Wunschplanungsbenutzer anlegen
Für jeden Mitarbeiter, der eine Wunschplanung erfassen darf, muss ein entsprechender Wunschplanungsbenutzer erstellt werden. Die Anlage eines solchen Benutzers ist über den Personalstamm möglich:
Hat der Mitarbeiter bereits einen bestehenden Selbstbedienungsbenutzer, muss die Berechtigung "WUNSCHPLANUNGS BENUTZER" auf der zughörigen Planungseinheit ergänzt werden.
Mit Vergabe dieser Berechtigungen steht jedem Mitarbeiter nur die eigene Planungszeile zur Verfügung, der gesamte Abteilungsplan kann allerdings lesend eingesehen werden.
Gruppeneinteilung der Mitarbeiter
Jene Mitarbeiter, die an der Wunschplanung teilnehmen dürfen, müssen einer Gruppe zugeordnet werden. Anhand dieser Gruppe wird später definiert, zu welchem Zeitpunkt die Wunschplanung durchgeführt werden darf. Die Gruppe ist direkt im Personalstamm der Mitarbeiter zu hinterlegen. Jene Gruppe, die im aktuellen Monat als erste an der Reihe war, rutscht im nächsten Monat an die letzte Stelle, alle anderen Gruppen rücken um eine Position nach vor.
Es kann auch eingestellt werden, dass ein Mitarbeiter immer fix zB in der ersten Gruppe ist, in diesem Fall muss der Parameter "Gruppe Fix" auf JA gestellt werden:
Achtung: Die Gruppe muss im Personalstamm per Stichtag ab jenem Datum hinterlegt werden, ab welchem der Benutzer erstmalig einsteigen möchte. (wenn zB die Wunschplanung mit dem Septemberplan startet, muss bereits ab ca. Juni/Juli die Gruppe bei den Mitarbeitern hinterlegt sein).
Besetzungsreport definieren
Zur Festlegung, welche Dienste und Planungscodes vom Wunschplaner verwendet werden dürfen, und in welchem Ausmaß sie eingetragen werden dürfen, muss für jede Planungseinheit ein Besetzungsreport zur Wunschplanung definiert werden. Dem Wunschplaner stehen zur Planung tatsächlich nur die Dienste/Planungscodes zur Verfügung, die auch im Besetzungsreport enthalten sind.
Daher ist es im Vorfeld wichtig, folgende Punkte genau zu definieren:
- Welche Dienste dürfen die Mitarbeiter selbst einplanen / gibt es eventuell besondere Dienste, welche nur der Planungsverantwortliche einplant?
- Wie oft darf jeder Dienst maximal eingeplant werden (je Wochentag/Feiertag festzulegen)?
- Welche Abwesenheiten dürfen die Mitarbeiter selbst einplanen?
- Wie oft darf jede Abwesenheit maximal eingeplant werden (je Wochentag/Feiertag festzulegen)? Tipp: 99 eingeben, wenn keine Prüfung auf einen Maximalwert erfolgen soll.
- Welche automatischen Prüfungen gibt es in der Planung, welche einen schweren Fehler auslösen und was ist dafür zu berücksichtigen? (zB: Ersatzruhetagsprüfung: -> der Planungscode ET muss auch von den Mitarbeitern eingetragen werden können).
Auf Grundlage dieser Überlegungen kann dann der Besetzungsreport der jeweiligen Planungseinheit erstellt werden.
Einstellungen Dienstplan
Einstellungen für Gruppen
- Anzahl der Gruppen: Aus wie vielen Gruppen besteht der Zyklus des Wunschdienstplans?
- Beginne mit Gruppe: Welche Gruppe darf als erstes Planen?
- Dienstübernahme ab Gruppe: Ab welcher Gruppe dürfen freigegebene Dienste anderer Mitarbeiter übernommen werden?
- Planungstage pro Gruppe: Wie viele Tage hat jede Gruppe zeit, ihren Dienstplan zu erstellen?
- Letzter Tag für Wunschplanung: Wann muss die Wunschplanung abgeschlossen sein? Nach diesem Tag ist keine Wunschplanung mehr möglich.
Achtung: Hier muss als Stichtag jener Tag eingegeben werden, an dem die Wunschplanung tatsächlich beginnt. Beispiel: September soll der erste Monat sein, den die Mitarbeiter planen dürfen, dann muss hier der Stichtag der 01.09. sein!
Farbschema für Gruppen
Abweichend zum bereits hinterlegten Standard-Farbschema, kann ein eigenes Farbschema für die einzelnen Gruppen definiert werden. Auch hier zu sehen.
Zur Darstellung der Farbeinstellungen sowie zur Ansicht im Tooltip/am Plan, sind hier mehr Informationen zu finden.
Besetzungsreport festlegen
Hier muss für jeden Plan, der im Vorfeld definierte Besetzungsreport hinterlegt werden, damit die Wunschplaner die zur Verfügung stehenden Dienste /Abwesenheiten nutzen können.
Summenansichten festlegen
Hier muss die Summenspaltenansicht hinterlegt werden, welche die Wunschplaner sehen können. Sollte diese Ansicht noch nicht vorhanden sein, muss sie im Vorfeld erstellt werden.
