Stempelnachbearbeitung

Bei der elektronischen Zeiterfassung können unterschiedlichste Stempelfehler auftreten, die manuell nachzubearbeiten sind, z.B.:

• Der Mitarbeiter vergisst zu stempeln
• Der Mitarbeiter stempelt mehrmals
• Der Mitarbeiter stempelt Kommt statt Geht
• Der Mitarbeiter stempelt an einem freien/abwesend geplanten Tag

Typen von Stempelungen

Es wird zwischen drei Typen von Stempelungen unterschieden:

• Kommt/Geht: Stempelungen zu Dienstbeginn und Dienstende
• Abwesenheit: Stempelung von Abwesenheiten wie Arztbesuche, Behördengänge etc. (beim Planungscode ist die Planungscodeart "Abwesend" hinterlegt)
• Anwesenheit: Stempelung von Anwesenheiten wie Besprechungen, interne Fortbildungen etc. (beim Planungscode ist die Planungscodeart "Anwesend" hinterlegt sein)

Welche Tage müssen bearbeitet werden?

Ob eine Stempelung nachzubearbeiten ist, kann auf zwei Varianten erkannt werden:

• Standeskontrolle:
  • Durch Einschalten der Standeskontrolle werden die Tage im Dienstplan mit einem Symbol gekennzeichnet.

• Meldungsfenster:
  • Ein schwerer Fehler erscheint in der Namensspalte und im Meldungsfenster gibt es eine Information zu einem fehlerhaftem Zeitstempel

Nachbearbeitung

Die Nachbearbeitung der Stempelungen erfolgt über das Kommt-/Gehtfenster.

Die Kommt-/Gehtzeiten werden zur Nachvollziehbarkeit in unterschiedlichen Farben dargestellt:

Farbe	Bedeutung	Darstellung
Grün	Die Stempelung ist in Ordnung und Kommt von der Stempeluhr/App
Weiss	Die Zeit wurde manuell eingegeben/nachbearbeitet
Rot	Die Stempelung muss nachbearbeitet werden
Blau	Die Stempelung wurde storniert

Die Nacherfassung kann manuell oder über die Stempel Autokorrektur durchgeführt werden.

Manuelle Bearbeitung

Die fehlerhaften Stempelungen werden direkt im Kommt-/Gehtfenster bearbeitet und mittels manueller Eingabe eingetragen.

Fall	Ausgangssituation	Was machen	Endsituation
Kommt oder Geht Stempelung fehlt		Die fehlende Zeit eintragen
Keine Stempelung vorhanden		Kommt- und Gehtzeit nachtragen
		Abwesenheit im Dienstplan eintragen

Hier finden Sie diverse Beispiele zu den unterschiedlichen Stempeltypen:

• Kommt-/Geht Stempelungen
• Stempelungen mit Planungscode ABWESEND (z.B. Arzt, Einsatz außer Haus, Behördenweg)
• Stempelungen mit Planungscode ANWESEND (z.B. Besprechung, interne Fortbildung)

Wichtig: Die Bearbeitung sollte nicht am aktuellen Tag durchgeführt werden

Stempel Autokorrektur

Im Kommt-Geht-Fenster sowie in der Werkzeugleiste des Dienstplans gibt es zwei Buttons zur Korrektur von Stempelfehlern.

Stempelfehler automatisch korrigieren	Fehlende Stempel auf "geplant" ändern

Verwendet man diese Buttons aus der Werkzeugleiste heraus, werden die Stempelfehler für den gesamten Plan automatisch korrigiert (so wie unten einzeln beschrieben).

Stempelfehler automatisch korrigieren

Stempelfehler im Kommt-Geht automatisch korrigieren

Es ist auch möglich, dies für den gesamten Dienstplan aufzurufen - Button in der Werkzeugleiste

Dieser Button kann bei folgenden Stempelfehlern verwendet werden:

• Mehrere Kommt-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
• Mehrere Geht-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
• Zwei Mal Kommt länger als 2 Minuten getrennt wird zu einem Kommt/Geht-Paar umgewandelt
• Abwesenheitsstempelung (z.B. Arztbesuch) mit fehlender Ende/Beginn Buchung des Planungscodes

Anmerkung zu den folgenden Beispielen: die AutoPause entsteht nicht durch die automatische Korrektur der Zeitstempel, sondern weil in diesem System eine automatische Ruhepause hinterlegt ist.

Beispiel 1:

Mitarbeiter hat mehrmals Kommt gestempelt:	Nach Korrektur:

Beispiel 2:

Mitarbeiter hat mehrmals Geht gestempelt:	Nach Korrektur:

Beispiel 3:

Mitarbeiter hat statt Geht um 16 Uhr Kommt gestempelt	Nach Korrektur:

Beispiel 4:

Diese Variante funktioniert seit V2021.04

Mitarbeiter hat statt Kommt um 6:30 Uhr Geht gestempelt.	Nach Korrektur:

Beispiel 5:

Mitarbeiter hat statt Ende Arzt um 11:00 Uhr Kommt gestempelt.	Nach Korrektur:

Fehlende Stempel auf "geplant" ändern

Wenn Mitarbeiter einzelne Kommt/Geht-Stempelungen vergessen, kann mittels dieses Buttons die fehlende Stempelung mit der geplanten Sollzeit des Dienstes ergänzt werden.

Beispiel:

Mitarbeiter hat nur Kommt gestempelt, die Ausstempelung fehlt jedoch. Mit einem Klick auf den Korrektur-Button wird das geplante Dienstende übernommen.

Fehlende Geht-Stempelung	Nach Korrektur

Spezielle Funktionen

Funktion "Zeitstempel anzeigen"

Mithilfe dieser Funktion kann man sich alle Stempelungen des Mitarbeiters des aktuellen Monats anzeigen lassen:

Zeitstempel anzeigen

Diese Auflistung enthält nur Stempelungen von der Stempeluhr, der Handy App oder Stempelungen aus der Funktion "Stempel manuell erfassen". Manuell eingetragene Zeiten im Kommt-/Gehtfenster sind hier nicht sichtbar.

Die Funktion wird über das Kontextmenü in den Summenspalten aufgerufen:

Rechtsklick in den Summenspalten des Mitarbeiters

Funktion "Stempel manuell erfassen"

Diese Funktion dient der Nacherfassung einer Stempelung, welche behandelt wird, als ob diese von einer Stempeluhr kommt.

Im Kommt/Gehtfenster wird diese dann auch mit der Farbe "grün" dargestellt.Die Funktion "Stempel manuell erfassen" kann wie folgt aufgerufen werden:

• Personalsuche: Kontextmenü
• Dienstplan: Kontextmenü in der Summenspalte des Mitarbeiters

​Die Maske zum Erfassen der Stempelungen sieht wie folgt aus:

Stempel manuell erfassen

Zeitstempelprotokoll

Zur Nachvollziehbarkeit woher ein Zeitstempel kommt, kann das Zeitstempelprotokoll aktiviert werden.

Links

• Videomitschnitt vom Webinar
• Standeskontrolle