Statustreppe

Statusmöglichkeiten

• Nicht erzeugt
  • Status existiert aus Performancegründen
  • Pläne werden nicht automatisch durchgerechnet
  • Summen sind eventuell nicht korrekt
  • Ansprüche (z.B. Urlaub) werden IMMER korrekt berechnet
    • für Urlaubsplanung daher kein Statuswechsel erforderlich
  • auch Dienste können in diesem Status normal eingetragen werden

• Planung
  • im Dienstplan die 1. Zeile beim Mitarbeiter
  • AZG-Einstellungen werden geprüft
    • bei Verletzung: schwerer Fehler

• Ist
  • im Dienstplan die 2. Zeile beim Mitarbeiter
  • tatsächliche Arbeitszeiten
  • AZG-Einstellungen werden geprüft
    • bei Verletzung: Warnung

• Abgeschlossen
  • abgerechnete Pläne
  • keine Änderungen mehr möglich

• Versiegelt
  • Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde

Wechsel in die Planung

Sobald Sie mit der Planung eines Monats beginnen möchten, müssen Sie bei geöffnetem Monatsplan den Status von „nicht erzeugt“ auf „Planung“ mit dem Symbol für „Planstatus nach vor“ durchführen. Wenn Sie dies nicht machen, können Sie zwar Dienste und Abwesenheiten im Plan eintragen, es erfolgt aber keine korrekte Berechnung der Summen! Bsp.: Eintrag von zukünftigen Diensten, Fortbildungen, etc. um diese bei der Dienstplanung gleich berücksichtigen zu können!

Der Statuswechsel wird mit folgenden Symbolen durchgeführt:

Wechsel ins Ist

Je nach Unternehmen ist die organisatorische Regelung, wann ein Dienstplan ins Ist gestellt werden muss, unterschiedlich. Häufig muss die Planung am 15. oder 20. des Vormonats abgeschlossen sein und den Mitarbeitern kommuniziert werden.

Zu diesem Zeitpunkt wird der Status ins "Ist" gewechselt, dazu klickt man wieder auf das Symbol „Planstatus nach vor“.

Ein Statuswechsel ist nur möglich, wenn es keine schweren Fehler (rotes x beim Mitarbeiternamen) gibt. Häufige Gründe für schwere Fehler in der Planung sind Arbeitszeitgesetzverletzungen.

Nach dem Statuswechsel ins 'Ist sind die Planungszeile (obere Zeile) und die Istzeile (untere Zeile) ident.

Jeder weitere Eintrag in den Dienstplan wird in die Istzeile eingetragen. Die Planungszeile jedoch bleibt davon unberührt und somit bleibt weiterhin ersichtlich, wie die ursprüngliche Planung aussah zum Zeitpunkt des Statuswechsels.

Hinweis: Alex macht das automatisch, man kann hier keinen Fehler machen, die Planungszeile ist nicht mehr bearbeitbar.

Wechsel in Abgeschlossen

Wenn alle Istzeiten erfasst wurden, Mehr- und Überstunden entsprechend behandelt wurden und die Daten bereits sind für die Lohnartenüberleitung, kann der Status auf "Abgeschlossen" geändert werden.

Es darf zu diesem Zeitpunkt keinen schweren Fehler geben und in den D-Konten (D100%, D125%, ...) darf es keine roten Felder geben!

Ab jetzt kann keine Änderung mehr im Plan erfasst werden.

Wenn Lohnartenschnittstellen oder Abwesenheitsschnittstellen in Betrieb sind, so kann nun der zuständige Mitarbeiter die Schnittstellen erstellen.

Nur ein berechtigter Benutzer kann den Plan wieder zurück setzen ins "Ist", um beispielsweise noch fehlende Zeiten einzutragen.

Automatische chronologische Ordnung

WICHTIG:

Alex^® lässt es nicht zu, dass der Planstatus nicht chronologisch nach vor bzw. zurück versetzt wird. D.h. der Jänner kann niemals in Planung sein und der Feb. bereits im Status IST. Wird der Februar ins Ist gesetzt, wenn der Jänner noch im Status Planung ist, dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins Ist gesetzt.

Oder wenn Sie z.B. den Jänner und Februar abgeschlossen haben und im März aber für den Jännerplan noch etwas ändern möchten und dafür den Jänner zurück ins IST setzen, dann wird automatisch der Februar ebenfalls ins IST gesetzt. Dies ist zu bedenken, wenn Sie den Jänner wieder abschließen, denn dann müssen Sie auch den Februar wieder abschließen.

Statustreppe - Planung/Ist/Abgeschlossen
grafische Übersicht	Darstellung in Zeilen

Statusautomatik

Ein automatischer Wechsel ist möglich von:

• Planung auf Ist
  • Am 1. des Monats wird der Dienstplan vom aktuellen Monat automatisch in den Status Ist gesetzt
• Ist auf Abgeschlossen
  • Am 1. des Monats wird der Dienstplan vom vorigen Monat automatisch in den Status Abgeschlossen gesetzt

Achtung: Der automatische Statuswechsel ist nur möglich, wenn kein schwerer Fehler im Dienstplan vorhanden ist und offene Genehmigungsanträge bearbeitet wurden!

Parametrierung:

Weiterführende Links

Im "Status Planung" arbeiten