktuelle Version vom 25. Juni 2024, 07:23 Uhr

Checkliste zur Schulung von Dienstplanverantwortlichen (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt Dauer
Dienstplaner - Basis 4 Stunden
Dienstplaner - Aufbau 4 Stunden


Dienstplaner - BASIS Schulung

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
  • Erklärung
    • Was ist bisher geschehen?
    • Wer sind die Supervisoren?
    • Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory
  • Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern
  • Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt

Benutzeroberfläche

  • Einstieg mit eigenem Benutzer
  • Erklärung Benutzeroberfläche
    • Navigator
  • Änderung Passwort
  • Regelmäßig Up-To-Date bleiben / Hilfe:
    • Wiki aus dem Alex heraus öffnen
    • Newsletter anmelden (jetzt)
    • Webinare (Übersicht zeigen)
    • Wiki mit Schulungsinhalten (Welche Schulungsunterlagen sind für diese Gruppe relevant?)

Dienstplan

Dienstplan öffnen

  • über Dienstplansuche
  • Reiter erklären
  • Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
  • Dienstplan öffnen & wieder schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen

Bildschirmaufbau

  • Namensspalte
  • Kalenderzeilen
  • Summenspalten
  • Legende: Planungscodes / Dienste / ev. Aufgaben / ev. Sonderabrechnungen erklären --> bei Fehler --> Info an Supervisoren

Bildschirmoberfläche

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • Balken verziehen
  • Monitor
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Standard wiederherstellen
    • Fadenkreuz
  • Arbeitsblatt besprechen
    • Namensspalte
      • Personal sortieren
    • Kalenderzeile
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen optimale Breite
  • → Bildschirmeinstellungen speichern


Dienstplanung

Grundlagen

  • Dienste eintragen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Dienste löschen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
  • Kombidienst
  • WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Planungscodes ganzer Tag
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Planungscodes stundenweise
    • Zeit im Kommt-Geht eintragen
    • Planungscode bei einem Dienst stundenweise eintragen
    • Planungscode mit Kommt/Geht-Einstellung (Uhr) bei mehreren Mitarbeitern eintragen
  • Texterfassung (im Kommt/Geht, am Tag, über Kalenderzeile bei mehreren oder allen Mitarbeitern)
  • Poolzuteilungen
    • einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte

→ Alles rückgängig machen

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Wechsel in Planung
  • Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Dienstplan erfassen

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
  • Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summenspalten

  • Konten erklären

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Wechsel in Status Ist

Ausdruck

  • Dienstplan drucken
  • Druckeinstellungen
    • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenschema hinterlegen
    • Zeilen:
      • Detailzeile drucken
      • Im Ist nur Änderungen zur Planzeile drucken
  • Wochenausdruck
  • Stundennachweis
    • für einen bzw. alle Mitarbeiter
    • evt. auch Stundennachweise versenden (wenn in Betrieb)

Istzeiterfassung

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
    • Stempelfehler automatisch korrigieren
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde


Dienstplaner - AUFBAU Schulung

Fragen

  • alle Fragen auf Flipchart notieren
  • Thematisch gesammelt abarbeiten

Wiederholung

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
    • Stempelfehler automatisch korrigieren
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
  • Summenspalten
  • Genehmigungsverfahren
    • Anträge aktueller Monat
    • Genehmiger-Dashboard
    • Direktes Genehmigen
    • Ablauf E-Mails

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Summenspalten
  • Genehmigungsverfahren
    • Anträge aktueller Monat
    • Genehmiger-Dashboard
    • Direktes Genehmigen
    • Ablauf E-Mails

neue Funktionen

  • Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste
  • nächsten / vorherigen öffnen
    • Jahresplan für ganze Planungseinheit
  • Jahresplan für Mitarbeiter
    • Umschalten Monate
  • Besetzungsansicht
  • Istzeiten bestätigen

Abrechnung

  • Voraussetzungen:
    • Alle Änderungen müssen eingetragen sein
    • Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein
    • Es darf keine offenen Anträge geben
    • Es darf keine schweren Fehler geben
  • Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden
  • Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen
  • Besprechung div. Kundenspezifika
  • Stundennachweis
  • Info Lohnarten
  • Lohnartenliste
  • Statustreppe: Ist --> Abgeschlossen
    • retour nur von Supervisoren möglich

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
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