Genehmigungsverfahren/Parametrierung

Um ein Genehmigungsverfahren in Alex verwenden zu können, müssen zuerst einige Einstellungen vorgenommen werden.

Config-File

im '.bfx_CONFIG' muß das Model und die Benutzerschnittstelle registriert werden. Z.B.:

... 
, "modelPlugins" :
  { "1" : "Bfx.Alex.PermissionWorkflow.Model.dll"
  }
, "uiPlugins" :
  { "1" : "Bfx.Alex.PermissionWorkflow.UI.dll"
  }
, "webuiPlugins" :
 { "1": "Bfx.Alex.PermissionWorkflow.UI.Web.dll"
 }
,"httpServicePlugins":
 { "1": "Bfx.Alex.PermissionWorkflow.Model.dll"
 }
,"serverDaemonPlugins":
 { "1": "Bfx.HTTP.Server.dll"
 }
...

Systemeinstellungen

Für die Genehmigungsprozesse muss für die Planungscodes die neue Logik (siehe auch: Planungscodes in Verbindung mit Zeiterfassung) verwendet werden:

Dazu muss unter Systemeinstellungen unter "Zeiterfassung/Stempeluhr" folgendes eingestellt werden:

"Echtzeit für Stempelverarbeitung ignorieren" - > N E I N "PlanSymbol Nachverarbeitung und Umschlüsselung aktiv" - > J A Bitte beachten: Die Parameter auf System nicht einfach umstellen, es muss hierzu in einer RegDB geprüft werden, was sich verändert, welche Planungscodes umgestellt werden müssen.

Anlage des Genehmigungsverfahrens

Über den Navigatorpunkt "Genehmigungsverfahren" muss das Verfahren erstmals angelegt werden.

Allgemein

• Als "Bezeichnung" ist der gewünschte Name für das Genehmigungsverfahren zu erfassen.
• Die Planungscodes sind ebenfalls anzulegen. Es kann bei allen drei Planungscodes die selbe Abrechnung und das gleiche Zeitkonto hinterlegt werden.
  • Wichtig: Der Planungscode für "genehmigt" darf NIE am Bereich zugewiesen werden! Dieser muss immer aus dem Genehmigungsverfahren heraus eingetragen werden
• Bei "Planungscode "Eintragen" für direktes Genehmigen" kann ein Planungscode hinterlegt werden, welcher nach eintragen und speichern, ohne Genehmigungsverfahren direkt in den genehmigten Planungscode umgewandelt wird.
• Bei "Planungscode Genehmigt Ersatz" werden jene Planungscodes hinterlegt, welche den genehmigten Planungscode ersetzen dürfen, ohne zuvor den Planungscode storniert zu haben.
  • Über den Punkt "Ändern" im Genehmigungsverfahren
• Bei "Planungscode Stornierung beantragen" wird der Planungscode für einen Stornoantrag hinterlegt. Siehe Stornoantrag bei Genehmigungsverfahren
• Bei "Einträge übers Wochenende zusammenfassen" kann ausgewählt werden, ob zb Urlaube, die sich von Freitag bis Montag strecken, jedoch an Samstag und Sonntag nicht eingetragen sind, zusammengefasst werden sollen.
• "Urlaubschein für 'Eingetragen'" muss dann auf JA gesetzt werden, wenn am System die Einstellung "automatisches Öffnen des Antragsformulares unterbinden" auf JA gesetzt wurde und man aber trotzdem Antragsscheine drucken möchte für beantragte Planungscodes.

Konten

• Für den Andruck am Antragsschein müssen je Genehmigungsverfahren die Zeitkonten für Stunden und Tage hinterlegt werden.
• Auch bei den 3 Planungscodes selbst müssen unter "Antragsformular" die richtigen Konten eingestellt sein.

Berechtigungen / Benutzer

• Um eine Kontrolle darüber zu haben, wer Urlaube genehmigen oder stornieren darf, können hier die zuvor angelegten Berechtigungen hinterlegt werden.
• Die Berechtigung muss dann der jeweiligen Rolle zugeteilt werden (zb. Dienstplan bearbeiten)
• Supervisoren besitzen alle Berechtigungen
• Infos:
  • werden hier keine Rechte hinterlegt, so kann NUR der Supervisor genehmigen/stornieren
  • es kann für "Genehmigen" und "Stornieren" auch eine gemeinsame Berechtigung angelegt werden

Folgende Fehlermeldung erscheint, wenn die notwendige Berechtigung nicht vergeben ist:

Genehmigergruppen

Ab der Version 2019.6 ist es möglich, Genehmigergruppen einzurichten. In diesem Fall bekommt ein Benutzer nicht das Recht, die gesamte Planungseinheit zu genehmigen, sondern nur für eine Gruppe davon.

Als erstes muss in den Systemeinstellungen folgende Einstellung (Kategorie Allgemein) getroffen werden - erst nach einem Neustart sieht man dann die Genehmigergruppe im Personalstamm:

Anschließend müssen die Genehmigergruppen angelegt werden:

In der Liste für die e-mail Benachrichtigung müssen nur dann Benutzer (es können auch mehrere sein) hinterlegt werden, falls eine e-mail-Benachrichtigung gewünscht ist.

In diesem Fall muss dann bei der Planungseinheit unter Intelligenter Dienstplan kein Benutzer hinterlegt werden. Es darf auch zu keiner Vermischung in einem System kommen, entweder man arbeitet mit Genehmigern pro Planungseinheit ODER mit Genehmigern je Gruppe!

Diese Genehmigergruppe muss beim Benutzer (es könnten auch mehrere sein) hinterlegt werden:

Dazu ist es notwendig, die verwendeten Rechte zum Genehmigen und Stornieren, wie oben beschrieben, in eine Berechtigungsrolle zusammenzufassen. Diese Rolle (zB "Genehmiger") muss dann für die Genehmigergruppe vergeben werden.

Bsp: Benutzer Pfandl darf mehrere Mitarbeiter der Pflegestation 1 genehmigen, aber nicht alle. Beim Benutzer wurden folgende Rechte hinterlegt:

Bei allen Mitarbeitern, welche von Pfandl genehmigt werden, wird nun in den Personalstammdaten (Kategorie Allgemein) die Genehmigergruppe hinterlegt:

Der Benutzer Pfandl wird nun im Genehmigungsverfahren nur die Anträge aus seiner Genehmigergruppe sehen, aber nicht die gesamte Planungseinheit.

Mehrere Genehmigergruppen

Wird ein Personal von mehreren Genehmigern bearbeitet, welche unterschiedliche Zuständigkeitsbereiche haben, dann kann es ab V2021.02 mehreren Genehmigergruppen zugewiesen werden.

- Genehmigergruppe: Hier kann eine beliebige Genehmigergruppe hinterlegt werden. Verwendung bei nur einer Genehmigergruppe pro Personal

- Genehmigergruppe (Plan): Hinterlegung unter Planungseinheit/Genehmigergruppen (Vererbung für ausgewählten Plan)

- Genehmigergruppe (Bereich): Hinterlegung unter Bereich/Genehmigergruppen (Vererbung für ausgewählten Bereich)

- Genehmigergruppe (System): Hinterlegung unter Systemeinstellungen/Genehmigergruppen (Vererbung für gesamtes System)

Die Unterscheidung wer welche Planungscodes bearbeiten darf, wird weiterhin über die Zuteilung der Berechtigungen auf die jeweilige Genehmigergruppe vorgenommen.

Beispiel: MA XY wird von 3 Genehmigern bearbeitet, dann sieht sein Personalstamm/Genehmigergruppen so aus:

- Genehmiger 1 bearbeitet den Urlaub für alle Mitarbeiter --> Genehmigergruppe (System) = G1
- Genehmiger 2 bearbeitet den Zeitausgleich für alle Mitarbeiter des Bereichs "Ärzte" --> Genehmigergruppe (Bereich) = G2
- Genehmiger 3 bearbeitet die Überstunden für alle Mitarbeiter des Plans "Chirurgie" --> Genehmigergruppe (Plan) = G3

Genehmigergruppenplan

Ein Genehmigergruppenplan (ab Version 2019.18 verfügbar) ist ein eigener Plan, auf welchem nur jene Mitarbeiter angezeigt werden, welche die gleiche Genehmigergruppe haben.

Der Aufruf erfolgt über den Navigator: Genehmigergruppenplan. Das Suchfenster funktioniert wie die Monatsplansuche: Von-Datum auswählen und "Ausführen".

Selbstbedienungsbenutzer

Wichtig!

Ab der Version 2018.8 ist es so definiert, dass ein Benutzer, welcher mit einem Personal verknüpft ist (meist Selbstbedienungsbenutzer) NIE das verknüpfte Personal genehmigen darf!

Sprich: Ein Selbstbedienungsbenutzer darf sich NIE selbst genehmigen, obwohl er vielleicht alle anderen Mitarbeiter des gleichen Dienstplanes genehmigen/stornieren kann.

Antragsformular unterdrücken

Sollen keine Antragsformulare bei Genehmigung/Stornierung erscheinen, so können diese unterdrückt werden:

• Systemeinstellungen --> "Allgemein" --> Parameter "automatisches Öffnen des Antragsformulares unterbinden" auf JA gesetzt werden.

Planungscodes

Es müssen eigene Planungscodes angelegt werden:

• Planungscode für beantragt
• Planungscode für direktes genehmigen
• Planungscode für genehmigt

Wichtig bei der Anlage der Planungscodes ist, dass die jeweiligen Leseberechtigungen vergeben werden. So darf z.B: der Planungscode für direktes genehmigen nur den Benutzern freigegeben sein, die diesen auch verwenden dürfen.

WICHTIG: Der "Planungscode für genehmigt" sowie der Planungscode für den Stornoantrag dürfen NIE am Bereich zugeteilt werden, da diese nur über das Genehmigungverfahren eingetragen werden dürfen und NIE Manuell!
Wird ein DIREKTES GENEHMIGEN gewünscht, so muss der entsprechende Planungscode angelegt werden.

Genehmigunsgverfahren und elektronische Zeiterfassung

Wird das Genehmigungsverfahren in Kombination mit elektronischer Zeiterfassung verwendet so ist sehr wichtig, dass folgende Parameter gesetzt werden:

• bei genehmigten ANWESEND Planungscodes (z,B. Überstunden): der Parameter "Für Anwesenheit behalten"
• bei genehmigten ABWESEND Planungscodes (z,B. Zeitausgleich): der Parameter "Für Abwesenheit behalten"

Stornoantrag

Ab der Version 2018.12 ist es möglich auch einen Stornoantrag in ALEX zu erfassen. Siehe Stornoantrag bei Genehmigungsverfahren

Genehmiger Dashboard

Ab der Version 2019.24 gibt es das Genehmiger Dashboard.

Dazu muss in den Systemeinstellungen / Allgemein der Parameter "Genehmigungsverfahren in Systemmenü?" auf JA gesetzt werden.

Anschließend ist ab dem nächsten Einstieg in der Menüleiste der grüne Pfeil für das Genehmigungs-Dashboard zur Verfügung.

Zur Ablaufbeschreibung