Supervisorenschulung WEB

ABLAUF SUPERVISORENSCHULUNG WEB - Beginn mit Dienstplanung

Folgender Ablauf ist geplant:

• I. Supervisorenschulung (Dauer ca. 3,5 Stunden)
• II. Telefonschulung
• III. Supervisorenschulung (Dauer ca. 3,5 Stunden)

I. SUPERVISORENSCHULUNG WEB

Begrüßung / Anfang

• Kurze Begrüßung und Info über Alex (Seit 1992, ...)

• Ablauf
  • heute 1. Schulung: Dienstplanschulung
  • Telefontermin zur Stempel-/Istzeiten-Bearbeitung
  • 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage

• Google Chrome verwenden
  • Es wird eine Mail mit dem Link zum Herunterladen geschickt

• Login erklären
  • Kundenkennung + Benutzername (Nachname = klein geschrieben) + PW: xy

Benutzeroberfläche erklären

• Symbolleiste
  • Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
  • Passwort ändern / undo / redo / Speichern

• Navigator mit Navigatorpunkten
  • zuletzt verwendet (20 Punkte)
  • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
  • die zuletzt eingestellte Ansicht wird beim Benutzer gespeichert

Kunde steigt in ALEX ein

• Kunde steigt sofort mit korrektem Benutzer ein

• Änderung des Passwortes
  • es gibt keine spezielle Vorgabe)
  • Achtung: Datenschutz - PW nicht weitergeben - Änderungen (im IST) werden mitprotokolliert

Monatsplan öffnen (über zuletzt verwendet)

• Werkzeugleiste
  • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler
  • ein- / mehrzeilig

• Monitor
  • Fadenkreuz (funktioniert im WEB nicht)
  • Benachbarte Wochen anzeigen
  • Standard wiederherstellen (andere Computer – andere Ansicht)

• Arbeitsblatt besprechen
  • Kalenderzeile (in Tooltip Kalenderwoche)
  • Personal (kann sortiert werden)
  • Namenspalteneinstellung (Vorname/Zuname - nur bei Bedarf ändern)

Legende erklären

• Dienste
  • Mit den Kunden abklären, ob die Dienstzeiten so in Ordnung sind
  • Sind Änderungen zu machen – Gleich abändern (Abrechnungscheckliste updaten)

• Dienste eintragen
  • Dienst anklicken – in den Tag reinklicken
  • Dienst mit durchziehen zeigen
  • Dienst mit Löschsymbol löschen (Achtung wieder zurücklegen)
  • Doppeldienst (T & ND) – mit rechter Maustaste in den Tag

• Planungscodes eintragen
  • Welche Planungscode sind vorhanden
  • Planungscodes eintragen
  • kurz erklären wie die einzelnen Planungscode rechnen

• Besetzungsreport im Monatsplan erklären
  • wie oft ist welcher Dienst pro Tag eingetragen

• Navigator ein- und ausblenden

WICHTIG: ALLES WIEDER RÜCKGÄNGIG MACHEN

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

• AZGs werden laut Einstellung geprüft
  • Mindestruhe zwischen 2 Diensten: 11h
  • maximale tägliche Arbeitszeit:
  • max. wöch. Arbeitszeit:
  • max. wöch. Arbeitzeit im Schnitt in Wochen
  • Mindestruhe in der Woche: 36h (Montag 00:00 – Sonntag 24:00)

• Bei Verletzung
  • In der Planung schwerer Fehler (rotes X) – kann nicht in das IST gesetzt werden
  • Im IST nur eine Warnung (gelbes Dreieck) – aber muss tz Gesetzeskonform sein
  • Im Monatsplan herzeigen (mehr Dienste eintragen)

Statuswechsel erklären

• Nicht erzeugt
  • es werden keine Summen gerechnet (außer Urlaub) - sonst ist Alex so langsam
  • es dürfen Dienste auch eingetragen werden, jedoch werden die Summen nicht richtig gerechnet.

• Planung
  • wenn Dienstplan geplant wird
  • Summen werden nun mitgerechnet
  • gesetzeskonform planen

• IST
  • nun sind 2 Zeilen vorhanden (Planung und IST)
  • wie wird wirklich gearbeitet (Diensttausch, Vertretungen eintragen)
  • AZG Verletzungen sind nur mehr Warnungen (gelbes Dreieck)

Wochenzeitmodell

→ Haben Sie Diensträder ?!

• JA: Wochenzeitmodellanlage herzeigen (STATUS „NICHT ERZEUGT“)

Summenspalten erklären

• es wird grunsätzlich mit der "Abrechnungs-Ansicht" gearbeitet
• Zeiten der Summenspalten mit den Kunden kontrollieren (ev. nachrechnen)

• 1-monatiger DRZ
  • SÜ g.B.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter in den Vormonaten aufgebaut hat
  • Soll: Sollstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat
  • Ttl: Totalstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat (gesamte geleistete Arbeitszeit)
  • +/-: Differenz von Soll und Totalstunden
  • S g.B.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter ins nächste Monat mitnimmt (abzüglich den getätigten Auszahlungen)

• merhmonatiger DRZ
  • DRZ V g.u.Ü.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter in den Vormonaten aufgebaut hat
  • MSoll: Sollstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat
  • MTtl: Totalstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat (gesamte geleistete Arbeitszeit)
  • M+/-: Differenz von Soll und Totalstunden
  • DRZ V g.u.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter ins nächste Monat mitnimmt

• Zeitzuschlagskonto
  • SÜ Änd: Summe aller angefallen Zeitzuschläge sowie bewertete Tages- und Wochenüberstunden des aktuellen Monats

• Urlaubskonten
  • UiS -: Urlaubskonsum im aktuellen Monat
  • UiS Rest: Urlaub in Stunden Rest zum Ende des Monats

• Abrechnungskonten
  • D100%: Stunden, die am Ende des Durchrechnungszeitraums übertragen werden
  • D125%: Mehrstunden einer Teilzeitkraft, die am Ende des Durchrechnungszeitraums mit 1:1,25 bewertet werden
  • D150%: Stunden, die am Ende des Durchrechnungszeitraums mit 1:1,5 bewertet werden
  • diese Konten müssen am Ende des Monats bearbeitet werden (wird in 2. Schulung gelernt)

Istzeitenerfassung (Monatsplan = Status IST)

• Besprechung von Dienstplanabweichungen
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • geplanten Dienst durch anderen ersetzen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
  • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
• veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
• bei Bedarf Farbmarkierung anlegen
• Texte erfassen
• nächsten / vorigen Monat öffnen

Inanspruchnahme

• Bei Nachtdienst im Monatsplan über "spezielle Tageswerte" eintragen
• Lohnartenliste drucken - dort ist Inspruchnahme sichtbar
• Besonderheit bei Apotheken

Optional

• Erfassungswerkzeug zum Informationsaustausch
  • Die Mitarbeiter können sich über den Jahresplan Texte anzeigen lassen
  • Mitarbeiter kann auf Textnachricht antworten (rechts klick auf Nachricht)

• Wunschurlaub
  • Selbstbedienungsbenutzer kann einen gewünschten Urlaub im Jahresplan über den Button Wunschurlaub eintragen (kann in jedem Status erfasst werden)
  • Supervisor: mit "von-bis-Report" Wunschurlaub auswerten

• Konto-Report
  • nur das ausführen des Konto-Reports erklären
  • Zeitbereich ändern erklären
  • Organisationsmaßstab + Zeitmaßstab herzeigen
  • Ins Excel kopieren möglich
  • mehr gewünscht -> eigene Schulung!

Stempeln & Selbstbedienungsbenutzer

• Stempeluhr
  • Kunde bekommt Link per Mail
  • Stempeluhr öffnen -> Link Kunde/Recorder (statt /Alex?....)
  • Empfehlung Stempeluhr auf Desktop verknüpfen
    • Rechts oben Tool -> Tools -> App Verknüpfung erstellen
    • PC braucht Internet für Stempeluhr
• Lesegerät mit USB einstecken -> leuchtet blau
• Chips den MA zuweisen
• Bei Austritt eines Mitarbeiters löscht sich Chipzuteilung automatisch
• bei Stempelfehler können Tage einzeln bearbeitet werden – Schulung

Selbstbedienungsbenutzer anlegen

• mit Kunden abklären, welche Rechte der Selbstbedienungsbenutzer haben darf
• Anlage aller Selbstbedienungsbenutzer

Ausdruck

• Ausdruckeinstellungen: Auf Benutzerebene
  • Allgemein: Anzahl Seite pro Mitarbeiter in der Planung
  • Monatsplan in Planung setzen: Planzeile drucken
  • Monatsplan ins IST setzen: Istzeile drucken

• Montasplan drucken
  • Monatsplan mit der Summenspaltenansicht "LEER" drucken, damit am Aushang keine Summen stehen (Datenschutz)
  • "Woche drucken" zeigen wenn gewünscht

• Stundennachweis
  • Für alle Mitarbeiter drucken
  • Nur für einen Mitarbeiter drucken
  • erklären: Datum, Dienst, Kommt/Geht (gestempelte Zeit), Soll, Ist, Anzahl der Dienste, Summen je nach Einstellung
  • Hinweis: jene Zeitbereiche mit * wurde manuell korrigiert
  • kann Stundenachweis ausdrucken und unterschreiben lassen
  • bei Bedarf eigene Summenspaltenansicht für Stundennachweis anlegen und diese am System hinterlegen

• Jahresplan

ABSCHLUSS

• Resumee: so funktioniert ALEX - Fragen?
• Hilfe -> Kompaktübersicht herzeigen
• Einzugsermächtigung übergeben (bekommt man vom Christian)
• Viel mit Alex arbeiten am Anfang, Dienstpläne der nächsten Monate eintragen
• Termin Telefontermin besprechen & 2. Schulung
• E-Mail Adresse für Handout erfragen, wenn nicht bekannt
• Arbeitsbericht unterschreiben lassen

II. TELEFONSCHULUNG WEB

Automatische Zeiterfassung (Stempelung)

• Stempelfehler werden per Telefon gemeinsam korrigiert
• Standeskontrolle einschalten
• Stempelfehler immer mit der Standeskontrolle bearbeiten

• Umrandungen erklären / bearbeiten
  • Rot: Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
  • Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
  • Grün: */- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeitverschoben, richtig gestempelt

• Fragezeichen bearbeiten
  • Oranges Fragezeichen: kein Dienst hinterlegt
    • Stempelung an freiem Tag
  • Schwarzes Fragezeichen: falsch gestempelt
    • Kommt ohne Geht
    • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
    • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
    • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
  • Grünes Plus: bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
    • System – erweiterte Organisation – Standeskontrolle – Minuten eingeben

• Stempelzeitbearbeitung
  • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht Zeit anrechnen
    • Einstempeln vor Dienstbeginn
    • Ausstempeln nach Dienstende
  • Einstempeln nach Dienstbeginn
  • Ausstempeln vor Dienstende
  • Arztbesuch in Arbeitszeit

• rotes X → Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist

Manuelle Zeiterfassung (es wird nicht gestempelt)

• offene Fragen klären

• IST-Zeitenberarbeitung noch einmal kurz durchgehen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
  • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)

III. SUPERVISORENSCHULUNG WEB

BEGRÜßUNG

• Herzlich Willkommen
• Ablauf heute
  • Abrechnung
  • Personalanlage
  • Dienstanlage

Abrechnung

• Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
  • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
  • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
  • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
• veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
• Auswahl bestehender Summenschemen

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhang von Flipchart
• Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen

Überleitung / Abnahme

• Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: Statustreppe)
• Erzeugen der Lohnartenliste
• Erzeugen der Schnittstellen
  • Kontaktaufnahme mit Steuerberater ob Schnittstelle eingespielt werden konnte / ob noch Änderungen vorzunehmen sind

ALEX - THE BIG PICTURE - Stammdaten

Grundlagen erklären (Schulungsdatenbank verwenden) - Schulungsteilnehmer lehnen sich zurück und schauen zu Hinweis Schulungsdatenbank

Personalanlage

• Anlage eines Mitarbeiters der Planungseinheit
• Erklärung: Stichtag (fixieren, Verlauf)
• Parameter in Gruppe "Allgemein"und "Ansprüche" besprechen und erfassen
• Eintritt untermonatig
• Austritt

Dienst

• Anlage eines Dienstes für diese Planungseinheit (Achtung Zeiterfassung / Pausen ...)
• Dienst eintragen - Kontrolle was wird gerechnet - Soll kontrollieren

WICHTIG

• grünes Plus
• Verlauf
• bearbeiten Rechtsklick / Doppelklick

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