Supervisorenschulung WEB

Checkliste zur kompakten Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche) mit Beginn Dienstplanung

Ablauf
Inhalt	Dauer
1. Supervisorenschulung Telefontermin 2. Supervisorenschulung	4 Stunden 1 Stunde 4 Stunden

1. SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT

Begrüßung

• Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)

• Ablauf
  • 1. Schulung: Dienstplanung
  • Telefontermin zur Istzeitbearbeitung
  • 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage

• Verwendung Google Chrome

• Login erklären
  • Kundenkennung + Benutzername + Passwort

Benutzeroberfläche

• Symbolleiste
  • Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
  • Passwort ändern
  • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern

• Navigator
  • zuletzt verwendet (20 Punkte)
  • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
  • Navigatoransichten erklären

Dienstplan

Dienstplan öffnen

• über Dienstplansuche
• Reiter erklären
• Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
• Dienstplan öffnen & wieder schließen
• über zuletzt verwendet öffnen

Dienstplanoberfläche

• Werkzeugleiste
  • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • ein- / mehrzeilig

• Monitor
  • Benachbarte Wochen anzeigen
  • Standard wiederherstellen

• Arbeitsblatt besprechen
  • Namensspalte
    • Personal sortieren
  • Kalenderzeile
  • Summenspalten
  • Legende
    • Zellen optimale Breite

→ Bildschirmeinstellungen speichern

Dienstplanung

Grundlagen

• Dienste eintragen
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
  • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
• Dienste löschen
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
• Kombidienst
• WZM anlegen (wenn notwendig)
  • 1. volle Woche Dienste erfassen
  • Muster übernehmen
• Planungscodes ganzer Tag
  • an einem Tag
  • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
  • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
  • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
  • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
• Planungscodes stundenweise

→ Alles rückgängig machen

Statustreppe

• vollständig erklären
• Wechsel in Planung

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

• Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen

Summenspalten erklären

• Konten erklären

Statuswechsel ins IST

• spätestens am Monatsersten
• Stempelungen nur im IST sichtbar

Istzeiterfassung

Grundlagen

• Dienst ändern
• Zusatzdienst
• Dienst löschen
• Planungscode eintragen
  • ganzer Tag / stundenweise
• K/G Änderungen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern
• Summen besprechen
• Texte erfassen
• optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)

• nächsten / vorigen Monat öffnen

Stempeln

• Stempeluhr
  • Link per Mail
  • Stempeluhr öffnen -> herzeigen
  • Empfehlung Stempeluhr auf Desktop verknüpfen
  • PC braucht Internet für Stempeluhr
• Lesegerät mit USB einstecken
• Chips den MA zuweisen
• Bei Austritt eines Mitarbeiters löscht sich Chipzuteilung automatisch
• bei Stempelfehler müssen Tage einzeln bearbeitet werden – Telefonschulung

Selbstbedienungsbenutzer

• mit Kunden abklären, welche Rechte der Selbstbedienungsbenutzer haben darf
• Automatische Anlage auf Systemeinstellungen hinterlegen
  • Achtung: E-Mail-Adresse hinterlegen für Passwort rücksetzen

Ausdruck

• Ausdruckeinstellungen:
  • Allgemein: Anzahl Mitarbeiter pro Seite
  • Summenspalte für Monatssumme auswählen "LEER" (Datenschutz)

• Monatsplan drucken

• Woche drucken

• Stundennachweis
  • Für alle Mitarbeiter drucken
  • Nur für einen Mitarbeiter drucken

Abschluss

• * Hilfe -> Kompaktübersicht herzeigen
• Viel mit Alex arbeiten am Anfang, Dienstpläne der nächsten Monate eintragen
• Termine ausmachen: Telefontermin & 2. Schulung

II. TELEFONSCHULUNG

Automatische Zeiterfassung (Stempelung)

• Stempelfehler werden per Telefon gemeinsam korrigiert
  

• Standeskontrolle einschalten
  

• Umrandungen erklären / bearbeiten
  • Rot: Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
  • Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
  • Grün: +/- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeit verschoben, richtig gestempelt

• Fragezeichen bearbeiten
  • Oranges Fragezeichen: kein Dienst hinterleg -> Stempelung an freiem Tag
  • Schwarzes Fragezeichen: falsch gestempelt
    • Kommt ohne Geht
    • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
    • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
    • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
  • Grünes Plus: bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
    • ev. System – erweiterte Organisation – Standeskontrolle – Minuten eingeben

• Stempelzeitbearbeitung
  • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht: "Zeit anrechnen"
  • Einstempeln nach Dienstbeginn
  • Ausstempeln vor Dienstende
  • Arztbesuch in Arbeitszeit

• rotes X → Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist
  
• Abwesenheiten eingeben

Manuelle Zeiterfassung (ohne Stempelung)

• offene Fragen klären

• IST-Zeitenbearbeitung noch einmal kurz durchgehen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
  • Kombinationsdienst

IST-Zeiten-Bestätigung

• wurde Stempelung oder IST-Zeit bearbeitet, kann am Kalendertag "Istzeiterfassung bestätigen" ausgewählt werden, damit klar ersichtlich ist, dass dieser Tag schon korrigiert wurde

III. SUPERVISORENSCHULUNG WEB 2

BEGRÜßUNG

• Herzlich Willkommen
• Ablauf heute
  • Abrechnung
  • Personalanlage
  • Dienstanlage

WIEDERHOLUNG

Stempelung

• rotes X: Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist
• Umrandungen erklären / bearbeiten
  • Rot: Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
  • Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
  • Grün: +/- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeitverschoben, richtig gestempelt
• Fragezeichen bearbeiten
  • Oranges Fragezeichen: kein Dienst hinterlegt
  • Schwarzes Fragezeichen: falsch gestempelt
  • Grünes Plus: bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
• Stempelzeitbearbeitung
  • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht Zeit anrechnen
  • Arztbesuch in Arbeitszeit

IST-Zeitenbearbeitung (wenn nicht gestempelt wird)

• Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
• Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
• Pause gearbeitet, Pause verlängern
• Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
• Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)

WICHTIG: IST-ZEITEN müssen alle richtig erfasst sein, damit richtig abgerechnet werden kann

Stundennachweis drucken

• für alle und nur einen Mitarbeiter drucken und erklären
• bei Kommt/Geht ein "Stern": manuelle Korrektur
• nur im ersten Monat wird Korrekturwert angeführt (Zeitguthaben und Urlaubsrest)

• Empfehlung
  • kann den Stundennachweis von den Mitarbeitern unterschreiben lassen
  • nachdem der Stundennachweis von den Mitarbeitern kontrolliert wurde, abrechnen

Summenspalten erklären

• aktuelle Summenspaltenansichten nochmal besprechen
• Wechsel Summenspalten besprechen

ABRECHNUNG

Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum

• Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern (Sonderfälle zuerst z.B. nur ein Mitarbeiter bekommt Stunden ausbezahlt)
• Abschlussbuchungen ausführen
• veränderte Summen / Werte lfd. besprechen

• schwarzes Dreieck bei D-Konto
  • Abrechnung ist gemacht
  • fährt man mit der Maus drauf, sieht man was mit den Stunden gemacht wurde

• Fehlerhafte Umbuchungen können rückgängig gemacht werden
  • rechte Maustaste - Zeitkonto-Umbuchung - Umbuchung löschen

• Bedeutung Umbuchungen
  • Verfallen lassen: Stunden werden gelöscht
  • Bestätigen: Stunden werden MIT Bewertung ins nächste Monat mitgenommen
  • Rollieren: Stunden werden 1:1 ins nächste Monat mitgenommen
  • Auszahlen: Stunden werden mit jeweiliger Wertigkeit ausbezahlt

Überleitung/Abnahme

• Lohnartenliste drucken
  • werden alle gewünschten Daten übermittelt?
• optional: Erzeugen der Schnittstellen
  • Kontaktaufnahme mit Steuerberater ob Schnittstelle eingespielt werden konnte / ob noch Änderungen vorzunehmen sind

--> Alles rückgängig machen

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhand von Flipchart

• Wiederholung:
  • Nicht erzeugt
  • es werden keine Summen gerechnet (außer Urlaub) - sonst ist Alex so langsam
  • es dürfen Dienste auch eingetragen werden, jedoch werden die Summen nicht richtig gerechnet.

• Planung
  • wenn Dienstplan geplant wird
  • Summen werden nun mitgerechnet
  • gesetzeskonform planen

• IST
  • nun sind 2 Zeilen vorhanden (Planung und IST)
  • wie wird wirklich gearbeitet (Diensttausch, Vertretungen eintragen)
  • AZG Verletzungen sind nur mehr Warnungen (gelbes Dreieck)

• Wechsel mit grünem Pfeil
  • automatisch am 1. des Monats ins IST

• Info
  • abgeschlossene Pläne nach ca. 3 Monaten nicht mehr öffnen
  • Korrektur über spezielle Monatswerte und erfasstem Text

Stunden korrigieren

• über „spezielle Moantswerte“
• Vormonat -> tatsächlicher Wert
• Urlaub Korrekturwert -> +/- Wert

Personalanlage

Anlage eines Mitarbeiters (über den Monatsplan)

• Rechtsklick in der Kalenderzeile auf den Tag des Eintritts und „Neues Personal“ auswählen
• Erklärung: Stichtag
• Allgemein: Soll, Berufsgruppe, ...
• Urlaubszeile anlegen
  • Stichtag: nicht verändern
  • Zubuchungstag = Eintrittsdatum (Arbeitsjahr) / 01.01.1900 (Kalenderjahr)
  • Zusatzanspruch
    • 0 bei Stunden
    • 25 bei Tagen (bei einer 5 Tage Woche)
    • bei 6 Urlaubswoche den Vollzeitwert z.B. 40 Stunden bzw. 30 Tage eingeben

Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert)

• Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
• Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist

Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten

Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX

Wechsel des Beschäftigungsausmaß

• In jenes Monat im Monatsplan gehen, wo neues Beschäftigungsausmaß ist
• Mitarbeiter öffnen und Beschäftigungsausmaß einfach ändern

Austritt

• Über Monatsplan – rechtklick am letzten Tag - Austritt
• wurde Austritt falsch eingeben bitte bei uns anrufen, wir ändern es

Wiedereintritt

• über Kalenderzeile im Monatsplan

--> alles rückgängig machen!!!'

Dienste

Dienstanlage an einem Beispiel vorzeigen - Empfehlung Dienst KOPIEREN

• Allgemein
  • Plansymbol – wie der Dienst am Monatsplan angezeigt wird
• Korrektur des Zeitbereichs mit dem UHRENSYMBOL
• Pausen
  • bei Bezahlte Pausen: Anmerkung – bezahlte Pause: Zeit dazu schreiben (nach 5h Dienst)
  • bei unbezahlter Pause: Pausenzeit als nicht rechnen hinterlegen (wenn gestempelt wird)
  • nach 6. Std. Dienst → ½ Stunde Pause
  • nach 10. Std. Dienst → 1 Stunde Pause

• Zeitbereiche erklären
  • Normalzeit; hier muss der MA hier sein
  • Kann-Zeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
  • Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet

• Dienst auslaufen lassen
  • ein Kreuz bei einem Dienst bedeutet im Monatsplan bedeutet, das der Dienst abgelaufen ist, die Zeit rechnet Alex trotzdem

• Achtung: man kann bei einem Dienst der schon einmal im IST verwendet wurde, den Zeitbereich nicht ändern
  • alten Dienst kopieren
  • neuen bearbeiten
  • alten Dienst auslaufen lassen

• bei Bedarf "Individualdienst" anlegen
  • Kannzeit von 00:00 Heute – 00:00 Morgen hinterlegen
  • rechnet keine Stunden ins Total, kann jederzeit stempeln

--> alles rückgängig machen

Kunden selbst einen Dienst anlegen lassen

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