Selbstbedienungsbenutzer Windows

Dieser Artikel beinhaltet eine kompakte Übersicht der notwendigsten Funktionalitäten für Selbstbedienungsbenutzer in Bezug auf Alex^® unter Windows. Sollten Sie mit der WEB Version arbeiten, verwenden Sie bitte die Alex^®-WEB Hilfe für Selbstbedienungsbenutzer.

Bildschirmaufbau

Bildschirmaufbau

Systemmenü

Das Systemmenü umfasst folgende Punkte:

• Navigator ein/ausblenden
• Werkzeugleiste ein/ausblenden
• Ändern des Alex^®-Passworts
• Rückgängig
• Wiederherstellen
• Speichern
• Objekte neu laden

Werkzeugleiste

Die Werkzeugleiste bietet je nach geöffnetem Arbeitsblatt verschiedenste Funktionen, welche bei der Bedienung von Alex^® unterstützend wirken.

Gruppe

Abhängig von der ausgewählten Registerleiste werden die dazugehörigen Symbole in den entsprechenden Gruppen angezeigt.

Navigator

Mit Hilfe des Navigators können die verschiedenen Navigatorpunkte angesprochen werden. Nach dem Öffnen von Alex^® ist der Navigator immer sichtbar, man könnte ihn allerdings auch ausblenden.

Symbole - Bezeichnung/Verwendung

Zum Abruf und zum Ablegen von Daten stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.

Ausführen

• Beim Suchen von Daten wird die Abfrage ausgeführt.
• Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten werden die bisher erfassten Eingaben überprüft, ohne die Eingabemaske zu schließen.

Öffnen

• Nach dem Abfragen von Daten kann ein Datensatz mit diesem Symbol geöffnet werden. Verhält sich wie ein Doppelklick auf den Datensatz.

OK

• Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten steht es zum Ablegen der bisher erfassten Informationen mit anschließendem Verlassen der Eingabemaske.

ACHTUNG: Die Daten werden noch nicht gespeichert.

Abbrechen

• Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten steht es zum Verwerfen der bisher erfassten Informationen mit anschließendem Verlassen der Eingabemaske.

Speichern

• Alle, seit dem letzten Speichervorgang, eingegebenen Veränderungen werden im Hintergrund gespeichert.

• Ist man gleichzeitig mit anderen Benutzern in ALEX und es wurden Daten von einem anderen ALEX Benutzer geändert und gespeichert, so können diese Daten über den Button "Objekte neu laden" in ALEX aktualisiert werden.

Jahresplan öffnen

Standardmäßig wird für einen Selbstbedienungsbenutzer der Jahresplan für das aktuelle Monat geöffnet. Der Zeitbereich ist standardmäßig auf 1 Monat gestellt.

Bearbeitungsfenster

Die geöffneten Pläne werden in Form von Karteien dargestellt. Die Karteiblätter befinden sich rechts neben der Navigatortitelleiste. Durch Klick auf eine Kartei, wird diese in den Vordergrund geholt.

Anderen Zeitbereich anzeigen

Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um einen anderen Zeitbereich anzuzeigen:

1 Monat nach vor oder zurück

Hinweis: "voriger/nächster Monat" funktioniert nur von Januar bis Dezember, danach muss mit der Schaltfläche "Vorherigen / Nächsten öffnen" gearbeitet werden.

Anzahl der angezeigten Monate ändern

1 Jahr nach vor oder zurück

Hinweis: wenn der Zeitbereich auf 1 Monat gestellt ist und es wird z. B. momentan der September 2021 angezeigt, dann wird bei Auswahl von "Nächsten öffnen" der Januar 2022 geöffnet.

Der Jahresplan für das kommende Jahr wird immer in einem neuen Register geöffnet.

Bildschirmdarstellung ändern

In der Werkzeugleiste gibt es folgende Möglichkeiten zur Anpassung der Ansicht:
Werkzeugleiste - Optionen für Bildschirmdarstellung	Zusätzliche Optionen durch Klick auf den kleinen Pfeil

• "Standard wiederherstellen": damit wird die Standardansicht vom Jahresplan wiederhergestellt

• „Zellen größer“ bzw. „Zellen kleiner“: Anpassung der Zellengröße und Schriftgröße des Arbeitsblattes

• „Zellen breiter“ bzw. „Zellen schmaler“: Auswahl erfolgt durch Klick auf den kleinen Pfeil neben „Zellen größer“ bzw. „Zellen kleiner“. Dienen zur Anpassung der Zellenbreite des Arbeitsblattes

• „Zellen höher“ bzw. „Zellen niedriger“: Auswahl erfolgt durch Klick auf den kleinen Pfeil neben „Zellen größer“ bzw. „Zellen kleiner“. Dienen zur Anpassung der Zellenhöhe des Arbeitsblattes

Jahresplan bearbeiten

Ein Selbstbedienungsbenutzer kann unterschiedliche Rechte haben:

• Leserechte
• Kommt-/Geht-Zeiten eingetragener Dienste im Ist ändern
• Dienste eintragen (nur in Planung / nur im Ist)
• Planungscodes eintragen (nur in Planung / nur im Ist)

Somit sind folgende Bearbeitungsoptionen nicht für alle Selbstbedienungsbenutzer relevant oder nur in bestimmten Planstatus relevant:

Dienste eintragen aus der Legende

Dienste können wie folgt im Jahresplan eingetragen werden:

• auf den gewünschten Monat in der Monatsspalte klicken, dadurch ändert sich folgendes:
  • die Kalenderzeile wird für dieses Monat angepasst
  • die für dieses Monat gültige Legende wird angezeigt
• auf den gewünschten Dienst in der Legende ganz unten klicken
• im Arbeitsblatt auf den jeweiligen Tag klicken

Ist bereits ein Dienst am jeweiligen Tag eingetragen, so ist folgendes zu beachten:

• ein "normaler" Klick (mit der linken Maustaste) ersetzt den Dienst mit dem ausgewählten Dienst
• ein Rechte-Maus-Klick trägt den ausgewählten Dienst zusätzlich zum bestehenden Dienst ein (sofern diese sich nicht überschneiden)

Planungscodes/Farbmarkierungen/Sonderabrechnungen eintragen aus der Legende

Planungscodes, Farbmarkierungen und Sonderabrechnungen können wie folgt im Jahresplan eingetragen werden:

• auf den gewünschten Monat in der Monatsspalte klicken, dadurch ändert sich folgendes:
  • die Kalenderzeile wird für dieses Monat angepasst
  • die für dieses Monat gültige Legende wird angezeigt
• auf den gewünschten Planungscode/Farbmarkierung oder Sonderabrechnung in der Legende ganz unten klicken
• im Arbeitsblatt auf den jeweiligen Tag klicken

Ist bereits ein Dienst eingetragen, so muss dieser im Normalfall nicht vorher gelöscht werden, der gewünschte Planungscode/Farbmarkierung oder Sonderabrechnung wird einfach über den Dienst geklickt.

Es kann natürlich Ausnahmen zu dieser grundsätzlichen Regelung geben.

Dienste löschen

Um einen Dienst am Tag zu löschen, klickt man in der Werkzeugleiste auf Löschen und anschließend auf den Dienst, den man löschen möchte.

Planungscodes löschen

RECHTE-Maus-Klick auf den jeweiligen Tag im Planungsraster + "Planungscode löschen" löscht nur den Planungscode. Ein etwaiger Dienst, welcher unter dem Planungscode lag, bleibt erhalten

Nur den Planungscode löschen, der Dienst bleibt erhalten

Kommt-/Gehtzeiten ändern

Die hinterlegten Zeiten eines Dienstes können verändert werden, indem Sie einen Doppelklick auf den eingetragenen Dienst machen. Es wird nun die Kommt-/Gehtzeitenmaske geöffnet. Die Zeiten können in dieser Maske verändert werden.

Kommt/Geht-Fenster

Sie können für Änderungen die nebenstehenden Uhrsymbole ( ) verwenden, um die genaue Uhrzeit auszuwählen. Jede Korrektur wird mit dem grünen Häkchen (), das nach der Eingabe in der letzten Zeile erscheint, bestätigt.

Uhrzeiten mit dem Uhr-Symbol eintragen

• Dienstzeiten können verlängert/verkürzt werden, indem Sie z.B. das vorgeschlagene Dienstende verändern.
• Sie können Uhrzeiten wie oben dargestellt mit dem Uhrzeiten-Symbol auswählen oder einfach in das entsprechende Feld wie folgt eintippen:
  • Syntax: 18:15 Heute
  • kann auch als "1815" oder "18:15" eingegeben werden
  • die Eingabe "1815 Heute" ist allerdings nicht zulässig
  • "715" wird zu 07:15 Heute
• Eine neue Zeitzeile können Sie in der ersten Zeile eintragen:

Dienstende verlängern	Dienstende verkürzen	Neue Zeile eintragen

Spezielle Tätigkeiten oder Abwesenheiten (=Planungscodes) werden durch Klick auf die Schaltfläche „Anwesend“ ausgewählt.

Bestehende Kommt-Geht-Zeilen werden automatisch "gekürzt" im Falle einer Überschneidung.

Total- und Plus-/Minus-Stunden werden sofort neu berechnet:

Planungscode eintragen	keine Überschneidungen durch Planungscode

Texte erfassen

Texte für den ganzen Tag können direkt im Planungsraster bei einem bestimmten Dienst/Planungscode erfasst werden:

• Rechtsklick auf den Dienst oder den Planungscode im Planungsraster
• "Text erfassen" auswählen

Texte für bestimmte Uhrzeiten werden im Kommt/Geht-Fenster erfasst

• Kommt-Geht-Fenster öffnen
• bei der jeweiligen Uhrzeit auf das Symbol für "Text erfassen" klicken

Text im Kommt-Geht-Fenster erfassen für bestimmte Uhrzeiten

Stempelfehler anzeigen

Mit der Auswahl "Standeskontrolle" in der Werkzeugleiste werden Tage mit Stempelfehlern farblich hervorgehoben:

Anzeige von Stempelfehlern am Tag mit Standeskontrolle

An allen Tagen mit einem schwarzen Fragezeichen gibt es fehlende oder fehlerhafte Stempelungen.

Stempelfehler automatisch korrigieren

Im Kommt-Geht-Fenster gibt es zwei Buttons zur automatischen Korrektur von Stempelfehlern.

Stempelfehler automatisch korrigieren	Fehlende Stempel auf "geplant" ändern

Stempelfehler automatisch korrigieren:

Stempelfehler im Kommt-Geht automatisch korrigieren

Dieser Button kann bei folgenden Stempelfehlern verwendet werden:

• Mehrere Kommt-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
• Mehrere Geht-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
• Zwei Mal Kommt länger als 2 Minuten getrennt wird zu einem Kommt/Geht-Paar umgewandelt
• Abwesenheitsstempelung (z.B. Arztbesuch) mit fehlender Ende/Beginn Buchung des Planungscodes

Beispiel 1:

Es wurde mehrmals Kommt gestempelt:	Nach Korrektur:

Beispiel 2:

Es wurde mehrmals Geht gestempelt:	Nach Korrektur:

Beispiel 3:

Es wurde statt Geht um 16 Uhr Kommt gestempelt	Nach Korrektur:

Beispiel 4:

Es wurde statt Kommt um 6:30 Uhr Geht gestempelt.	Nach Korrektur:

Beispiel 5:

Es wurde statt Ende Arzt um 11:00 Uhr Kommt gestempelt.	Nach Korrektur:

Fehlende Stempel auf "geplant" ändern:

Wenn Sie einzelne Kommt/Geht-Stempelungen vergessen haben, kann mittels dieses Buttons die fehlende Stempelung mit der geplanten Sollzeit des Dienstes ergänzt werden.

Beispiel:

Sie haben nur Kommt gestempelt, die Ausstempelung fehlt jedoch. Mit einem Klick auf den Korrektur-Button wird das geplante Dienstende übernommen.

Fehlende Geht-Stempelung	Nach Korrektur

Meldungssymbole in der Monatsspalte

Wenn Texte bzw. Abrechnungshinweise, leichte oder schwere Fehler entstehen, wird dies durch ein Symbol in der Monatsspalte angezeigt.

Das Meldungsfenster kann ausgelesen werden, indem man die Maus beim jeweiligen Monat in der Monatsspalte anhält.

Text oder einfacher Abrechnungshinweis

Warnung

Schwerer Fehler: der Plan kann nicht in den nächsten Status gewechselt werden

Beispiel Tooltip beim Mitarbeiter

Beispielhaftes Tooltip in der Monatsspalte mit einem schweren Fehler

Stundennachweis öffnen

Sie können Ihren Stundennachweis wie folgt einsehen:

• Auswahl von "Stundennachweis" in der Werkzeugleiste
  

Optional: Dienstplan öffnen

Wenn Sie auch das Recht haben, den Dienstplan der gesamten Abteilung einzusehen, dann können Sie diesen wie folgt öffnen:

• Rechte-Maus-Klick auf die Monatsspalte
• "Dienstplan öffnen" auswählen

Dienstplan der gesamten Abteilung öffnen

Optional: Antragswesen

Bei bestehendem Antragswesen ist der Button Genehmigungsverfahren in der Werkzeugleiste verfügbar

Bei Klick öffnet sich diese Maske:

Genehmigungsverfahren

In diesem Fenster kann der Genehmiger die Anträge genehmigen oder stornieren.

Dem Selbstbedienungsbenutzer dient dieses Fenster als Übersicht über seine offenen, genehmigten und stornierten Anträge.

Antrag stellen

Anträge werden gestellt, indem man den entsprechenden Planungscode (z. B. Urlaub beantragt, Mehrstunden beantragt oder ähnliche) im Dienstplan einträgt. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

• ganztägig: Planungscode in der Legende aufnehmen und auf den entsprechenden Tag klicken
• stundenweise: Kommt-Geht-Fenster öffnen, Planungscode mit Uhrzeiten eintragen
• ganztägig aber mit geänderter Uhrzeit: ebenfalls im Kommt-Geht-Fenster den Planungscode mit Uhrzeiten eintragen
  • WICHTIG: NICHT den Planungscode am Tag reinklicken und dann die Uhrzeit ändern, dann würde die Uhrzeit bei der Genehmigung verschwinden!

Stornierung beantragen

Will man für einen bereits genehmigten Antrag eine Stornierung beantragen, so markiert man den jeweiligen Zeitbereich -> Rechte Maustaste

-> "Stornierung beantragen" damit der gesamte genehmigte Zeitbereich zum Stornieren beantragt wird (siehe Beispielbild = 5 Tage)

-> "für ausgewählten Zeitbereich" damit nur der markierte Zeitbereich zum Stornieren beantragt wird (siehe Beispeilbild = 3 Tage)

Stornierung beantragen

Es öffnet sich anschließend ein Auswahlfenster, bei dem der definierte Zeitbereich nochmal ausgewählt werden muss.

Auswahl Stornierung

Wird dieser Zeitbereich ausgewählt, so wird im Dienstplan statt dem "genehmigt" Planungscode der "stornieren beantragt" Planungscode eingetragen:

Ansicht Monatsplan

Optional: Wunschdienstplanung

Bei Benutzern mit Wunschdienstplanungs-Rechten wird ebenfalls automatisch das aktuelle Monat im Jahresplan geöffnet.

Um die Wunschplanung einzutragen, öffnet man zuerst den Dienstplan für die jeweilige Planungseinheit. Dieser ist im "zuletzt verwendet" im Navigator ersichtlich.

Der Dienstplan öffnet sich durch einen Klick auf diesen Eintrag:

Ansicht nach dem Login -> Dienstplan öffnen für die Wunschdienstplanung

Dienstplanansicht für die Wunschdienstplanung

Grundsätzliches zur Wunschplanung:

• Im linken oberen Eck des Plans ist ersichtlich, dass man auf diesem Plan für Dezember 2021 von 19.10 - 25.10.2021 seine Wünsche eintragen darf
• Alle färbig hinterlegten Mitarbeiter dürfen in diesem Moment den Dienstplan bearbeiten (in diesem Beispiel: Bauer, Dachs, Maier)
• Alle grau hinterlegten Mitarbeiter sind momentan nicht an der Reihe
• in den Summenspalten rechts sieht man nur seine eigenen Summen, aber nicht die Summen der anderen Mitarbeiter am Plan
• die Legende unten ist nur befüllt, wenn man im Wunschplanungszeitraum ist

Wenn ich für einen meiner Kollegen wissen möchte, wann er an der Reihe ist:

Die Maus zum Namen in der Namensspalte bewegen und stoppen -> es erscheint ein Infofenster:

Wann kann ein Kollege seine Dienste eintragen?

Besetzungsansicht

Die Besetzungsansicht zeigt, welche Dienste und Planungscodes (= spezielle An- und Abwesenheiten) noch eingetragen werden können.

Besetzungsansicht - welche Dienste sind noch frei? Wie viele Abwesenheiten sind noch erlaubt?

Im obigen Beispiel ist ersichtlich, dass

• am 1., 3., 4., 5. usw. noch ein Nachtdienst (blauer ND-Dienst) zu vergeben ist., diesen darf man sich an dem jeweiligen Tag einplanen.
• Am 2. ist kein Nachtdienst mehr frei, der wurde bereits von Kollegen übernommen.
• Am 1. und 2. sind noch 2 Tagdienste zu vergeben, einer davon kann ein T3 sein von 3. bis 5. sind noch 3 Tagdienste zu vergeben
• Es kann noch 1 Mitarbeiter auf Urlaub gehen. (gilt hier für alle Tage)
• Insgesamt sind von Montag bis Samstag jeweils 3 Abwesenheiten (U/ZA oder FB) zulässig.

Wünsche eintragen / löschen

siehe obiges Kapitel "Jahresplan_bearbeiten"

SONDERFUNKTION: Freigabe und Übernahme von Diensten

Mit dieser Funktion ist es möglich, von anderen Mitarbeitern verplante Dienste 'zu übernehmen' bzw. selbst manche Dienste für andere Kollegen für eine mögliche Übernahme freizugeben.

Beispiel:

• Mitarbeiter A markiert einen Dienst mit der Funktion "Wunschplanung: Tag freigeben"; diesen Dienst wird möglicherweise ein Kollege noch übernehmen.
• Dieser Dienst wird deutlich sichtbar mit einem gelben Balken markiert und ist somit für die Kollegen ein "Übernahmekandidat".
• Mitarbeiter B kann nur mehr wenige Dienste planen, da jetzt bereits der Bedarf für den ganzen Monat gedeckt ist; er holt sich einen Dienst von Mitarbeiter A und weitere Dienste von den anderen Mitarbeitern, die ebenfalls Dienste freigegeben haben.

Tag für einen anderen Mitarbeiter freigeben
Freigabe durch Mitarbeiter A	Optisch markierter Dienst	Übernahme durch Mitarbeiter B

Planungsfehler

Planungsfehler können nicht gespeichert werden.

Es erscheint ein rotes X beim Mitarbeiternamen.

Das gelbe Infofeld erscheint, wenn man mit der Maus über den eigenen Namen fährt und dann dort stehen bleibt.

Planungsfehler könnten sein:

• Überbesetzungen
• AZG-Verletzungen
• Über- oder Unterschreitung bestimmter Grenzwerte (zu viele Plusstunden, zu viele Minusstunden)

Kommt es aufgrund eines Diensteintrags zu einer "Überbesetzung", wird dies wie folgt angezeigt:

Überbesetzung bei den Nachtdiensten

In diesem Beispiel muss man nun den ND-Dienst löschen, damit der schwere Fehler wieder weggeht.

Beispiel für AZG-Verletzung

Schwerer Fehler aufgrund AZG-Verletzung

Solange beim Namen ein rotes x steht, kann nicht gespeichert werden!