Um ein Genehmigungsverfahren in Alex verwenden zu können, müssen zuerst einige Einstellungen vorgenommen werden.
Config-File
im '.bfx_CONFIG' muß das Model und die Benutzerschnittstelle registriert werden. Z.B.:
Windows:
... , "modelPlugins" : { "1" : "Bfx.Alex.PermissionWorkflow.Model.dll" } , "uiPlugins" : { "1" : "Bfx.Alex.PermissionWorkflow.UI.dll" } ...
Web: (ab Version 2017_14)
... , "modelPlugins" : { "1" : "Bfx.Alex.PermissionWorkflow.Model.dll" } , "uiPlugins" : { "1" : "Bfx.Alex.PermissionWorkflow.UI.dll" } , "webuiPlugins" : { "1": "Bfx.Alex.PermissionWorkflow.UI.Web.dll" } ...
Anlage des Genehmigungsverfahrens
Über den Navigatorpunkt "Genehmigungsverfahren" muss das Verfahren erstmals angelegt werden.
Allgemein
- Als "Bezeichnung" ist der gewünschte Name für das Genehmigungsverfahren zu erfassen.
- Die Planungscodes sind ebenfalls anzulegen. Es kann bei allen drei Planungscodes die selbe Abrechnung und das gleiche Zeitkonto hinterlegt werden.
- Wichtig: Der Planungscode für "genehmigt" darf NIE am Bereich zugewiesen werden! Dieser muss immer aus dem Genehmigungsverfahren heraus eingetragen werden
- Bei "Planungscode "Eintragen" für direktes Genehmigen" kann ein Planungscode hinterlegt werden, welcher nach eintragen und speichern, ohne Genehmigungsverfahren direkt in den genehmigten Planungscode umgewandelt wird.
- Bei "Planungscode Genehmigt Ersatz" werden jene Planungscodes hinterlegt, welche den genehmigten Planungscode ersetzen dürfen, ohne zuvor den Planungscode storniert zu haben.
- Über den Punkt "Ändern" im Genehmigungsverfahren
- Bei "Planungscode Stornierung beantragen" wird der Planungscode für einen Stornoantrag hinterlegt. Siehe Stornoantrag bei Genehmigungsverfahren
- Bei "Einträge übers Wochenende zusammenfassen" kann ausgewählt werden, ob zb Urlaube, die sich von Freitag bis Montag strecken, jedoch an Samstag und Sonntag nicht eingetragen sind, zusammengefasst werden sollen.
Konten
- Für den Andruck am Antragsschein müssen je Genehmigungsverfahren die Zeitkonten für Stunden und Tage hinterlegt werden.
- Auch bei den 3 Planungscodes selbst müssen unter "Antragsformular" die richtigen Konten eingestellt sein.
Berechtigungen / Benutzer
- Um eine Kontrolle darüber zu haben, wer Urlaube genehmigen oder stornieren darf, können hier die zuvor angelegten Berechtigungen hinterlegt werden.
- Die Berechtigung muss dann der jeweiligen Rolle zugeteilt werden (zb. Dienstplan bearbeiten)
- Supervisoren besitzen alle Berechtigungen
- Infos:
- werden hier keine Rechte hinterlegt, so kann NUR der Supervisor genehmigen/stornieren
- es kann für "Genehmigen" und "Stornieren" auch eine gemeinsame Berechtigung angelegt werden
Folgende Fehlermeldung erscheint, wenn die notwendige Berechtigung nicht vergeben ist:
Selbstbedienungsbenutzer
Wichtig!
Ab der Version 2018.8 ist es so definiert, dass ein Benutzer, welcher mit einem Personal verknüpft ist (meist Selbstbedienungsbenutzer) NIE das verknüpfte Personal genehmigen darf!
Sprich: Ein Selbstbedienungsbenutzer darf sich NIE selbst genehmigen, obwohl er vielleicht alle anderen Mitarbeiter des gleichen Dienstplanes genehmigen/stornieren kann.
Antragsformular unterdrücken
Sollen keine Antragsformulare bei Genehmigung/Stornierung erscheinen, so können diese unterdrückt werden:
- Systemeinstellungen --> "Allgemein" --> Parameter "automatisches Öffnen des Antragsformulares unterbinden" auf JA gesetzt werden.
Planungscodes
Es müssen eigene Planungscodes angelegt werden:
- Planungscode für beantragt
- Planungscode für direktes genehmigen
- Planungscode für genehmigt
Wichtig bei der Anlage der Planungscodes ist, dass die jeweiligen Leseberechtigungen vergeben werden. So darf z.B: der Planungscode für direktes genehmigen nur den Benutzern freigegeben sein, die diesen auch verwenden dürfen.
WICHTIG: Der "Planungscode für genehmigt" darf NIE am Bereich zugeteilt werden, da dieser nur über das Genehmigungverfahren eingetragen werden darf und NIE Manuell!
Wird ein DIREKTES GENEHMIGEN gewünscht, so muss der entsprechende Planungscode angelegt werden.
Genehmigunsgverfahren und elektronische Zeiterfassung
Wird das Genehmigungsverfahren in Kombination mit elektronischer Zeiterfassung verwendet so ist sehr wichtig, dass folgende Parameter gesetzt werden:
- bei genehmigten ANWESEND Planungscodes (z,B. Überstunden): der Parameter "Für Anwesenheit behalten"
- bei genehmigten ABWESEND Planungscodes (z,B. Zeitausgleich): der Parameter "Für Abwesenheit behalten"