Dienstplanschulung: Unterschied zwischen den Versionen

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Dauer: ~ 3.5 Stunden
Checkliste zur Schulung von Dienstplanverantwortlichen ('''unabhängig von der Oberfläche''')
Einstieg mittels der bereits angelegten Benutzernamen.
{| class="wikitable" border="1" style="border-collapse:collapse; border-color:#E8E8E8; vertical-align:top" cellspacing="50" cellpadding="5"
|- style="background-color:#FFD317; text-align:center"
| colspan="2" |'''Ablauf'''
|-
|'''Inhalt'''
|'''Dauer'''
|- style="vertical-align:top"
|Dienstplaner - Basis
|4 Stunden
|-
|Dienstplaner - Aufbau
|4 Stunden
|}




=Dienstplaner - BASIS Schulung=
==Begrüßung==


== Ausgangssituation ==
*Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
*Erklärung
**Was ist bisher geschehen?
**Wer sind die Supervisoren?
**Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory
*Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern


* Erklärung
*Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt
** Was ist bisher geschehen?
** Was bedeutet "Migration"
** Wer sind die Supervisoren?
** Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory


== Benutzeroberfläche ==
==Benutzeroberfläche==


* Systemmenü
*Einstieg mit eigenem Benutzer
** noch kein Hinweis auf das Speichersymbol, da sie es noch nicht sehen
*Erklärung Benutzeroberfläche
* Werkzeugleiste
**Navigator
** Gruppe
*Änderung Passwort
** wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
*Regelmäßig Up-To-Date bleiben / Hilfe:
* Navigator / Programmpunkt
** Wiki aus dem Alex heraus öffnen
** wegblenden über x
** Newsletter anmelden (jetzt)
** einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
** Webinare (Übersicht zeigen)
** Wiki mit Schulungsinhalten (Welche Schulungsunterlagen sind für diese Gruppe relevant?)


== Passwort ändern ==  
==Dienstplan==


* Passwort über das Systemmenü ändern 
===Dienstplan öffnen===
* alle aussteigen lassen und mit neuem Passwort wieder einsteigen lassen
** interner Test, ob der Programmaufruf verstanden wurde


== Monatsplan ==
*über Dienstplansuche
*Reiter erklären
*Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
*Dienstplan öffnen & wieder schließen
*über zuletzt verwendet öffnen


* Monatsplan öffnen
===Bildschirmaufbau===
** über "zuletzt verwendet"
* Hinweis, dass sich die Werkzeugleiste geändert hat => genauere Details später
* Bildschirm erklären (Namensspalte, Kalenderüberschrift, Arbeitsblatt, Summenblatt, Legende)
** Legende erklären
*** Planungscodes
*** Dienste
*** bei Bedarf Farbmarkierung und/oder Sonderabrechnung
* Bildschirmeinstellungen
** Zellengröße verändern über Werkzeugleiste
*** Namensspalte größer/kleiner und Summenblatt größer/kleiner über Arbeitsblatt
** Legende: Plansymbole vergrößern
** Plan ein-/mehrzeilig
** Benachbarte Wochen
** Fadenkreuz
** Farbeinstellungen
* Namensspalteneinstellung ändern (oberhalb der Namensspalte)
* Mitarbeiter umsortieren
** Drag & Drop
** nur bei Bedarf mit rechter Maustaste und "nach hinten" und "nach vorne"
* Hinweis auf Speichern (je öfter gespeichert wird, desto besser)
* Hinweis: falls bei den Diensten, Planungscodes, Mitarbeiter etwas nicht passt => beim Supervisor melden
* [[Status]] erklären (ev. am Flipchart aufzeichnen)
* Karteiblatt mit Monat, Status, Planungseinheit erklären
* Statuswechsel auf "Planung" => Augenmerk auf jene, die bereits auf Planung waren => nicht auf Ist wechseln lassen !!
* Hinweis auf die Summen (sollten nun gefüllt sein)
* Planungsfunktionen Basis
** Dienst eintragen Einzelklick
** Dienst eintragen Dienstfolge
** Dienstwechsel
** Hinweis auf Summen (Total erhöht sich)
** Dienst löschen (über Werkzeugleiste)
** Planungscode eintragen Einzelklick
** Planungscode eintragen zB als ganze Urlaubwoche
** Planungscodewechsel
** Planungscodewechsel auf Dienst
** Planungscode löschen (über Werkzeugleiste)
** Dienst / Planungscode löschen (über rechte Maustaste)
* Speichern
* 3. Kalenderzeile / Dienstsumme
* vor Pause Hinweis auf Speichern und Alex schließen lassen
* Dienstpläne nun nacherfassen lassen
* Hinweis auf Speichern
* Planungsfunktionen Spezial (nur bei Bedarf)
** Besprechung nach Dienstende (19:00 – 21:00)
** Besprechung am freien Tag (19:00 – 21:00)
** Besprechung während Dienst (17:00 – 19:00)
* Text
** Tagestext
** Kommt-/Gehttext
* Meldungsfenster
** Symbole in Namensspalte erklären (Text, Warnung, Fehler => TD nach ND (nur wenn AZG aktiviert und Fehler zulässig sind) )
** Tooltip
* Monatsplan drucken
* Ausdruckeinstellungen


== Istzeitenerfassung ==
*Namensspalte
*Kalenderzeilen
*Summenspalten
*Legende: Planungscodes / Dienste / ev. Aufgaben / ev. Sonderabrechnungen erklären --> bei Fehler --> Info an Supervisoren


* [[Status]] und [[Statustreppe]] erklären (Flipchart)
===Bildschirmoberfläche===
* [[Statuswechsel]] auf "Ist"
 
* Planungsfunktionen Spezial
*Werkzeugleiste
** [[Abwesenheiten]] nach [[Ausfallsprinzip]] (zB Krankenstand)
**Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
** [[Abwesenheiten]] nach Beschäftigungsausmass
 
** Abwesenheiten über einen längeren Zeitraum eintragen (zB ganze Krankenstandswoche)
*Balken verziehen
** [[Zusatzdienst]] an einem freien Tag eintragen
*Monitor
** geplanter Dienst wird durch einen anderen Dienst ersetzt
**Benachbarte Wochen anzeigen
** geplanten Dienst löschen
**Standard wiederherstellen
** [[Mehrleistung]] direkt nach Dienstende
**Fadenkreuz
** [[Mehrleistung]] vor Dienstbeginn
*Arbeitsblatt besprechen
** Pause gearbeitet
**Namensspalte
** Minderleistung zu Dienstende
***Personal sortieren
** Minderleistung zu Dienstbeginn
**Kalenderzeile
** Pause verlängert
**Summenspalten
** Besprechung nach Dienstende (19:00 – 21:00)
**Legende
** Besprechung am freien Tag (19:00 – 21:00)
***Zellen optimale Breite
** Besprechung während Dienst (17:00 – 19:00)
*'''→ Bildschirmeinstellungen speichern'''
** Besprechung vor Dienstbeginn (16:00 - 18:00 mit ND von 19:00 - 07:00)
 
** Kombination aus Dienst und Abwesenheit (zB Dienst und ZA)
<br />
** optional: Dienstkombination (TD und RB)
 
** [[Diensttausch]] - [[Dienstverschiebung]]
==Dienstplanung==
** Unterschied Planungscode ganzer Tag / KommtGeht
 
* Kommt-/Geht Eintragen
===Grundlagen===
* Summenansicht wechseln
 
* Abrechnung
*Dienste eintragen
* Stundennachweis
**an einem Tag
* optional: Urlaubsschein
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
* optional: Poolverwaltung
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
* Statuswechsel auf "Abgeschlossen" (zumindest erklären)
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
* Nächsten/Vorherigen öffnen
*Dienste löschen
* Jahresplan
**an einem Tag
* Hilfe
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger
*Kombidienst
*WZM anlegen (wenn notwendig)
**1. volle Woche Dienste erfassen
**[[Wochenzeitmodell erstellen|Wochenzeitmodell-Editor]] oder [[Wochenzeitmodell aus Muster übernehmen#Wochenzeitmodell aus eingetragenen Diensten .C3.BCbernehmen|Muster übernehmen]]
*Planungscodes ganzer Tag
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Planungscodes stundenweise
**Zeit im Kommt-Geht eintragen
**Planungscode bei einem Dienst stundenweise eintragen
**Planungscode mit Kommt/Geht-Einstellung (Uhr) bei mehreren Mitarbeitern eintragen
*<span class="ve-pasteProtect">Texterfassung (im Kommt/Geht, am Tag, über Kalenderzeile bei mehreren oder allen Mitarbeitern)</span>
*Poolzuteilungen
**einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte
 
→ '''Alles rückgängig machen'''
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">[[Statustreppe]]</span>===
 
*vollständig erklären
*Wechsel in Planung
*Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Dienstplan erfassen</span>===
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Arbeitszeitgesetz-Prüfungen</span>===
 
*Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
*Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Summenspalten</span>===
 
*Konten erklären
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">[[Statustreppe]]</span>===
 
*vollständig erklären
*Wechsel in Status Ist
 
==Ausdruck==
 
*Dienstplan drucken
*[[Druckeinstellungen]]
**Anzahl Mitarbeiter pro Seite
**Summenschema hinterlegen
**Zeilen:
***Detailzeile drucken
***Im Ist nur Änderungen zur Planzeile drucken
*Wochenausdruck
*Stundennachweis
**für einen bzw. alle Mitarbeiter
**evt. auch Stundennachweise versenden (wenn in Betrieb)
 
==Istzeiterfassung==
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Automatische Zeiterfassung</span>===
 
*Umrandungen erklären
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
**Stempelfehler automatisch korrigieren
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Manuelle Zeiterfassung</span>===
 
*Umrandungen erklären
*Istzeiterfassung wiederholen
**Dienst ändern
**Zusatzdienst
**Dienst löschen
**Planungscode eintragen
***ganzer Tag / stundenweise
**K/G Änderungen
***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
***Pause gearbeitet, Pause verlängern
 
==Abschluss==
 
*Hilfe (Systemmenü)
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
 
<br />
=Dienstplaner - AUFBAU Schulung=
 
==Fragen==
 
*alle Fragen auf Flipchart notieren
*Thematisch gesammelt abarbeiten
 
==Wiederholung==
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Automatische Zeiterfassung</span>===
 
*Umrandungen erklären
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
**Stempelfehler automatisch korrigieren
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
*Summenspalten
*Genehmigungsverfahren
**Anträge aktueller Monat
**Genehmiger-Dashboard
**Direktes Genehmigen
**Ablauf E-Mails
 
===<span class="mw-headline ve-pasteProtect">Manuelle Zeiterfassung</span>===
 
*Umrandungen erklären
*Istzeiterfassung wiederholen
**Dienst ändern
**Zusatzdienst
**Dienst löschen
**Planungscode eintragen
***ganzer Tag / stundenweise
**K/G Änderungen
***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
***Pause gearbeitet, Pause verlängern
 
*Summenspalten
*Genehmigungsverfahren
**Anträge aktueller Monat
**Genehmiger-Dashboard
**Direktes Genehmigen
**Ablauf E-Mails
 
==neue Funktionen==
 
*Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste
*nächsten / vorherigen öffnen
**Jahresplan für ganze Planungseinheit
*Jahresplan für Mitarbeiter
**Umschalten Monate
*Besetzungsansicht
*Istzeiten bestätigen
 
==Abrechnung==
 
*Voraussetzungen:
**Alle Änderungen müssen eingetragen sein
**Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein
**Es darf keine offenen Anträge geben
**Es darf keine schweren Fehler geben
*Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden
*Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen
*Besprechung div. Kundenspezifika
*Stundennachweis
*Info Lohnarten
*Lohnartenliste
*[[Statustreppe]]: Ist --> Abgeschlossen
**retour nur von Supervisoren möglich
 
==Abschluss==
 
*Hilfe (Systemmenü)
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
 
[[Kategorie: Schulungschecklisten]]

Aktuelle Version vom 25. Juni 2024, 08:23 Uhr

Checkliste zur Schulung von Dienstplanverantwortlichen (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt Dauer
Dienstplaner - Basis 4 Stunden
Dienstplaner - Aufbau 4 Stunden


Dienstplaner - BASIS Schulung

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
  • Erklärung
    • Was ist bisher geschehen?
    • Wer sind die Supervisoren?
    • Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory
  • Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern
  • Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt

Benutzeroberfläche

  • Einstieg mit eigenem Benutzer
  • Erklärung Benutzeroberfläche
    • Navigator
  • Änderung Passwort
  • Regelmäßig Up-To-Date bleiben / Hilfe:
    • Wiki aus dem Alex heraus öffnen
    • Newsletter anmelden (jetzt)
    • Webinare (Übersicht zeigen)
    • Wiki mit Schulungsinhalten (Welche Schulungsunterlagen sind für diese Gruppe relevant?)

Dienstplan

Dienstplan öffnen

  • über Dienstplansuche
  • Reiter erklären
  • Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
  • Dienstplan öffnen & wieder schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen

Bildschirmaufbau

  • Namensspalte
  • Kalenderzeilen
  • Summenspalten
  • Legende: Planungscodes / Dienste / ev. Aufgaben / ev. Sonderabrechnungen erklären --> bei Fehler --> Info an Supervisoren

Bildschirmoberfläche

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • Balken verziehen
  • Monitor
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Standard wiederherstellen
    • Fadenkreuz
  • Arbeitsblatt besprechen
    • Namensspalte
      • Personal sortieren
    • Kalenderzeile
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen optimale Breite
  • → Bildschirmeinstellungen speichern


Dienstplanung

Grundlagen

  • Dienste eintragen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Dienste löschen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
  • Kombidienst
  • WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Planungscodes ganzer Tag
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Planungscodes stundenweise
    • Zeit im Kommt-Geht eintragen
    • Planungscode bei einem Dienst stundenweise eintragen
    • Planungscode mit Kommt/Geht-Einstellung (Uhr) bei mehreren Mitarbeitern eintragen
  • Texterfassung (im Kommt/Geht, am Tag, über Kalenderzeile bei mehreren oder allen Mitarbeitern)
  • Poolzuteilungen
    • einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte

→ Alles rückgängig machen

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Wechsel in Planung
  • Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Dienstplan erfassen

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
  • Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summenspalten

  • Konten erklären

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Wechsel in Status Ist

Ausdruck

  • Dienstplan drucken
  • Druckeinstellungen
    • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenschema hinterlegen
    • Zeilen:
      • Detailzeile drucken
      • Im Ist nur Änderungen zur Planzeile drucken
  • Wochenausdruck
  • Stundennachweis
    • für einen bzw. alle Mitarbeiter
    • evt. auch Stundennachweise versenden (wenn in Betrieb)

Istzeiterfassung

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
    • Stempelfehler automatisch korrigieren
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde


Dienstplaner - AUFBAU Schulung

Fragen

  • alle Fragen auf Flipchart notieren
  • Thematisch gesammelt abarbeiten

Wiederholung

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
    • Stempelfehler automatisch korrigieren
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
  • Summenspalten
  • Genehmigungsverfahren
    • Anträge aktueller Monat
    • Genehmiger-Dashboard
    • Direktes Genehmigen
    • Ablauf E-Mails

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Summenspalten
  • Genehmigungsverfahren
    • Anträge aktueller Monat
    • Genehmiger-Dashboard
    • Direktes Genehmigen
    • Ablauf E-Mails

neue Funktionen

  • Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste
  • nächsten / vorherigen öffnen
    • Jahresplan für ganze Planungseinheit
  • Jahresplan für Mitarbeiter
    • Umschalten Monate
  • Besetzungsansicht
  • Istzeiten bestätigen

Abrechnung

  • Voraussetzungen:
    • Alle Änderungen müssen eingetragen sein
    • Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein
    • Es darf keine offenen Anträge geben
    • Es darf keine schweren Fehler geben
  • Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden
  • Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen
  • Besprechung div. Kundenspezifika
  • Stundennachweis
  • Info Lohnarten
  • Lohnartenliste
  • Statustreppe: Ist --> Abgeschlossen
    • retour nur von Supervisoren möglich

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
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