Export SAP-BI

Export von Stammdaten und Zeitkontodaten

Ziel ist hier eine Datenüberleitung, die mehrmals pro Monat manuell oder automatisiert von Alex® an SAP/BI durchgeführt werden soll.

Es können sowohl Stammdaten wie auch Zeitkontodaten (Tages- und Monatszeitkonten) übergeben werden.


Der Export kann manuell über Systemeinstellungen -> "SAP/BI Export ausführen" angestossen werden.

Es gibt auch die Möglichkeit, die Reports täglich zur eingestellten Uhrzeit automatisch zu exportieren. (Siehe Aktivierung)


Exportiert werden jeweils alle Files:

  • x_TimeRange.csv
  • x_Employee.csv
  • x_Plan.csv
  • x_Plansymbol.csv
  • x_Shift.csv
  • x_ColorMarker.csv
  • x_TimeRange.csv
  • x_AccountType.csv
  • x_ValuationContract.csv
  • x_DayAccounts.csv
  • x_MonthAccounts.csv


Wobei x für den Mandanten steht und die Dateiendung .csv auch .txt sein könnte, je nach Parametrierung. (siehe Parametrierung)

Zeitspanne

Das File x_TimeRange.csv liefert die ausgewertete Zeitspanne. Diese kann mit den Parametern von/bis in den Systemeinstellungen unter "SAP/BI Export" festgelegt werden.

Beispiel: 01.01.2020 - 30.04.2020

Personalstammdaten

Nur die Alex®-spezifischen Daten werden geschickt.

Der Kunde, welcher diese Schnittstelle beauftragt hat, übernimmt die restlichen Personalstammdaten vom Personalinformationssystem ins SAP-BI.

File-Aufbau

Dateiname: x_Employee.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern
Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Personalnummer        Alphanum. Personalnummer
Gültigkeitsbeginn     TT.MM.JJJJ Beginn-Datum (siehe Anmerkung unten)
Gültigkeitsende       TT.MM.JJJJ Ende-Datum (siehe Anmerkung unten)
Stammplanungseinheit  Alphanum. Kurzzeichen der Stammplanungseinheit des Mitarbeiters
Bewertungsvertrag     Alphanum. Name des Bewertungsvertrages
Beispiel: 
A;1237135;01.01.2020;30.04.2020;LAEA;AZG JD
A;1237137;01.01.2020;30.04.2020;KIAD;
A;1237146;01.01.2020;31.03.2020;M1CD;
A;1237146;01.04.2020;30.04.2020;Int;
Die Schnittstelle wurde von 01.01.2020 bis 30.04.2020 ausgewertet. Der Mitarbeiter 1237146 wechselt im Auswertungszeitraum die Stammplanungeinheit. 
ACHTUNG: Es handelt sich hier nicht um Eintritts- oder Austrittdatum oder um die Dauer der Zuweisung dieser Stammplanungseinheit, sondern der Auswertungszeitraum ist hier ebenfalls von Belang.


Planungseinheiten

File-Aufbau

Dateiname: x_Plan.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern
Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Kurzzeichen           Alphanum. Kurzzeichen der Planungseinheit
Gültigkeitsbeginn     TT.MM.JJJJ Beginn-Datum der Planungseinheit
Gültigkeitsende       TT.MM.JJJJ Ende-Datum der Planungseinheit
Bezeichnung           Alphanum. Bezeichnung der Planungseinheit 
Ext. Kennzeichen      Alphanum. Externes Kennzeichen der Planungseinheit
Kostenstelle          Alphanum. Kostenstelle der Planungseinheit
Beispiel: 
A;CAM;01.01.2010;31.12.2099;Cardiologische Ambulanz;12345;123450
A;CHA4;01.01.1900;31.12.2099;Chirurgie Station 4 A;12346;123460


Bewertungsverträge

Stammdaten der Bewertungsverträge werden exportiert.

File-Aufbau

Dateiname: x_ValuationContract.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern
Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Kurzzeichen           Alphanum. Kurzzeichen des Vertrages
Bezeichnung           Alphanum. Bezeichnung des Vertrages

Beispiel: 
A;AZG BD;Arbeitszeitgesetz Bereitschaftsdienste
A;AZG Opt Out;Arbeitszeitgesetz Opt Out


Planungscodes

Stammdaten der Planungscodes. Die Object-ID ist der der Alex®-interne Schlüssel, denn es könnten mehrere Planungscodes mit dem gleichen Kurzzeichen angelegt sein.

File-Aufbau

Dateiname: x_PlanSymbol.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern
Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Object-ID             Alphanum. Alex®-interne eindeutige Nummer
Gültigkeitsbeginn     TT.MM.JJJJ Beginn-Datum (Auswertungszeitraum)
Gültigkeitsende       TT.MM.JJJJ Ende-Datum (Auswertungszeitraum)
Plansymbol            Alphanum. Plansymbol des Planungscodes
Bezeichnung           Alphanum. Bezeichnung des Planungscodes
Planungscodeart       Alphanum. Planungscodeart (mögliche Werte: Abwesend/Anwesend/Reserviert)
Beispiel: 
A;21009333;01.01.2020;30.04.2020;Uh;Urlaub in Stunden ;Abwesend
A;4645;01.01.2020;30.04.2020;Be;Besprechung;Anwesend


Dienste

Stammdaten der Dienste. Die Object-ID ist der Alex®-interne Schlüssel, denn es könnten mehrere Dienste mit dem gleichen Kurzzeichen angelegt sein.

File-Aufbau

Dateiname: x_Shift.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern
Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Object-ID             Alphanum. Alex®-interne eindeutige Nummer
Planungseinheit       Alphanum. Kurzzeichen der Planungseinheit
Gültigkeitsbeginn     TT.MM.JJJJ Beginn-Datum des Dienstes
Gültigkeitsende       TT.MM.JJJJ Ende-Datum des Dienstes
Plansymbol            Alphanum. Plansymbol des Dienstes
Bezeichnung           Alphanum. Bezeichnung des Dienstes
Nachtdienst           Alphanum. "N" wenn es sich um einen Nachtdienst handelt, sonst leer
Beispiel: 
A;3701;CHS2;01.10.2003;31.12.2099;N;19:00-0:00;N
A;4601;CHS2;01.08.2014;31.12.2099;V8;7:00-12:00 und 12:30-15:30;
A;3964;CHS2;01.08.2014;31.12.2099;D1;8:00-12:00 und 12:30-16:30;
A;9930;CHS2;01.04.2017;31.12.2099;ST;6:45-15:15 mit 30 Min. Pause;

Aufgaben

Stammdaten der Aufgaben (früher Farbmarkierungen). Die Object-ID ist der Alex®-interne Schlüssel, denn es könnten mehrere Aufgaben mit dem gleichen Kurzzeichen angelegt sein.

File-Aufbau

Dateiname: x_ColorMarker.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern
Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Object-ID             Alphanum. Alex®-interne eindeutige Nummer
Planungseinheit       Alphanum. Kurzzeichen der Planungseinheit
Gültigkeitsbeginn     TT.MM.JJJJ Beginn-Datum der Aufgabe
Gültigkeitsende       TT.MM.JJJJ Ende-Datum der Aufgabe
Kurzzeichen           Alphanum. Kurzzeichen der Aufgabe
Bezeichnung           Alphanum. Bezeichnung der Aufgabe
Beispiel: 
A;5620023;CHS2;01.01.2018;31.12.2099;WuDie;Wunschdienst
A;4989;CHS2;01.01.1900;31.12.2099;PAL;Praxisanleiter


Zeitkonto

Stammdaten der Zeitkonten Die Object-ID ist der Alex®-interne Schlüssel.

File-Aufbau

Dateiname: x_AccountType.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern
Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Object-ID             Alphanum. Alex®-internes eindeutiges Kennzeichen
Label kurz            Alphanum. Kurzbezeichnung des Kontos
Label lang            Alphanum. Kurzbezeichnung des Kontos
Beispiel: 
A;SOLL_WOCHE;SollW;Sollstunden Woche
A;SOLL_TAG;Soll;Sollstunden Tag
A;AZG_TOTAL;AZG Std;AZG-Stunden
A;AUSZ_UEBSTD_200;Ü200;ÜStd 200%
A;ENTITLEMENT_POSTING_01;U+;Urlaub in Stunden Zubuchung

Tagesinformationen

Informationen zu Dauer und Anzahl der geplanten Dienste, Planungscodes und Farbmarkierungen. Es kann in der Parametrierung des Exports noch ein Summenschema hinterlegt werden, die darin vorhandenen Konten würden dann ebenfalls in diesem File enthalten sein.

File-Aufbau

Dateiname: x_DayAccounts.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern
Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Personalnr            Alphanum. Personalnummer
Datum                 TT.MM.JJJJ
Planstatus            Alphanum. Wert entweder Planung oder Ist
Stammplan             Alphanum. Kurzzeichen Stammplanungseinheit des Mitarbeiters
Dienst auf            Alphanum. Kurzzeichen Planungseinheit, wo der Dienst geleistet wird
ObjectTyp             Alphanum. Shift für Dienst, ColorMarker für Farbmarkierung, PlanSymbol für Planungscode, AccountType für Zeitkonto
ObjectID              Alphanum. Object ID 
Count/Duration        Alphanum. entweder "Count" oder "Duration", folgendes Feld "Wert" ist dann entweder die Anzahl oder die Dauer
Wert                  Numerisch Anzahl oder Dauer des jeweiligen Objektes für diesen Tag für diesen Mitarbeiter
Beispiel: 
Mitarbeiter hat einen V8 Dienst geplant. Im Ist ist ein D1 Dienst eingetragen mit 4 h Planungscode "Besprechung". Über den ganzen Tag ist zusätzlich die Farbmarkierung "Praxisanleiter":
A;1230462;17.01.2020;Planung;CHS2;CHS2;Shift;4601;Count;1,00
A;1230462;17.01.2020;Planung;CHS2;CHS2;Shift;4601;Duration;8,00
A;1230462;17.01.2020;Planung;CHS2;CHS2;ColorMarker;4989;Count;1,00
A;1230462;17.01.2020;Planung;CHS2;CHS2;ColorMarker;4989;Duration;8,00
A;1230462;17.01.2020;Ist;CHS2;CHS2;Shift;3964;Count;1,00
A;1230462;17.01.2020;Ist;CHS2;CHS2;Shift;3964;Duration;8,00
A;1230462;17.01.2020;Ist;CHS2;CHS2;ColorMarker;4989;Count;1,00
A;1230462;17.01.2020;Ist;CHS2;CHS2;ColorMarker;4989;Duration;8,00
A;1230462;17.01.2020;Ist;CHS2;CHS2;PlanSymbol;4645;Count;1,00
A;1230462;17.01.2020;Ist;CHS2;CHS2;PlanSymbol;4645;Duration;4,00

Monatsinformationen

Es kann in der Parametrierung des Exports ein Summenschema hinterlegt werden. Die darin vorhandenen Konten sind in diesem File enthalten.

File-Aufbau

Dateiname: x_MonthAccounts.csv
ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern
Feldname:             Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Personalnr            Alphanum. Personalnummer
Datum                 TT.MM.JJJJ
Planstatus            Alphanum. Wert entweder Planung oder Ist
Stammplan             Alphanum. Kurzzeichen Stammplanungseinheit des Mitarbeiters
ObjectTyp             Alphanum. Shift für Dienst, ColorMarker für Farbmarkierung, PlanSymbol für Planungscode, AccountType für Zeitkonto
ObjectID              Alphanum. Object ID 
Count/Duration        Alphanum. entweder "Count" oder "Duration", folgendes Feld "Wert" ist dann entweder die Anzahl oder die Dauer
Wert                  Numerisch Anzahl oder Dauer des jeweiligen Objektes für diesen Tag für diesen Mitarbeiter
Beispiel: 
Der Mitarbeiter macht im Jänner 2020 5 ungeplante Plusstunden und hat somit einen neuen Saldo von 8,25 Stunden. Urlaubsreist 295,5 Stunden
A;1230462;31.01.2020;Planung;CHS2;AccountType;VM_SALDO_GESAMT;Value;3,25
A;1230462;31.01.2020;Planung;CHS2;AccountType;SALDO_GESAMT;Value;3,25
A;1230462;31.01.2020;Planung;CHS2;AccountType;SOLL_MONAT;Value;168,00
A;1230462;31.01.2020;Planung;CHS2;AccountType;TOTAL;Value;168,00
A;1230462;31.01.2020;Planung;CHS2;AccountType;ENTITLEMENT_BALANCE_01;Value;295,50
A;1230462;31.01.2020;Ist;CHS2;AccountType;VM_SALDO_GESAMT;Value;3,25
A;1230462;31.01.2020;Ist;CHS2;AccountType;SALDO_GESAMT;Value;8,25
A;1230462;31.01.2020;Ist;CHS2;AccountType;SOLL_MONAT;Value;168,00
A;1230462;31.01.2020;Ist;CHS2;AccountType;PLUSMINUS;Value;5,00
A;1230462;31.01.2020;Ist;CHS2;AccountType;TOTAL;Value;173,00
A;1230462;31.01.2020;Ist;CHS2;AccountType;ENTITLEMENT_BALANCE_01;Value;295,50

Export von Planungscodes

Planungscodes können getrennt vom Rest exportiert werden.

Der Export wird als Differenzexport ausgeführt, es werden immer nur die Veränderungen zum zuletzt ausgeführten Export angeführt. Die Vorgehensweise ist unter Planungscode Differenz Export beschrieben.

Der Export kann manuell über Systemeinstellungen -> "SAP/BI Planungscodes-Export ausführen" angestossen werden.

Export Ausführen
SAPBI Testexport PC.png

Der tägliche automatische Export wird über den Parameter "Planungscodes: automatisch exportieren" aktiviert.

File-Aufbau

Alternativ kann der Fileaufbau von SAP auf IPIS gewechselt werden. (siehe Parametrierung).

ACHTUNG: Trennzeichen ";" zwischen den Feldern
Feldname:             Kurzzeichen:   Beschreibung:
-----------------------------------------------------------------------------------
Mandant               MANDT          Alphanum. Bezeichnung (für jeden Mandanten wird ein eigenes Export-File erstellt)
Logisches System      LOGSYS         AWTYP + MANDT
Referenzvorgang       AWTYP          ALEX
Referenzschlüssel     AWKEY          Eindeutige ID der Export-Zeile (wird zum stornieren benötigt)
Stornokennzeichen     STOKZ          X
Personalnummer        PERNR          Alphanum. Personalnummer
Infotyp               INFTY          2001
Subtyp                SUBTY          Planungscode: Abw-Kennzeichen für Export
Gültigkeitsbeginn     BEGDA          TT.MM.JJJJ Beginn-Datum der Abwesenheit
Gültigkeitsende       ENDDA          TT.MM.JJJJ Ende-Datum der Abwesenheit (siehe Anmerkung unterhalb)

Anmerkung zu Gültigkeitsende:

  • Liegt die Abwesenheit nicht vollständig in der Vergangenheit, so wird als das Datum 31.12.9999 eingetragen.
    • Ist beim betreffenden Mitarbeiter bereits eine Inaktivzeit oder ein Austritt erfasst, so wird stattdessen das Datum der letzten Stammzuteilung eingetragen.

Übersicht Exporte

Eine Übersicht der bisherigen Exporte kann über den Navigatorpunkt "SAP/BI Export Planungscodes" aufgerufen werden. Hier werden alle bisherigen Exporte aufgelistet und können bei Bedarf mittels Rechtsklick und "SAP/BI Planungscodes-Export ausführen" nochmals exportiert werden.

Navigator: SAP/BI Export Planungscodes
Export SAPBI wiederholen 02.png

Parametrierung

Systemeinstellungen SAP/BI Export
Export SAP-BI 1673540116050.png

Mandant: Pro Mandant wird ein eigenes Export-File erzeugt, die Files werden jeweils mit dem Mandantenkürzel vorne benannt (z. B. 123_DayAccounts.csv)

Verzeichnis: Pfad, an dem die Export-Files abgelegt werden

Dateierweiterung: Gewünschter Dateityp (txt, csv,..)

von / bis: für die Reports DayAccounts und MonthAccounts kann ein fixer Von-Bis-Zeitraum eingestellt werden (ansonsten werden diese beiden Reports jeweils vom 1. des Jahres bis zum Ultimo des aktuellen Monats geliefert).

Konten Tage: hier kann eine Summenspaltenansicht hinterlegt werden, die enthaltenen Konten werden dem Report "Mandant_DayAccounts" angefügt

Konten Monate: hier kann eine Summenspaltenansicht hinterlegt werden, die enthaltenen Konten werden dem Report "Mandant_MonthAccounts" angefügt

Beginn zur Stunde: Uhrzeit für den automatischen täglichen Export

Schema für Nachtdienste: Der Report "Shift" weist Nachtdienste mit einem "N" aus, dazu kann hier eine Schemasammlung für die relevanten Nachtdienstschemen hinterlegt werden

Planungscodes: automatisch exportieren: Aktiviert den täglichen automatischen Export

Verzeichnis Planungscodes: Pfad an dem die Export-Files für die Planungscodes abgelegt werden

Dateierweiterung Planungscodes: Gewünschter Dateityp (txt, csv,..) für das File der Planungscodes

IPIS: Format verwenden: Ändert das Export-Format von SAP auf IPIS. Folgende zwei Parameter müssen zusätzlich gesetzt werden:

IPIS Format Parametrierung
Export SAP-BI 1668061429160.png

IPIS: Property für 'LV Bedienernummer für Schnittstelle': Bei Verwendung des IPIS-Formats muss hier das Property "LV Bedienernummer für Schnittstelle" hinterlegt werden:

IPIS: Property für 'LV Standort für Schnittstelle': Bei Verwendung des IPIS-Formats muss hier das Property "LV Standort für Schnittstelle" hinterlegt werden:

Anwendungsbeispiel Krankenstands-Dashboard

Krankenstands-Dashboard


Bit Factory interne Zusatzinfos

Aktivierung