Stammdatenschulung

ABLAUF - ÜBERBLICK

Variante 1: Migration der Stammdaten

Hier findet nur eine Migration der Stammdaten statt.

Die Dienste werden im Rahmen der Schulung neu angelegt. Die Dienstpläne werden nacherfasst.

• I. Stammdatenschulung für Supervisoren
• Dienstplanschulung für Supervisoren
• II. Stammdatenschulung für Supervisoren

Dauer: 2 Tage

Anschließend folgt die Dienstplanschulung für die Dienstplanverantwortlichen.

Variante 2: vollständige Migration

Hier findet eine vollständige Migration statt.

Alle Stammdaten, Dienste sowie Dienstpläne werden übernommen.

• I. Stammdatenschulung für Supervisoren
• Dienstplanschulung für Supervisoren
• II. Stammdatenschulung für Supervisoren

Dauer: 1,5 Tage

Anschließend folgt die Dienstplanschulung für die Dienstplanverantwortlichen.

I. STAMMDATENSCHULUNG

Bit Factory: Einstieg mittels Supervisor

Supervisoren: Einstieg mit eigenem User (ggf. müssen Berechtigungen noch vergeben werden)

Klärung der Ausgangssituation

• Was bedeutet Migration?
• Was wurde migriert?
  • Personal
  • Planungseinheiten
  • Dienste
  • Urlaub
• Wie sieht die Statustreppe aus?
  • Status versiegelt
  • Status der migrierten Pläne
• Was muss nachbearbeitet werden?
  • Privilegien
  • Planungscodes
  • Dienste
    • Variante 1: Dienste neu anlegen
    • Variante 2: Kontrolle aller Dienste bzgl. Zeitüberschneidungen
  • Sortierung Abteilungsleiter
  • Reports
  • Mutterschutz

Benutzeroberfläche

• Systemmenü
• Werkzeugleiste
  • ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an
  • Gruppe
  • wegblenden und einblenden über Werkzeugleistensymbol
• Navigator mit Navigatorpunkten (Zuletzt verwendet / Ansichten)
  • wegblenden über x
  • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
  • immer im Hintergrund
  • bei Mausklick im Vordergrund
  • Normalansicht / Stammdatenansicht / Anpassungsansicht
  • die zuletzt eingestellt Ansicht wird beim Benutzer gespeichert
• Arbeitsblatt
• Passwort ändern

Personal

• Personal anlegen im Navigator auswählen (Teilnehmer schauen noch zu!!)
  • Neue Karteikarte angelegt
  • Erklärung Stichtag
    • Stichtag fixieren
  • Erklärung der verschiedenen Eingabemöglichkeiten (Eigenschaften)
    • Textfelder: Zuname, Vorname, …
    • Auswahlfelder: Geschlecht
    • Datumsfeld: Geburtstag (Kalenderfeld zeigen)
    • Verweis auf andere Stammdaten (am Bsp Berufsgruppe)
  • Berufsgruppe auswählen
  • Stamm-Planungseinheit auswählen
  • Überstundenbewertung auswählen
  • Lohn-Überleitung
    • sollte auf Bereich / Planungseinheit schon gesetzt sein und ist durch Auswahl der Berufsgruppe oder Planungseinheit bereits sichtbar
• Unterschied OK / Ausführen / Speichern
• alle Mitarbeiter anlegen lassen (falls noch nicht angelegt, sonst: pro Supervisor ein Testmitarbeiter --> am Ende der Schulung austreten lassen)
• Besonderheiten bei Personal
  • direkt aus Personalfenster heraus
    • Berufsgruppe neu anlegen oder bestehende bearbeiten
      • Auswahl mit Klick auf Auswahlsymbol
      • Auswahl mit Doppelklick auf Verweis
      • Bearbeiten des Verweises mit Mausrolle
    • Planungseinheiten neu anlegen (Statusübersicht nicht vergessen!)
    • (HINWEIS: immer wenn ein grünes Hackerl erscheint --> Bestätigen!!)
• Beispiele für die Verwendung des Verlaufs:
  • Wechsel Stammplanungseinheit ( eine Person mittels Verlauf, viele mit Drag & Drop)
  • Austritt / Wiedereintritt
  • Änderung Zuname bei Heirat
• Suche Personal
  • angelegten Mitarbeiter suchen
  • Suche nach beiden Namen wenn sich Zuname verändert hat --> korrekter MA wird angezeigt

Karenzierung

• Erfassung im Personalstamm
• Suche Personal

Anspruchsberechnung

• im Personalstamm hinterlegen
• Kontrolle des Anspruchs im Jahresplan

Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)

• Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
• Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist

Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten

Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX

DIENSTPLANSCHULUNG

• Suche Monatsplan für Statusübersicht
  • ev. Monat wechseln und Hinweis auf Ausführen, da sonst die Ansicht nicht aktualisiert wird
• Bildschirm erklären
  • Namensspalte
  • Kalender
  • Arbeitsblatt
  • Summenansichten
  • Legende
  • Bildschirmeinstellungen erklären
    • Zellen größer / kleiner
    • ein- / mehrzeilig
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • erweiterte Einstellungen (Farbeinstellung)
• Hinweis auf Mitarbeiter sortieren, wobei es dann tatsächlich von den Planungsverantwortlichen gemacht werden soll
• Namensspalteneinstellungen klären (wg. späterer Benutzeranlage)
  • welche Einstellungen sind gewünscht (für ein- und zweizeilig)
• Summenspalteneinstellungen
  • !!! ACHTUNG: Ansichten für alle User sichtbar !!!
  • benötigte Ansichten anlegen
• Folgemonat öffnen
  • in einem Fenster
  • auf Anfrage: in zwei Fenster
• Statustreppe
• Sollstunden besprechen
• VM - Werte erfassen
• Dienste anlegen (Einrichtungen bis 150 Mitarbeiter: ALLE Dienste anlegen)
  • Hinweis auf Stichtag => ev. bei Personalanlage fixiert?
  • Dienste anlegen lassen
  • Vervielfältigungsmöglichkeit über Kopierfunktion
    • Suche Planungseinheit für Suchbegriff
    • Suche Dienst für Suchbegriff
    • Bildschirm splitten
    • bereits angelegte Dienste auf andere Stationen kopieren
      • Dienstsuche -> rechte Maustaste "Dienst auf andere Planungseinheit kopieren"
      • Dienste ev. bearbeiten und ändern (kopieren / auslaufen lassen)
• Planungscodes besprechen
  • Abrechnung testen: Planungscodes eintragen
• Wochenzeitmodelle anlegen
  • Anlage nur im Status "nicht erzeugt" (Statustreppe)
• Farbmarkierungen anlegen
• Poolzuteilungen über den Dienstplan, über das Arbeitsblatt
  • Hinweis: Sortierung nun möglich
• todo: Plan erstellen (falls noch nicht fertiggestellt)
• Meldungsfenster
  • Tooltip
  • unterer Bildschirmbereich
• Drucken
• Stundennachweis
• Diensttausch
• Jahresplan / Jahresurlaubsplan
• Kommt/Geht - Eintrag kopieren

II. STAMMDATENSCHULUNG

Lohnarten / Umschlüsselung

• Geschichte der Lohnüberleitung
• Lohnarten anlegen
• Lohnartenumschlüsselung anlegen und zuweisen

Kontrolle der Abrechnung

• Einstellung der Summenspalten
• Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: Statustreppe)
• Erzeugen der Lohnartenliste / Schnittstelle
• ev. ABW - Schnittstelle erzeugen

Benutzer

• Vorbereitungsarbeit: Kopie der Rollen (falls benötigt)
• Planungseinheit
  • Suche Planungseinheit für Suchbegriff
  • Planungseinheit anklicken
  • Berechtigung in Werkzeugleiste
  • Rolle mit Doppelklick auswählen
  • Benutzer mit Doppelklick auswählen
    • ev. Benutzer mit Hinzufügen neu anlegen
      • Benutzername in Groß-/Kleinbuchstaben möglich
      • Summenansicht wechseln
      • Namensspalteneinstellungen ev. wechseln
      • OK
  • alle Benutzer für die Planungsverantwortlichen anlegen lassen
    • Hinweis auf Multiselect bei Planungseinheiten
• Bereich
  • Bereichsmanager zuordnen
  • Lesezugriff auf alle Planungseinheiten (zB Betriebsrat) zuordnen
• Alex-Benutzer
  • SUPERVISOR auf Anzahl benötigter Supervisoren kopieren und umbenennen
• Alex schließen und Benutzer mit eigenem Benutzer einsteigen lassen

Protokollierung

• Änderungen am Tag
• Protokoll für Planungseinheit --> Statuswechsel
• Protokoll für Benutzer

Objekte löschen

• Mitarbeiter löschen
• Suche mit "Gelöschte Objekte anzeigen"

Hilfe

• AlexWiki Kompaktübersichten über HILFE-Button

optional: Reports

• Kontoreport
• Besetzungsreport
• von - bis - Report
• Zeitkontostand Monat

optional: Ansichten

• Planungseinheit
  • Suche Planungseinheit für Suchbegriff
  • rechte Maustaste
    • Personal für Stamm-Planungseinheit
    • Benutzer für Berechtigung
    • Monatsplan für Plan von/bis
• Personal
  • Suche Personal für Beschäftigt von/bis
  • Suche Personal für Stamm-Planungseinheit

optional: Kontrolle Personalstammdatenanlage

• Personal
• Suche Personal für Beschäftigt von/bis
  • Ansicht von „Zuname, Vorname, Personalnummer, Beschäftigt“ wechseln auf „Personalnummer, Zuname, Vorname, Beschäftigt“
  • „STAMM-PLANUNGSEINHEIT, BERUFSGRUPPE, Zuname, Vorname, Personalnummer, Beschäftigt“
• Neue Ansicht (optional)
  • Spalte entfernen
  • neue Spalte auswählen

optional: Tagesarten spezial

• Systemeinstellungen -> Anlage