Dienstplaner Kompaktübersicht Windows

Dieser Artikel beinhaltet eine kompakte Übersicht, der notwendigsten Funktionalitäten, für Dienstplaner in Bezug auf ALEX unter Windows. Sollten Sie mit der WEB Version arbeiten, verwenden Sie bitte die ALEX-WEB Hilfe für Dienstplaner.

Bildschirmaufbau

Systemmenü

Das Systemmenü umfasst folgende Punkte:

• Navigator ein/ausblenden
• Werkzeugleiste ein/auslbenden
• Ändern des Alex-Passworts
• Rückgängig
• Wiederherstellen
• Objekte neu laden

Registerleiste

Abhängig vom geöffneten Arbeitsblatt werden neben der Sonderfunktion in der Registerleiste unterschiedliche Inhalte (wie beispielsweise "Plan" innerhalb eines Dienstplans oder "Suchen" in der Personalsuche) angezeigt.

Werkzeugleiste

Die Werkzeugleiste bietet je nach geöffneten Arbeitsblatt verschiedenste Funktionen, welche bei der Bedienung von Alex unterstützend wirken.

Gruppe

Abhängig von der ausgewählten Registerleiste werden die dazugehörigen Symbole in den entsprechenden Gruppen angezeigt.

Navigator

Mit Hilfe des Navigators können die verschiedenen Navigatorpunkte angesprochen werden. Nach dem Öffnen von Alex® ist der Navigator immer sichtbar. Abhängig von der Bildschirmgröße kann dieser unterschiedlich für die Anzeige eingestellt werden. Er ist entweder

• immer im Vordergrund,
• immer im Hintergrund oder
• bei Mausklick im Vordergrund.

Immer im Vordergrund

Der Navigator ist ständig am linken Bildschirmrand angezeigt. Abhängig von der eingestellten Ansicht sind die verschiedenen Navigatorpunkte (Zuletzt verwendet, Personal, Dienstplan, ...) sichtbar. In der Navigatortitelleiste ist die fixierte Stecknadel dargestellt . Der Navigator kann jederzeit durch Klick auf das Navigator-Symbol im „Systemmenü“ oder durch Klick auf das in der Navigatortitelleiste ausgeblendet werden.

Immer im Hintergrund

Der Navigator ist nicht sichtbar. Der Arbeitsbereich schließt ganz links an. Durch Klick auf das Navigator-Symbol im Systemmenü wird der Navigator wieder angezeigt.

Bei Mausklick im Vordergrund

Durch die Deaktivierung der fixierten Stecknadel minimiert sich der Navigator als Karteiblatt an den linken Bildschirmrand. Mit Klick auf die Karteikarte wird der Navigator wieder in den Vordergrund geholt, wobei er in diesem Fall den Arbeitsbereich überblendet. Bei Weiterbenutzung des Arbeitsbereiches versteckt sich der Navigator wieder am linken Rand.

Navigatorpunkt

Mit Klick auf den Navigatorpunkt werden die Darstellungsmöglichkeiten eingeblendet. Es ist immer nur ein Navigatorpunkt maximiert, dh wenn man auf einen anderen klickt, wird der zuvor verwendete minimiert

Symbole - Bezeichnung/Verwendung

Zum Abruf und zum Ablegen von Daten stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.

Ausführen

• Beim Suchen von Daten wird die Abfrage ausgeführt.
• Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten werden die bisher erfassten Eingaben überprüft, ohne die Eingabemaske zu schließen.

Öffnen

• Nach dem Abfragen von Daten kann ein Datensatz mit diesem Symbol geöffnet werden. Verhält sich wie ein Doppelklick auf den Datensatz.

OK

• Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten steht es zum Ablegen der bisher erfassten Informationen mit anschließendem Verlassen der Eingabemaske.

ACHTUNG: Die Daten werden noch nicht gespeichert.

Abbrechen

• Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten steht es zum Verwerfen der bisher erfassten Informationen mit anschließendem Verlassen der Eingabemaske.

Speichern

• Alle, seit dem letzten Speichervorgang, eingegebenen Veränderungen werden im Hintergrund gespeichert.

• Ist man gleichzeitig mit anderen Benutzern in ALEX und es wurden Daten von einem anderen ALEX Benutzer geändert und gespeichert, so können diese Daten über den Button "Objekte neu laden" in ALEX aktualisiert werden.

Dienstplan öffnen

Der Dienstplan kann auf verschiedene Arten geöffnet werden. Die einfachste Variante ist der Weg über den „Zuletzt verwendet“ Navigatorpunkt.

Zuletzt verwendet

Hier werden die 20 letzten Arbeitsblätter (Pläne, Mitarbeiter, Reports, etc.) angezeigt, die vom Benutzer eingesetzt wurden. Im Normalfall befindet sich somit der letzte bearbeitete Dienstplan an oberster Stelle. Dieser wird durch Klick auf den Eintrag geöffnet.

Navigator

Ein Öffnen vom Dienstplan ist auch über den Navigator möglich. Dafür muss beim gleichnamige Navigatorpunkt das Fernglas ausgewählt werden.

Suche Dienstplan für Statusübersicht

Die Statusübersicht stellt die Hauptsuche für die Dienstpläne dar. Für den eingestellten Monat (das ist standardmäßig der aktuelle Monat) werden alle für den Benutzer freigegebenen Planungseinheiten angezeigt. Durch Doppelklick auf die Planungseinheit wird der Dienstplan geöffnet.

Suche Dienstplan für Plan von/bis

Weiters kann auch die Suche Dienstplan von/bis ausgewählt werden. Dazu muss der Navigatorpunkt "Dienstplan" zuerst maximiert werden:

Nach Auswahl der gewünschten Planungseinheit werden die Dienstpläne für den eingestellten Zeitraum (das ist standardmäßig das aktuelle Kalenderjahr) gruppiert nach Planungsstatus angezeigt.

Über anderen Dienstplan

Befindet man sich bereits in einem Dienstplan der Planungseinheit, kann mit Klick auf die Pfeile von „Vorherigen öffnen“ oder „Nächsten öffnen“ der Vormonat oder Folgemonat dieser Planungseinheit geöffnet werden. Diese Symbole sind in der Gruppe „Dienstplan“ des Registerleistenpunktes „Plan“ sichtbar.

Durch Klick auf die unterhalb der Pfeile stehenden Möglichkeiten „Vorherigen öffnen“ bzw. „Nächsten öffnen“ kann man mehrere Monate in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft springen.

WICHTIG

Wenn Sie mehrere Monate in einem Fenster öffnen, achten Sie immer darauf von welchen Monat Sie sich die Summen ansehen.

Durch einen Klick mit der linken Maustaste in den Dienstplan, erscheinen dann die Summen des jeweiligen Zeitraumes.

Dienstplan bearbeiten

Die geöffneten Pläne werden in Form von Karteien dargestellt. Die Karteiblätter befinden sich rechts neben der Navigatortitelleiste. Durch Klick auf eine Kartei, wird diese in den Vordergrund geholt. Weiters besteht, wie oben beschrieben, die Möglichkeit mehrere Monatspläne in einer Kartei durch die Funktion „Vorigen öffnen“ oder „Nächsten öffnen“ zu öffnen.

Bildschirmdarstellung

Allgemein

Durch Klick auf „Plan Ein/Mehrzeilig“ kann schnell und einfach zwischen einer ein- bzw. zweizeiligen Dienstplandarstellung gewechselt werden. Dieses Symbol ist Teil der Gruppe „Allgemein“ vom Registerleistenpunkt „Plan“.


Die Zellengröße des Arbeitsblattes kann mittels Klick auf „Zellen größer“ bzw. „Zellen kleiner“ verändert werden. Diese Symbole sind ebenfalls Teil der Gruppe „Allgemein“ vom Registerleistenpunkt „Plan“.

Die Zellenbreite des Arbeitsblattes kann mittels Klick auf „Zellen breiter“ bzw. „Zellen schmaler“ verändert werden. Diese Symbole sind ebenfalls Teil der Gruppe „Allgemein“ vom Registerleistenpunkt „Plan“.

Die Zellenhöhe des Arbeitsblattes kann mittels Klick auf „Zellen höher“ bzw. „Zellen niedriger“ verändert werden. Diese Symbole sind ebenfalls Teil der Gruppe „Allgemein“ vom Registerleistenpunkt „Plan“.


Die Anzahl der Zeilen des Arbeitsblattes kann mittels Klick auf „Mehr Zeilen“ bzw. „Weniger Zeilen“ verändert werden.
Diese beiden Parameter haben nur eine Auswirkung, wenn man die Wochenansicht eingestellt hat. Diese Symbole sind ebenfalls Teil der Gruppe „Allgemein“ vom Registerleistenpunkt „Plan“.

Sonstige Bildschirmeinstellungen

Alle übrigen Bildschirmeinstellungen werden durch direkten Klick auf den Bildschirm (Darstellung) in der Gruppe „Allgemein“ vom Registerleistenpunkt „Plan“ angezeigt. Nähere Erklärungen finden Sie hier

Summenansicht

Die eingestellte Summenansicht am rechten Bildschirmrand ist je Benutzer definiert, dh sie werden in allen Plänen angezeigt, auf die der Benutzer Zugriff hat.

Die unterschiedlichen Summenansichten können wie folgt ausgewählt werden:

• Doppelklick auf die Summenüberschrift im Dienstplan
• Doppelklick auf die gewünschte Summenansicht

Namensspaltenansicht

Die Darstellung in der Namensspalte kann wie folgt geändert werden:

• Klick mit der rechten Maustaste auf die Namensspalteneinstellungen direkt oberhalb der Namensspalte.

Zu beachten ist:

• Klick auf die erste Zeile bearbeitet die obere Zeile der Namensspalte (bei zweizeiliger Darstellung) oder die Zeile bei einzeiliger Darstellung
• Klick auf die zweite Zeile bearbeitet die untere Zeile der Namensspalte (bei zweizeiliger Darstellung)

• Klick auf „Andere Ansicht auswählen“
• Doppelklick auf die gewünschte Namensspaltenansicht

Mitarbeiter sortieren

Die Reihenfolge der Mitarbeiter am Dienstplan kann mittels Drag & Drop verändert werden.

• Klicken Sie dafür in der Namensspalte auf den umzureihenden Mitarbeiter.
• Halten Sie die Maustaste gedrückt.Ziehen Sie nun den Mauszeiger an die gewünschte Position. Sie werden dabei mit dem roten Balken unterstützt.
• Lassen Sie die Maustaste erst dann los, wenn sich der Mitarbeiter an der richtigen Position befindet.

Sollte es mit dem Ziehen des Mitarbeiters nicht auf Anhieb funktionieren, können Sie die Reihenfolge des Mitarbeiters auch mit der rechten Maustaste verändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Mitarbeiters und wählen Sie „nach vorne“ bzw. „nach hinten“.

Anzeige Anzahl am Tag im Monatsplan

Klickt man im Monatsplan mit der linken Maustaste auf einen Dienst, so erscheint unter der Kalenderzeile die Anzahl, wie oft dieser Dienst, Planungscode oder Farbmarkierung eingetragen ist.

Kommt-/Gehtzeiten ändern

Die hinterlegten Zeiten eines Dienstes können verändert werden, indem Sie einen Doppelklick auf den eingetragenen Dienst beim Mitarbeiter machen. Es wird nun die Kommt-/Gehtzeitenmaske geöffnet. Die Zeiten können in dieser Maske verändert werden.

Verwenden Sie für Änderungen die nebenstehenden Uhrsymbole ( ) um die genaue Uhrzeit auszuwählen. Jede Korrektur wird mit dem grünen Häkchen (), das nach der Eingabe in der letzten Zeile erscheint bestätigt.

Dienstzeiten können verlängert werden, indem Sie z.B. das vorgeschlagene Dienstende verändern.

Dienstzeiten können verkürzt werden, indem Sie z.B. das vorgeschlagene Dienstende verändern.

Eine neue Zeitzeile können Sie in der ersten Zeile eintragen.

Spezielle Tätigkeiten oder Abwesenheiten werden durck Klick auf die Schaltfläche „Anwesend“ ausgewählt.

Überlappende Zeitstrecken fließen automatisch in die Dienstzeit ein:

Dienste kopieren

Ein bei einem Mitarbeiter eingetragener Dienst kann auf einen oder mehrere andere Mitarbeiter kopiert werden. Diese Funktion ist insbesondere bei der Besprechung einsetzbar. Es kann zB bei einem Mitarbeiter, der am Tag der Besprechung frei hat, die Besprechung definiert werden. Im Anschluß kann die Besprechung auf alle Mitarbeiter kopiert werden, die ebenfalls teilnehmen und auch frei haben.

Klicken Sie die zu kopierende Information beim Mitarbeiter mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Dienst kopieren auf“.

• Doppelklick auf den Mitarbeiter, auf den kopiert werden soll

ODER

• Klicken Sie auf den ersten Mitarbeiter, auf den kopiert werden soll
• Halten Sie die Taste „Strg“ auf der Tastatur gedrückt und
• Klicken Sie auf den nächsten Mitarbeiter, auf den kopiert werden soll
• Klicken Sie auf Öffnen , wenn alle Mitarbeiter ausgewählt sind
• Die Information wurde nun auf alle ausgewählten Mitarbeiter kopiert.

Meldungsfenster

Wenn Texte bzw. Abrechnungshinweise, leichte oder schwere Fehler für einen Mitarbeiter entstehen, wird dies durch ein Symbol in der Namensspalte angezeigt. Mittels Tooltip der Namensspalte kann das Meldungsfenster ausgelesen werden.

Text oder einfacher Abrechnungshinweis

Leichter Fehler

Schwerer Fehler, der Plan kann nicht in den nächsten Status gewechselt werden.

Beispielhaftes Tooltip in der Namensspalte mit einem schweren Fehler

Diensttausch gewünscht

Zwei Mitarbeiter können nur am gleichen Tag einen Dienst tauschen. Selbstverständlich kann auch ein Tausch eines Dienstes mit einem freien Tag erfolgen. Der Diensttausch ist nur im Status „Ist“ durchzuführen.

• Klicken Sie den Dienst beim Mitarbeiter mit dem Tauschwunsch mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Dienst tauschen mit“

• Doppelklick auf den Mitarbeiter mit dem getauscht werden soll.

Die beiden Dienste der Mitarbeiter werden nun ausgetausch.

Kommt/Geht Eintrag kopieren

Es besteht die Möglichkeit Kommt/Geht-Zeiten auf mehrere Mitarbeiter zu kopieren, ohne jeden Tag und Mitarbeiter einzeln bearbeiten zu müssen. Diese Funktion wird verwendet um beispielsweise Besprechungen/Fortbildungen etc. für mehrere Mitarbeiter zu planen.

• In der Werkzeugleiste den Punkt „ Eintragen“ Kommt/Geht einstellen wählen.

• In dem geöffneten Fenster, kann nun die Kommt/ Gehtzeit und Planungscodes wie gewohnt definiert werden

• Wichtig ist, dass für die eingetragene Zeit ein Planungscode definiert wird, damit ALEX die Zeiten verarbeiten kann

• Bestätigung des Fensters mit Klick auf OK

• Nun in der Werkzeugleiste direkt auf die Uhr klicken --> Mauszeiger verändert sich

• Nun haben Sie die definierte Kommt/Gehtzeit am Mauszeiger und können Sie bei jedem beliebigen Mitarbeiter im Dienstplan eintragen, solange bis Sie auf das Mauszeigersymbol klicken oder einen Dienst/Planungscode aufnehmen.

Poolzuteilung über den Dienstplan

Der Mitarbeiter kann durch eine Poolzuteilung auf eine andere Stationen verliehen werden. Dies ist auf verschiedene Arten möglich.

Über die Namensspalte

Klicken Sie den Mitarbeiter in der Namensspalte mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Auf anderen Plan verleihen“.

Es öffnet sich ein Fenster in dem die Poolzuteilung vorgenommen werden kann.

Durch das klicken auf "..." kommen Sie in ein Fenster, in dem Sie die Station auf die der Mitarbeiter zugeteilt werden soll auswählen können.

• Station auswählen
• Von / Bis Datum auswählen
• Die Poolzuteilung mit dem grünen Plus bestätigen.

Über das Arbeitsblatt

Es gibt die Möglichkeit den Mitarbeiter einzelne Tage auf eine andere Station zu verleihen.

• Markieren Sie die Tage, an dem Sie den Mitarbeiter verleihen möchten, indem Sie den ersten Tag mit der linken Maustaste markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und scrollen Sie die Maus bis zum gewünschten Enddatum. Die Tage sind nun markiert.

Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die markierten Tage und wählen Sie das Feld „Auf anderen Plan verleihen“ aus.

• Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die gewünschte Station, auf den Sie den Mitarbeiter verleihen möchten, auswählen können.
• Gewünschte Planungseinheit auswählen und 'Öffnen' Klicken.

Dienstplan drucken

Der Ausdruck wird durch Klick auf den Button „Drucken“ der Gruppe „Ausdruck“ vom Registerleistenpunkt „Plan“ gestartet. Es erscheint die Standard-Windows-Druckabfrage.

Dienstplan speichern

Die Änderungen werden über das Diskettensymbol im Systemmenü gespeichert. Das Diskettensymbol ist nur dann sichtbar, wenn auch tatsächlich etwas abgespeichert werden kann, dh wenn Veränderungen durchgeführt wurden.

Detaillierte Informationen zu Ausdruckeinstellungen und Möglichkeiten finden Sie unter Druckeinstellungen

Text erfassen

Es können Texte für einen oder mehrere Mitarbeiter erfasst werden:

• Text für einen einzelnen Mitarbeiter erfassen:
  • Rechtsklick auf den Tag in der Kalenderzeile, an welchem der Text erfasst werden soll --> "Text erfassen für"
  • Danach kann der Mitarbeiter ausgewählt werden und ein Text eingetragen

• Text für alle Mitarbeiter erfassen:
  • Rechtsklick auf den Tag in der Kalenderzeile, an welchem der Text erfasst werden soll --> "Text erfassen für Alle"
  • Danach kann der Text für alle Mitarbeiter erfasst werden

Statustreppe

Alex® 7 arbeitet mit folgenden Bearbeitungsstatus:

Versiegelt: Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde.

Abgeschlossen : Abgeschlossene und an die Lohnverrechnung übergeleitete Pläne.

Ist: Istdienstplan (2. Zeile)

Plan: Solldienstplan (1. Zeile)

Nicht erzeugt: Pläne, die noch nicht erzeugt wurden.

Sobald Sie mit der Planung eines Monats beginnen möchten, müssen Sie bei geöffnetem Monatsplan den Status von „nicht erzeugt“ auf „Planung“ mit dem Symbol für „Planstatus nach vor“ durchführen. Wenn Sie dies nicht machen, können Sie zwar Dienste und Abwesenheiten im Plan eintragen, es erfolgt aber keine Berechnung! Bsp.: Eintrag von zukünftigen Urlauben, Fortbildungen, etc. um diese bei der Dienstplanung gleich berücksichtigen zu können!

Der Wechsel der Status wird IM Dienstplan mit folgenden Symbolen durchgeführt:

WICHTIG:

Alex lässt es nicht zu, dass der Planstatus nicht chronologisch nach vor bzw. zurück versetzt wird. D.h. der Jänner kann niemals in Planung sein und der Feb. bereits im Status IST. Wird der Februar ins Ist gesetzt, wenn der Jänner noch im Status Planung ist, dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins Ist gesetzt.

Oder wenn Sie z.B. den Jänner und Februar abgeschlossen haben und im März aber für den Jännerplan noch etwas ändern möchten und dafür den Jänner zurück ins IST setzen, dann wird automatisch der Februar ebenfalls ins IST gesetzt. Dies ist zu bedenken, wenn Sie den Jänner wieder abschließen, denn dann müssen Sie auch den Februar wieder abschließen.

Hier finden Sie noch mehr Informationen zur Statustreppe.

Jahresplan

Im Jahresplaner steht jeweils ein Mitarbeiter für alle 12 Monate (Zeitbereich ist veränderbar) zur Bearbeitung bereit. Es können einerseits langfristig geplante Abwesenheiten eingetragen, aber auch laufende Änderungen im Dienstplan vorgenommen werden.

Jahresplan öffnen

Der Jahresplan des Mitarbeiters kann jederzeit über den Dienstplan geöffnet werden.

• Klick mit der rechten Maustaste auf den Namen in der Namensspalte
• Jahresplan öffnen

Eine weitere Möglichkeit ist die Öffnung des Jahresplans direkt aus der Personalsuche heraus. Dabei ist der Mitarbeiter mit der rechten Maustaste anzuklicken. Mit Klick auf „Jahresplan öffnen“ kann der Jahresplaner geöffnet werden. Er dient damit auch als Einzeldienstplan.

Bei Monaten mit 30 oder weniger Tagen werden die nicht existenten Tage mit einem schwarzen X dargestellt (zB 29., 30. und 31. im Februar).

Unterhalb der Monatsbezeichnung ist die zum Monatsersten gültige Stammplanungseinheit ersichtlich. Rechts daneben befindet sich der aktuelle Bearbeitungsstatus.

Standard wiederherstellen

Ab der Version 2021.02 gibt es im Jahresplan folgenden neuen Button, mit dem die Standardansicht vom Jahresplan hergestellt werden kann:

Jahresplan Ansicht

Ab der Version 2020.20 kann die Anzeige des Mitarbeiternamens im Jahresplan angepasst werden: Unter Systemeinstellungen --> Jahresplan Kopfbereich linksbündig bzw. Jahresplan Mitarbeiterbezeichnung zweizeilig

Druckeinstellungen

Nähere Informationen zu den Druckeinstellungen finden Sie hier

Mehrzeitmarkierung (nur für Kunden mit V7-Standardabrechnung)

am Tag

Ist der Überstundengrenzwert am Tag überschritten, wird das in Alex wie folgt dargestellt:

• Mit Rechtsklick auf den fehlerhaften Tag kommen Sie in das Kontextmenü.

• Mit Klick auf „Dienstbeginn mit Planungscode markieren“ oder „Dienstende mit Planungscode markieren“ kann die nicht bewertete Tagesüberstunde bewertet werden.
• Es stehen dazu mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

in der Woche

Ist der Überstundengrenzwert in der Woche überschritten, wird das in Alex wie folgt dargestellt:

• Mit Rechtsklick in die fehlerhafte Woche kommen Sie in das Kontextmenü.

• Mit Klick auf „Wochenfehler-Stunden mit Planungscode markieren“ können die nicht bewerteten Wochenüberstunden bewertet werden.
• Es stehen dazu mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

am Monats-/DRZ-Ende

Ist das Plus/Minus am DRZ-Ende nicht null, wird das in Alex wie folgt dargestellt:

• Mit Rechtsklick in die fehlerhafte Summenspalte kommen Sie in das Kontextmenü.
• Es stehen nun mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, das Monatsergebnis zu bearbeiten.

Elektronische Zeiterfassung

Hier gibt es nähere Informationen bzgl. der Nachbearbeitung von Stempelungen