Mit der Lohnverrechnungsschnittstelle werden ausgewählte variable Werte in ein Schnittstellenfile geschrieben, welches in die externe Lohnverrechnung übergeleitet werden kann.
Auf Grund der unterschiedlichen Personalsysteme wird die Schnittstelle individuell an die Anforderungen angepasst.
Im Schnittstellenfile werden zumindest folgende Details angeführt:
Die Schnittstellen für die Personalverrechnung (Lohnarten und Abwesenheiten) sind lizenzpflichtig, d. h. optional erhältlich.
Kann eine Schnittstelle aus technischen Gründen nicht erzeugt werden, so ist eine Kontrolle der Lohnarten wie folgt möglich:
Erstellen einer Lohnverrechnungsschnittstelle
Voraussetzungen:
- Dienstplan befindet sich im Status 'Abgeschlossen'
- Benutzer verfügt über ausreichende Berechtigungen
- Pfad wurde am System hinterlegt
- Lohnverrechnungsmodul wurde eingespielt, d.h. die Anforderungen an die Schnittstelle wurden bereits abgeklärt
Um eine Lohnartenliste zu erstellen, wird im Navigator "Lohnartenexport anlegen" ausgewählt.
In erster Linie ist nun die Auswahl der gewünschten Ressource relevant:
- System: wird keine Auswahl getroffen, so wird das Schnittstellenfile für das gesamte Haus erstellt
- Bereich
- Planungseinheit
- Mitarbeiter
Durch Auswahl des Symbols "Lohnarten in Datei exportieren" in der Multifunktionsleiste wird nun die Schnittstelle erzeugt und am angegebenen Pfad abgelegt.
Der Name der Datei beinhaltet immer das Erstellungsdatum sowie den Namen des Benutzers.
Mittels der Suchfunktion "Lohnartenexport für Entstehungsmonat" ist ein einfacher Überblick möglich, welche Schnittstellen oder Lohnartenliste erzeugt wurden.
Folgende Informationen werden angeführt:
- Ressource
- Abrechnungsmonat
- Wann wurde die Liste von welchem Benutzer erstellt
- Sollte ein Schnittstelle erstellt worden sein: Wann wurde eine Schnittstelle von welchem Benutzer erstellt
In der Statusübersicht wird angeführt, für welche Planungseinheit bereits eine Schnittstelle erzeugt wurde.
!!!ACHTUNG!!!
Wird die Schnittstelle mit einem Doppelklick und Auswahl von "Lohnarten in Datei exportieren" geöffnet, so kann die Datei unter Umständen andere Daten enthalten.
In diesem Fall werden die Daten neu aus dem Dienstplan bezogen - es wird ein neuer Datenauszug erstellt. Wurde der Dienstplan verändert, so enthält auch die Schnittstelle andere Daten als bisher.
Differenz zu bestehender Lohnverrechnungsschnittstelle
Wird, wie oben erklärt, der Dienstplan im Status 'Ist' nochmals verändert, so besteht die Möglichkeit eine neue Schnittstelle zu erzeugen, die NUR die Differenz zur Originalschnittstelle beinhaltet.
Die Schnittstelle wird erneut im Navigator mit "Lohnartenexport anlegen" erstellt. Diesmal ist unter "Differenz zu Export" die ursprüngliche Schnittstelle auszuwählen.
Durch Auswahl des Symbols "Lohnarten in Datei exportieren" in der Multifunktionsleiste wird nun die neue Schnittstelle abgespeichert.
In dieser Schnittstelle ist nun ersichtlich, welche Auswirkung die Änderung des Dienstplanes auf die variablen Bezüge hat. In der oberen, ersten, Grafik werden 3 Nachtdienste angeführt, sowie 16 Sonntagsstunden. In der neu erstellten "Differenzschnittstelle" werden die Sonntagsstunden nicht mehr angeführt, da es hier keine Änderungen gab. In der Schnittstelle ist ersichtlich, dass der Mitarbeiter einen zusätzlichen Nachtdienst leistete (4 anstatt der vorhin eingetragenen 3 Nachtdienste).
Parametrierung
Voraussetzung ist, dass das entsprechende Modul eingespielt wurde.
In den Systemeinstellungen / Exporteinstellungen können unter anderem folgende Parameter eingestellt werden:
- Pfad für Lohnartenexport: dort wird dann das File gespeichert.
- Dateierweiterung für Lohnartenexport: Achtung, manche Schnittstellen haben dies ausprogrammiert, dann wird dieser Parameter zur Gänze ignoriert! Die Dateierweiterung sollte OHNE Punkt eingegeben werden.
- Datei-Präfix für Lohnartenexport: Zum Definieren der Anfangsbuchstaben des Filenamens
- Pfad für Abwesenheitsexport: dort wird dann das File gespeichert.
- Dateierweiterung für Abwesenheitsexport: Achtung, manche Schnittstellen haben dies ausprogrammiert, dann wird dieser Parameter zur Gänze ignoriert! Die Dateierweiterung sollte OHNE Punkt eingegeben werden.
- Datei-Präfix für Abwesenheitsexport: Zum Definieren der Anfangsbuchstaben des Filenamens
