Abwesenheiten/Planungscodes in Verbindung mit Zeiterfassung

Systemeinstellungen

Voraussetzung, dass diese Logik funktioniert!!

Bei Verwendung der neuen Parameter muss unter Systemeinstellungen unter "Zeiterfassung/Stempeluhr" folgendes eingestellt werden:

• "Echtzeit für Stempelverarbeitung ignorieren" - > N E I N

• "PlanSymbol Nachverarbeitung und Umschlüsselung aktiv" - > J A

Bitte beachten Die Parameter auf System nicht einfach umstellen, es muss hierzu in einer RegDB geprüft werden, was sich verändert, welche Planungscodes umgestellt werden müssen.

ACHTUNG

Wenn der Parameter "PlanSymbol Nachverarbeitung und Umschlüsselung aktiv" auf JA gesetzt ist, muss bei den Planungscodes, welche ganztägige Abwesenheiten sind zusätzlich der Parameter "Für Abwesenheiten behalten ?" auf JA gesetzt werden.

Bitte beachten Die Parameter auf System nicht einfach umstellen, es muss hierzu in einer RegDB geprüft werden, was sich verändert, welche Planungscodes umgestellt werden müssen.

Parameter am Planungscode

Wichtig! Wenn am Planungscode "Für Abwesenheit/Anwesenheit behalten" = JA oder "Anwesenheit mit diesem Symbol belegen" gesetzt ist, dann darf "Mehrzeitmarkierung" NICHT gesetzt sein!

Schaltfläche anzeigen

Bei Planungscodes die auf der Stempeluhr angezeigt werden sollen, muss dies beim Planungscode unter Zeiterfassung/Stempeluhr eingetragen werden.

ohne Stempelung (= alte Logik)

Der noch vorhandene Parameter "ohne Stempelung" gehört zur alten Logik für die Planungscodes.

Die Einstellung funktioniert nur dann, wenn der Parameter "PlanSymbol Nachverarbeitung und Umschlüsselung aktiv" auf NEIN gesetzt ist.

Für Abwesenheit behalten

Ist dieser Parameter gesetzt, so wird eine geplante Abwesenheit mit Kommt/Gehtzeiten beibehalten, auch wenn es an diesem Tag keine Stempelung dazu gibt.

Beispiel 1:

• Dienst 08:00 - 16:30
• Geplante Fortbildung 08:00 - 12:00
• Stempelzeit: 12:30 - 16:30

Da der Parameter "Für Abwesenheit behalten" hier auf JA gesetzt wird, bleibt die Kommt/Gehtzeit von 08 - 12 erhalten:

Beispiel 2:

• Kein Dienst
• geplante Fortbildung mit 4 Stunden von 08:00 - 12:00
• keine Stempelungen

Da der Parameter "Für Abwesenheit behalten" hier auf JA gesetzt wird, bleibt die Kommt/Gehtzeit von 08 - 12 erhalten: Planungscode am Tag eingetragen:

Planungscode am Kommt/Geht eingetragen:

ACHTUNG

Dieser Parameter muss auch gesetzt werden, wenn die Abwesenheit an einem Tag eingetragen werden soll, an dem keine Stempelung aber ein Dienst vorhanden ist und die Dienstzeit gerechnet werden soll!

Und der Parameter "PlanSymbol Nachverarbeitung und Umschlüsselung aktiv auf JA gesetzt ist.

Klassiker: Krankenstand, Pflegefreistellung, etc.

Auf Anwesenheiten behalten?

Ist dieser Parameter auf nein, so werden, wie bisher auch, geplante Anwesenheit (z.B. Teambesprechung) nach der Zeiterfassung wieder verworfen. Neu ist, dass wenn der Parameter auf JA ist, die geplanten Anwesenheiten auch nach der Zeiterfassung mit der gepanten Kommt/Gehtzeit erhalten bleiben:

Dienst und Planungscode im K/G

Hier wird bei einem geplanten Dienst zusätzlich eine spezielle Anwesenheit hinterlegt:

• Dienst von 07:00 - 18:00
• geplante Interne Fortbildung (Auf Anwesenheit behalten = JA) von 09:00 - 10:00

07:00 - 09:00 --> Dienstzeit
09:00 - 10:00 --> Interne Fortbildung
13:00 - 18:00 --> Dienstzeit

• Stempelung von 06:50 - 12:15 und 15:45 - 21:15

--> Definierte Zeit von 09:00 - 10:00 Interne Fortbildung bleibt erhalten:

Planungscode am Tag

Hier ist kein Dienst geplant, sondern nur der Planungscode am Tag eingetragen.

Keine Kommt/Geht beim Planungscode definiert

Gesamter gestempelter Bereich wird auf diesen Planungscode zugeordnet und mit dem Schema des Planungscodes berechnet: Beispiel:

• Planungscode am Tag: interne Fortbildung
• hinterlegte Kommt/Gehtzeit: keine
• Stempelung 08:45 - 11:03

--> gesamte Zeit von 08:45 - 11:03 wird als interne Fortbildung berechnet

Kommt/Geht wurde definiert

Nur der geplante Zeitbereich wird mit dem Planungscode belegt, der Rest der gestempelten Zeit hat kein Schema (wird nicht berechnet) Beispiel:

• Planungscode am Tag: interne Fortbildung
• hinterlegte Kommt/Gehtzeit: 09:00 - 11:00
• Stempelung 08:45 - 11:03

--> Zuordnung der Zeit 09:00 - 11:00 zum Planungscode "interne Fortbildung"

--> Rest der gestempelten Zeit wird als Stempelfehler dargestellt und muss nachbearbeitet werden

Für Anwesenheit behalten:NEIN (=Variante vor V2017.18)

Beispiel:

• Dienst von 07:00 - 18:00
• geplante Externe Fortbildung (Auf Anwesenheit behalten = Nein) von 09:00 - 10:00

07:00 - 09:00 --> Dienstzeit
09:00 - 10:00 --> Externe Fortbildung (Für Abwesenheit behalten = Nein)
13:00 - 18:00 --> Dienstzeit

• Stempelung: 06:50 - 12:15 und 12:45 - 21:15

--> Definierte Zeit von 09:00 - 10:00 Externe Fortbildung wird gelöscht

Die gilt auch wenn der Planungscode am Tag mit einer Kommt/Gehtzeit hinterlegt wurde. Auch die hinterlegte Kommt/Gehtzeit wird gelöscht und die gestempelte Zeit wird gerechnet.

Stempel automatisch abgrenzen?

Ab der Version 2017.24

Steht zu keiner Abhängigkeit mit den oben beschriebenen Parametern.

Hierbei geht es darum, dass wenn der Mitarbeiter vor geplantem Dienstbeginn oder nach geplantem Dienstende stempelt, nur die den Dienst überschreitende Zeit mit dem Planungscode markiert werden soll:

Ist der Parameter "Stempel automatisch abgrenzen? (Anw: "Sollz. vortragen"/"Gleitzeit" , Abw.: "Sollz. vortragen" beim gewünschten Planungscode auf JA, ist die Logik in ALEX folgendermaßen:

Anwesenheiten

Planungscode: "Überstunde" Mitarbeiter kommt vor Dienstbeginn:

• geplanter Dienst: 07:00 - 18:00
• Stempelung:
  • 06:00 Planungscode "Komme Überstunde" --> Zeit von 06:00 bis Dienstbeginn (07:00) wird mit diesem Planungscode markiert
  • 18:30 Planungscode "Gehe Überstunde") --> Zeit von Dienstende (18:00) bis 18:30 wird mit diesem Planungscode markiert

Welche Zeit als "Dienstende" oder "Dienstbeginn" berücksichtig wird ist folgendermaßen definiert:

• Der erste/letzte Zeitbereich im Dienst mit "Sollzeit vortragen - JA"

ODER

• bei Gleitzeit: Der erste/letzte Zeitbereich mit dem Parameter "Gleitzeit - JA"

Dienst ohne Gleitzeit:

Hier wird alles VOR 08:00 und NACH 17:00 mit dem Planungscode markiert (erstes und letztes Sollzeit-vortragen)

Dienst mit Gleitzeit:

Hier wird alles VOR 07:00 und NACH 20:00 mit dem Planungscode markiert (erstes und letztes Gleitzeit-JA)

Abwesenheiten

Planungscode: "Arzt" --> Mitarbeiter kommt während Dienstzeit vom Arzt

• geplanter Dienst: 07:00 - 14:30

• Stempelung:
  • 08:55 Planungscode "Komme von Arzt" --> Zeit von 7:00 bis 08:55 wird mit dem Planungscode "Arzt und Behörde" markiert

Planungscode: "Arzt" --> Mitarbeiter geht während Dienstzeit zum Arzt

• geplanter Dienst: 07:00 - 14:30

• Stempelung:
  • 07:00 Komme

• Stempelung:
  • 13:07 Planungscode "Gehe zu Arzt" --> Zeit von 13:07 bis 14:30 wird mit dem Planungscode "Arzt und Behörde" markiert

Anwesenheit mit diesem Symbol belegen

Ist der Planungscode geplant und der Mitarbeiter hat dann zu diesem Zeitbereich eine Anwesenheit, so kann hier ein Planungscode definiert werden, welcher den geplanten Planungscode überschreibt:

Beispiel:

• Dienst von 08:00 - 17:00
• Zeitausgleich geplant 15:00 - 17:00
• Stempelung 08:00 - 15:13

Da der Mitarbeiter bereits innerhalb der geplanten Zeitausgleich - Zeit ausstempelt, soll hier nun die noch gearbeitete Zeit mit einem anderen Planungscode hinterlegt werden (z.B. "Tagdienst")

Dann entsteht bei dem oben genannten Beispiel folgende Kommt/Gehtzeiten:

Der Planungscode Zeitausgleich muss dazu folgende Parameter hinterlegt haben

Zeit ausserhalb "Sollzeit vortragen"/"Gleitzeit" mit diesem Symbol belegen

Ab Version 2018.2
ACHTUNG: Dieser Parameter funktioniert nur bei Planungscode mit dem TYP "Anwesend"
Hier kann ein Planungscode hinterlegt werden, welcher automatisch eingetragen wird, sobald sich der Zeitstempel außerhalb "Sollzeit vortragen" oder "Gleitzeit" befindet.

Beipiel:

Dienst ohne Gleitzeit - Sollzeit vortragen 8-16
Stempelung ohne Planungscode: 07:00 - 17:00 
Param: "Zeit ausserhalb "Sollzeit vortragen"/"Gleitzeit" mit diesem Symbol belegen": Planungscode "Zeit beantragen"
--> Folgende Kommt/Gehtzeiten:  
   07:00 - 08:00: Zeit beantragen
   08:00 - 16:00: Anwesend
   16:00 - 17:00: Zeit beantragen

Stempelung mit diesem Plansymbol isolieren

Werden Planungscodes (z.B. RB-Einsätze) direkt an der Stempeluhr gestempelt, so werden diese grundsätzlich immer in Bezug zu anderen Stempelungen gesetzt.

Beispiel RB Einsatz:

• Dienst: 08:00 - 16:30
• Rufbereitschaft ab 16:30
• Stempelung:
  • 08:00 - 16:30
  • 1. RB Einsatz 17:00 - 19:00
  • 2. RB Einsatz 22:00 - 23:00

Ist der Parameter auf NEIN ergibt sich folgendes Kommt/Gehtfenster:

Neu ist hier der Parameter "Stempelung mit diesem Plansymbol isolieren". Ist dieser gesetzt, so werden die STempelungen mit diesem Planungscode unabhängig zu allen anderen Stempelungen gesehen. Danach ergibt sich bei obigen Beispiel folgendes Ergebnis:

Einstellung des Planungscodes:

Stempelung Abwesend Planungscodes als erste/letzte Stempelung am Tag als Kommt/Geht gültig

Werden Planungscodes (z.B. DG-Dienstfahrt) direkt mit dem Handy gestempelt, so werden diese grundsätzlich als Unterbrechung der Dienstzeit gesehen.

Beispiel DG Dienstgang Letze Stempelung:

Dienst 07:30 - 13:30

07:33 Kommt

13:00 Beginn Dienstfahrt

13:45 Ende Dienstfahrt

Alex generiert nun eine eine neue Zeile mit Kommt 13:45, da von einer Unterbrechung vom Dienst ausgegangen wird.

Ab der Version 2018.10 --> "Stempelung mit diesem Plansymbol isolieren"

Ist dieser gesetzt, so wird das Ende Dienstfahrt als GEHT Stempelung gesehen und keine neue Zeile mit Kommt generiert.

Danach ergibt sich bei obigen Beispiel folgendes Ergebnis:

Beispiel DG Dienstgang Erste Stempelung:

08:29 Beginn Dienstfahrt

08:43 Ende Dienstfahrt

12:02 Beginn Pause

13:01 Ende Pause

17:34 Geht

Alex generiert nun eine eine neue Zeile mit Geht um 08:29, da von einer Unterbrechung vom Dienst ausgegangen wird.

Ab der Version 2018.10 --> "Stempelung mit diesem Plansymbol isolieren"

Ist dieser gesetzt, so wird das Ende Dienstfahrt als GEHT Stempelung gesehen und keine neue Zeile mit Kommt generiert.

Danach ergibt sich bei obigen Beispiel folgendes Ergebnis:

Gestempelte Zeiten auf Stempeldatum zuordnen und auftrennen

Ist dieser Parameter gesetzt, dann werden die Stempelungen des Planungscodes an jenem Tag zugeordnet, an dem diese tatsächlich stattgefunden haben. Dies funktioniert nur bei Stempelungen des Planungscode.

Aufgaben von anstoßendem Intervall behalten

Ist dieser Parameter gesetzt, so werden bei Eintrag des Planungscodes (z.B. durch Stempelung, autom. Eintrag) die Farbmarkierungen des vorhergehenden bzw. nachfolgendem Kommt/Gehtintervall eingetragen.

Beispiel: ZA genehmigt -> Mitarbeiter arbeitet länger -> Planungscode "Doch Anwesend" wird eingetragen und soll die Farbmarkierungen des vorangehenden Intervalls übernehmen:

Ausgangssituation vor Stempeln

Ausgangssituation vor Stempeln

Stempelung um 14:15 -> Parameter "Nein"

Stempelung um 14:15 -> Parameter "JA"

Übersteuert Tagesplansymbol, wenn es in Dienstzeitbereich hinterlegt ist

Wenn dieser Parameter = Ja gesetzt wird bei einem Planungscode, welcher in den Diensten fix hinterlegt wurde, dann bleibt dieser Planungscode auch dann erhalten, wenn später ein ganztägiger anderer Planungscode erfasst wird.

Anwendungsfall: Planungscode Pause

Der Planungscode Pause könnte in bestimmten Ausnahmefällen bereits bei den Dienstkürzeln mit Sollzeit vortragen = JA hinterlegt werden.

Damit nun diese Pausen auch dann bestehen bleiben, wenn ein anderer Planungscode am ganzen Tag draufgelegt wird (z. B. Urlaub, Krank oder €), wird beim Planungscode Pause dieser Parameter auf Ja gestellt.

Bit Factory interne Doku zu diesem Spezialfall: Hier

Bit Factory interne Zusatzinfos

• Konkrete Parametrierungsbeispiele aus der Praxis