Export SAP-BI

Export von Stammdaten und Zeitkontodaten

Ziel ist hier eine Datenüberleitung, die mehrmals pro Monat manuell oder automatisiert von Alex® an SAP/BI durchgeführt werden soll.

Es können sowohl Stammdaten wie auch Zeitkontodaten (Tages- und Monatszeitkonten) übergeben werden.

Der Export kann manuell über Systemeinstellungen -> "SAP/BI Export ausführen" manuell angestossen werden.

Es gibt auch die Möglichkeit, die Reports täglich zur eingestellten Uhrzeit automatisch zu exportieren.

Exportiert werden jeweils alle Files:

• x_Employee.csv
• x_Plan.csv
• x_Plansymbol.csv
• x_Shift.csv
• x_ColorMarker.csv
• x_TimeRange.csv
• x_AccountType.csv
• x_ValuationContract.csv
• x_DayAccounts.csv
• x_MonthAccounts.csv

Wobei x für den Mandanten steht und die Dateiendung .csv auch .txt sein könnte, je nach Parametrierung. (siehe Parametrierung)

Personalstammdaten

Nur die Alex^®-spezifischen Daten werden geschickt.

Der Kunde, welcher diese Schnittstelle beauftragt hat, übernimmt die restlichen Personalstammdaten vom Personalinformationssystem ins SAP-BI.

File-Aufbau

Dateiname: x_Employee.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern

Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Personalnummer        Alphanum. Personalnummer
Gültigkeitsbeginn     TT.MM.JJJJ Beginn-Datum (siehe Anmerkung unten)
Gültigkeitsende       TT.MM.JJJJ Ende-Datum (siehe Anmerkung unten)
Stammplanungseinheit  Alphanum. Kurzzeichen der Stammplanungseinheit des Mitarbeiters
Bewertungsvertrag     Alphanum. Name des Bewertungsvertrages

Beispiel: 
A;1237135;01.01.2020;30.04.2020;LAEA;AZG JD
A;1237137;01.01.2020;30.04.2020;KIAD;
A;1237146;01.01.2020;31.03.2020;M1CD;
A;1237146;01.04.2020;30.04.2020;Int;
Die Schnittstelle wurde von 01.01.2020 bis 30.04.2020 ausgewertet. Der Mitarbeiter 1237146 wechselt im Auswertungszeitraum die Stammplanungeinheit. 
ACHTUNG: Es handelt sich hier nicht um Eintritts- oder Austrittdatum oder um die Dauer der Zuweisung dieser Stammplanungseinheit, sondern der Auswertungszeitraum ist hier ebenfalls von Belang.

Planungseinheiten

File-Aufbau

Dateiname: x_Plan.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern

Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Kurzzeichen           Alphanum. Kurzzeichen der Planungseinheit
Gültigkeitsbeginn     TT.MM.JJJJ Beginn-Datum der Planungseinheit
Gültigkeitsende       TT.MM.JJJJ Ende-Datum der Planungseinheit
Bezeichnung           Alphanum. Bezeichnung der Planungseinheit 
Ext. Kennzeichen      Alphanum. Externes Kennzeichen der Planungseinheit
Kostenstelle          Alphanum. Kostenstelle der Planungseinheit

Beispiel: 
A;CAM;01.01.2010;31.12.2099;Cardiologische Ambulanz;12345;123450
A;CHA4;01.01.1900;31.12.2099;Chirurgie Station 4 A;12346;123460

Bewertungsverträge

Stammdaten der Bewertungsverträge werden exportiert.

File-Aufbau

Dateiname: x_ValuationContract.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern

Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Kurzzeichen           Alphanum. Kurzzeichen des Vertrages
Bezeichnung           Alphanum. Bezeichnung des Vertrages

Beispiel: 
A;AZG BD;Arbeitszeitgesetz Bereitschaftsdienste
A;AZG Opt Out;Arbeitszeitgesetz Opt Out

Planungscodes

Stammdaten der Planungscodes. Die Object-ID ist der der Alex^®-interne Schlüssel, denn es könnten mehrere Planungscodes mit dem gleichen Kurzzeichen angelegt sein.

File-Aufbau

Dateiname: x_PlanSymbol.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern

Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Object-ID             Alphanum. Alex®-interne eindeutige Nummer
Gültigkeitsbeginn     TT.MM.JJJJ Beginn-Datum (Auswertungszeitraum)
Gültigkeitsende       TT.MM.JJJJ Ende-Datum (Auswertungszeitraum)
Plansymbol            Alphanum. Plansymbol des Planungscodes
Bezeichnung           Alphanum. Bezeichnung des Planungscodes
Planungscodeart       Alphanum. Planungscodeart (mögliche Werte: Abwesend/Anwesend/Reserviert)

Beispiel: 
A;21009333;01.01.2020;30.04.2020;Uh;Urlaub in Stunden ;Abwesend
A;4645;01.01.2020;30.04.2020;Be;Besprechung;Anwesend

Dienste

Stammdaten der Dienste. Die Object-ID ist der Alex^®-interne Schlüssel, denn es könnten mehrere Dienste mit dem gleichen Kurzzeichen angelegt sein.

File-Aufbau

Dateiname: x_Shift.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern

Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Object-ID             Alphanum. Alex®-interne eindeutige Nummer
Planungseinheit       Alphanum. Kurzzeichen der Planungseinheit
Gültigkeitsbeginn     TT.MM.JJJJ Beginn-Datum des Dienstes
Gültigkeitsende       TT.MM.JJJJ Ende-Datum des Dienstes
Plansymbol            Alphanum. Plansymbol des Dienstes
Bezeichnung           Alphanum. Bezeichnung des Dienstes
Nachtdienst           Alphanum. "N" wenn es sich um einen Nachtdienst handelt, sonst leer

Beispiel: 
A;3701;CHS2;01.10.2003;31.12.2099;N;19:00-0:00;N
A;4601;CHS2;01.08.2014;31.12.2099;V8;7:00-12:00 und 12:30-15:30;
A;3964;CHS2;01.08.2014;31.12.2099;D1;8:00-12:00 und 12:30-16:30;
A;9930;CHS2;01.04.2017;31.12.2099;ST;6:45-15:15 mit 30 Min. Pause;

Farbmarkierungen

Stammdaten der Farbmarkierungen. Die Object-ID ist der Alex^®-interne Schlüssel, denn es könnten mehrere Farbmarkierungen mit dem gleichen Kurzzeichen angelegt sein.

File-Aufbau

Dateiname: x_ColorMarker.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern

Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Object-ID             Alphanum. Alex®-interne eindeutige Nummer
Planungseinheit       Alphanum. Kurzzeichen der Planungseinheit
Gültigkeitsbeginn     TT.MM.JJJJ Beginn-Datum des Farbmarkierung
Gültigkeitsende       TT.MM.JJJJ Ende-Datum des Farbmarkierung
Kurzzeichen           Alphanum. Kurzzeichen der Farbmarkierung
Bezeichnung           Alphanum. Bezeichnung der Farbmarkierung

Beispiel: 
A;5620023;CHS2;01.01.2018;31.12.2099;WuDie;Wunschdienst
A;4989;CHS2;01.01.1900;31.12.2099;PAL;Praxisanleiter

Zeitkonto

Stammdaten der Zeitkonten Die Object-ID ist der Alex^®-interne Schlüssel.

File-Aufbau

Dateiname: x_AccountType.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern

Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Object-ID             Alphanum. Alex®-interne eindeutige Nummer
Label kurz            Alphanum. Kurzbezeichnung des Kontos
Label lang            Alphanum. Kurzbezeichnung des Kontos

Beispiel: 
A;SOLL_WOCHE;SollW;Sollstunden Woche
A;SOLL_TAG;Soll;Sollstunden Tag
A;AZG_TOTAL;AZG Std;AZG-Stunden
A;AUSZ_UEBSTD_200;Ü200;ÜStd 200%
A;ENTITLEMENT_POSTING_01;U+;Urlaub in Stunden Zubuchung

Tagesinformationen

Stammdaten der Zeitkonten

File-Aufbau

Dateiname: x_DayAccounts.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern

Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Personalnr            Alphanum. Personalnummer
Datum                 TT.MM.JJJJ
Planstatus            Alphanum. Wert entweder Planung oder Ist
Stammplan             Alphanum. Kurzzeichen Stammplanungseinheit des Mitarbeiters
Dienst auf            Alphanum. Kurzzeichen Planungseinheit, wo der Dienst geleistet wird
ObjectTyp             Alphanum. Shift für Dienst, ColorMarker für Farbmarkierung, PlanSymbol für Planungscode
ObjectID              Alphanum. Object ID 
Count/Duration        Alphanum. entweder "Count" oder "Duration", folgendes Feld "Wert" ist dann entweder die Anzahl oder die Dauer
Wert                  Numerisch Anzahl oder Dauer des jeweiligen Objektes für diesen Tag für diesen Mitarbeiter

Beispiel: 
A;1230462;17.01.2020;Planung;CHS2;CHS2;Shift;4601;Count;1,00
A;1230462;17.01.2020;Planung;CHS2;CHS2;Shift;4601;Duration;8,00
A;1230462;17.01.2020;Planung;CHS2;CHS2;ColorMarker;4989;Count;1,00
A;1230462;17.01.2020;Planung;CHS2;CHS2;ColorMarker;4989;Duration;8,00
A;1230462;17.01.2020;Ist;CHS2;CHS2;Shift;3964;Count;1,00
A;1230462;17.01.2020;Ist;CHS2;CHS2;Shift;3964;Duration;8,00
A;1230462;17.01.2020;Ist;CHS2;CHS2;ColorMarker;4989;Count;1,00
A;1230462;17.01.2020;Ist;CHS2;CHS2;ColorMarker;4989;Duration;8,00
A;1230462;17.01.2020;Ist;CHS2;CHS2;PlanSymbol;4645;Count;1,00
A;1230462;17.01.2020;Ist;CHS2;CHS2;PlanSymbol;4645;Duration;4,00

Export von Planungscodes

Ab der Version 2021.24 ist auch der eigenständige Export von Planungscodes möglich.

Der Export wird als Differenzexport ausgeführt, d.h. es werden immer nur die Veränderungen zum zuletzt ausgeführten Export angeführt.

Der Export kann manuell über Systemeinstellungen -> "SAP/BI Planungscodes-Export ausführen" angestossen werden.

Export Ausführen

File-Aufbau

ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern

Feldname:             Kurzzeichen:   Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               MANDT          Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Logisches System      LOGSYS         ALEX
Referenzvorgang       AWTYP          
Referenzschlüssel     AWKEY          Eindeutige ID der Export-Zeile (wird zum stornieren benötigt)
Stornokennzeichen     STOKZ          X
Personalnummer        PERNR          Alphanum. Personalnummer
Infotyp               INFTY          Planungscode: Abw-Kennzeichen für Export
Subtyp                SUBTY          
Gültigkeitsbeginn     BEGDA          TT.MM.JJJJ Beginn-Datum der Abwesenheit
Gültigkeitsende       ENDDA          TT.MM.JJJJ Ende-Datum der Abwesenheit (=31.12.2999 wenn Abwesenheit nicht vollständig in Vergangenheit liegt)

Parametrierung

Systemeinstellungen SAP/BI Export

Mandant: Pro Mandant wird ein eigenes Export-File erzeugt, die Files werden jeweils mit dem Mandantenkürzel vorne benannt (z. B. 123_DayAccounts.csv)

Verzeichnis: Pfad, an dem die Export-Files abgelegt werden

Dateierweiterung: Gewünschter Dateityp (txt, csv,..)

von / bis: für die Reports DayAccounts und MonthAccounts kann ein fixer Von-Bis-Zeitraum eingestellt werden (ansonsten werden diese beiden Reports jeweils vom 1. des Jahres bis zum Ultimo des aktuellen Monats geliefert).

Konten Tage: hier kann eine Summenspaltenansicht hinterlegt werden, die enthaltenen Konten werden dem Report "Mandant_DayAccounts" angefügt

Konten Monate: hier kann eine Summenspaltenansicht hinterlegt werden, die enthaltenen Konten werden dem Report "Mandant_MonthAccounts" angefügt

Beginn zur Stunde: Uhrzeit für den automatischen täglichen Export

Schema für Nachtdienste: Der Report "Shift" weist Nachtdienste mit einem "N" aus, dazu kann hier eine Schemasammlung für die relevanten Nachtdienstschemen hinterlegt werden

Verzeichnis Planungscodes: Pfad an dem die Export-Files für die Planungscodes abgelegt werden

Dateierweiterung Planungscodes: Gewünschter Dateityp (txt, csv,..) für das File der Planungscodes

Planungscode: Zu übermittelnde Planungscodes

Anwendungsbeispiel Krankenstands-Dashboard

Krankenstands-Dashboard

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