Bildschirmaufbau
Schulungsvideo: Aufbau Benutzeroberfläche
Werkzeugleiste
In der „Werkzeugleiste“ können unterschiedliche Aktionen wie Drucken, Druckvorschau, etc. ausgewählt werden. Die Werkzeugleiste unterteilt sich in einzelne Gruppen: Allgemein, Ausdruck, Monatsplan, etc. Die Werkzeugleiste wird automatisch an den jeweiligen Programmpunkt angepasst.
Mit Hilfe des Navigators können die verschiedenen Navigatorpunkte angesprochen werden. Nach dem Öffnen von Alex® ist der Navigator immer sichtbar. Abhängig von der Bildschirmgröße kann dieser unterschiedlich für die Anzeige eingestellt werden. Er ist entweder
- immer im Vordergrund oder
- immer im Hintergrund
Immer im Vordergrund
Der Navigator ist ständig am linken Bildschirmrand angezeigt. Abhängig von der eingestellten Ansicht sind die verschiedenen Navigatorpunkte (Zuletzt verwendet, Personal, Monatsplan, ...) sichtbar.
Der Navigator kann jederzeit durch Klick auf das Navigator-Symbol 
im Systemmenü ausgeblendet werden.
Immer im Hintergrund
Der Navigator ist nicht sichtbar. Der Arbeitsbereich schließt ganz links an. Durch Klick auf das Navigator-Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff wird der Navigator wieder angezeigt.
Mit Klick auf den Navigatorpunkt werden die Darstellungsmöglichkeiten eingeblendet.
Monatsplan öffnen
Der Monatsplan kann auf verschiedene Arten geöffnet werden. Die einfachste Variante ist der Weg über den „Zuletzt verwendet“ Navigatorpunkt.
Schulungsvideo: Dienstplan öffnen
Zuletzt verwendet
Hier werden die 20 letzten Arbeitsblätter (Pläne, Mitarbeiter, Reports, etc.) angezeigt, die vom Benutzer eingesetzt wurden. Im Normalfall befindet sich somit der letzte bearbeitete Monatsplan an oberster Stelle. Dieser wird durch Klick auf den Eintrag geöffnet.
Ein Öffnen vom Monatsplan ist auch über den Navigator möglich. Dafür muss beim gleichnamige Navigatorpunkt das Fernglas ausgewählt werden werden.
Suche Monatsplan für Statusübersicht
Die Statusübersicht stellt die Hauptsuche für die Monatspläne dar. Für den eingestellten Monat (das ist standardmäßig der aktuelle Monat) werden alle für den Benutzer freigegebenen Planungseinheiten angezeigt. Durch Doppelklick auf die Planungseinheit wird der Monatsplan geöffnet.
Suche Monatsplan für Plan von/bis
Weiters kann auch die Suche Monatsplan von/bis ausgewählt werden. Dazu muss der Navigatorpunkt "Monatsplan" zuerst maximiert werden:
Nach Auswahl der gewünschten Planungseinheit werden die Monatspläne für den eingestellten Zeitraum (das ist standardmäßig das aktuelle Kalenderjahr) gruppiert nach Planungsstatus angezeigt.
Über anderen Monatsplan
Schulungsvideo: Jahresplan für Planungseinheit öffnen
Befindet man sich bereits in einem Monatsplan der Planungseinheit, kann mit Klick auf die Pfeile von „Vorherigen öffnen“ oder „Nächsten öffnen“ der Vormonat oder Folgemonat dieser Planungseinheit geöffnet werden. Diese Symbole sind in der Gruppe „Monatsplan“ in der Werkzeugleiste zu finden.
Durch Klick auf die unterhalb der Pfeile stehenden Möglichkeiten „Vorherigen öffnen“ bzw. „Nächsten öffnen“ kann man mehrere Monate in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft springen.
Monatsplan bearbeiten
Die geöffneten Pläne werden in Form von Karteien dargestellt. Die Karteiblätter befinden sich rechts neben der Navigatortitelleiste. Durch Klick auf eine Kartei, wird diese in den Vordergrund geholt. Weiters besteht, wie oben beschrieben, die Möglichkeit mehrere Monatspläne in einer Kartei durch die Funktion „Vorigen öffnen“ oder „Nächsten öffnen“ zu öffnen.
Bildschirmdarstellung
Einzeilig / zweizeilig, Zellengröße und Zellenbreite
Durch Klick auf „Plan Ein/Mehrzeilig“ kann schnell und einfach zwischen einer ein- bzw. zweizeiligen Dienstplandarstellung gewechselt werden.
Dieses Symbol ist Teil der Gruppe „Allgemein“.
Die Zellengröße des Arbeitsblattes kann mittels Klick auf „Zellen größer“ bzw. „Zellen kleiner“ verändert werden.
Diese Symbole sind ebenfalls Teil der Gruppe „Allgemein“.
Die Zellenbreite des Arbeitsblattes kann mittels Klick auf „Zellen breiter“ bzw. „Zellen schmaler“ verändert werden.
Diese Symbole sind ebenfalls Teil der Gruppe „Allgemein“.
Sonstige Bildschirmeinstellungen
Alle übrigen Bildschirmeinstellungen werden durch direkten Klick auf den Bildschirm 
in der Gruppe „Allgemein“ angezeigt.
Summenansicht
Schulungsvideo: Summenschema auswählen
Die eingestellte Summenansicht am rechten Bildschirmrand ist je Benutzer definiert, dh sie werden in allen Plänen angezeigt, auf die der Benutzer Zugriff hat.
Die unterschiedlichen Summenansichten können wie folgt ausgewählt werden:
- Rechte Maustaste in der Summenüberschrift im Monatsplan
- "Andere Ansicht auswählen" im Kontextmenü anklicken
- Doppelklick auf die gewünschte Summenansicht
Namensspaltenansicht
Schulungsvideo: Namensspalte anpassen
Die Darstellung in der Namensspalte kann wie folgt geändert werden:
- Klick mit der rechten Maustaste auf die Namensspalteneinstellungen direkt oberhalb der Namensspalte.
- Zu beachten ist:
- Klick auf die erste Zeile bearbeitet die obere Zeile der Namensspalte (bei zweizeiliger Darstellung) oder die Zeile bei einzeiliger Darstellung
- Klick auf die zweite Zeile bearbeitet die untere Zeile der Namensspalte (bei zweizeiliger Darstellung)
- Klick auf „Andere Ansicht auswählen“
- Doppelklick auf die gewünschte Namensspaltenansicht
Mitarbeiter sortieren
Die Reihenfolge der Mitarbeiter am Dienstplan kann mittels Drag & Drop verändert werden.
- Klicken Sie dafür in der Namensspalte auf den umzureihenden Mitarbeiter.
- Halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie nun den Mauszeiger an die gewünschte Position. Sie werden dabei mit einem rotem Rahmen unterstützt.
- Lassen Sie die Maustaste erst dann los, wenn sich der Mitarbeiter an der richtigen Position befindet.
Sollte es mit dem Ziehen des Mitarbeiters nicht auf Anhieb funktionieren, können Sie die Reihenfolge des Mitarbeiters auch mit der rechten Maustaste verändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Mitarbeiters und wählen Sie „nach vorne“ bzw. „nach hinten“.
Kommt-/Gehtzeiten ändern
Schulungsvideo: Arbeitszeiten erfassen
Schulungsvideo: Abwesenheiten stundenweise erfassen
Die hinterlegten Zeiten eines Dienstes können verändert werden, indem Sie einen Doppelklick auf den eingetragenen Dienst beim Mitarbeiter machen. Es wird nun die Kommt-/Gehtzeitenmaske geöffnet. Die Zeiten können in dieser Maske verändert werden.
Verwenden Sie für Änderungen die nebenstehenden Uhrsymbole ( 
) um die genaue Uhrzeit auszuwählen oder geben Sie die Änderungen mittels Tastatur ein.
Um Änderungen zu übernehmen muss die Kommt-/Gehtzeitenmaske mit Klick auf 
verlassen werden.
Dienstzeiten können verlängert oder verkürzt werden, indem Sie z.B. das vorgeschlagene Dienstende verändern.
Eine neue Zeitzeile können Sie in der ersten Zeile eintragen.
Spezielle Tätigkeiten oder Abwesenheiten werden durck Klick auf die Schaltfläche „Anwesend“ ausgewählt.
Überlappende Zeitstrecken fließen automatisch in die Dienstzeit ein:
Dienste kopieren
Schulungsvideo: Dienst auf andere Mitarbeiter kopieren
Ein bei einem Mitarbeiter eingetragener Dienst kann auf einen oder mehrere andere Mitarbeiter kopiert werden. Diese Funktion ist insbesondere bei der Besprechung einsetzbar. Es kann z.B bei einem Mitarbeiter, der am Tag der Besprechung frei hat, die Besprechung definiert werden. Im Anschluß kann die Besprechung auf alle Mitarbeiter kopiert werden, die ebenfalls teilnehmen und auch frei haben.
Klicken Sie die zu kopierende Information beim Mitarbeiter mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Dienst kopieren auf“.
- Doppelklick auf den Mitarbeiter, auf den kopiert werden soll
ODER
- Klicken Sie auf den ersten Mitarbeiter, auf den kopiert werden soll
- Halten Sie die Taste „Strg“ auf der Tastatur gedrückt und
- Klicken Sie auf den nächsten Mitarbeiter, auf den kopiert werden soll
- Klicken Sie auf Öffnen
, wenn alle Mitarbeiter ausgewählt sind - Die Information wurde nun auf alle ausgewählten Mitarbeiter kopiert.
Meldungsfenster
Wenn Texte bzw. Abrechnungshinweise, leichte oder schwere Fehler für einen Mitarbeiter entstehen, wird dies durch ein Symbol in der Namensspalte angezeigt. Mittels Tooltip der Namensspalte kann das Meldungsfenster ausgelesen werden.
Text oder einfacher Abrechnungshinweis
Leichter Fehler
Schwerer Fehler, der Plan kann nicht in den nächsten Status gewechselt werden.
Beispielhaftes Tooltip in der Namensspalte mit einem schweren Fehler
Schulungsvideo: Statuswechsel
Diensttausch
Schulungsvideo: Diensttausch eintragen
Zwei Mitarbeiter können nur am gleichen Tag einen Dienst tauschen. Selbstverständlich kann auch ein Tausch eines Dienstes mit einem freien Tag erfolgen. Der Diensttausch ist nur im Status „Ist“ durchzuführen.
- Klicken Sie den Dienst beim Mitarbeiter mit dem Tauschwunsch mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Dienst tauschen mit“
- Doppelklick auf den Mitarbeiter mit dem getauscht werden soll.
Die beiden Dienste der Mitarbeiter werden nun ausgetausch.
Poolzuteilung über den Monatsplan
Schulungsvideo: Poolzuteilung - längerer Einsatz
Schulungsvideo: Poolzuteilung - tageweiser Einsatz
Schulungsvideo: Poolzuteilung löschen
Schulungsvideo: Poolzuteilung über Verlauf
Der Mitarbeiter kann durch eine Poolzuteilung auf eine andere Stationen verliehen werden. Dies ist auf verschiedene Arten möglich.
Über das Arbeitsblatt
Es gibt die Möglichkeit den Mitarbeiter einzelne Tage auf eine andere Station zu verleihen.
- Markieren Sie die Tage, an dem Sie den Mitarbeiter verleihen möchten, indem Sie den ersten Tag mit der linken Maustaste markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und scrollen Sie die Maus bis zum gewünschten Enddatum. Die Tage sind nun markiert.
Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die markierten Tage und wählen Sie das Feld „Auf anderen Plan verleihen“ aus.
- Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die gewünschte Station, auf den Sie den Mitarbeiter verleihen möchten, auswählen können.
- Gewünschte Planungseinheit auswählen und 'Öffnen' Klicken.
Monatsplan drucken
Schulungsvideo: Ausdruck Dienstplan
Der Ausdruck wird durch Klick auf den Button „Drucken“ der Gruppe „Ausdruck“ gestartet. Es öffnet sich ein PDF als eigene Registerkarte im Browser, das ausgedruckt werden kann.
Monatsplan speichern
Die Änderungen werden über das Diskettensymbol im Systemmenü gespeichert.
Jahresplan
Im Jahresplaner steht jeweils ein Mitarbeiter für alle 12 Monate (Zeitbereich ist veränderbar) zur Bearbeitung bereit. Es können einerseits langfristig geplante Abwesenheiten eingetragen, aber auch laufende Änderungen im Dienstplan vorgenommen werden.
Jahresplan öffnen
Schulungsvideo: Jahresplan eines Mitarbeiters öffnen
Der Jahresplaner des Mitarbeiters kann jederzeit über den Monatsplan geöffnet werden.
- Klick mit der rechten Maustaste auf den Namen in der Namensspalte
- Jahresplan öffnen
Eine weitere Möglichkeit ist die Öffnung des Jahresplans über die Personalsuche. Den Mitarbeiter suchen, die Personalstammdaten öffnen (mittels Doppelklick auf den Mitarbeiter). In der Werkzeugleiste auf folgendes Symbol klicken: 
Dadurch öffnet sich der Jahresplan, der somit auch auch als Einzeldienstplan verwendet werden kann.
Bei Monaten mit 30 oder weniger Tagen werden die nicht existenten Tage mit einem schwarzen X dargestellt (zB 29., 30. und 31. im Februar).
Unterhalb der Monatsbezeichnung ist die zum Monatsersten gültige Stammplanungseinheit ersichtlich. Rechts daneben befindet sich der aktuelle Bearbeitungsstatus.
Statustreppe
Alex® 7 arbeitet mit folgenden Bearbeitungsstatus:
Versiegelt: Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde.
Abgeschlossen : Abgeschlossene und an die Lohnverrechnung übergeleitete Pläne.
Ist: Istdienstplan (2. Zeile)
Plan: Solldienstplan (1. Zeile)
Nicht erzeugt: Pläne, die noch nicht erzeugt wurden.
Sobald Sie mit der Planung eines Monats beginnen möchten, müssen Sie bei geöffnetem Monatsplan den Status von „nicht erzeugt“ auf „Planung“ mit dem Symbol für „Planstatus nach vor“ durchführen.
Wenn Sie dies nicht machen, können Sie zwar Dienste und Abwesenheiten im Plan eintragen, es erfolgt aber keine Berechnung! Bsp.: Eintrag von zukünftigen Urlauben, Fortbildungen, etc. um diese bei der Dienstplanung gleich berücksichtigen zu können!
Schulungsvideo: Statuswechsel
Der Wechsel der Status wird IM Dienstplan mit folgenden Symbolen durchgeführt:
WICHTIG:
Der Planstatus muss immer chronologisch nach vor bzw. zurück versetzt werden. D.h. wenn z.B. der Jänner in Planung ist, kann der Feb. nicht im Status IST sein.
Oder wenn Sie z.B. den Jänner und Februar abgeschlossen haben und im März aber für den Jännerplan noch etwas ändern möchten, so müssen Sie vorher den Februar zurück ins IST setzen und dann können Sie erst den Jänner in den IST, d.h. in den Bearbeitungsstatus zurück versetzen.
Mehrzeitmarkierung (nur für Kunden mit V7-Standardabrechnung)
am Tag
Schulungsvideo: Tagesüberstunden markieren
Schulungsvideo: Überstundenmarkierungen rücksetzen
Ist der Überstundengrenzwert am Tag überschritten, wird das in Alex wie folgt dargestellt:
- Mit Rechtsklick auf den fehlerhaften Tag kommen Sie in das Kontextmenü.
- Mit Klick auf „Dienstbeginn mit Planungscode markieren“ oder „Dienstende mit Planungscode markieren“ kann die nicht bewertete Tagesüberstunde bewertet werden.
- Es stehen dazu mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
in der Woche
Schulungsvideo: Wochenüberstunden markieren
Schulungsvideo: Überstundenmarkierungen rücksetzen
Ist der Überstundengrenzwert in der Woche überschritten, wird das in Alex wie folgt dargestellt:
- Mit Rechtsklick in die fehlerhafte Woche kommen Sie in das Kontextmenü.
- Mit Klick auf „Wochenfehler-Stunden mit Planungscode markieren“ können die nicht bewerteten Wochenüberstunden bewertet werden.
- Es stehen dazu mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
am Monats-/DRZ-Ende
Schulungsvideo: Überstunden Ende DRZ/Monat umbuchen
Schulungsvideo: Überstundenumbuchungen Ende DRZ/Monat kontrollieren
Schulungsvideo: Überstundenumbuchungen Ende DRZ/Monat rücksetzen
Ist das Plus/Minus am DRZ-Ende nicht null, wird das in Alex wie folgt dargestellt:
- Mit Rechtsklick in die fehlerhafte Summenspalte kommen Sie in das Kontextmenü.
- Es stehen nun mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, das Monatsergebnis zu bearbeiten.
