SandboxHalloWelt

Dieses Handbuch beinhaltet eine kompakte Übersicht der Basis-Funktionalitäten im Dienstplan.

Navigator

Der Navigator kann durch Klick auf das Navigator-Symbol im Systemmenü aus- und eingeblendet werden:

Der Navigator ist in folgende Kategorien unterteilt - im normalen Arbeitsalltag reicht der Schnellzugriff und das Zuletzt

Werkzeugleiste

Die Werkzeugleiste ist mit einer Vielzahl an Befehlen ausgestattet. Für einige dieser Befehle gibt es zusätzliche Auswahlmöglichkeiten, die durch ein Pfeilsymbol am unteren Rand gekennzeichnet sind:

Diese Untermenüs können einfach mit einem Rechtsklick auf das entsprechende Symbol geöffnet werden:

Passwort ändern

Über das Symbol am rechten Bildschirmrand kann das persönliche Passwort geändert werden:

Dienstplan öffnen

Der Dienstplan kann auf verschiedene Arten geöffnet werden:

Zuletzt verwendet

Hier werden die letzten 20 geöffneten Programmpunkte (Pläne, Mitarbeiter, Reports, etc.) angezeigt.

Im Normalfall befindet sich somit der letzte bearbeitete Dienstplan an oberster Stelle. Dieser wird durch Klick auf den Eintrag geöffnet:

Dienstplansuche

• Beim Navigatoreintrag "Dienstplan" die Lupe anklicken
• 
• Es öffnet sich die Kartei "Dienstplan für Statusübersicht"
• Beim "von"-Datum das entsprechende Monat auswählen
• "Ausführen" anklicken
• Den entsprechenden Dienstplan mit Doppelklick öffnen

Dienstplansuche von/bis

Weiters kann auch die Suche "Plan von/bis" ausgewählt werden. Dazu muss der Navigatorpunkt "Dienstplan" zuerst maximiert werden:

Nach Auswahl der gewünschten Planungseinheit werden die Dienstpläne für den eingestellten Zeitraum (standardmäßig das aktuelle Kalenderjahr) gruppiert nach Planungsstatus angezeigt:

Direkt im Dienstplan

Befindet man sich bereits in einem Dienstplan und möchte nur ein anderes Monat öffnen, so kann dies mit der Funktion "voherigen" bzw. "nächsten" öffnen gemacht werden.

Die Symbole sind oberhalb der Namensspalte neben dem geöffneten Monat zu finden:

Durch Rechtsklick auf das jeweilige Symbol wird ein Dropdown-Menü geöffnet, mit welchem man mehrere Monate in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft springen kann.

WICHTIG

Wenn Sie mehrere Monate in einem Fenster öffnen, achten Sie immer darauf, von welchen Monat Sie sich die Summen ansehen.

Durch einen Klick mit der linken Maustaste in den Dienstplan erscheinen dann die Summen des gewählten Zeitraumes.

Dienstplan bearbeiten

Jeder Dienstplan ist folgendermaßen aufgebaut:Die geöffneten Dienstpläne werden in Form von Karteien dargestellt.

Durch Klick auf die jeweilige Kartei wird diese in den Vordergrund geholt:

Bildschirmeinstellungen

Die Bildschirmeinstellungen werden pro Benutzer gespeichert.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten sind direkt in der Werkzeugleiste vorhanden:Weitere Darstellungsoptionen sind im Kontextmenü der Funktion "Darstellung" zu finden:

Detaillierte Informationen zu den Bildschirmeinstellungen finden sie hier: Bildschirmeinstellungen

Mitarbeiter sortieren

Die Reihenfolge der Mitarbeiter am Dienstplan kann mittels Drag & Drop verändert werden.

• Den umzureihenden Mitarbeiter anklicken
• Maustaste gedrückt halten und den Mauszeiger an die gewünschte Position ziehen - Der Mitarbeiter wird mit einem roten Rahmen gekennzeichnet
• Maustaste erst dann loslassen, wenn sich der Mitarbeiter an der richtigen Position befindet.

Die Reihenfolge der Mitarbeiter kann auch mit der rechten Maustaste verändert werden - im Kontextmenü des Mitarbeiters gibt es die Funktionen„nach vorne“ bzw. „nach hinten“

Namensspaltenansicht ändern

Siehe Namensspaltenansicht im Dienstplan ändern

Summenspaltenansicht ändern

Die eingestellte Summenspaltenansicht kann verändert werden.

Die unterschiedlichen vordefinierten Summenspaltenansichten können wie folgt ausgewählt werden:

• Rechte Maustaste auf die Summenüberschrift im Dienstplan
• "Andere Ansicht auswählen" anklicken
• Doppelkick auf die gewünschte Summenspaltenansicht

Monats-/Wochen-/Tagesansicht

Für den Dienstplan gibt es 3 verschiedene Ansichtsoptionen, welche über das Untermenü "Darstellung" ausgewählt werden können:

Genaue Beschreibungen zu den einzelnen Ansichten finden sich hier.

Bildschirmaufbau

Kommt/Gehtzeiten ändern

Die hinterlegten Zeiten eines Dienstes können verändert werden, indem Sie einen Rechtsklick auf den eingetragenen Dienst beim Mitarbeiter machen und "Kommt/Geht bearbeiten" auswählen.

Es wird nun das Kommt-/Gehtfenster geöffnet:

Die vorgetragenen Zeiten können abgeändert oder auch in der Vorlage-Zeile ein neuer Zeitbereich hinzugefügt werden:

Planungscode eintragen

Weiters können Planungscodes (div. An-/Abwesenheiten) pro Zeitbereich hinterlegt werden, indem diese beim entsprechenden Zeitbereich der Schaltfläche "Anwesend" ausgewählt werden. |

Hier wird dargestellt, wie sich die Kommt-/Gehtzeiten verhalten, abhängig davon, ob der Planungscode während des Dienstes oder außerhalb des Dienstes, eingetragen wird.

Kommt/Geht Eintrag kopieren

Mit Hilfe dieser Funktion kann eine spezielle Kommt-/Gehtzeit bei mehreren Mitarbeitern eingetragen werden:

Diese Funktion wird z.B. verwendet um Besprechungen/Fortbildungen für mehrere Mitarbeiter, unabhängig zum geplanten Dienst, einzutragen.

• In der Werkzeugleiste den Punkt „Eintragen - Kommt/Geht einstellen" wählen.
• Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Kommt/Geht-Zeit definiert werden kann.
  • Wichtig: Für die definierte Zeit muss ein Planungscode hinterlegt werden, damit Alex^® die Zeiten verarbeiten kann.
• Klick auf "OK"
• Die Funktion "Eintragen" ist aktiviert und die vordefinierte Kommt/Geht-Zeit kann nun bei jedem beliebigen Mitarbeiter und Tag im Dienstplan eintragen werden.

Zu diesem Thema gibt es auch einen Videomitschnitt aus unserem Webinar:

Videomitschnitt vom Webinar

Dienste auf anderen Mitarbeiter kopieren

Ein eingetragener Dienst kann, inklusiver aller bereits getätigten Änderungen, auf einen oder mehrere andere Mitarbeiter kopiert werden.

• Rechte Maustaste am entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter und „Dienst kopieren auf“ wählen
• In der Liste können nun ein oder mehrere Mitarbeiter markiert werden, auf die der Dienst kopiert werden soll
• Auswahl mit "OK" bestätigen
• Der Dienst wurde nun auf alle ausgewählten Mitarbeiter kopiert

Eine andere Variante ist das Kopieren direkt im Dienstplan:

• Den entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter anklicken
• Die "Umschalttaste" gedrückt halten
• Den Dienst auf den entsprechenden Mitarbeiter bzw. Tag ziehen - kleines Kopiersymbol ist neben dem Mauszeiger sichtbar

Diese Funktion kann für einen einzelnen Tag oder auch für mehrere Dienste angewendet werden.

Diensttausch

Sollen die Dienste zweier Mitarbeiter getauscht werden, so kann dies folgendermaßen durchgeführt werden:

Tausch der Dienste am gleichen Tag:

• Rechte Maustaste am entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter und „Dienst tauschen mit“ wählen
• Doppelklick auf den Mitarbeiter, mit dem getauscht werden soll.

Tausch der Dienste unabhängig vom Tag:

• Den entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter anklicken
• Die "Strg"-Taste gedrückt halten
• Den Dienst auf den zu tauschenden Mitarbeiter bzw. Tag ziehen - kleines Tauschsymbol ist neben dem Mauszeiger sichtbar

Texte erfassen

Wurde ein Text erfasst, so wird ein Dienst/Planungscode unterstrichen, bzw. an einem freien Tag ein "*" angezeigt:Texte können für einen ganzen Tag oder nur für eine bestimmte Kommt-/Gehtzeit erfasst werden.

Texte für den ganzen Tag:

• Rechtsklick auf den Dienst/Planungscode beim jeweiligen Mitarbeiter
• "Text erfassen" auswählen

Texte für bestimmte Kommt/Gehtzeiten:

• Kommt/Gehtfenster öffnen
• bei der entsprechenden Kommt/Gehtzeit das Symbol "Text erfassen" auswählen

Texte für den ganzen Tag können für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig erfasst werden:

• Rechtsklick auf den gewünschten Tag in der Kalenderzeile
• "Text erfassen für" auswählen
• In der Liste die Mitarbeiter auswählen, für welche der Text eingetragen werden soll

Soll der Text für alle Mitarbeiter am Plan erfasst werden:

• Rechtsklick auf den gewünschten Tag in der Kalenderzeile
• "Text erfassen für Alle" auswählen

Poolzuteilung

Mittels Poolzuteilung kann ein Mitarbeiter auf einen anderen Dienstplan verliehen werden.

Dadurch ist der Mitarbeiter auf dem anderen Dienstplan sichtbar und kann an den verliehenen Tagen auf beiden Dienstplänen verplant werden.

Siehe Poolzuteilung

Ausdruck Dienstplan

Der Ausdruck des Monatsplans wird durch Klick auf den Button „Drucken“ der Gruppe „Ausdruck“ gestartet. Es öffnet sich eine PDF-Datei, welche ausgedruckt oder auch abgespeichert werden kann.Für den Ausdruck gibt es etliche Druckeinstellungen, welche hier genauer beschrieben sind.

Über das Untermenü des Buttons "Drucken" können weitere Ausdrucke erstellt werden:

Weiterte Ausdruckmöglichkeiten

Diese Ausdruckmöglichkeiten werden hier beschrieben.

Ausdruck Wochenplan

Es kann auch nur eine einzelne Kalenderwoche ausgedruckt werden:

• Rechtsklick in die Kalenderzeile der gewünschten Kalenderwoche
• "Woche drucken" auswählen

Die Druckeinstellungen sind hier beschrieben.

Statustreppe

Eines der wichtigsten Konzepte in Alex^®ist die Statustreppe.

Es gibt folgende Bearbeitungsstatus:

• Nicht erzeugt:
  • Pläne, die noch nicht geplant wurden
  • Alle Einträge sind möglich
  • besonders für langfristige Planungen (z.b. Urlaub) gedacht
• Plan:
  • 1. Zeile des Dienstplans wird befüllt
  • Solldienstplan
• Ist:
  • 2. Zeile wird befüllt
  • Einträge aus Status "Planung" werden automatisch übernommen
  • Erfassung kurzfristiger Änderungen zur Planung
  • Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten/Abwesenheiten
• Abgeschlossen:
  • Abgerechnete Pläne
    • evtl. bereits an die Lohnverrechnung übergeleitet
  • Keine Änderungen mehr möglich

Sobald mit der Planung eines Monats begonnen wird, muss der Status von„nicht erzeugt“ auf „Planung“ geändert werden.

Bleibt der Plan in "nicht erzeugt", können zwar Dienste und Abwesenheiten eintragen werden, es erfolgt aber keine Berechnung!

Der Wechsel des Status wird direkt im Dienstplan mit den entsprechenden Pfeilen durchgeführt: WICHTIG:

Der Planstatus muss immer chronologisch nach vor bzw. zurück gesetzt werden!

D.h. der Jänner kann niemals in Planung sein und der Februar bereits im Status IST. Wird der Februar ins Ist gesetzt dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins Ist gesetzt.

Oder wenn z.B. der Jänner und Februar abgeschlossen sind und im Jänner-Plan noch etwas geändert werden muss - so wird beim Zurücksetzen vom Jänner automatisch der Februar ebenfalls ins IST gesetzt. Dies ist zu bedenken, wenn Sie den Jänner wieder abschließen, denn dann müssen Sie auch den Februar wieder abschließen!

Hier finden Sie noch mehr Informationen zur Statustreppe.

Dienstplan abschließen

Am Monatsende muss der Dienstplan abgeschlossen werden - dabei sind folgende Punkte zu beachten:

1. Alle Änderungen im Status Ist müssen eingetragen sein
2. Alle Stempelfehler müssen bearbeitet werden
3. Tages- und Wochenüberstunden müssen bearbeitet sein
4. Abschlussbuchungen müssen ausgeführt werden
5. Statuswechsel in Status "Abgeschlossen" durchführen
6. Optional: Übermittlung der Lohnartenliste (durch Supervisoren)

Stempelfehler bearbeiten

Werden die Istzeiten mittels automatischer Zeiterfassung gestempelt, so müssen fehlerhafte Stempelungen vor Abschluss des Dienstplans korrigiert oder nachbearbeitet werden.

Details zur Nachbearbeitung von Stempelungen unter Stempelnachbearbeitung.

Abschlussbuchungen ausführen

Am Monatsende bzw. am Ende des Durchrechnungszeitraums müssen etwaige Tages-/Wochen- oder DRZ-Überstunden, welche durch die definierte Abrechnungslogik entstehen, abgerechnet werden.

Mittels Abschlussbuchungen wird die Abrechnung automatisch nach den hinterlegten Abrechnungsdetails durchgeführt.

Dazu in einer Spaltenüberschrift ein Rechtsklick gemacht und "Abschlussbuchungen ausführen" ausgewählt werden.

Nach Durchführung der Abschlussbuchungen kann der Dienstplan abgeschlossen werden.

Manuelle Bearbeitung von Tages- / Wochenüberstunden

Die notwendigen Abrechnungsschritte können auch manuell durchgeführt werden.

Besonders bei Tages- und Wochenüberstunden kann dies im laufenden Monat von Vorteil sein, da die angefallenen Überstunden dann sofort sichtbar sind und nicht erst am Monatsende nach "Abschlussbuchungen ausführen".

Weiters kann es auch dann notwendig sein, wenn einzelne Mitarbeiter von den allgemeinen Abrechnungsregeln abweichen bzw. wenn einmalig eine andere Abrechnung gelten soll.

Tagesüberstunden

Ist der definierte Überstundengrenzwert am Tag überschritten, wird das in Alex^® wie folgt dargestellt:

• Rechtsklick auf den markierten Tag
• Auswahl von „Dienstbeginn mit Planungscode markieren“ oder „Dienstende mit Planungscode markieren“
  • Definition, welche Stunde die Überstunde ist
• Auswahl des entsprechenden Planungscodes

Wochenüberstunden

Ist der definierte Überstundengrenzwert in der Kalenderwoche überschritten, wird das in Alex^® wie folgt dargestellt:

• Rechtsklick am letzten Tag der betroffenen, markierten Woche
• „Wochenfehler-Stunden mit Planungscode markieren“
• Auswahl des entsprechenden Planungscodes
• Nach Auswahl des Planungscodes wird dieser automatisch bei den letzten Stunden der Woche eingetragen

Weitere Funktionen

Jahresplan

Der Jahresplan bietet einen guten Überblick über die verplanten Dienste und Abwesenheiten eines Mitarbeiters über das ganze Jahr.

Es können einerseits langfristig geplante Abwesenheiten eingetragen, aber auch laufende Änderungen im Dienstplan vorgenommen werden.

Der Jahresplan ist besonders zur Nachberechnung und Verfolgung der Anspruchsverwaltung (z.B. Urlaubsansprüche) hilfreich.

Der Jahresplan des Mitarbeiters kann jederzeit direkt über den Dienstplan geöffnet werden:

• Klick mit der rechten Maustaste auf den Namen in der Namensspalte
• "Jahresplan öffnen"

Weitere Informationen zum Jahresplan finden Sie hier.

Meldungsfenster

In der Namensspalte können unterschiedliche Meldungssymbole angezeigt werden.

Diese sind ersichtlich, sobald Texte erfasst werden oder leichte bzw. schwere Fehler bestehen.

Dabei wird unterschieden in: Positioniert man den Mauszeiger über das Meldungssymbol, so wird die Meldung im Tooltip detailliert beschrieben:Mithilfe der Funktion "Meldungsfenster umschalten" lassen sich alle Meldungen des Dienstplans für ein Monat anzeigen.

Besetzungsfenster

Im Monatsplan befindet sich im unteren Bereich des Arbeitsblatts die Besetzungsansicht.

Standardmäßig werden hier alle vorhandenen Dienste aufgelistet. Pro Dienst wird angezeigt, wie oft dieser je Tag verplant wurde. Dieser Besetzungsreport ist ein mächtiges Werkzeug - hier können viele unterschiedliche Informationen dargestellt werden - siehe Kapazitätsabgleich.

Dritte Kalenderzeile

In der Monatsansicht wird in der dritten Kalenderzeile immer die Anzahl der vorhandenen Einträge des aktiven Dienstes / Planungscodes angezeigt.

Die Anzahl erscheint, sobald man einen Dienst, einen Planungscode oder eine Aufgabe in der Legende zum Eintragen auswählt.