Genehmigungsverfahren: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 26. März 2024, 13:23 Uhr

Die Alex^®-Genehmigungsprozesse sollen die Kommunikation zwischen Dienstnehmern und deren Vorgesetzten erleichtern, indem spezielle Anfragen zur Genehmigung erstellt werden. Die Kommunikation erfolgt über spezielle Alex^®-Funktionen oder direkt über den E-Mail-Verkehr.

Hier kommen Sie zur Beschreibung der Windows-Version...

Anwendungsmöglichkeiten

Ein Genehmigungsverfahren kann folgende Arbeitsabläufe vereinfachen:

Urlaubs- oder Zeitausgleichsanträge
Anträge für geleistete Über- oder Mehrstunden
jede andere Art von Abwesenheiten

Beispiel: "Urlaubsgenehmigungen"

Bestätigung für den Arbeitnehmer
- Der Arbeitnehmer kann z.B. eine Reise buchen, weil er die Bestätigung hat, dass der Urlaub konsumiert werden darf.
- Der Arbeitnehmer hat eine Bestätigung dafür, dass sein Urlaub storniert wurde. Der Urlaubsrest darf daher nicht reduziert werden.

Bestätigung für den Arbeitgeber
- Der Arbeitgeber hat die Bestätigung, dass der Arbeitnehmer Urlaub hat und der Rest somit reduziert wird.
- Der Arbeitgeber hat eine Bestätigung dafür, dass der Urlaub storniert wurde und der Arbeitnehmer verplant werden kann.

Kontrolle durch den Vorgesetzten
- Die Genehmigung des Urlaubs kann nur durch einen Privilegierten durchgeführt werden.
- Der Statuswechsel von "Planung" auf "Ist" oder von "Ist" auf "Abgeschlossen" kann nicht durchgeführt werden, wenn nicht genehmigte Urlaube vorhanden sind. Folgende Fehlermeldung erscheint:

Fehlermeldung aufgrund offener Anträge

Welche Arbeitsschritte sind im Genehmigungsverfahren erforderlich?

An-/Abwesenheit beantragen
An-/Abwesenheit genehmigen
An-/Abwesenheit direkt genehmigen (Beantragung fällt weg)
An-/Abwesenheiten nicht genehmigen
An-/Abwesenheiten stornieren

Welcher Benutzer welchen Arbeitsschritt macht, hängt von der jeweiligen Organisation ab. Normalerweise wird der Mitarbeiter selbst seine An-/Abwesenheit beantragen und der Vorgesetzte genehmigt bzw. storniert diese.

Darstellung

Je nach Status werden die An-/Abwesenheiten (hier Urlaub) im Dienstplan wie folgt angezeigt:

Beantragter Urlaub "Ub" - Genehmigter Urlaub "Ug"

Muster Max:
- beantragter Urlaub

Bauer Andrea:
- genehmigter Urlaub

Umsetzung in ALEX

Der Button Genehmigungsverfahren ist in folgenden Ansichten verfügbar:

Genehmigungsverfahren

Navigator - Schnellzugriff
Monatsplan
Jahresplan
Personalsuche (rechte Maustaste auf einen Mitarbeiternamen)
Personalstammdaten (rechte Maustaste auf den geöffneten Reiter eines Mitarbeiters)

und öffnet standardmäßig folgenden neuen Tab:

Genehmigungen

In diesem Fenster können folgende Schritte durchgeführt werden:

Anträge einzeln oder gruppenweise "Genehmigen" oder "Stornieren"
Genehmigte Anträge "Stornieren" oder "Beantragen"
Den Dienstplan oder Jahresplan des betroffenen Mitarbeiters öffnen
Beim Klick auf "Nachdruck", öffnet sich der "Antrags- bzw. Stornoschein" als PDF Vorschau. (Dieses PDF kann ausgedruckt oder abgespeichert werden.)

Individielle Ansichten

Die Ansicht ermöglicht unter anderem die Suche nach einem bestimmten Personal, Filter nach Genehmigungsverfahren sowie die Defintion individueller Ansichten.

Beispiel: Individuelle Ansicht^[1]

Eine individuell erstellte Ansicht bei der nicht benötigte Spalten entfernt wurden und eine Spalte "Genehmigt als" eingefügt wurde, welche den letztgültige Stand des genehmigten Planungscode zeigt. Dies kann bei ersetzten Planungscodes hilfreich sein, siehe Genehmigte Anträge ersetzen

Beispielansicht

Beispiel: Filter nach Genehmigungsverfahren^[2]

Wird beim Filter "Genehmigungsverfahren" z.B. "Zeitausgleich" ausgewählt, so werden nur die Einträge dieses einen Genehmigungsverfahren angezeigt.

Filter auf Zeitausgleich

Anträge stellen

Anträge werden gestellt, indem man den entsprechenden Planungscode (z. B. Urlaub beantragt, Mehrstunden beantragt oder ähnliche) im Dienstplan einträgt. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

ganztägig: Planungscode in der Legende aufnehmen und auf den entsprechenden Tag klicken
stundenweise: Kommt-Geht-Fenster öffnen, Planungscode mit Uhrzeiten eintragen
ganztägig aber mit geänderter Uhrzeit: ebenfalls im Kommt-Geht-Fenster den Planungscode mit Uhrzeiten eintragen
- WICHTIG: NICHT den Planungscode am Tag reinklicken und dann die Uhrzeit ändern, dann würde die Uhrzeit bei der Genehmigung verschwinden!

Anträge nicht genehmigen

Werden Anträge sofort abgelehnt (storniert) so wird wieder ein eventuell eingetragen Dienst (z.B. aus dem Wochenzeitmodell oder aus dem Status Planung) wieder eingetragen.

Der abgelehnte Antrag erscheint im Genehmigungsverfahren nicht unter den "stornierten" Anträgen - dort sind wirklich nur bereits genehmigte und wieder stornierte Anträge sichtbar.

Anträge mit Begründung ablehnen

Wird ein Antrag nicht genehmigt, so können Begründungen erfasst werden.

Siehe Anträge mit Begründung ablehnen

Anträge genehmigen

Über "Genehmigungsverfahren"

Im Fenster des Genehmigungsverfahrens können einzelne Zeitbereiche mit Klick auf "Genehmigen" genehmigt werden.

Anträge einzeln genehmigen

Um mehrere Anträge gleichzeitig zu genehmigen, müssen diese markiert und über das Kontextmenü (rechte Maustaste) bearbeitet werden

Mehrere Anträge gleichzeitig genehmigen

Direktes Genehmigen im Dienstplan

Will der Dienstplaner eine An-/Abwesenheit direkt durch seinen Eintrag im Dienstplan genehmigen, können eigene Planungscodes für das "Direkte Genehmigen" hinterlegt werden.
Sobald diese nach dem Eintragen abgespeichert werden, ändert sich der Planungscode AUTOMATISCH auf den "genehmigt" Planungscode.

Diese Planungscodes dürfen natürlich nur die Benutzer sehen, welche auch das Recht zum Genehmigen haben (Leseberechtigung).

Ob dies bei Poolmitarbeiten auch erlaubt ist, kann eingestellt werden, siehe: Direktes Genehmigen für Poolmitarbeiter^[3]

Genehmigung über E-Mail

Das Genehmigungsverfahren kann auch in Kombination mit dem Intelligentem Dienstplan verwendet werden.

Sobald sich eine Änderung am Dienstplan ergibt, wird dieser per E-Mail versendet.

Achtung, mit einer kleinen Einschränkung:

der Benutzer macht einen Antrag für z. B. Mai und speichert
der Prozess ist z. B. so eingestellt, dass nur alle 3 Stunden E-Mails verschickt werden
der Genehmiger speichert in diesem Plan im gleichen Monat (Mai) etwas zwischen dem Antrag und dem Verschicken
dann schickt Alex^® keine E-Mail an den Genehmiger, weil Alex^® davon ausgeht, dass der Genehmiger diese Änderung gesehen haben muss.

Im E-Mail sind immer ALLE offenen Genehmigungsverfahren sichtbar, sowie pro Antrag ein Link zur Genehmigung oder Stornierung des Antrages direkt aus dem E-Mail heraus:

E-Mail Texte

Genehmigte Anträge stornieren

Durch das Stornieren eines genehmigten Antrages wird ein eventuell bereits eingetragener Dienst (z. B. aus dem Wochenzeitmodell oder aus dem Status Planung) im Dienstplan wieder eingetragen.
INFO: Wurden An-/ oder Abwesenheiten bereits genehmigt, können diese lediglich von Dienstplanverantwortlichen (bzw. vom Benutzer mit dem jeweiligen Recht) storniert werden.

Ein Mitarbeiter kann eine Stornierung wiederum beantragen.

Gesamten genehmigten Zeitbereich stornieren

Im Genehmigungsverfahren den genehmigten Antrag stornieren

Genehmigten Zeitbereich stornieren

Einzelne Tage stornieren

„Rechtsklick“ am jeweiligen Tag --> „Genehmigung stornieren“

Genehmigungen stornieren

Stornierung beantragen

Es ist möglich, dass die Stornierung durch den Mitarbeiter im System beantragt wird und der Vorgesetzte diese dann genehmigt.
Siehe Stornoantrag bei Genehmigungsverfahren

Genehmigte Anträge ersetzen

Es können für bereits genehmigte An-/Abwesenheiten eigene Planungscodes definiert werden, welche den genehmigten Planungscode ersetzen können.

Beispiel: Planungscode "genehmigte Überstunde gutschreiben"

Standardmäßig wird bei "beantragte Überstunde" durch die Genehmigung der Planungscode "genehmigte Überstunde gutschreiben" eingetragen. In Spezialfällen soll dieser Planungscode durch den Planungscode "genehmigte Überstunde AUSZAHLEN" ersetzt werden können.

Im Genehmigungsverfahren gibt es das Symbol "Ändern". Wählt man hier die entsprechende zu ändernde genehmigte Zeile aus, kann man den Planungscode abändern.

ACHTUNG: Hier dürfen nur Planungscodes hinterlegt werden, welche nicht selbst in einem Genehmigungsverfahren verwendet werden! Lediglich bei "Planungscode 'Genehmigt' Ersatz" dürfen die gleichen Planungscodes verwendet werden^[4]

Genehmigten Antrag ändern

Ersetzte Planungscodes werden im Genehmigungsfenster wie folgt dargestellt: Anzeige ersetzter Planungscodes

Das Ersetzen einzelner Tage wird durch die Funktion Genehmigung ändern ermöglicht.

Antragsformular unterdrücken

Sollen keine Antragsformulare bei Genehmigung/Stornierung erscheinen, so können diese unterdrückt werden:

Systemeinstellungen --> "Genehmigungsverfahren" --> Parameter "automatisches Öffnen des Antragsformulares unterbinden" auf JA gesetzt werden.

Parameter

Genehmiger Dashboard

Im Navigator gibt es den Menüpunkt "Genehmigungsverfahren" im Schnellzugriff.

Genehmiger-Dashboard

Diese Funktion zeigt

alle Genehmigungen
vom letzten des vorigen Monats
bis zum letzten Änderungsdatum
über das gesamte Personal
von allen Plänen, wo der Benutzer berechtigt ist,

an.

Je mehr Personal der Benutzer durch seine Berechtigungen sehen darf, umso länger dauert der Aufruf.

Jahresplan des Mitarbeiters öffnen

Im Genehmigungsfenster ist es möglich, direkt den Jahresplan des Mitarbeiters über das Kontextmenü zu öffnen.

Jahresplan öffnen

Mehr dazu hier.

Links

Videomitschnitt vom Webinar

Fußnoten

Issues:

[issue8340-1] #8340

[issue8408-2] #8408

[issue8439-3] #8439

[issue7394-4] #7394

[1]

[2]

[3]

[4]

@@ Zeile 1: / Zeile 1: @@
 Die {{Alex}}-Genehmigungsprozesse sollen die Kommunikation zwischen Dienstnehmern und deren Vorgesetzten erleichtern, indem spezielle Anfragen zur Genehmigung erstellt werden. Die Kommunikation erfolgt über spezielle {{Alex}}-Funktionen oder direkt über den E-Mail-Verkehr.
-<span><span /><span /><br /></span>
+<span>Hier kommen Sie zur Beschreibung der [[Genehmigungsverfahren Windows|Windows-Version...]]<br /></span>
 ==Anwendungsmöglichkeiten==
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 **Der [[Statustreppe|Statuswechsel]] von "[[Statustreppe#Planung|Planung]]" auf "[[Statustreppe#Ist|Ist]]" oder von "Ist" auf "[[Statustreppe#Abgeschlossen|Abgeschlossen]]" kann nicht durchgeführt werden, wenn nicht genehmigte Urlaube vorhanden sind. Folgende Fehlermeldung erscheint:
-[[bild:Fehler_Urlaubsgenehmigung_fehlt.PNG|400px]]
+{{AlexBild|Fehlermeldung aufgrund offener Anträge|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711361255089.png|500px]]|}}
 ==Welche Arbeitsschritte sind im Genehmigungsverfahren erforderlich?==
@@ Zeile 42: / Zeile 43: @@
 Je nach Status werden die An-/Abwesenheiten (hier Urlaub) im Dienstplan wie folgt angezeigt:
-{{AlexBild|'''Beantragter Urlaub "Ub" - Genehmigter Urlaub "Ug"'''|[[bild:Genehmigungsverf_2.PNG|800px]]|}}
+{{AlexBild|'''Beantragter Urlaub "Ub" - Genehmigter Urlaub "Ug"'''|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711361858868.png|800px]]|}}
 *Muster Max:
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 Der Button '''Genehmigungsverfahren''' ist in folgenden Ansichten verfügbar:
-[[bild:Genehmigungsv_3.jpg]]
+{{AlexBild|Genehmigungsverfahren|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711361922681.png]]|}}
+*Navigator - Schnellzugriff
 *Monatsplan
 *Jahresplan
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 und öffnet standardmäßig folgenden neuen Tab:
-{{AlexBild|'''Genehmigungen'''|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1679390261919.png|650px]]|}}
+{{AlexBild|'''Genehmigungen'''|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711371584443.png|1200px]]|}}
-In diesem Fenster können die oben genannten Schritte durchgeführt werden:
-*eine Zeile oder mehrere Zeilen "Genehmigen" oder "Stornieren"
-**Sofern erwünscht, öffnet sich der "Antrags- bzw. Stornoschein" als PDF Vorschau. (Dieses PDF kann ausgedruckt oder abgespeichert werden.)
-===Genehmigungsfenster als Suche darstellen<ref name="issue8149">{{githubissue|8149}}</ref>===
+In diesem Fenster können folgende Schritte durchgeführt werden:
-Optional kann auch eine Suchansicht aktiviert werden, dadurch wird das Genehmigungsfenster wie folgt dargestellt:
+*Anträge einzeln oder gruppenweise "Genehmigen" oder "Stornieren"
-{{AlexBild|'''Genehmigungsfenster als Suche'''|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1680680679288.png|650px]]|}}
+*Genehmigte Anträge "Stornieren" oder "Beantragen"
+*Den Dienstplan oder Jahresplan des betroffenen Mitarbeiters öffnen
+*Beim Klick auf "Nachdruck", öffnet sich der "Antrags- bzw. Stornoschein" als PDF Vorschau. (Dieses PDF kann ausgedruckt oder abgespeichert werden.)
-Die Buttons zum Genehmigen, Stornieren, etc. können hierbei über das Kontextmenü oder direkt in der Genehmigungszeile aufgerufen werden.
+===Individielle Ansichten===
-{{AlexBild|'''Kontextmenü'''|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1680680758814.png|400px]]|}}
+*Die Ansicht ermöglicht unter anderem die Suche nach einem bestimmten Personal, Filter nach Genehmigungsverfahren sowie die Defintion individueller Ansichten.
-Diese Ansicht ermöglicht unter anderem die Suche nach einem bestimmten Personal, Filter nach Genehmigungsverfahren sowie die Defintion individueller Ansichten.
 ====Beispiel: Individuelle Ansicht<ref name="issue8340">{{githubissue|8340}}</ref>====
-Eine individuell erstellte Ansicht bei der nicht benötigte Spalten entfernt wurden und eine Spalte "Genehmigt als" eingefügt wurde, welche den letztgültige Stand des genehmigten Planungscode azeigt.
+Eine individuell erstellte Ansicht bei der nicht benötigte Spalten entfernt wurden und eine Spalte "Genehmigt als" eingefügt wurde, welche den letztgültige Stand des genehmigten Planungscode zeigt.
 Dies kann bei ersetzten Planungscodes hilfreich sein, siehe [[Genehmigungsverfahren#Genehmigte_Antr.C3.A4ge_ersetzen|Genehmigte Anträge ersetzen]]
-{{AlexBild|'''Beispielansicht'''|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1680681099648.png|650px]]|}}
+{{AlexBild|'''Beispielansicht'''|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711371245860.png|800px]]|}}
 ====Beispiel: Filter nach Genehmigungsverfahren<ref name="issue8408">{{githubissue|8408}}</ref>====
-Wird beim Filter "Genehmgiugungsverfahren" z.B. "Zeitausgleich" ausgewählt, so werden nur die Einträge dieses einen Genehmigungsverfahren angezeigt.
+Wird beim Filter "Genehmigungsverfahren" z.B. "Zeitausgleich" ausgewählt, so werden nur die Einträge dieses einen Genehmigungsverfahren angezeigt.
-{{AlexBild|'''Filter auf Zeitausgleich'''|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1680681373307.png|650px]]|}}
+{{AlexBild|'''Filter auf Zeitausgleich'''|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711370834621.png|600px]]|}}
-Parametrierung, siehe: [[Genehmigungsverfahren/Parametrierung#Genehmigungsfenster_als_Suchergebnis_darstellen|Als Suchergebnis anzeigen]]
 ===Anträge stellen===
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 **WICHTIG: NICHT den Planungscode am Tag reinklicken und dann die Uhrzeit ändern, dann würde die Uhrzeit bei der Genehmigung verschwinden!
-=== Anträge nicht genehmigen ===
+===Anträge nicht genehmigen===
 Werden Anträge sofort abgelehnt (storniert) so wird wieder ein eventuell eingetragen Dienst (z.B. aus dem Wochenzeitmodell oder aus dem Status Planung) wieder eingetragen.
 Der abgelehnte Antrag erscheint im Genehmigungsverfahren nicht unter den "stornierten" Anträgen - dort sind wirklich nur bereits genehmigte und wieder stornierte Anträge sichtbar.
-==== Anträge mit Begründung ablehnen ====
+====Anträge mit Begründung ablehnen====
 Wird ein Antrag nicht genehmigt, so können Begründungen erfasst werden.
@@ Zeile 112: / Zeile 107: @@
 ====Über "Genehmigungsverfahren"====
-Im Fenster des Genehmigungsverfahrens können einzelne Zeitbereiche oder aber auch mehrere Anträge gleichzeitig genehmigt werden.<span /><span /><span /><br />
+Im Fenster des Genehmigungsverfahrens können einzelne Zeitbereiche mit Klick auf "Genehmigen" genehmigt werden.<span /><span /><span /><br />
+{{AlexBild|Anträge einzeln genehmigen|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711362874448.png]]|}}
-{{AlexBild|Anträge genehmigen|[[Bild:Genehmigen.PNG|500px]]|}}
+Um mehrere Anträge gleichzeitig zu genehmigen, müssen diese markiert und über das Kontextmenü (rechte Maustaste) bearbeitet werden
+{{AlexBild|Mehrere Anträge gleichzeitig genehmigen|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711362967069.png]]|}}
 ====Direktes Genehmigen im Dienstplan====
@@ Zeile 149: / Zeile 148: @@
 ====Gesamten genehmigten Zeitbereich stornieren====
-Im Genehmigungsverfahren den genehmigten Antrag auswählen und stornieren<span /><span /><span /><br />
+Im Genehmigungsverfahren den genehmigten Antrag stornieren<br />
-{{AlexBild|Antrag auswählen|[[bild:Stronieren_1.PNG|600px]]|}}
+{{AlexBild|Genehmigten Zeitbereich stornieren|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711363143020.png]]|}}
 ====Einzelne Tage stornieren====
 „Rechtsklick“ am jeweiligen Tag -->  „Genehmigung stornieren“ <span /><span /><span /><br />
-{{AlexBild|Genehmigungen stornieren|[[bild:Stornieren_3.PNG|200px]]}}
+{{AlexBild|Genehmigungen stornieren|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711363296237.png]]}}
 ====Stornierung beantragen====
@@ Zeile 176: / Zeile 175: @@
 Lediglich bei "Planungscode 'Genehmigt' Ersatz" dürfen die gleichen Planungscodes verwendet werden<ref name="issue7394">{{githubissue|7394}}</ref>
-{{AlexBild|Genehmigung ersetzen|[[Bild:GV_PC_ändern.PNG|500px]]}}
+{{AlexBild|Genehmigten Antrag ändern|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711367875544.png]]|}}
 Ersetzte Planungscodes werden im Genehmigungsfenster wie folgt dargestellt: [[Genehmigungsverfahren:_Anzeige_ersetzter_Planungscodes|Anzeige ersetzter Planungscodes]]
@@ Zeile 188: / Zeile 187: @@
 <span><span /><span /><br /></span>
-[[bild:PDF_Vorschau.JPG]]
+{{AlexBild|Parameter|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711363739121.png]]|}}
+===Genehmiger Dashboard===
+Im Navigator gibt es den Menüpunkt "Genehmigungsverfahren" im Schnellzugriff.
+{{AlexBild|Genehmiger-Dashboard|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711364177825.png]]|}}
-=== Genehmiger Dashboard ===
+Diese Funktion zeigt
-Man kann auch das Genehmiger-Dashboard in den Systemeinstellungen freischalten. [[Genehmigungsverfahren/Parametrierung#Genehmiger Dashboard|(mehr dazu hier)]].
-In der Menüleiste gibt es dann zusätzlich den Button "Genehmiger-Dashboard" (grüner Pfeil nach unten). [[Datei:Menueleiste.png|verweis=https://alexwiki.bitfactory.at/wiki/Datei:Menueleiste.png]]
+* alle Genehmigungen
+* vom letzten des vorigen Monats
+* bis zum letzten Änderungsdatum
+* über das gesamte Personal
+* von allen Plänen, wo der Benutzer berechtigt ist,
-Der Aufruf dafür dauert zwar etwas länger, aber es werden dann
+an.
-* alle Genehmigungen
+Je mehr Personal der Benutzer durch seine Berechtigungen sehen darf, umso länger dauert der Aufruf.
-* vom letzten des vorigen Monats
-* bis zum letzten Änderungsdatum
-* über das gesamte Personal
-* von allen Plänen, wo der Benutzer berechtigt ist,
-angezeigt.
+===Jahresplan des Mitarbeiters öffnen===
+Im Genehmigungsfenster ist es möglich, direkt den Jahresplan des Mitarbeiters über das Kontextmenü zu öffnen.
-=== Jahresplan des Mitarbeiters öffnen ===
+{{AlexBild|Jahresplan öffnen|[[Datei:Genehmigungsverfahren 1711364328252.png]]|}}
-Im Genehmigungsfenster ist es möglich, den Jahresplan des Mitarbeiters zu öffnen. Mehr dazu [[Jahresplan aus Genehmigungsverfahren öffnen|hier]].
+Mehr dazu [[Jahresplan aus Genehmigungsverfahren öffnen|hier]].
 ==Links==
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 *Issues:
+<references />