Wochenzeitmodell-Generator

Wochenzeitmodelle sind regelmäßige Diensträder, die sich jede Woche - oder alle x Wochen - wiederholen.

Es gibt drei Möglichkeiten, um solch ein Wochenzeitmodell (Dienstrad) anzulegen.

1. "alte" manuelle Möglichkeit: Siehe Link Wochenzeitmodell erstellen

2. "neue" Möglichkeit mit Muster aus Diensten: Siehe Link Wochenzeitmodell aus Muster übernehmen

3. "neue" Möglichkeit mit Eingabe von Uhrzeiten, welche hier beschrieben ist.

Unterschied dieser Methode zur herkömmlichen Arbeitsweise?

Eingabe direkt mittels Uhrzeiten
keine Dienstkürzel
Dienste werden im Hintergrund generiert
Dienste scheinen in der Legende nicht auf
Beschäftigungsausmaß kann automatisch berechnet werden

Vorteile:

Legende bleibt schlank
Zeitersparnis, da keine Anlage von Diensten notwendig

Wochenzeitmodell-Generator: schnelle Anlage von Diensträdern ohne Dienstanlage

Dienstzeiten beim Mitarbeiter definieren

Im Dienstplan über das Kommt/Geht-Fenster beim Mitarbeiter am jeweiligen Tag die Dienstzeit des Mitarbeiters angegeben:

Beispiel: Herr Test arbeitet jeden Montag 8-12, Dienstag 12 - 19 und Donnerstag 8-12/13-18 sowie jeden 2. Samstag 8 - 14:

Erfassen der Uhrzeiten im Dienstplan

Kommt-Geht für Donnerstag

WICHTIG: immer die gesamte Kalenderwoche bzw. den gesamten mehrwöchigen Rhythmus erfassen!

Muster übernehmen

Wenn die Woche oder Wochen fertig definiert sind, kann dieses Muster für die nächsten Wochen übernommen werden.

1. Gesamte Woche von Montag bis Sonntag markieren

2. Rechte-Maus-Klick: Muster übernehmen

Muster übernehmen auswählen (NICHT an Feiertagen)

Bereich markieren und Muster übernehmen

Die eingetragenen Zeiten werden für die Zukunft übernommen.

Darstellung "Wochenansicht":

Wochenansicht mit Kommt-Geht-Zeiten

"Klassische" Monatsansicht:

Monatsansicht mit Dienstkürzeln

Gut zu wissen - das passiert alles automatisch im Hintergrund:

Wochenzeitmodelle werden automatisch angelegt
Dienste werden automatisch angelegt
Dienste haben alle das Kürzel "D"
Dienste sind in der Legende nicht sichtbar
Dienste können über die Dienstsuche eingesehen werden
automatische Berechnung des Beschäftigungsausmaßes des Mitarbeiters (siehe weiter unten)

Dienste auch am Feiertag eintragen

Wenn man das Wochenzeitmodell auch an Feiertagen eintragen möchte, so wählt man bei Muster übernehmen die Option "auch an Feiertagen":

"auch an Feiertagen" auswählen

die Beispielwoche wird als Wochenzeitmodell übernommen und für die folgenden Wochen weitergeschrieben
an Feiertagen wird ebenfalls ein Dienst eingetragen, je nach Kalendertag

Wochenzeitmodell beginnt in einer Rumpfwoche

Wenn das neue Wochenzeitmodell in einer Rumpfwoche beginnt, ist folgendes zu beachten:

1. Die Dienstzeiten werden im Dienstplan erst in der ersten GANZEN Woche eingetragen.

2. Die Woche wird anschließend ausgewählt inklusive der Rumpfwoche (z. B. ab Mittwoch, 1. Mai)

3. Rechte-Maus-Klick: Muster übernehmen (evt. auch an Feiertagen)

Das Wochenzeitmodell wird somit bereits ab 1. des Monats eingetragen.

Freie Tage

Es wird auch an freien Tagen ein fiktiver Dienst mit den Abrechnungsschemen der Vorlage-Dienste hinterlegt. (Graue Tage) Werden nun Zeiten an den freien Tagen eingetragen, so werden diese auch richtig abgerechnet!

Automatische Berechnung des Beschäftigungsgrades

ACHTUNG: Funktioniert nur bei aliquoter Sollberechnung und bei Rahmenplan!

Auf Systemeinstellungen unter "Vorlage-Dienste" gibt es den Parameter "Stunden Basis Vollzeit". Auf Basis diesen Parameters kann sich ALEX anhand des Wochenzeitmodelles dann den Beschäftigungsgrad des Mitarbeiters errechnen! Eine manuelle Pflege des Parameters "Beschäftigungsgrad in %" ist nicht mehr nötig.

Beispiel obiger Mitarbeiter:

  MA arbeitet 2 Wochenrad
    Woche 1: Mo 4 Std
             Di 7 Std
             Do 9 Std
    Woche 2: Mo 4 Std
             Di 7 Std
             Do 9 Std
             Sa 6 Std
   Summe der 2 Wochen: 46 Stunden
   Schnitt in 2 Wochen: 23 Stunden 
   Beschäftigungsgrad: 23/40 = 57,50 Prozent

Der Beschäftigungsgrad wird mit Beginn des neuen Musters in den Personalstammdaten automatisch hinterlegt:

Änderung Stammdaten

Ändern sich die Stammdaten der Vorlage-Dienste (z.B. die Kannarbeitszeit vor Dienstbeginn wird verkürzt), so muss dies in den Systemeinstellungen mit dem richtigen Stichtag hinterlegt werden.

Damit die Änderung für alle Mitarbeiter übernommen wird, gibt es in der Kalenderzeile die Funktion "Muster neu übernehmen für Alle":

Wechsel Dienstzeiten

Wechselt ein Mitarbeiter seine Dienstzeiten, so muss als erstes das aktuelle Wochenzeitmodell beendet werden (Rechtsklick auf den letzten gültigen Tag -> Wochenzeitmodell beenden). Anschließend kann wieder ein neues Muster hinterlegt werden.

Wenn sich bei dem Mitarbeiter z.B. nur ein einzelner Tag ändert, so kann (im Status Nicht erzeugt und Planung) einfach dieser Tag abgeändert, die ganze Woche markiert und die Funktion "Muster übernehmen" ausgeführt werden. Man muss somit nicht die ganze Woche neu definieren.

Spezialfall: Vorlage-Dienste in Kombination mit Vorbereitungszeiten (Kindergärten)

Bei der Anlage von Vorlage Diensten in Kindergärten, wenn im Dienstrad Vorbereitungszeiten eingeteilt werden, sind einige Punkte zu berücksichtigen.

Fall 1: Dienst mit Vorbereitungszeit, Zeit nach Dienstende und Vorbereitungszeit mit Kannzeit anlegen

Dienst mit Vorbereitungszeit und Kannzeit

Dienstzeit 8:00 - 14:00, die Vorbereitungszeit wird mit einem eigenem Planungscode eingetragen. Die Zeit zwischen 14:00 und 21:00 muss extra als Kannzeit definiert werden. Dazu muss die Sonderabrechnung "Sollzeit nicht vortragen" im Kommt-Geht-Fenster bei "Sonderabrechnung erfassen" ausgewählt werden. Zudem wird ein Planungscode "Kannzeit" für die Zeit von 14:00 - 21:00 hinterlegt.

Die Sonderabrechnung muss am Bereich freigeschalten werden. Der Planungscode "Kannzeit" ist mit Abrechnungsart "Arbeitszeit Dienste (Tag) Standard" angelegt.

Fall 2: Dienst mit Vorbereitungszeit, Zeit nach Dienstende und Vorbereitungszeit mit "Nicht Rechnen" anlegen

Dienst mit Vorbereitungszeit und Nicht Rechnen

Dienstzeit 8:00 - 14:00, die Vorbereitungszeit wird mit einem eigenem Planungscode eingetragen. Die Zeit zwischen 14:00 und 21:00 muss extra als "Nicht rechnen" definiert werden. Dazu muss die Sonderabrechnung "Sollzeit nicht vortragen" im Kommt-Geht-Fenster bei "Sonderabrechnung erfassen" ausgewählt werden. Zudem wird ein Planungscode "Nicht rechnen" für die Zeit von 14:00 - 21:00 hinterlegt.

Der Planungscode für Nicht-Rechnen enthält ein extra angelegtes Schema "Ignoriert für Total KEINE Arbeitszeit".

Nach Eingabe der einzelnen Dienstzeiten kann das Wochenzeitmodell wie gewohnt hinterlegt werden.