Wunschdienstplan

Mit diesem Werkzeug wird die Erstellung von WUNSCHDIENSTPLÄNEN und URLAUBSPLÄNEN durch den Mitarbeiter selbst unterstützt. Zwei organisatorische Maßnahmen sind wesentlich, um sowohl den Erfolg einer Mitarbeiter-Wunschdienstplanung wie auch jenen der Urlaubsplanung gewährleisten zu können:

1. Internes Regelwerk (hausweit, abteilungsspezifisch)
2. Hohes Maß an Disziplin der Mitarbeiter

Offene Punkte SOFTWAREENTWICKLUNG

• Farbmarkierungen/Aufgaben eintragen lassen (evtl. ohne Bedarfsprüfung? --> Markierung: hier kann mich die Leitung für einen Einspringdienst anrufen)
• Parameter:
  • "Freigabe für Auswahl Diensttausch ab" --> "Dienstübernahme ab Gruppe"
  • "Offene Wunschplanung in Tagen pro Gruppe" --> "Planungstage pro Gruppe"
  • "Wunschplanungsende nach Tag des Monats" --> "Letzter Tag für Wunschplanung" (Alg.: 1 Tag Änderung!)
• Gruppennummer in Namensspalte anzeigen
• Legende: nur jene Buttons anzeigen, die im Besetzungsreport enthalten sind
• Funktion "Dienst holen": in Tooltips bei beiden Mitarbeitern anzeigen
• Fehlermeldungen verständlicher machen:
  • Aktion: Wunschplaner-Eintrag in falscher Zeile; Meldung: "Eintrag bei diesem Mitarbeiter nicht erlaubt"
  • Aktion: Meldung: " "
• Datenschutz/Kontextmenüs aufräumen: PlanTag, Employee, Summenansicht, Ribbonbar

• optional: Gruppenwechsel außerhalb des Zyklus laut Stammdaten (jeder Mitarbeiter markiert seine eigene Fertigstellung; wenn alle MA einer Gruppe fertig sind --> nächste Gruppe ist an der Reihe)

Organisation

Der organisatorische Ablauf wird dahingehend erweitert, indem der Mitarbeiter in den ALEX^®-Planungszyklus im Status PLANUNG eingebunden wird (siehe: "Statustreppe"). Erst wenn der Planungsverantwortliche die relevanten Monate in den Status PLANUNG gesetzt hat, bietet sich den Mitarbeitern die Möglichkeit des Planungseintrags.

Den "Wunsch-" und/oder "Urlaubsplanern" steht der der Funktionsumfang der Monatsplanung im Rahmen spezieller Zugriffsrechte zur Verfügung.

Berechtigungssystem

Jedem Mitarbeiter steht nur die eigene Planungszeile zur Verfügung, der gesamte Abteilungsplan kann lesend eingesehen werden. Im Mitarbeiterstamm kann dafür ein eigenes Recht zur Bearbeitung angelegt werden:

Planungszyklus

Der abteilungsverantwortliche Dienstplaner muss den Plan für seine Mitarbeiter zur Bearbeitung freigeben, indem der Monatsplan auf den Status PLANUNG gesetzt wird. Über spezielle Parameter kann je Planungseinheit der Monatszyklus eingestellt werden, wobei die Gruppen im Monatsrhythmus rotieren:

• Jene Gruppe, die im aktuellen Monat als erste an der Reihe war, rutscht im nächsten Monat an die letzte Stelle, alle anderen Gruppen rücken um eine Position nach vor.

BEISPIEL FÜR EINEN WUNSCHPLAN-ZYKLUS

Für den URLAUBSPLAN ergibt sich folgende Formel zur Bearbeitung: es können von den Planungsmitarbeitern alle Pläne bearbeitet werden, die sich im Status PLANUNG befinden und für die ein Wunschplanungszyklus noch nicht begonnen hat. Im Beispiel oben würde das bedeuten:

• Bis 27.03.: Urlaubsplanung für die Dienstpläne ab MAI, die sich im Status PLANUNG befinden
• Ab 28.03.: Urlaubsplanung für die Dienstpläne ab JUNI, die sich im Status PLANUNG befinden

Die Einstellungen für diesen Zyklus nehmen Sie direkt in den Stammdaten der PLANUNGSEINHEIT vor.

Gruppeneinteilung und Farbeinstellungen

Die Wunschplanung erfolgt entsprechend eines internen Regulativs in Mitarbeitergruppen. Gruppenanzahl und -größe sind von der Abteilungsgröße abhängig: es können pro Planungseinheit beliebige Farbeinstellungen getroffen werden, um die Gruppen zu unterscheiden. Die Gruppeneinteilung erfolgt direkt beim Mitarbeiter, die Farbeinstellungen können in den Stammdaten der Planungseinheit jeweils im Register "Wunschplanung" vorgenommen werden:

Monatsplanung

Für die Monatsplanung stehen dem wunschplanenden Mitarbeiter im wesentlichen die Funktionen "Eintragen" und "Löschen" von Diensten, Farbmarkierungen oder Planungscodes zur Verfügung. Welche Einträge erlaubt sind, wird durch den in den Stammdaten der Planungseinheit hinterlegten BESETZUNGSREPORT definiert.

In der Legende stehen nur jene Buttons zur Verfügung, die im Besetzungsreport hinterlegt sind:

Fehler bei Überbesetzung

Werden an einem Tag zu viele Dienste eingetragen, erfolgt der übliche Status-Fehler mit dem Fehlersymbol in der Namensspalte. Der Mitarbeiter kann seinen Plan so nicht abspeichern.

In unserem Beispiel will Mitarbeiter JOHANN KRÄMER einen Nachtdienst am 24.01. eintragen, obwohl

1. es nur einen Bedarf von EINEM Nachtdienst gibt und
2. dieser bereits durch die Mitarbeiterin DANIELA ÖHLER besetzt ist

Darstellung

Für den abteilungsverantwortlichen Dienstplaner ergibt sich keine Änderung in der Darstellung - die Gruppenfarben werden ausschließlich

1. bei den Benutzern mit den Wunschdienstplan-Benutzerrechten sowie
2. nur im gültigen Planungszeitraum angezeigt.

Jene Mitarbeiter, die zum aktuellen Tag nicht in einer 'gültigen' Gruppe sind, werden mit den Farben des Farbschemas mit der Gruppenzuordnung "keine Gruppe" angezeigt. In unserem Beispiel von oben wird GRUPPE 3 mit gelbem Hintergrund angezeigt, die Mitarbeiter der anderen Gruppe sind grau eingefärbt. Ist der Wunschplanzyklus komplett abgeschlossen, sieht der Dienstplan eines Wunschdienstplaners wie folgt aus:

Summenanzeige, Besetzungsanzeige

Es können spezielle Ansichten für die Besetzung und die Summen eingestellt werden. Hierbei handelt es sich um ALEX^®-Standardfunktionen (Schemenanlage wie Stundennachweis, Jahresplan, Einzelzeiterfasser). Die Summenansicht hat dabei nur informellen Charakter, der Besetzungsreport

1. steuert die Legende
2. prüft die Maximalbesetzung
3. löst einen Fehler bei Überbesetzung aus

SONDERFUNKTION: Freigabe und Übernahme von Diensten

Eine Besonderheit stellt die Funktion "Freigabe und Übernahme von Diensten" dar. Ziel ist es, den Mitarbeitern der späteren oder letzten Planungsgruppe die Möglichkeit zu geben, bereits von anderen Mitarbeitern verplante Dienste 'zu übernehmen'. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn in einem Monat wenige Ausfallzeiten geplant sind und daher spezielle Zeitguthaben abgebaut werden könnten (NSchwAG-Stunden, ZA-Stunden, Bonusstunden, etc.).

Beispiel

• Mitarbeiter A der Planungsgruppe 1 plant exakt auf sein Monatssoll und hat noch 40 Stunden ZA-Guthaben. Er markiert einen Dienst mit der Funktion "Wunschplanung: Tag freigeben"; diesen Dienst wird möglicherweise ein Kollege noch übernehmen und somit kann das ZA-Guthaben abgebaut werden (wurde im internen Abteilungsregelwerk so festgelegt).
• Dieser Dienst wird von ALEX^® für alle anderen Wunschplaner deutlich sichtbar mit einem gelben Balken markiert und ist somit für die Kollegen ein "Übernahmekandidat".
• Mitarbeiter X der Planungsgruppe 5 kann nur mehr wenige Dienste planen, da jetzt bereits der Bedarf für den ganzen Monat gedeckt ist; er holt sich einen Dienst von Mitarbeiter A und weitere Dienste von den anderen Mitarbeitern, die ebenfalls Dienste freigegeben haben.

Geplante Erweiterungen

Für 2017 sind noch einige Erweiterungen geplant, die die Dienstplanung im Allgemeinen, aber die Wunschdienstplanung im Speziellen noch einfacher machen soll.

Intelligenter Stundennachweis

Derzeit gibt es ja bereits die ALEX^®-Stundennachweis-APP. Diese App für mobile Geräte liefert den bekannten ALEX^®-Stundennachweis auf Ihr Handy. Der nächste Schritt wird die Implementierung von sogenannten "Push-Meldungen" sein. Dies bedeutet, dass jede Änderung durch den Dienstplan-Verantwortlichen in der App als Änderungsmeldung angezeigt wird.

Diensttauschbörse

Ich möchte meinen Sonntagsdienst nicht machen, weil ich kurzfristig Konzertkarten erhalten habe. Wer macht meinen Dienst?

Heute:

1. Ich melde mich bei meiner Stationsleitung.
2. Diese ruft zig Mitarbeiter an bis sich schließlich einer bereit erklärt, einzuspringen. Dabei muss natürlich zuerst der Dienst eingetragen werden, damit geprüft wird, ob auch keine AZG-Verletzungen ausgelöst werden
3. Die Stationsleitung verständigt mich.

ALEX^®-Diensttauschbörse:

1. Ich markiere auf meinem Handy einen Dienst zur Wunsch-Freigabe.
2. ALEX^® sucht jene Mitarbeiter raus, die diesen Dienst erledigen können, ohne die AZG zu verletzen und verständigt diese auf deren Handy.
3. Ein Mitarbeiter erklärt sich bereit, den Dienst zu machen - klickt auf 'Tausch auf Wunsch' und ist somit eingeteilt.
4. In einem internen Regelwerk wird festgelegt, ob die Stationsleitung den Diensttausch genehmigen möchte oder nicht und erhält nach erfolgtem Tausch eine Info auf ihr Handy.