Zuletzt bearbeitet vor 11 Monaten
von Claudia Pfandl

Supervisorenschulung WEB: Unterschied zwischen den Versionen

Zurück zur Versionsgeschichte
Versionsgeschichte interaktiv durchsuchen
← Zum vorherigen Versionsunterschied
VisuellWikitext
Supervisor (Diskussion | Beiträge)
BitFactory_Intern, Bürokraten, Administratoren
26.486 Bearbeitungen
 
(177 dazwischenliegende Versionen von 4 Benutzern werden nicht angezeigt)
Zeile 1: Zeile 1:
Checkliste zur kompakten Schulung von Supervisoren ('''unabhängig von der Oberfläche''') mit Beginn Dienstplanung


=''' ABLAUF SUPERVISORENSCHULUNG WEB - Beginn mit Dienstplanung'''=
{| class="wikitable" style="" border="1" cellspacing="50" cellpadding="5"
|- style="background-color:#FFD317; text-align:center"
| colspan="2" |'''Ablauf'''
|-
|'''Inhalt'''
|'''Dauer'''
|- style="vertical-align:top"
|Supervisorenschulung Basis
|4 Stunden
|-
|Telefonschulung
|1 Stunde
|-
|Supervisorenschulung Aufbau
|4 Stunden
|}


Folgender Ablauf ist geplant:
='''SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT BASIS'''=
* I. Supervisorenschulung (Dauer ca. 3,5 Stunden)
* II. Telefonschulung
* III. Supervisorenschulung (Dauer ca. 3,5 Stunden)


='''I. SUPERVISORENSCHULUNG WEB'''=
==Begrüßung==


== '''Begrüßung / Anfang'''==
*Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
* Kurze Begrüßung und Info über Alex (Seit 1992, ...)
*Ablauf
**1. Schulung: Dienstplanung
**Telefontermin zur Istzeiterfassung
**2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage
*Verwendung Google Chrome
*Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
**Newsletter anmelden (jetzt)
**Webinare (Übersicht zeigen)
**Wiki mit Schulungsinhalten
*Login erklären
**Kundenkennung + Benutzername + Passwort


* Ablauf
==Benutzeroberfläche==
** heute 1. Schulung: Dienstplanschulung
** Telefontermin zur Stempel-/Istzeiten-Bearbeitung
** 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage


* Google Chrome verwenden
*Systemmenü
** Es wird eine Mail mit dem Link zum Herunterladen geschickt
**Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
**Passwort ändern
**Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
*Navigator
**zuletzt verwendet (20 Punkte)
**einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
**Navigatoransichten erklären


* Login erklären
==Dienstplan==
** Kundenkennung + Benutzername (Nachname = klein geschrieben) + PW: xy


==Benutzeroberfläche erklären==
===Dienstplan öffnen===
*Symbolleiste
** Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
** Passwort ändern / undo / redo / Speichern


*Navigator mit Navigatorpunkten
*über Dienstplansuche
** zuletzt verwendet (20 Punkte)
*Reiter erklären
** einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol 
*Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
** die zuletzt eingestellte Ansicht wird beim Benutzer gespeichert
*Dienstplan öffnen & wieder schließen
*über zuletzt verwendet öffnen


== Kunde steigt in ALEX ein==
===Dienstplanoberfläche===
*Kunde steigt sofort mit korrektem Benutzer ein


*Änderung des Passwortes
*Werkzeugleiste
** es gibt keine spezielle Vorgabe)
**Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
** Achtung: Datenschutz - PW nicht weitergeben - Änderungen (im IST) werden mitprotokolliert
*Balken verziehen
*Monitor
**Benachbarte Wochen anzeigen
**Standard wiederherstellen
*Arbeitsblatt besprechen
**Namensspalte
***Personal sortieren
**Kalenderzeile
**Summenspalten
**Legende
***Zellen optimale Breite


== '''Monatsplan''' ==
'''→ Bildschirmeinstellungen speichern'''


== Monatsplan öffnen (über zuletzt verwendet)==
==Dienstplanung==
* Werkzeugleiste
===Grundlagen===
** Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler
** ein- / mehrzeilig


* Monitor
*Dienste eintragen
** Fadenkreuz (funktioniert im WEB nicht)
**an einem Tag
** Benachbarte Wochen anzeigen
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
** Standard wiederherstellen (andere Computer – andere Ansicht)
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Dienste löschen
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger
*Kombidienst
*WZM anlegen (wenn notwendig)
**1. volle Woche Dienste erfassen
**[[Wochenzeitmodell_erstellen |Wochenzeitmodell-Editor]] oder [[Wochenzeitmodell_aus_Muster_übernehmen#Wochenzeitmodell_aus_eingetragenen_Diensten_.C3.BCbernehmen | Muster übernehmen]]
*Planungscodes ganzer Tag
**an einem Tag
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
**löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
*Planungscodes stundenweise


* Arbeitsblatt besprechen
→ '''Alles rückgängig machen'''
** Kalenderzeile (in Tooltip Kalenderwoche)
** Personal (kann sortiert werden)
** Namenspalteneinstellung (Vorname/Zuname - nur bei Bedarf ändern)


== Kunde stellt sich Bildschirm ein ==
===[[Statustreppe]]===


== Legende erklären ==
*vollständig erklären
* Dienste
*Wechsel in Planung
** Mit den Kunden abklären, ob die Dienstzeiten so in Ordnung sind
*Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig
** Sind Änderungen zu machen – Gleich abändern (Abrechnungscheckliste updaten)


* Dienste eintragen
===Dienstplan erfassen===
** Dienst anklicken – in den Tag reinklicken
** Dienst mit durchziehen zeigen
** Dienst mit Löschsymbol löschen (Achtung wieder zurücklegen)
** Doppeldienst (T & ND) – mit rechter Maustaste in den Tag


* Planungscodes eintragen
===Arbeitszeitgesetz-Prüfungen===
** Welche Planungscode sind vorhanden
** Planungscodes eintragen
** kurz erklären wie die einzelnen Planungscode rechnen


* Besetzungsreport im Monatsplan erklären
*Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
** wie oft ist welcher Dienst pro Tag eingetragen


* Navigator ein- und ausblenden
===Summenspalten===


*Konten erklären


WICHTIG: ALLES WIEDER RÜCKGÄNGIG MACHEN
===Statuswechsel ins IST===


*spätestens am Monatsersten
**kann [[Statustreppe#Statusautomatik | automatisiert]] werden
*Stempelungen nur im IST sichtbar


== Kunde übt - Monatsplan öffnen / Dienste erfassen / Urlaub eintragen ==
==Istzeiterfassung==
===Grundlagen===


== Arbeitszeitgesetz-Prüfungen==
*Dienst ändern
*AZGs werden laut Einstellung geprüft
*Zusatzdienst
** Mindestruhe zwischen 2 Diensten: 11h
*Dienst löschen
** maximale tägliche Arbeitszeit:
*Planungscode eintragen
** max. wöch. Arbeitszeit: 
**ganzer Tag / stundenweise
** max. wöch. Arbeitzeit im Schnitt    in    Wochen
*K/G Änderungen
** Mindestruhe in der Woche: 36h    (Montag 00:00 – Sonntag 24:00)
**Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
**Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
**Pause gearbeitet, Pause verlängern
*Summen besprechen
*Texte erfassen
*optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
*nächsten / vorigen Monat öffnen


* Bei Verletzung
==Automatische Zeiterfassung==
** In der Planung schwerer Fehler (rotes X) – kann nicht in das IST gesetzt werden
** Im IST nur eine Warnung (gelbes Dreieck) – aber muss tz Gesetzeskonform sein
**Im Monatsplan herzeigen (mehr Dienste eintragen)


== Statuswechsel erklären ==
*Lesegerät anschließen
* Nicht erzeugt
*Chips im Personalstamm hinterlegen
** es werden keine Summen gerechnet (außer Urlaub)  - sonst ist Alex so langsam
*Stempeluhr öffnen & erklären
** es dürfen Dienste auch eingetragen werden, jedoch werden die Summen nicht richtig gerechnet.


* Planung
==Selbstbedienungsbenutzer==
** wenn Dienstplan geplant wird
** Summen werden nun mitgerechnet
** gesetzeskonform planen


* IST
*Berechtigungen nochmals besprechen
** nun sind 2 Zeilen vorhanden (Planung und IST)
*Regelung für Benutzer + Passwort besprechen
** wie wird wirklich gearbeitet (Diensttausch, Vertretungen eintragen)
*Info: Schulungen für SB-Benutzer müssen vom Kunden eingeplant werden
** AZG Verletzungen sind nur mehr Warnungen (gelbes Dreieck)


== '''Echt-Planung erfassen - WZ-Modelle anlegen''' ==
==Ausdruck==


== Wochenzeitmodell==
*Stundennachweis
→ Haben Sie Diensträder ?!
**für einen bzw. alle Mitarbeiter
* JA: Wochenzeitmodellanlage herzeigen (STATUS „NICHT ERZEUGT“)
*Dienstplan drucken
*Druckeinstellungen
**Anzahl Mitarbeiter pro Seite
**Summenschema hinterlegen
*Wochenausdruck


== Kunde erfasst die "Echt-Planung" ==
==Jahresplan==


== Summenspalten erklären ==
*Zeitbereich einstellen
* es wird grunsätzlich mit der "Abrechnungs-Ansicht" gearbeitet
*nächsten öffnen
* Zeiten der Summenspalten mit den Kunden kontrollieren (ev. nachrechnen)
*Urlaubsplanung


* 1-monatiger DRZ
==Abschluss==
** SÜ g.B.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter in den Vormonaten aufgebaut hat
** Soll: Sollstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat
** Ttl: Totalstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat (gesamte geleistete Arbeitszeit)
** +/-: Differenz von Soll und Totalstunden
** S g.B.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter ins nächste Monat mitnimmt (abzüglich den getätigten Auszahlungen)


* merhmonatiger DRZ
*Hilfe (Systemmenü)
** DRZ V g.u.Ü.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter in den Vormonaten aufgebaut hat
*Termine vereinbaren: Telefontermin &  2. Schulung
** MSoll: Sollstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
** MTtl: Totalstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat (gesamte geleistete Arbeitszeit)
** M+/-: Differenz von Soll und Totalstunden
** DRZ V g.u.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter ins nächste Monat mitnimmt


* Zeitzuschlagskonto
='''TELEFONSCHULUNG'''=
** SÜ Änd: Summe aller angefallen Zeitzuschläge sowie bewertete Tages- und Wochenüberstunden des aktuellen Monats


* Urlaubskonten
==Automatische Zeiterfassung==
** UiS -: Urlaubskonsum im aktuellen Monat
** UiS Rest: Urlaub in Stunden Rest zum Ende des Monats


*Abrechnungskonten
*Umrandungen erklären
** D100%: Stunden, die am Ende des Durchrechnungszeitraums übertragen werden
*Dienst ändern
** D125%:  Mehrstunden einer Teilzeitkraft, die am Ende des Durchrechnungszeitraums mit 1:1,25 bewertet werden
*Zusatzdienst
** D150%: Stunden, die am Ende des Durchrechnungszeitraums mit 1:1,5 bewertet werden
*Dienst löschen
** diese Konten müssen am Ende des Monats bearbeitet werden (wird in 2. Schulung gelernt)
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur


== Istzeitenerfassung (Monatsplan = Status IST)==
==Manuelle Zeiterfassung==
* Besprechung von Dienstplanabweichungen
** Zusatzdienst
** Dienst löschen
** geplanten Dienst durch anderen ersetzen
** Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
** Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
** Pause gearbeitet, Pause verlängern
** Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
** Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
* veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
* bei Bedarf Farbmarkierung anlegen
* Texte erfassen
* nächsten / vorigen Monat öffnen


== Inanspruchnahme ==
*Umrandungen erklären
* Bei Nachtdienst im Monatsplan über "spezielle Tageswerte" eintragen
*Istzeiterfassung wiederholen
* Lohnartenliste drucken - dort ist Inspruchnahme sichtbar
**Dienst ändern
* Besonderheit bei Apotheken
**Zusatzdienst
**Dienst löschen
**Planungscode eintragen
***ganzer Tag / stundenweise
**K/G Änderungen
***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
***Pause gearbeitet, Pause verlängern


== Automatische Zeiterfassung(Stempelung) ==
==Istzeiterfassung bestätigen==
Bei automatischer Zeiterfassung wird die Schulung vor den ersten Stempelungen gemacht. Stempelfehler werden per Telefon gemacht gemeinsam korrigiert.
* Istzeitenerfassung
**Normale Stempelungen
**Geht ohne Kommt
**Kommt ohne Geht
**Einstempeln vor Dienstbeginn
**Ausstempeln nach Dienstende
**Einstempeln nach Dienstbeginn
**Ausstempeln vor Dienstende
**Stempelung an freiem Tag
**Arztbesuch in Arbeitszeit
**Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
**Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
**Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
*[[Standeskontrolle]]
* Erfassung und Übernahme von Zeitstempelungen
** Über Personalsuche
** In den Summenspalten


== OPTIONAL ==
*Kalenderzeile
* Erfassungswerkzeug zum Informationsaustausch
** Die Mitarbeiter können sich über den Jahresplan Texte anzeigen lassen
** Mitarbeiter kann auf Textnachricht antworten (rechts klick auf Nachricht)


* Wunschurlaub
='''SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT AUFBAU'''=
** Selbstbedienungsbenutzer kann einen gewünschten Urlaub im Jahresplan über den Button Wunschurlaub eintragen (kann in jedem Status erfasst werden)
** Supervisor: mit "von-bis-Report" Wunschurlaub auswerten


* Konto-Report
==Begrüßung==
** nur das ausführen des Konto-Reports erklären
** Zeitbereich ändern erklären
** Organisationsmaßstab + Zeitmaßstab herzeigen
** Ins Excel kopieren möglich
** mehr gewünscht -> eigene Schulung!


== '''Stempeln & Selbstbedienungsbenutzer''' ==
*Ablauf
*Stempeluhr
**Abrechnung
** Kunde bekommt Link per Mail
**Personalanlage
** Stempeluhr öffnen -> Link Kunde/Recorder (statt /Alex?....)
**Dienstanlage
** Empfehlung Stempeluhr auf Desktop verknüpfen
*** Rechts oben Tool -> Tools -> App Verknüpfung erstellen
*** PC braucht Internet für Stempeluhr
* Lesegerät mit USB einstecken -> leuchtet blau
* Chips den MA zuweisen
* bei Stempelfehler können Tage einzeln bearbeitet werden – Schulung


== Selbstbedienungsbenutzer anlegen ==
==Offene Fragen==
* mit Kunden abklären, welche Rechte der Selbstbedienungsbenutzer haben darf
* Anlage aller Selbstbedienungsbenutzer


== '''Ausdruck''' ==
*Fragen auf Flipchart sammeln


* Ausdruckeinstellungen: Auf Benutzerebene
==Wiederholung==
** Allgemein: Anzahl Seite pro Mitarbeiter in der Planung
** Monatsplan in Planung setzen: Planzeile drucken
** Monatsplan ins IST setzen: Istzeile drucken


* Montasplan drucken
===Automatische Zeiterfassung===
** Monatsplan mit der Summenspaltenansicht "LEER" drucken, damit am Aushang keine Summen stehen (Datenschutz)
** "Woche drucken" zeigen wenn gewünscht


* Stundennachweis
*Umrandungen erklären
** Für alle Mitarbeiter drucken
*Dienst ändern
** Nur für einen Mitarbeiter drucken
*Zusatzdienst
** erklären: Datum, Dienst, Kommt/Geht (gestempelte Zeit), Soll, Ist, Anzahl der Dienste, Summen je nach Einstellung
*Dienst löschen
** Hinweis: jene Zeitbereiche mit * wurde manuell korrigiert
*Planungscode eintragen
** kann Stundenachweis ausdrucken und unterschreiben lassen
**ganzer Tag / stundenweise
** bei Bedarf eigene Summenspaltenansicht für Stundennachweis anlegen und diese am System hinterlegen
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur


* Jahresplan
===Manuelle Zeiterfassung===


== Abschluss==
*Umrandungen erklären
* Resumee: so funktioniert ALEX - Fragen?
*Istzeiterfassung wiederholen
*Hilfe, Videos (WEB Kompakt) und Kompaktübersicht herzeigen
**Dienst ändern
*Einzugsermächtigung übergeben (bekommt man vom Christian)
**Zusatzdienst
*Viel mit Alex arbeiten am Anfang, Dienstpläne der nächsten Monate eintragen
**Dienst löschen
*Termin Telefontermin besprechen  & 2. Schulung
**Planungscode eintragen
*E-Mail Adresse für Handout erfragen, wenn nicht bekannt
***ganzer Tag / stundenweise
*Arbeitsbericht unterschreiben lassen
**K/G Änderungen
***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
***Pause gearbeitet, Pause verlängern


= ''' II. SUPERVISORENSCHULUNG WEB''' =
→ Istzeiten müssen richtig erfasst sein, damit abgerechnet werden kann


== '''ABRECHNUNG''' ==
===Stundennachweis===


== Abrechnung ==
*für einen bzw. alle Mitarbeiter
* Umbuchungen Ende [[Durchrechnungszeitraum]]
*<nowiki>* bei manueller K/G-Korrektur</nowiki>
** Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
** Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
** Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
* veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
* Auswahl bestehender Summenschemen


== [[Statustreppe]] ==
==Abrechnung==
* Erklärung: vollständige [[Statustreppe]] anhang von Flipchart
* Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen


== Überleitung / Abnahme ==
===Summenspalten===
* Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: [[Statustreppe]])
* Erzeugen der Lohnartenliste
* Erzeugen der Schnittstellen
** Kontaktaufnahme mit Steuerberater ob Schnittstelle eingespielt werden konnte / ob noch Änderungen vorzunehmen sind


== '''ALEX - THE BIG PICTURE - Stammdaten'''==
*Konten der Planungsansicht erklären
Grundlagen erklären (Schulungsdatenbank verwenden)  - Schulungsteilnehmer lehnen sich zurück und schauen zu
*Wechsel Summenansicht
Hinweis Schulungsdatenbank
*Konten der Abrechnungsansicht erklären


== Personalanlage ==
===Abrechnung Ende [[Durchrechnungszeitraum]]===
* Anlage eines Mitarbeiters der Planungseinheit
* Erklärung: Stichtag (fixieren, Verlauf)
* Parameter in Gruppe "Allgemein"und "Ansprüche" besprechen und erfassen
* Eintritt untermonatig
* Austritt


== Dienst ==
*Abrechnung gemeinsam besprechen
* Anlage eines Dienstes für diese Planungseinheit (Achtung Zeiterfassung / Pausen ...)
*Abschlussbuchungen ausführen
* Dienst eintragen - Kontrolle was wird gerechnet - Soll kontrollieren
*veränderte Summen besprechen
*Umbuchung in Konten zeigen
**löschen der Umbuchung
*bei Bedarf Stunden auszahlen


== WICHTIG ==  
===[[Statustreppe]]===
* grünes Plus
* Verlauf
* bearbeiten Rechtsklick / Doppelklick


*vollständig erklären
*Plan abschließen


Zurück zum [[Projekt_Neukunde_Web#Projektablauf für Klein- und Mittelbetriebe| Projektablauf]]
===Lohnarten===
 
*Lohnartenliste
*Lohnartenexport (optional)
 
→ '''Alles rückgängig machen'''
 
→ '''Kunde führt Abrechnung durch'''
 
===Zusammenfassung Abrechnung & Abschluss===
 
*Istzeiten korrekt
*keine schweren Fehler
*Abschlussbuchungen ausführen
*Statuswechsel auf Abgeschlossen
*Lohnartenliste, Stundennachweis,...
 
==Personal==
 
===Anlage Personal===
 
*Kalenderzeile - "Neues Personal"
*Erklärung: Stichtag - nicht verändern '''(IMMER 1. des Monats!)'''
*notwendige Stammdaten hinterlegen
*Anspruchszeilen anlegen
*Benutzer für neues Personal überarbeiten (optional)
 
===Wechsel Beschäftigungsausmaß===
 
*über Verlauf im Personalstamm anpassen
 
===Inaktivzeiten===
 
===Austritt===
 
*Rechte-Maus-Klick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
 
===Wiedereintritt===
 
*Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
 
'''→ Alles rückgängig machen'''
 
'''→ Kunde legt Testmitarbeiter an'''
 
==Dienste==
 
===Anlage Dienst===
 
*Dienst kopieren
**Kopierten Dienst abändern
**Original Dienst auslaufen lassen, wenn nicht mehr benötigt
 
*Zeitbereiche erklären
**Normalzeit: hier muss der MA hier sein
**Kannzeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
**Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet
 
'''→ Alles rückgängig machen'''
 
'''→ Kunde legt Dienst an'''
 
[[Kategorie: Schulungschecklisten]]

Aktuelle Version vom 6. November 2024, 07:36 Uhr

Checkliste zur kompakten Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche) mit Beginn Dienstplanung

Ablauf
Inhalt Dauer
Supervisorenschulung Basis 4 Stunden
Telefonschulung 1 Stunde
Supervisorenschulung Aufbau 4 Stunden

SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT BASIS

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
  • Ablauf
    • 1. Schulung: Dienstplanung
    • Telefontermin zur Istzeiterfassung
    • 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage
  • Verwendung Google Chrome
  • Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
    • Newsletter anmelden (jetzt)
    • Webinare (Übersicht zeigen)
    • Wiki mit Schulungsinhalten
  • Login erklären
    • Kundenkennung + Benutzername + Passwort

Benutzeroberfläche

  • Systemmenü
    • Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
    • Passwort ändern
    • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
  • Navigator
    • zuletzt verwendet (20 Punkte)
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
    • Navigatoransichten erklären

Dienstplan

Dienstplan öffnen

  • über Dienstplansuche
  • Reiter erklären
  • Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
  • Dienstplan öffnen & wieder schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen

Dienstplanoberfläche

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • Balken verziehen
  • Monitor
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Standard wiederherstellen
  • Arbeitsblatt besprechen
    • Namensspalte
      • Personal sortieren
    • Kalenderzeile
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen optimale Breite

→ Bildschirmeinstellungen speichern

Dienstplanung

Grundlagen

  • Dienste eintragen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Dienste löschen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
  • Kombidienst
  • WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Planungscodes ganzer Tag
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Planungscodes stundenweise

→ Alles rückgängig machen

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Wechsel in Planung
  • Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Dienstplan erfassen

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen

Summenspalten

  • Konten erklären

Statuswechsel ins IST

  • spätestens am Monatsersten
  • Stempelungen nur im IST sichtbar

Istzeiterfassung

Grundlagen

  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Summen besprechen
  • Texte erfassen
  • optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
  • nächsten / vorigen Monat öffnen

Automatische Zeiterfassung

  • Lesegerät anschließen
  • Chips im Personalstamm hinterlegen
  • Stempeluhr öffnen & erklären

Selbstbedienungsbenutzer

  • Berechtigungen nochmals besprechen
  • Regelung für Benutzer + Passwort besprechen
  • Info: Schulungen für SB-Benutzer müssen vom Kunden eingeplant werden

Ausdruck

  • Stundennachweis
    • für einen bzw. alle Mitarbeiter
  • Dienstplan drucken
  • Druckeinstellungen
    • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenschema hinterlegen
  • Wochenausdruck

Jahresplan

  • Zeitbereich einstellen
  • nächsten öffnen
  • Urlaubsplanung

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Termine vereinbaren: Telefontermin & 2. Schulung
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

TELEFONSCHULUNG

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern

Istzeiterfassung bestätigen

  • Kalenderzeile

SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT AUFBAU

Begrüßung

  • Ablauf
    • Abrechnung
    • Personalanlage
    • Dienstanlage

Offene Fragen

  • Fragen auf Flipchart sammeln

Wiederholung

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern

→ Istzeiten müssen richtig erfasst sein, damit abgerechnet werden kann

Stundennachweis

  • für einen bzw. alle Mitarbeiter
  • * bei manueller K/G-Korrektur

Abrechnung

Summenspalten

  • Konten der Planungsansicht erklären
  • Wechsel Summenansicht
  • Konten der Abrechnungsansicht erklären

Abrechnung Ende Durchrechnungszeitraum

  • Abrechnung gemeinsam besprechen
  • Abschlussbuchungen ausführen
  • veränderte Summen besprechen
  • Umbuchung in Konten zeigen
    • löschen der Umbuchung
  • bei Bedarf Stunden auszahlen

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Plan abschließen

Lohnarten

  • Lohnartenliste
  • Lohnartenexport (optional)

→ Alles rückgängig machen

→ Kunde führt Abrechnung durch

Zusammenfassung Abrechnung & Abschluss

  • Istzeiten korrekt
  • keine schweren Fehler
  • Abschlussbuchungen ausführen
  • Statuswechsel auf Abgeschlossen
  • Lohnartenliste, Stundennachweis,...

Personal

Anlage Personal

  • Kalenderzeile - "Neues Personal"
  • Erklärung: Stichtag - nicht verändern (IMMER 1. des Monats!)
  • notwendige Stammdaten hinterlegen
  • Anspruchszeilen anlegen
  • Benutzer für neues Personal überarbeiten (optional)

Wechsel Beschäftigungsausmaß

  • über Verlauf im Personalstamm anpassen

Inaktivzeiten

Austritt

  • Rechte-Maus-Klick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"

Wiedereintritt

  • Kalenderzeile - "Wiedereintritt"

→ Alles rückgängig machen

→ Kunde legt Testmitarbeiter an

Dienste

Anlage Dienst

  • Dienst kopieren
    • Kopierten Dienst abändern
    • Original Dienst auslaufen lassen, wenn nicht mehr benötigt
  • Zeitbereiche erklären
    • Normalzeit: hier muss der MA hier sein
    • Kannzeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
    • Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet

→ Alles rückgängig machen

→ Kunde legt Dienst an

Abgerufen von „https://alexwiki.bitfactory.at/w/index.php?title=Supervisorenschulung_WEB&oldid=97535“