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Planungscode eintragen

Weiters können Planungscodes (div. An-/Abwesenheiten) pro Zeitbereich hinterlegt werden, indem diese beim entsprechenden Zeitbereich der Schaltfläche "Anwesend" ausgewählt werden. |

Hier wird dargestellt, wie sich die Kommt-/Gehtzeiten verhalten, abhängig davon, ob der Planungscode während des Dienstes oder außerhalb des Dienstes, eingetragen wird.

Färbige Umrandungen am Tag

Haben sich zu den geplanten Dienstzeiten Änderungen ergeben, so werden diese mittels farbigen Umrandungen in der Monatsansicht dargestellt:

Darstellung	Erklärung
	Plus zum eingetragenen Dienst
	Minus zum eingetragenen Dienst
	Die Sollzeit des Dienstes wurde erreicht, jedoch hat es Änderungen im Kommt/Geht gegeben (z.B. Eintrag eines Planungscodes)

Kommt/Geht Eintrag kopieren

Mit Hilfe dieser Funktion kann eine spezielle Kommt-/Gehtzeit bei mehreren Mitarbeitern eingetragen werden:

Diese Funktion wird z.B. verwendet um Besprechungen/Fortbildungen für mehrere Mitarbeiter, unabhängig zum geplanten Dienst, einzutragen.

• In der Werkzeugleiste den Punkt „Eintragen - Kommt/Geht einstellen" wählen.
• Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Kommt/Geht-Zeit definiert werden kann.
  • Wichtig: Für die definierte Zeit muss ein Planungscode hinterlegt werden, damit Alex^® die Zeiten verarbeiten kann.
• Klick auf "OK"
• Die Funktion "Eintragen" ist aktiviert und die vordefinierte Kommt/Geht-Zeit kann nun bei jedem beliebigen Mitarbeiter und Tag im Dienstplan eintragen werden.

Werkzeugleiste - Eintragen	Zeit und Planungscode eintragen

Zu diesem Thema gibt es auch einen Videomitschnitt aus unserem Webinar:

Videomitschnitt vom Webinar

Dienste auf anderen Mitarbeiter kopieren

Ein eingetragener Dienst kann, inklusiver aller bereits getätigten Änderungen, auf einen oder mehrere andere Mitarbeiter kopiert werden.

• Rechte Maustaste am entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter und „Dienst kopieren auf“ wählen
• In der Liste können nun ein oder mehrere Mitarbeiter markiert werden, auf die der Dienst kopiert werden soll
• Auswahl mit "OK" bestätigen
• Der Dienst wurde nun auf alle ausgewählten Mitarbeiter kopiert

Kontext-Menü: Dienst kopieren auf	Einen / mehrere Mitarbeiter auswählen

Eine andere Variante ist das Kopieren direkt im Dienstplan:

• Den entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter anklicken
• Die "Umschalttaste" gedrückt halten
• Den Dienst auf den entsprechenden Mitarbeiter bzw. Tag ziehen - kleines Kopiersymbol ist neben dem Mauszeiger sichtbar

Diese Funktion kann für einen einzelnen Tag oder auch für mehrere Dienste angewendet werden.

Einzelnen Dienst kopieren - Video anklicken	Dienstfolge kopieren - Video anklicken

Diensttausch

Sollen die Dienste zweier Mitarbeiter getauscht werden, so kann dies folgendermaßen durchgeführt werden:

Tausch der Dienste am gleichen Tag:

• Rechte Maustaste am entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter und „Dienst tauschen mit“ wählen
• Doppelklick auf den Mitarbeiter, mit dem getauscht werden soll.

Kontext-Menü: Dienst tauschen mit	Einen Mitarbeiter auswählen

Tausch der Dienste unabhängig vom Tag:

• Den entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter anklicken
• Die "Strg"-Taste gedrückt halten
• Den Dienst auf den zu tauschenden Mitarbeiter bzw. Tag ziehen - kleines Tauschsymbol ist neben dem Mauszeiger sichtbar

Diensttausch tagunabhängig - Video anklicken

Texte erfassen

Wurde ein Text erfasst, so wird ein Dienst/Planungscode unterstrichen, bzw. an einem freien Tag ein "*" angezeigt:

Text hinterlegt

Texte können für einen ganzen Tag oder nur für eine bestimmte Kommt-/Gehtzeit erfasst werden.

Texte für den ganzen Tag:

• Rechtsklick auf den Dienst/Planungscode beim jeweiligen Mitarbeiter
• "Text erfassen" auswählen

Texte für bestimmte Kommt/Gehtzeiten:

• Kommt/Gehtfenster öffnen
• bei der entsprechenden Kommt/Gehtzeit das Symbol "Text erfassen" auswählen

Text im Kommt-Geht-Fenster erfassen

Texte für den ganzen Tag können für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig erfasst werden:

• Rechtsklick auf den gewünschten Tag in der Kalenderzeile
• "Text erfassen für" auswählen
• In der Liste die Mitarbeiter auswählen, für welche der Text eingetragen werden soll

Soll der Text für alle Mitarbeiter am Plan erfasst werden:

• Rechtsklick auf den gewünschten Tag in der Kalenderzeile
• "Text erfassen für Alle" auswählen

Text für mehrere / alle Mitarbeiter erfassen

Poolzuteilung

Mittels Poolzuteilung kann ein Mitarbeiter auf einen anderen Dienstplan verliehen werden.

Dadurch ist der Mitarbeiter auf dem anderen Dienstplan sichtbar und kann an den verliehenen Tagen auf beiden Dienstplänen verplant werden.

Siehe Poolzuteilung

Ausdruck Dienstplan

Der Ausdruck des Monatsplans wird durch Klick auf den Button „Drucken“ der Gruppe „Ausdruck“ gestartet. Es öffnet sich eine PDF-Datei, welche ausgedruckt oder auch abgespeichert werden kann.

Druckmenü

Für den Ausdruck gibt es etliche Druckeinstellungen, welche hier genauer beschrieben sind.

Über das Untermenü des Buttons "Drucken" können weitere Ausdrucke erstellt werden:

Weiterte Ausdruckmöglichkeiten

Diese Ausdruckmöglichkeiten werden hier beschrieben.

Ausdruck Wochenplan

Es kann auch nur eine einzelne Kalenderwoche ausgedruckt werden:

• Rechtsklick in die Kalenderzeile der gewünschten Kalenderwoche
• "Woche drucken" auswählen

Einzelne Kalenderwoche drucken

Die Druckeinstellungen sind hier beschrieben.

Statustreppe

Eines der wichtigsten Konzepte in Alex^®ist die Statustreppe.

Es gibt folgende Bearbeitungsstatus:

• Nicht erzeugt:
  • Pläne, die noch nicht geplant wurden
  • Alle Einträge sind möglich
  • besonders für langfristige Planungen (z.b. Urlaub) gedacht
• Plan:
  • 1. Zeile des Dienstplans wird befüllt
  • Solldienstplan
• Ist:
  • 2. Zeile wird befüllt
  • Einträge aus Status "Planung" werden automatisch übernommen
  • Erfassung kurzfristiger Änderungen zur Planung
  • Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten/Abwesenheiten
• Abgeschlossen:
  • Abgerechnete Pläne
    • evtl. bereits an die Lohnverrechnung übergeleitet
  • Keine Änderungen mehr möglich

Sobald mit der Planung eines Monats begonnen wird, muss der Status von„nicht erzeugt“ auf „Planung“ geändert werden.

Bleibt der Plan in "nicht erzeugt", können zwar Dienste und Abwesenheiten eintragen werden, es erfolgt aber keine Berechnung!

Der Wechsel des Status wird direkt im Dienstplan mit den entsprechenden Pfeilen durchgeführt:

Statuswechsel durchführen
nach vor	zurück
nicht erzeugt -> Plan Plan -> Ist Ist -> Abgeschlossen	Abgeschlossen -> Ist Ist -> Plan Plan -> nicht erzeugt

WICHTIG:

Der Planstatus muss immer chronologisch nach vor bzw. zurück gesetzt werden!

D.h. der Jänner kann niemals in Planung sein und der Februar bereits im Status IST. Wird der Februar ins Ist gesetzt dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins Ist gesetzt.

Oder wenn z.B. der Jänner und Februar abgeschlossen sind und im Jänner-Plan noch etwas geändert werden muss - so wird beim Zurücksetzen vom Jänner automatisch der Februar ebenfalls ins IST gesetzt. Dies ist zu bedenken, wenn Sie den Jänner wieder abschließen, denn dann müssen Sie auch den Februar wieder abschließen!

Hier finden Sie noch mehr Informationen zur Statustreppe.

Dienstplan abschließen

Am Monatsende muss der Dienstplan abgeschlossen werden - dabei sind folgende Punkte zu beachten:

1. Alle Änderungen im Status Ist müssen eingetragen sein
2. Alle Stempelfehler müssen bearbeitet werden
3. Tages- und Wochenüberstunden müssen bearbeitet sein
4. Abschlussbuchungen müssen ausgeführt werden
5. Statuswechsel in Status "Abgeschlossen" durchführen
6. Optional: Übermittlung der Lohnartenliste (durch Supervisoren)

Stempelfehler bearbeiten

Werden die Istzeiten mittels automatischer Zeiterfassung gestempelt, so müssen fehlerhafte Stempelungen vor Abschluss des Dienstplans korrigiert oder nachbearbeitet werden.

Details zur Nachbearbeitung von Stempelungen unter Stempelnachbearbeitung.

Abschlussbuchungen ausführen

Am Monatsende bzw. am Ende des Durchrechnungszeitraums müssen etwaige Tages-/Wochen- oder DRZ-Überstunden, welche durch die definierte Abrechnungslogik entstehen, abgerechnet werden.

Mittels Abschlussbuchungen wird die Abrechnung automatisch nach den hinterlegten Abrechnungsdetails durchgeführt.

Dazu in einer Spaltenüberschrift ein Rechtsklick gemacht und "Abschlussbuchungen ausführen" ausgewählt werden.

Nach Durchführung der Abschlussbuchungen kann der Dienstplan abgeschlossen werden.

Abschlussbuchungen ausführen

Manuelle Bearbeitung von Tages- / Wochenüberstunden

Die notwendigen Abrechnungsschritte können auch manuell durchgeführt werden.

Besonders bei Tages- und Wochenüberstunden kann dies im laufenden Monat von Vorteil sein, da die angefallenen Überstunden dann sofort sichtbar sind und nicht erst am Monatsende nach "Abschlussbuchungen ausführen".

Weiters kann es auch dann notwendig sein, wenn einzelne Mitarbeiter von den allgemeinen Abrechnungsregeln abweichen bzw. wenn einmalig eine andere Abrechnung gelten soll.

Tagesüberstunden

Ist der definierte Überstundengrenzwert am Tag überschritten, wird das in Alex^® wie folgt dargestellt:

Darstellung Tagesüberstunden

• Rechtsklick auf den markierten Tag
• Auswahl von „Dienstbeginn mit Planungscode markieren“ oder „Dienstende mit Planungscode markieren“
  • Definition, welche Stunde die Überstunde ist
• Auswahl des entsprechenden Planungscodes

Auswahl Dienstbeginn/Dienstende mit Planungscode markieren	Planungscode auswählen	Ergebnis
	Auswahl mit Doppelklick bestätigen

Wochenüberstunden

Ist der definierte Überstundengrenzwert in der Kalenderwoche überschritten, wird das in Alex^® wie folgt dargestellt:

Darstellung Wochenüberstunden

• Rechtsklick am letzten Tag der betroffenen, markierten Woche
• „Wochenfehler-Stunden mit Planungscode markieren“
• Auswahl des entsprechenden Planungscodes
• Nach Auswahl des Planungscodes wird dieser automatisch bei den letzten Stunden der Woche eingetragen

Wochenfehler-Stunden mit Planungscode markieren	Planungscode auswählen	Ergebnis
	Auswahl mit Doppelklick bestätigen

Weitere Funktionen

Jahresplan

Der Jahresplan bietet einen guten Überblick über die verplanten Dienste und Abwesenheiten eines Mitarbeiters über das ganze Jahr.

Es können einerseits langfristig geplante Abwesenheiten eingetragen, aber auch laufende Änderungen im Dienstplan vorgenommen werden.

Der Jahresplan ist besonders zur Nachberechnung und Verfolgung der Anspruchsverwaltung (z.B. Urlaubsansprüche) hilfreich.

Der Jahresplan des Mitarbeiters kann jederzeit direkt über den Dienstplan geöffnet werden:

• Klick mit der rechten Maustaste auf den Namen in der Namensspalte
• "Jahresplan öffnen"

Jahresplan für Mitarbeiter

Weitere Informationen zum Jahresplan finden Sie hier.

Meldungsfenster

In der Namensspalte können unterschiedliche Meldungssymbole angezeigt werden.

Diese sind ersichtlich, sobald Texte erfasst werden oder leichte bzw. schwere Fehler bestehen.

Dabei wird unterschieden in:

Symbol	Meldung	Beschreibung
	Hinweis	Text oder einfacher Abrechnungshinweis
	Warnung	Leichter Fehler, Status darf verändert werden
	Schwerer Fehler	Schwerer Fehler, der Plan kann nicht in den nächsten Status gewechselt werden.

Positioniert man den Mauszeiger über das Meldungssymbol, so wird die Meldung im Tooltip detailliert beschrieben:

Beispiel Tooltip - Schwerer Fehler

Mithilfe der Funktion "Meldungsfenster umschalten" lassen sich alle Meldungen des Dienstplans für ein Monat anzeigen.

Video durch Anklicken vergrößern

Besetzungsfenster

Im Monatsplan befindet sich im unteren Bereich des Arbeitsblatts die Besetzungsansicht.

Standardmäßig werden hier alle vorhandenen Dienste aufgelistet. Pro Dienst wird angezeigt, wie oft dieser je Tag verplant wurde.

Besetzungsansicht

Dieser Besetzungsreport ist ein mächtiges Werkzeug - hier können viele unterschiedliche Informationen dargestellt werden - siehe Kapazitätsabgleich.

Dritte Kalenderzeile

In der Monatsansicht wird in der dritten Kalenderzeile immer die Anzahl der vorhandenen Einträge des aktiven Dienstes / Planungscodes angezeigt.

Die Anzahl erscheint, sobald man einen Dienst, einen Planungscode oder eine Aufgabe in der Legende zum Eintragen auswählt.

Darstellung 3. Kalenderzeile