Alex®-Besetzungsanforderungen 'wachen' über Ihre Abteilungen und überprüfen die ausreichende Besetzung zu definierten Zeiten. Sie sind somit Teil der umfangreichen Alex®-Tools zum Kapazitätsabgleich und zur Personalsteuerung.
Auf Wunsch werden Sie über E-Mail informiert, falls
- die Abteilung nicht besetzt ist (z. B. Früh-/Öffnungsdienst: es wurde nicht eingestempelt)
- eine Abteilung unterbesetzt ist (z. B. eine bestimmte Qualifikation fehlt)
Praktische Anwendungsbeispiele
- Öffnungsdienste im Tankstellenshop
- Qualifikations-Mindestbesetzung in der Apotheke
- Arzt im Nachtdienst pro Abteilung
- Mindestbesetzung zu bestimmten Zeiten (für die gesamte Abteilung oder auch je Aufgabe)
- Stundenweiser Besetzungsabgleich
Um diese gesamte Besetzung von geplanten Dienstzeiten (Öffnungszeiten) oder jene einzelner Qualifikationen oder Berufsgruppen zu prüfen, verwendet ALEX® zwei Werkzeuge:
- Besetzungsanforderungen und
- Bedarf & Besetzung
Öffnungsdienste im Tankstellenshop
Anforderung: Es soll überprüft werden, ob die Mitarbeiter zu den Öffnungszeiten der Tankstelle schon anwesend waren. Wenn zur Öffnung der Tankstelle die Mitarbeiter noch nicht anwesend waren, so kann auch ein E-Mail an den Vorgesetzten versendet werden.
| Öffnungsdienst Tankstelle |
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Hier ist nun sichtbar, dass am 01. die Tankstelle von 06:00 - 06:01 nicht besetzt war, da der Mitarbeiter erst um 06:01 eingestempelt hat.
Mindestbesetzung in der Apotheke
Anforderung: Zu den Öffnungszeiten der Apotheke muss immer mindestens 1 Pharmazeut anwesend sein und Mo-Fr immer 4 PKA.
Für Pharmazeuten und PKA wird ein berufsguppenspezifischer Bedarf geprüft und eine eventuelle Unterbesetzung in roter Schrift angezeigt:
| Abgleich Öffnungszeiten |
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Mindestbesetzung zu gewissen Zeiten
Anforderungen:
- Zwischen gewissen Uhrzeiten (z.B. um 07:00) muss eine gewisse Anzahl an Mitarbeiter anwesend sein
- In gewissen Zeitbereichen (z.B. von 8-12) muss eine gewisse Anzahl an Mitarbeiter anwesend sein
| Abgleich Zeitpunkte und Zeitbereiche |
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Hier werden die Bedarfe über einen gewissen Zeitbereich definiert und die in diesem Zeitbereich anwesenden Mitarbeiter gegengeprüft.
Sind die Mitarbeiter nicht den gesamten Zeitbereich durchgehend anwesend, so wird die Anwesenheit auf den Zeitbereich aliquotiert.
Beispiele:
- Zeitbereich 12-13 -> Mitarbeiter ist nur von 12:30 - 13:00 Anwesend --> 0,5 Anwesenheit
- Zeitbereich 8-12 -> Mitarbeiter ist nur von 8-9 Anwesend --> 0,25 Anwesenheit
Diese Darstellung ist in der Monats- und Wochenansicht vorhanden.
Würde man diese Besetzungsanforderung in der Tagesansicht darstellen, so würde man die Ansicht wie unter "Stundenweise Besetzungsabgleich" dargestellt, sehen.
Stundenweiser Besetzungsabgleich
Anforderungen:
- Die Aufgabe "1. Level Support" muss pro halber Stunde mit einer gewissen Anzahl an Mitarbeiter besetzt sein
- Es soll pro halber Stunde die Anzahl der gesamt anwesenden Mitarbeiter summiert werden
- Weiters soll pro halber Stunde die Anzahl der Mitarbeiter in Home-Office angezeigt werden
| Stundenweise Besetzungsabgleich |
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Diese Informationen können nur in der Tagesansicht betrachtet werden.
Ob der Abgleich halbstündlich oder stündlich gemacht werden soll, wird über die Glättung über Minuten gesteuert.
Möchte man genauere Informationen zu einer Besetzung bekommen, so kann man auf die jeweilige halbe Stunde hinfahren und im Tooltip sieht man genauere Informationen:
| Anzeige Tooltip |
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Im Tooltip ist sichtbar, welcher Bedarf zu dieser Uhrzeit hinterlegt ist und welche Mitarbeiter diese
E-Mail bei Unterbesetzung
- Besteht zur definierten Zeit im Status IST eine Unterbesetzung, so kann automatisch ein E-Mail an den hinterlegten Empfänger versendet.
E-Mail:
