Supervisorenschulung WEB Vorlage-Dienste

Checkliste zur kompakten Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche), wenn mit Vorlage-Diensten gearbeitet wird

Ablauf
Inhalt	Dauer
Supervisorenschulung Basis	4 Stunden
Telefonschulung	1 Stunde
Supervisorenschulung Aufbau	4 Stunden

SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT MIT VORLAGE-DIENSTE AUFBAU

Begrüßung

• Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)

• Ablauf
  • 1. Schulung: Dienstplanung
  • Telefontermin zur Istzeitbearbeitung
  • 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage
• Verwendung Google Chrome
• Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
  • Newsletter anmelden (jetzt)
  • Webinare (Übersicht zeigen)
  • Wiki mit Schulungsinhalten
• Login erklären
  • Kundenkennung + Benutzername + Passwort

Benutzeroberfläche

• Systemmenü
  • Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
  • Passwort ändern
  • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern

• Navigator
  • zuletzt verwendet (20 Punkte)
  • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
  • Navigatoransichten erklären

Dienstplan

Dienstplan öffnen

• über Dienstplansuche
• Reiter erklären
• Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
• Dienstplan öffnen & wieder schließen
• über zuletzt verwendet öffnen

Dienstplanoberfläche

• Werkzeugleiste
  • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
• Balken verziehen
• Monitor
  • Benachbarte Wochen anzeigen
  • Standard wiederherstellen
• Arbeitsblatt besprechen
  • Namensspalte
    • Personal sortieren
  • Kalenderzeile
  • Summenspalten
  • Legende
    • Zellen optimale Breite

→ Bildschirmeinstellungen speichern

Dienstplanung

Wochenzeitmodell Anlage

• 1. volle Woche Dienste erfassen
• Muster übernehmen
• Kunde erfasst ein WZM
• Summen erklären und kontrollieren

Grundlagen

• Planungscodes ganzer Tag
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
  • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
  • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
• Planungscodes stundenweise
• Dienste löschen
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger

Wenn zusätzlich mit Diensten aus Legende gearbeitet wird:

• Dienste eintragen
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
  • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Kombidienst

→ Alles rückgängig machen

Statustreppe

• vollständig erklären
• Wechsel in Planung
• Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

• Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen

Summenspalten

• Konten erklären

Statuswechsel ins IST

• spätestens am Monatsersten
  • kann automatisiert werden
• Stempelungen nur im IST sichtbar

Istzeiterfassung

Grundlagen

• Dienst ändern
• Zusatzdienst
• Dienst löschen
• Planungscode eintragen
  • ganzer Tag / stundenweise
• K/G Änderungen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern
• Summen besprechen
• Texte erfassen
• optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
• nächsten / vorigen Monat öffnen

Automatische Zeiterfassung

• Lesegerät anschließen
• Chips im Personalstamm hinterlegen
• Stempeluhr öffnen & erklären

Selbstbedienungsbenutzer

• Berechtigungen nochmals besprechen
• Regelung für Benutzer + Passwort besprechen

Ausdruck

• Stundennachweis
  • für einen bzw. alle Mitarbeiter
• Dienstplan drucken
• Druckeinstellungen
  • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
  • Summenschema hinterlegen
• Wochenausdruck

Jahresplan

• Zeitbereich einstellen
• nächsten öffnen
• Urlaubsplanung

Abschluss

• Hilfe (Systemmenü)
• Termine vereinbaren: Telefontermin & 2. Schulung
• Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

TELEFONSCHULUNG

Automatische Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Dienst ändern
• Zusatzdienst
• Dienst löschen
• Planungscode eintragen
  • ganzer Tag / stundenweise
• Standeskontrolle einschalten
  • Schwarzes Fragezeichen
  • Oranges Fragezeichen
  • Grünes Plus
    • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
• Stempelfehler bearbeiten
  • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
  • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
• Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Istzeiterfassung wiederholen
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern

Istzeiterfassung bestätigen

• Kalenderzeile

SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT MIT VORLAGE-DIENSTE AUFBAU

Begrüßung

• Ablauf
  • Abrechnung
  • Personalanlage
  • Dienstanlage

Offene Fragen

• Fragen auf Flipchart sammeln

Wiederholung

Automatische Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Dienst ändern
• Zusatzdienst
• Dienst löschen
• Planungscode eintragen
  • ganzer Tag / stundenweise
• Standeskontrolle einschalten
  • Schwarzes Fragezeichen
  • Oranges Fragezeichen
  • Grünes Plus
    • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
• Stempelfehler bearbeiten
  • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
  • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
• Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

• Umrandungen erklären
• Istzeiterfassung wiederholen
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern

→ Istzeiten müssen richtig erfasst sein, damit abgerechnet werden kann

Stundennachweis

• für einen bzw. alle Mitarbeiter
• * bei manueller K/G-Korrektur

Abrechnung

Summenspalten

• Konten der Planungsansicht erklären
• Wechsel Summenansicht
• Konten der Abrechnungsansicht erklären

Abrechnung Ende Durchrechnungszeitraum

• Abrechnung gemeinsam besprechen
• Abschlussbuchungen ausführen
• veränderte Summen besprechen
• Umbuchung im D-Konto zeigen
  • löschen der Umbuchung
• bei Bedarf Stunden auszahlen

Statustreppe

• vollständig erklären
• Plan abschließen

Lohnarten

• Lohnartenliste
• Lohnartenexport (optional)

→ Alles rückgängig machen

→ Kunde führt Abrechnung durch

Zusammenfassung Abrechnung & Abschluss

• Istzeiten korrekt
• keine schweren Fehler
• Abschlussbuchungen ausführen
• Statuswechsel auf Abgeschlossen
• Lohnartenliste, Stundennachweis,...

Personal

Anlage Personal

• Kalenderzeile - "Neues Personal"
• Erklärung: Stichtag - nicht verändern (IMMER 1. des Monats!)
• notwendige Stammdaten hinterlegen
• Anspruchszeilen anlegen

Wechsel Beschäftigungsausmaß

• über Verlauf im Personalstamm anpassen

Austritt

• Rechtklick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"

Wiedereintritt

• Kalenderzeile - "Wiedereintritt"

→ Alles rückgängig machen

→ Kunde legt Testmitarbeiter an

Dienste

Anlage Dienst

• Dienst kopieren
  • Kopierten Dienst abändern
  • Original Dienst auslaufen lassen, wenn nicht mehr benötigt

• Zeitbereiche erklären
  • Normalzeit: hier muss der MA hier sein
  • Kannzeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
  • Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet

→ Alles rückgängig machen

→ Kunde legt Dienst an