Handbuch Dienstplaner

Dieses Handbuch beinhaltet eine kompakte Übersicht der Basis Funktionalitäten im Dienstplan.

Bildschirmaufbau

Bildschirmaufbau

Systemmenü

Im Systemmenü sind folgende Aktionen ausführbar:

Symbole Systemmenü
	Ein-/Ausblenden des Navigators
	Rückgängig
	Im Untermenü ist die Funktion "Alles Rückgängig" Verwirft alle Änderungen bis zur letzten Speicherung.
	Wiederherstellen
	Speichern Bei offenen Änderungen ist die Diskette gelb
	Objekte neu laden Ist man gleichzeitig mit anderen Benutzern im System und es wurden Daten geändert und gespeichert, so können diese Daten hier aktualisiert werden.
	Hilfe öffnen Weiterleitung zur Alex-Wiki Hauptseite
	Programm beenden

Navigator

Der Navigator kann durch Klick auf das Navigator-Symbol im Systemmenü aus- und eingeblendet werden.

Der Navigator ist in folgende Kategorien unterteilt - im normalen Arbeitsalltag reicht der Schnellzugriff und das Zuletzt verwendet.

Navigatorkategorien

Navigatorkategorien
	Hier kann man nach Menüeinträge des Navigators suchen z.B: Personalsuche, Konto-Report, Benutzersuche, etc.
	Hier werden die vom Benutzer zuletzt bearbeiteten Objekte angezeigt
	Hier werden die Grundfunktionen für die Planungsverantwortlichen angezeigt
	Hier werden alle weiteren Funktionen für Supervisoren gesammelt
	Hier können Aktive Benutzer abgerufen, Shutdowns gesetzt und Module eingespielt werden. Diese Kategorie ist nur für Supervisoren sichtbar!
	Hier werden globale Einstellungen getroffen - Bitte hier keine Änderungen vornehmen!

Passwort ändern

Über das Symbol am rechten Bildschirmrand kann das persönliche Passwort geändert werden:

Passwort ändern

Dienstplan öffnen

Der Dienstplan kann auf verschiedene Arten geöffnet werden:

Zuletzt verwendet

Hier werden die letzten 20 geöffneten Programmpunkte (Pläne, Mitarbeiter, Reports, etc.) angezeigt.

Im Normalfall befindet sich somit der letzte bearbeitete Dienstplan an oberster Stelle. Dieser wird durch Klick auf den Eintrag geöffnet:

Zuletzt verwendete Pläne

Dienstplansuche

• Beim Navigatoreintrag "Dienstplan" die Lupe anklicken
• 
• Es öffnet sich die Kartei "Dienstplan für Statusübersicht"
• Beim "von"-Datum das entsprechende Monat auswählen
• Ausführen
• Den entsprechenden Dienstplan mit Doppelklick öffnen

Dienstplansuche

Dienstplansuche von/bis

Weiters kann auch die Suche "Plan von/bis" ausgewählt werden. Dazu muss der Navigatorpunkt "Dienstplan" zuerst maximiert werden:

Navigatormenü aufklappen

Nach Auswahl der gewünschten Planungseinheit werden die Dienstpläne für den eingestellten Zeitraum (das ist standardmäßig das aktuelle Kalenderjahr) gruppiert nach Planungsstatus angezeigt:

Dienstplansuche von/bis

Direkt im Dienstplan

Befindet man sich bereits in einem Dienstplan und möchte nur ein anderes Monat öffnen, so kann dies mit der Funktion "voherigen" bzw. "nächsten" öffnen gemacht werden.

Die Symbole sind oberhalb der Namensspalte neben dem geöffneten Monat zu finden:

Vormonate oder Folgemonate öffnen
Vormonate	Folgemonate

Durch Rechtsklick auf das jeweilige Symbol wird ein Dropfown-Menü geöffnet, mit welchem man mehrere Monate in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft springen kann.

Video durch Anklicken vergrößern

WICHTIG

Wenn Sie mehrere Monate in einem Fenster öffnen, achten Sie immer darauf, von welchen Monat Sie sich die Summen ansehen.

Summen für Mai

Durch einen Klick mit der linken Maustaste in den Dienstplan erscheinen dann die Summen des gewählten Zeitraumes.

Summen für April

Dienstplan bearbeiten

Jeder Dienstplan ist folgendermaßen aufgebaut:

Dienstplan Aufbau

Die geöffneten Dienstpläne werden in Form von Karteien dargestellt.

Durch Klick auf die jeweilige Kartei wird diese in den Vordergrund geholt:

Karteileiste

Bildschirmeinstellungen

Bildschirmeinstellungen werden pro Benutzer gespeichert.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten sind direkt in der Werkzeugleiste vorhanden:

Bildschirmeinstellungen in der Werkzeugleiste

Symbol(e)	Programmfunktion
	Umschalten zwischen der ein- und zweizeiligen Dienstplanansicht
	Die Zellengröße des gesamten Arbeitsblattes wird verändert
	Die Breite der Tagesspalten wird verändert
	Im Untermenü von breiter/schmaler kann die Höhe der Zeilen verändert werden
	In der "Wochenansicht" kann die Anzahl der sichtbaren Zeilen gesteuert werden

Weitere Darstellungsoptionen sind im Kontextmenü der Funktion "Darstellung" zu finden:

Darstellung Kontextmenü

Detaillierte Informationen zu den Bildschirmeinstellungen finden sie hier: Bildschirmeinstellungen

Mitarbeiter sortieren

Die Reihenfolge der Mitarbeiter am Dienstplan kann mittels Drag & Drop verändert werden.

• Klicken Sie dafür in der Namensspalte auf den umzureihenden Mitarbeiter.
• Halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie nun den Mauszeiger an die gewünschte Position. Sie werden dabei mit einem rotem Rahmen unterstützt.
• Lassen Sie die Maustaste erst dann los, wenn sich der Mitarbeiter an der richtigen Position befindet.

Mitarbeiter sortieren

Die Reihenfolge der Mitarbeiter kann auch mit der rechten Maustaste verändert werden. Klick mit der rechten Maustaste auf den Namen des Mitarbeiters und wählen Sie „nach vorne“ bzw. „nach hinten“

Namensspaltenansicht ändern

Diese Einstellung hat nur Auswirkung auf den aktuellen Benutzer!

Die Darstellung in der Namensspalte des Dienstplans kann wie folgt vom Benutzer selbst geändert werden:

• Klick mit der rechten Maustaste auf die Namensspalteneinstellungen direkt oberhalb der Namensspalte.

Zu beachten ist:

• Klick auf die erste Zeile (Monatsname und Jahr) bearbeitet die obere Zeile der Namensspalte (bei zweizeiliger Darstellung) oder die Zeile bei einzeiliger Darstellung
• Klick auf die zweite Zeile (Bezeichnung der Planungseinheit) bearbeitet die untere Zeile der Namensspalte (bei zweizeiliger Darstellung)

• Klick auf „Andere Ansicht auswählen“
• Doppelklick auf die gewünschte Namensspaltenansicht

Namensspaltenansicht ändern
Andere Ansicht auswählen	Ansicht auswählen

Summenspaltenansicht ändern

Die eingestellte Summenspaltenansicht kann verändert werden.

Die unterschiedlichen vordefinierten Summenspaltenansichten können wie folgt ausgewählt werden:

• Rechte Maustaste auf die Summenüberschrift im Dienstplan
• "Andere Ansicht auswählen" im Kontextmenü anklicken
• Doppelkick auf die gewünschte Summenspaltenansicht

Summenspaltenansicht ändern
Andere Ansicht auswählen	Ansicht auswählen

Kommt/Gehtzeiten ändern

Die hinterlegten Zeiten eines Dienstes können verändert werden, indem Sie einen Rechtsklick auf den eingetragenen Dienst beim Mitarbeiter machen und "Kommt/Geht bearbeiten" auswählen. Es wird nun das Kommt-/Gehtfenster geöffnet.

Es können die vorgetragenen Zeiten abgeändert oder auch in der Vorlage-Zeile ein neuer Zeitbereich hinzugefügt werden:

Neuen Zeitbereich einfügen
Einfügen in Vorlage-Zeile	Nach Übernahme der Zeile wird diese chronologisch eingereiht

Planungscode eintragen

Weiters können Planungscodes (div. An-/Abwesenheiten) pro Zeitbereich hinterlegt werden, indem diese beim entsprechenden Zeitbereich der Schaltfläche "Anwesend" ausgewählt werden.

​Hier wird dargestellt, wie sich die Kommt-/Gehtzeitenverhalten, abhängig davon, ob der Planungscode während des Dienstes oder außerhalb des Dienstes, eingetragen wird.

Planungscode eintragen ohne Dienstzeitüberschneidung	Planungscode eintragen mit Dienstzeitüberschneidung

Färbige Umrandungen am Tag

Haben sich zu den geplanten Dienstzeiten Änderungen ergeben, so werden diese mittels farbigen Umrandungen in der Monatsansicht dargestellt:

Darstellung	Erklärung
	Plus zum eingetragenen Dienst
	Minus zum eingetragenen Dienst
	Die Sollzeit des Dienstes wurde erreicht, jedoch hat es Änderungen im Kommt/Geht gegeben (z.B. Eintrag eines Planungscodes)

Kommt/Geht Eintrag kopieren

Mit Hilfe dieser Funktion kann eine spezielle Kommt-/Gehtzeit bei mehreren Mitarbeitern eingetragen.

Diese Funktion wird z.B. verwendet um Besprechungen/Fortbildungen für mehrere Mitarbeiter, unabhängig zum geplanten Dienst, einzutragen.

• In der Werkzeugleiste den Punkt „Eintragen - Kommt/Geht einstellen" wählen.
• Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Kommt/Geht-Zeit definiert werden kann.
• Wichtig: Für die definierte Zeit muss ein Planungscode hinterlegt werden, damit Alex^® die Zeiten verarbeiten kann.
• Bestätigung des Fensters mit Klick auf OK.
• Die Funktion "Eintragen" ist aktiviert und die vordefinierte Kommt/Geht-Zeit kann nun bei jedem beliebigen Mitarbeiter im Dienstplan eintragen werden.
• Möchten Sie den Eintrag beenden, klicken Sie einfach auf das Mauszeigersymbol oder nehmen Sie einen anderen Dienst/Planungscode auf

Werkzeugleiste - Eintragen	Zeit und Planungscode eintragen

​​Zu diesem Thema gibt es auch einen Videomitschnitt aus unserem Webinar:

Videomitschnitt vom Webinar

Dienste auf anderen Mitarbeiter kopieren

Ein bei einem Mitarbeiter eingetragener Dienst kann, inklusiver aller bereits getätigten Änderungen im Kommt/Geht, auf einen oder mehrere andere Mitarbeiter kopiert werden.

• Rechte Maustaste am entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter und wählen Sie „Dienst kopieren auf“.
• In der Liste können nun ein oder mehrere Mitarbeiter markiert werden, auf die der Dienst kopiert werden soll
• Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK"
• Der Dienst wurde nun auf alle ausgewählten Mitarbeiter kopiert

Kontext-Menü: Dienst kopieren auf	Einen / mehrere Mitarbeiter auswählen

​Eine andere Variante ist das Kopieren direkt im Dienstplan:

• Den entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter anklicken
• Die "Umschalttaste" gedrückt halten
• Den Dienst auf den entsprechenden Mitarbeiter bzw. Tag ziehen - kleines Kopiersymbol ist neben dem Mauszeiger sichtbar

​Diese Funktion kann für einen einzelnen Tag oder auch für mehrere Dienste angewendet werden.

Einzelnen Dienst kopieren	Dienstfolge kopieren

Diensttausch

Sollen die Dienste zweier Mitarbeiter getauscht werden, so kann dies folgendermaßen durchgeführt werden:

Tausch der Dienste am gleichen Tag:

• Rechte Maustaste am entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter und wählen Sie „Dienst tauschen mit“.
• Doppelklick auf den Mitarbeiter, mit dem getauscht werden soll.

Kontext-Menü: Dienst tauschen mit	Einen Mitarbeiter auswählen

​Tausch der Dienste unabhängig vom Tag:

• Den entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter anklicken
• Die "Strg"-Taste gedrückt halten
• Den Dienst auf den zu tauschenden Mitarbeiter bzw. Tag ziehen - kleines Tauschsymbol ist neben dem Mauszeiger sichtbar

Diensttausch tagunabhängig

Texte erfassen

Wurde ein Text erfasst, so wird ein Dienst/Planungscode unterstrichen, bzw. an einem freien Tag ein "*" angezeigt:

Text hinterlegt

Texte können für einen ganzen Tag oder nur für eine bestimmte Kommt-/Gehtzeit erfasst werden.

Texte für den ganzen Tag:

• Rechtsklick auf den Dienst/Planungscode beim jeweiligen Mitarbeiter
• "Text erfassen" auswählen

​​Texte für bestimmte Kommt/Gehtzeiten:

• Kommt/Gehtfenster öffnen
• bei der entsprechenden Kommt/Gehtzeit das Symbol "Text erfassen" auswählen

Text im Kommt-Geht-Fenster erfassen

Texte für den ganzen Tag können für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig erfasst werden:

Texte für den ganzen Tag können für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig erfasst werden:

• Rechtsklick auf den gewünschten Tag in der Kalenderzeile
• "Text erfassen für" auswählen
• In der Liste die Mitarbeiter auswählen, für welche der Text eingetragen werden soll

​

​Soll der Text für alle Mitarbeiter am Plan erfasst werden:

• Rechtsklick auf den gewünschten Tag in der Kalenderzeile
• "Text erfassen für Alle" auswählen

Text für mehrere / alle Mitarbeiter erfassen

Poolzuteilung

Mittels Poolzuteilung kann ein Mitarbeiter auf einen anderen Dienstplan verliehen werden.

Dadurch ist der Mitarbeiter auf dem anderen Dienstplan sichtbar und kann an den verliehenen Tagen auf beiden Dienstplänen verplant werden.

• Rechtsklick auf den Mitarbeiter in der Namensspalte
• "Auf anderen Plan verleihen" auswählen
• Es öffnet sich das Fenster "Poolzuteilungen bearbeiten"
  • Hier sind alle bereits vorhandenen Poolzuteilungen sichtbar/bearbeitbar
• Über die Zeile mit dem grünen Plus kann eine neue Poolzuteilung hinterlegt werden
  • Von-/Bis Datum auswählen
  • Planungseinheit über Suche auswählen
• mit OK bestätigen

Auf anderen Plan verleihen	Zeitbereich und Planungseinheit auswählen

Über diesen Weg können bestehende Poolzuteilungen auch bearbeitet oder gelöscht werden.

Einzelne Tage

Soll der Mitarbeiter einzelne Tage oder nur für einen kurzen Zeitraum verliehen werden, kann dies auch direkt im Dienstplan hinterlegt werden:

• Markierung eines einzelnen Tages bzw. eines Zeitraums (ersten Tag anklicken und bis zum Endetag ziehen)
• Rechtsklick auf die markierten Tage "Auf anderen Plan verleihen"
• Es öffnet sich ein Fenster zum Auwählen der gewünschten Planungseinheit
• Planungseinheit mit Doppelklick oder OK auswählen

Auf anderen Plan verleihen	Zeitbereich und Planungseinheit auswählen

Ausdruck Dienstplan

Der Ausdruck des Monatsplans wird durch Klick auf den Button „Drucken“ der Gruppe „Ausdruck“ gestartet. Es öffnet sich eine PDF-Datei, welche ausgedruckt oder auch abgespeichert werden kann.

Druckmenü

Für den Ausdruck gibt es etliche Druckeinstellungen, welche hier genauer beschrieben sind.

Über das Untermenü des Buttons "Drucken" können weitere Ausdrucke erstellt werden:

Weiterte Ausdruckmöglichkeiten

Diese Ausdruckmöglichkeiten werden hier beschrieben.

Ausdruck Wochenplan

Es kann auch nur eine einzelne Kalenderwoche ausgedruckt werden:

• Rechtsklick in die Kalenderzeile der gewünschten Kalenderwoche
• "Woche drucken" auswählen

Einzelne Kalenderwoche drucken

Die Druckeinstellungen sind hier beschrieben.

Statustreppe

Eines der wichtigsten Konzepte in Alex^®ist die Statustreppe.

Es gibt folgende Bearbeitungsstatus:

• Nicht erzeugt:
  • Pläne, die noch nicht geplant wurden. Es kann alles eingetragen werden, ist besonders für langfristige Planungen (z.b. Urlaub) gedacht
• Plan:
  • 1. Zeile des Dienstplans wird befüllt
  • Solldienstplan
• Ist:
  • 2. Zeile wird befüllt
  • Einträge aus Status "Planung" werden automatisch übernommen
  • Erfassung kurzfristiger Änderungen zur Planung
  • Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten/Abwesenheiten
• Abgeschlossen:
  • Abgerechnete Pläne
    • evtl. bereits an die Lohnverrechnung übergeleitet
  • Keine Änderungen mehr möglich

​Sobald mit der Planung eines Monats begonnen wird, muss der Status von„nicht erzeugt“ auf „Planung“ geändert werden.

Bleibt der Plan in "nicht erzeugt", können zwar Dienste und Abwesenheiten eintragen werden, es erfolgt aber keine Berechnung!

Der Wechsel des Status wird direkt im Dienstplan mit den entsprechenden Pfeilen durchgeführt:

Statuswechsel durchführen
nach vor	zurück
nicht erzeugt -> Plan Plan -> Ist Ist -> Abgeschlossen	Abgeschlossen -> Ist Ist -> Plan Plan -> nicht erzeugt

​WICHTIG:

Der Planstatus muss immer chronologisch nach vor bzw. zurück gesetzt werden!

D.h. der Jänner kann niemals in Planung sein und der Februar bereits im Status IST. Wird der Februar ins Ist gesetzt dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins Ist gesetzt.

Oder wenn z.B. der Jänner und Februar abgeschlossen sind und im Jänner-Plan noch etwas geändert werden muss - so wird beim Zurücksetzen vom Jänner automatisch der Februar ebenfalls ins IST gesetzt. Dies ist zu bedenken, wenn Sie den Jänner wieder abschließen, denn dann müssen Sie auch den Februar wieder abschließen!

​Hier finden Sie noch mehr Informationen zur Statustreppe.

Dienstplan abschließen

Am Monatsende muss der Dienstplan abgeschlossen werden - dabei sind folgende Punkte zu beachten:

1. Alle Änderungen im Status Ist müssen eingetragen sein
2. Alle Stempelfehler müssen bearbeitet werden
3. Tages- und Wochenüberstunden müssen bearbeitet sein
4. Abschlussbuchungen müssen ausgeführt werden
5. Kontrolle/Übermittlung der Lohnartenliste
6. Statuswechsel in Status "Abgeschlossen" durchführen

Stempelfehler bearbeiten

Werden die Istzeiten mittels automatischer Zeiterfassung gestempelt, so müssen fehlerhafte Stempelungen vor Abschluss des Dienstplans korrigiert oder nachbearbeitet werden.

Details zur Nachbearbeitung von Stempelungen unter Stempelnachbearbeitung.

Abschlussbuchungen ausführen

Am Monatsende bzw. am Ende des Durchrechnungszeitraums müssen etwaige Tages-/Wochen- oder DRZ-Überstunden, welche durch die definierte Abrechnungslogik entstehen, abgerechnet werden.

​Mittels Abschlussbuchungen wird die Abrechnung automatisch nach den hinterlegten Abrechnungsdetails durchgeführt.

Dazu einfach in einer Spaltenüberschrift mit der rechten Maustaste klicken und "Abschlussbuchungen ausführen" auswählen.

Nach Durchführung der Abschlussbuchungen kann der Dienstplan abgeschlossen werden.

Abschlussbuchungen ausführen

Manuelle Abschlussarbeiten

Die notwendigen Abrechnungsschritte können auch manuell durchgeführt werden.

Besonders bei Tages- und Wochenüberstunden kann dies im laufenden Monat von Vorteil sein, da die Überstunden dann sofort sichtbar sind und nicht erst am Monatsende nach "Abschlussbuchungen ausführen".

Weiters kann es auch dann notwendig sein, wenn einzelne Mitarbeiter von den allgemeinen Abrechnungsregeln abweichen bzw. wenn einmalig eine andere Abrechnung gelten soll.

Tagesüberstunden

Ist der definierte Überstundengrenzwert am Tag überschritten, wird das in Alex^® wie folgt dargestellt:

Anzeige im Tooltip + rote Markierung des Tages

• Rechtsklick auf den fehlerhaften Tag
• Auswahl von „Dienstbeginn mit Planungscode markieren“ oder „Dienstende mit Planungscode markieren“
  • Definition, welche Stunde die Überstunde ist
• Auswahl des entsprechenden Planungscodes

Auswahl Dienstbeginn/Dienstende mit Planungscode markieren	Planungscode auswählen	Ergebnis
	Auswahl mit Doppelklick bestätigen

Wochenüberstunden

Ist der definierte Überstundengrenzwert in der Kalenderwoche überschritten, wird das in Alex^® wie folgt dargestellt:

Anzeige im Tooltip + rote Markierung der Woche

• Rechtsklick am letzten Tag der betroffenen Woche
• „Wochenfehler-Stunden mit Planungscode markieren“
• Auswahl des entsprechenden Planungscodes
• Nach Auswahl des Planungscodes wird dieser automatisch bei den letzten Stunden der Woche eingetragen

Wochenfehler-Stunden mit Planungscode markieren	Planungscode auswählen	Ergebnis
	Auswahl mit Doppelklick bestätigen

Weitere Funktionen

Jahresplan

Der Jahresplan bietet einen guten Überblick über die verplanten Dienste und Abwesenheiten eines Mitarbeiters über das ganze Jahr.

Es können einerseits langfristig geplante Abwesenheiten eingetragen, aber auch laufende Änderungen im Dienstplan vorgenommen werden.

Der Jahresplan ist besonders zur Nachberechnung und Verfolgung der Anspruchsverwaltung (z.B. Urlaubsansprüche) hilfreich.

​​

​​Der Jahresplan des Mitarbeiters kann jederzeit direkt über den Dienstplan geöffnet werden:

• Klick mit der rechten Maustaste auf den Namen in der Namensspalte
• "Jahresplan öffnen"

Jahresplan für Mitarbeiter

Weitere Informationen zum Jahresplan finden Sie hier.