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Version vom 6. Februar 2023, 13:32 Uhr
Checkliste zur kompakten Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche), wenn mit Vorlage-Diensten gearbeitet wird
Ablauf | |
Inhalt | Dauer |
Supervisorenschulung Basis | 4 Stunden |
Telefonschulung | 1 Stunde |
Supervisorenschulung Aufbau | 4 Stunden |
SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT MIT VORLAGE-DIENSTE AUFBAU
Begrüßung
- Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
- Ablauf
- 1. Schulung: Dienstplanung
- Telefontermin zur Istzeitbearbeitung
- 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage
- Verwendung Google Chrome
- Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
- Newsletter anmelden (jetzt)
- Webinare (Übersicht zeigen)
- Wiki mit Schulungsinhalten
- Login erklären
- Kundenkennung + Benutzername + Passwort
Benutzeroberfläche
- Systemmenü
- Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
- Passwort ändern
- Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
- Navigator
- zuletzt verwendet (20 Punkte)
- einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
- Navigatoransichten erklären
Dienstplan
Dienstplan öffnen
- über Dienstplansuche
- Reiter erklären
- Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
- Dienstplan öffnen & wieder schließen
- über zuletzt verwendet öffnen
Dienstplanoberfläche
- Werkzeugleiste
- Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
- Balken verziehen
- Monitor
- Benachbarte Wochen anzeigen
- Standard wiederherstellen
- Arbeitsblatt besprechen
- Namensspalte
- Personal sortieren
- Kalenderzeile
- Summenspalten
- Legende
- Zellen optimale Breite
- Namensspalte
→ Bildschirmeinstellungen speichern
Dienstplanung
Wochenzeitmodell Anlage
- 1. volle Woche Dienste erfassen
- Muster übernehmen
- Kunde erfasst ein WZM
- Summen erklären und kontrollieren
Grundlagen
- Planungscodes ganzer Tag
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
- löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
- 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
- Planungscodes stundenweise
- Dienste löschen
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger
Wenn zusätzlich mit Diensten aus Legende gearbeitet wird:
- Dienste eintragen
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
- 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
- Kombidienst
→ Alles rückgängig machen
Statustreppe
- vollständig erklären
- Wechsel in Planung
- Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig
Arbeitszeitgesetz-Prüfungen
- Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
Summenspalten
- Konten erklären
Statuswechsel ins IST
- spätestens am Monatsersten
- kann automatisiert werden
- Stempelungen nur im IST sichtbar
Istzeiterfassung
Grundlagen
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- K/G Änderungen
- Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
- Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
- Pause gearbeitet, Pause verlängern
- Summen besprechen
- Texte erfassen
- optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
- nächsten / vorigen Monat öffnen
Automatische Zeiterfassung
- Lesegerät anschließen
- Chips im Personalstamm hinterlegen
- Stempeluhr öffnen & erklären
Selbstbedienungsbenutzer
- Berechtigungen nochmals besprechen
- Regelung für Benutzer + Passwort besprechen
Ausdruck
- Stundennachweis
- für einen bzw. alle Mitarbeiter
- Dienstplan drucken
- Druckeinstellungen
- Anzahl Mitarbeiter pro Seite
- Summenschema hinterlegen
- Wochenausdruck
Jahresplan
- Zeitbereich einstellen
- nächsten öffnen
- Urlaubsplanung
Abschluss
- Hilfe (Systemmenü)
- Termine vereinbaren: Telefontermin & 2. Schulung
- Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
TELEFONSCHULUNG
Automatische Zeiterfassung
- Umrandungen erklären
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- Standeskontrolle einschalten
- Schwarzes Fragezeichen
- Oranges Fragezeichen
- Grünes Plus
- ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
- Stempelfehler bearbeiten
- Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
- Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
- Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
Manuelle Zeiterfassung
- Umrandungen erklären
- Istzeiterfassung wiederholen
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- K/G Änderungen
- Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
- Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
- Pause gearbeitet, Pause verlängern
Istzeiterfassung bestätigen
- Kalenderzeile
SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT MIT VORLAGE-DIENSTE AUFBAU
Begrüßung
- Ablauf
- Abrechnung
- Personalanlage
- Dienstanlage
Offene Fragen
- Fragen auf Flipchart sammeln
Wiederholung
Automatische Zeiterfassung
- Umrandungen erklären
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- Standeskontrolle einschalten
- Schwarzes Fragezeichen
- Oranges Fragezeichen
- Grünes Plus
- ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
- Stempelfehler bearbeiten
- Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
- Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
- Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
Manuelle Zeiterfassung
- Umrandungen erklären
- Istzeiterfassung wiederholen
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- K/G Änderungen
- Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
- Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
- Pause gearbeitet, Pause verlängern
→ Istzeiten müssen richtig erfasst sein, damit abgerechnet werden kann
Stundennachweis
- für einen bzw. alle Mitarbeiter
- * bei manueller K/G-Korrektur
Abrechnung
Summenspalten
- Konten der Planungsansicht erklären
- Wechsel Summenansicht
- Konten der Abrechnungsansicht erklären
Abrechnung Ende Durchrechnungszeitraum
- Abrechnung gemeinsam besprechen
- Abschlussbuchungen ausführen
- veränderte Summen besprechen
- Umbuchung im D-Konto zeigen
- löschen der Umbuchung
- bei Bedarf Stunden auszahlen
Statustreppe
- vollständig erklären
- Plan abschließen
Lohnarten
- Lohnartenliste
- Lohnartenexport (optional)
→ Alles rückgängig machen
→ Kunde führt Abrechnung durch
Zusammenfassung Abrechnung & Abschluss
- Istzeiten korrekt
- keine schweren Fehler
- Abschlussbuchungen ausführen
- Statuswechsel auf Abgeschlossen
- Lohnartenliste, Stundennachweis,...
Personal
Anlage Personal
- Kalenderzeile - "Neues Personal"
- Erklärung: Stichtag - nicht verändern (IMMER 1. des Monats!)
- notwendige Stammdaten hinterlegen
- Anspruchszeilen anlegen
Wechsel Beschäftigungsausmaß
- über Verlauf im Personalstamm anpassen
Inaktivzeiten
Austritt
- Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
Wiedereintritt
- Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
→ Alles rückgängig machen
→ Kunde legt Testmitarbeiter an
Dienste
Anlage Dienst
- Dienst kopieren
- Kopierten Dienst abändern
- Original Dienst auslaufen lassen, wenn nicht mehr benötigt
- Zeitbereiche erklären
- Normalzeit: hier muss der MA hier sein
- Kannzeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
- Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet
→ Alles rückgängig machen
→ Kunde legt Dienst an