Supervisorenschulung WEB Vorlage-Dienste

I. SUPERVISORENSCHULUNG WEB 1

Begrüßung / Anfang

• Kurze Begrüßung und Info über Alex (Seit 1992, ...)

• Ablauf
  • heute 1. Schulung: Dienstplanschulung
  • Telefontermin zur Stempel-/Istzeiten-Bearbeitung
  • 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage

• Google Chrome verwenden

• Login erklären
  • Kundenkennung + Benutzername + Passwort

Benutzeroberfläche erklären

• Symbolleiste
  • Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
  • Passwort ändern / undo / redo / Speichern

• Navigator mit Navigatorpunkten
  • zuletzt verwendet (20 Punkte)
  • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol

Monatsplan

Monatsplan öffnen

• über Monatsplansuche
• Reiter erklären
• Monatsplan schließen
• über zuletzt verwendet öffnen

Monatsplan erklären

• Werkzeugleiste
  • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • ein- / mehrzeilig

• Monitor
  • Benachbarte Wochen anzeigen
  • Wochensumme anzeigen
  • Standard wiederherstellen (andere Computer – andere Ansicht)

• Arbeitsblatt besprechen
  • Namensspalte
  • Personal - kann sortiert werden
  • Kalenderzeile (in Tooltip Kalenderwoche)
  • Summenspalten
  • Legende
    • Zellen breiter herzeigen

--> KUNDE STELLT SICH BILDSCHIRM EIN

Dienstplanung

Wochenzeitmodell definieren

• 1. volle Woche Dienstzeiten erfassen
• Muster übernehmen
  • Kunde erfasst alle WZM

• Summen erklären und kontrollieren

Grundlagen Dienstplanung

• Planungscodes eintragen / löschen
  • kurz erklären wie die einzelnen Planungscode rechnen

• Dienste eintragen
  • Dienst anklicken – in den Tag reinklicken
  • Dienst mit durchziehen zeigen
  • Dienst mit Löschsymbol löschen
  • Dienste/Löschsymbol --> Achtung wieder zurücklegen
  • Kombidienst (T & ND) – mit rechter Maustaste in den Tag

• Besetzungsreport im Monatsplan erklären
  • wie oft ist welcher Dienst pro Tag eingetragen
  • 3. Kalenderzeile

• Navigator ein- und ausblenden

WICHTIG: ALLES WIEDER RÜCKGÄNGIG MACHEN & NEU EINSTEIGEN

Statuswechsel erklären

• Nicht erzeugt
  • es werden keine Summen gerechnet (außer Urlaub)
  • Dienste/Abwesenheiten können eingetragen werden --> Keine Summen
  • Urlaubsplanung in Zukunft

• Planung
  • wenn Dienstplan geplant wird
  • Summen werden nun mitgerechnet
  • gesetzeskonform planen

• IST
  • nun sind 2 Zeilen vorhanden (Planung und IST)
  • wie wird wirklich gearbeitet (Stempelungen, Diensttausch, Vertretungen)
  • AZG Verletzungen sind nur mehr Warnungen (gelbes Dreieck)

Summenspalten erklären

• angelegte Summenspalten erklären
• Wechsel Summenspalten erklären

Tankstellen

• Wochensummen erklären
• Wochensummen anzeigen / Monatssummen anzeigen

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

• AZGs werden laut Einstellung geprüft
• Bei Verletzung schwerer Fehler (PLANUNG) bzw. Warnung (IST)

Statuswechsel ins IST

• nur im Status IST sind Stempelungen sichtbar

Istzeitenerfassung

Grundlagen

• Besprechung von Dienstplanabweichungen
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • geplanten Dienst durch anderen ersetzen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
  • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
• veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
• bei Bedarf Farbmarkierung anlegen
• Texte erfassen
• nächsten / vorigen Monat öffnen

optional Apotheken: Inanspruchnahme

• Bei Nachtdienst im Monatsplan über "spezielle Tageswerte" eintragen
• Lohnartenliste drucken - dort ist Inspruchnahme sichtbar

optional Tankstellen: Vertretungen

• Vertretungen eintragen
• Lohnartenliste drucken --> Vertretungsstunden sichtbar

Optionale Funktionen

• Erfassungswerkzeug zum Informationsaustausch
  • Die Mitarbeiter können sich über den Jahresplan Texte anzeigen lassen
  • Mitarbeiter kann auf Textnachricht antworten (rechts klick auf Nachricht)

• Wunschurlaub
  • Selbstbedienungsbenutzer kann einen gewünschten Urlaub im Jahresplan über den Button Wunschurlaub eintragen (kann in jedem Status erfasst werden)
  • Supervisor: mit "von-bis-Report" Wunschurlaub auswerten

Stempeln & Selbstbedienungsbenutzer

Stempeln

• Stempeluhr
  • Kunde bekommt Link per Mail
  • Stempeluhr öffnen -> herzeigen
  • Empfehlung Stempeluhr auf Desktop verknüpfen
    • Rechts oben Tool -> Tools -> App Verknüpfung erstellen
    • PC braucht Internet für Stempeluhr
• Lesegerät mit USB einstecken
• Chips den MA zuweisen
• Bei Austritt eines Mitarbeiters löscht sich Chipzuteilung automatisch
• bei Stempelfehler müssen Tage einzeln bearbeitet werden – Telefonschulung

Selbstbedienungsbenutzer

• mit Kunden abklären, welche Rechte der Selbstbedienungsbenutzer haben darf
• Anlage aller Selbstbedienungsbenutzer
  • Achtung: E-Mail-Adresse hinterlegen für Passwort rücksetzen

Ausdruck

• Ausdruckeinstellungen: Auf Benutzerebene
  • Allgemein: Anzahl Seite pro Mitarbeiter in der Planung
  • Monatsplan in Planung setzen: Planzeile drucken
  • Monatsplan ins IST setzen: Istzeile drucken

• Monatsplan drucken
  • Monatsplan mit der Summenspaltenansicht "LEER" drucken, damit am Aushang keine Summen stehen (Datenschutz)

• Woche drucken
  • wenn gewünscht

• Stundennachweis
  • Für alle Mitarbeiter drucken
  • Nur für einen Mitarbeiter drucken
  • kurz erklären:
    • Datum, Dienst, Kommt/Geht (gestempelte Zeit), Soll, Ist, Anzahl der Dienste, Summen je nach Einstellung
  • Hinweis: jene Zeitbereiche mit * wurde manuell korrigiert
  • kann Stundennachweis ausdrucken und unterschreiben lassen
  • bei Bedarf eigene Summenspaltenansicht für Stundennachweis anlegen und diese am System hinterlegen

Abschluss

• Resumee: so funktioniert ALEX - Fragen?
• Hilfe -> Kompaktübersicht herzeigen
• Einzugsermächtigung übergeben (bekommt man vom Christian)
• Viel mit Alex arbeiten am Anfang, Dienstpläne der nächsten Monate eintragen
• Termin Telefontermin besprechen & 2. Schulung
• E-Mail Adresse für Handout erfragen, wenn nicht bekannt
• Arbeitsbericht unterschreiben lassen

II. TELEFONSCHULUNG WEB

Automatische Zeiterfassung (Stempelung)

Stempelfehler werden per Telefon gemeinsam korrigiert

• Standeskontrolle einschalten
• Stempelfehler immer mit der Standeskontrolle bearbeiten

• Umrandungen erklären / bearbeiten
  • Rot: Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
  • Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
  • Grün: +/- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeit verschoben, richtig gestempelt

• Fragezeichen bearbeiten
  • Oranges Fragezeichen: kein Dienst hinterleg -> Stempelung an freiem Tag
  • Schwarzes Fragezeichen: falsch gestempelt
    • Kommt ohne Geht
    • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
    • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
    • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
  • Grünes Plus: bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
    • ev. System – erweiterte Organisation – Standeskontrolle – Minuten eingeben

• Stempelzeitbearbeitung
  • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht Zeit anrechnen
    • Einstempeln vor Dienstbeginn
    • Ausstempeln nach Dienstende
  • Einstempeln nach Dienstbeginn
  • Ausstempeln vor Dienstende
  • Arztbesuch in Arbeitszeit

• rotes X → Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist

Manuelle Zeiterfassung (es wird nicht gestempelt)

• offene Fragen klären

• IST-Zeitenberarbeitung noch einmal kurz durchgehen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
  • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)

IST-Zeiten-Bestätigung

• wurde Stempelung oder IST-Zeit bearbeitet, kann am Kalendertag "Istzeiterfassung bestätigen" ausgewählt werden, damit klar ersichtlich ist, dass dieser Tag schon korrigiert wurde

III. SUPERVISORENSCHULUNG WEB 2

BEGRÜßUNG

• Herzlich Willkommen
• Ablauf heute
  • Abrechnung
  • Personalanlage
  • Dienstanlage

WIEDERHOLUNG

Stempelung

• rotes X: Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist
• Umrandungen erklären / bearbeiten
  • Rot: Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
  • Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
  • Grün: +/- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeitverschoben, richtig gestempelt
• Fragezeichen bearbeiten
  • Oranges Fragezeichen: kein Dienst hinterlegt
  • Schwarzes Fragezeichen: falsch gestempelt
  • Grünes Plus: bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
• Stempelzeitbearbeitung
  • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht Zeit anrechnen
  • Arztbesuch in Arbeitszeit

IST-Zeitenbearbeitung (wenn nicht gestempelt wird)

• Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
• Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
• Pause gearbeitet, Pause verlängern
• Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
• Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)

WICHTIG: IST-ZEITEN müssen alle richtig erfasst sein, damit richtig abgerechnet werden kann

Stundennachweis drucken

• für alle und nur einen Mitarbeiter drucken und erklären
• bei Kommt/Geht ein "Stern": manuelle Korrektur
• nur im ersten Monat wird Korrekturwert angeführt (Zeitguthaben und Urlaubsrest)

• Empfehlung
  • kann den Stundennachweis von den Mitarbeitern unterschreiben lassen
  • nachdem der Stundennachweis von den Mitarbeitern kontrolliert wurde, abrechnen

Summenspalten erklären

• aktuelle Summenspaltenansichten nochmal besprechen
• Wechsel Summenspalten besprechen

ABRECHNUNG

Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum

• Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern (Sonderfälle zuerst z.B. nur ein Mitarbeiter bekommt Stunden ausbezahlt)
• Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
• veränderte Summen / Werte lfd. besprechen

• Bedeutung Umbuchungen
  • Verfallen lassen: Stunden werden gelöscht
  • Bestätigen: Stunden werden MIT Bewertung ins nächste Monat mitgenommen
  • Rollieren: Stunden werden 1:1 ins nächste Monat mitgenommen
  • Auszahlen: Stunden werden mit jeweiliger Wertigkeit ausbezahlt

• schwarzes Dreieck bei D-Konto
  • Abrechnung ist gemacht
  • fährt man mit der Maus drauf, sieht man was mit den Stunden gemacht wurde

• Fehlerhafte Umbuchungen können rückgängig gemacht werden
  • rechte Maustaste - Zeitkonto-Umbuchung - Umbuchung löschen

Überleitung/Abnahme

• Lohnartenliste drucken
  • werden alle gewünschten Daten übermittelt?
• optional: Erzeugen der Schnittstellen
  • Kontaktaufnahme mit Steuerberater ob Schnittstelle eingespielt werden konnte / ob noch Änderungen vorzunehmen sind

--> Alles rückgängig machen

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart

• Wiederholung:
  • Nicht erzeugt
  • es werden keine Summen gerechnet (außer Urlaub) - sonst ist Alex so langsam
  • es dürfen Dienste auch eingetragen werden, jedoch werden die Summen nicht richtig gerechnet.

• Planung
  • wenn Dienstplan geplant wird
  • Summen werden nun mitgerechnet
  • gesetzeskonform planen

• IST
  • nun sind 2 Zeilen vorhanden (Planung und IST)
  • wie wird wirklich gearbeitet (Diensttausch, Vertretungen eintragen)
  • AZG Verletzungen sind nur mehr Warnungen (gelbes Dreieck)

• Wechsel mit grünem Pfeil
  • automatisch am 1. des Monats ins IST

• Info
  • abgeschlossene Pläne nach ca. 3 Monaten nicht mehr öffnen
  • Korrektur über spezielle Monatswerte und erfasstem Text

Stunden korrigieren

• über „spezielle Moantswerte“
• Vormonat -> tatsächlicher Wert
• Urlaub Korrekturwert -> +/- Wert

Personalanlage

Anlage eines Mitarbeiters (über den Monatsplan)

• Rechtsklick in der Kalenderzeile auf den Tag des Eintritts und „Neues Personal“ auswählen
• Erklärung: Stichtag
• Allgemein: Soll, Berufsgruppe, ...
• Urlaubszeile anlegen
  • Stichtag: nicht verändern
  • Zubuchungstag = Eintrittsdatum (Arbeitsjahr) / 01.01.1900 (Kalenderjahr)
  • Zusatzanspruch
    • 0 bei Stunden
    • 25 bei Tagen (bei einer 5 Tage Woche)
    • bei 6 Urlaubswoche den Vollzeitwert z.B. 40 Stunden bzw. 30 Tage eingeben

Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)

• Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
• Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist

Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten

Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX

Wechsel des Beschäftigungsausmaß

• In jenes Monat im Monatsplan gehen, wo neues Beschäftigungsausmaß ist
• Mitarbeiter öffnen und Beschäftigungsausmaß einfach ändern

Austritt

• Über Monatsplan – rechtklick am letzten Tag - Austritt
• wurde Austritt falsch eingeben bitte bei uns anrufen, wir ändern es

Wiedereintritt

• über Kalenderzeile im Monatsplan

--> alles rückgängig machen!!!'

Dienste

Dienstanlage an einem Beispiel vorzeigen - Empfehlung Dienst KOPIEREN

• Allgemein
  • Plansymbol – wie der Dienst am Monatsplan angezeigt wird
• Korrektur des Zeitbereichs mit dem UHRENSYMBOL
• Pausen
  • bei Bezahlte Pausen: Anmerkung – bezahlte Pause: Zeit dazu schreiben (nach 5h Dienst)
  • bei unbezahlter Pause: Pausenzeit als nicht rechnen hinterlegen (wenn gestempelt wird)
  • nach 6. Std. Dienst → ½ Stunde Pause
  • nach 10. Std. Dienst → 1 Stunde Pause

• Zeitbereiche erklären
  • Normalzeit; hier muss der MA hier sein
  • Kann-Zeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
  • Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet

• Dienst auslaufen lassen
  • ein Kreuz bei einem Dienst bedeutet im Monatsplan bedeutet, das der Dienst abgelaufen ist, die Zeit rechnet Alex trotzdem

• Achtung: man kann bei einem Dienst der schon einmal im IST verwendet wurde, den Zeitbereich nicht ändern
  • alten Dienst kopieren
  • neuen bearbeiten
  • alten Dienst auslaufen lassen

• bei Bedarf "Individualdienst" anlegen
  • Kannzeit von 00:00 Heute – 00:00 Morgen hinterlegen
  • rechnet keine Stunden ins Total, kann jederzeit stempeln

--> alles rückgängig machen

Kunden selbst einen Dienst anlegen lassen

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