Konto-Report/Parametrierung

Funktionsbeschreibung (Wie führe ich einen bestehenden Report aus?)

Konto-Report anlegen

Im Navigator bei Konto-Report auf das grüne Plus klicken, dann öffnet sich ein neues Fenster:

Neuer Konto-Report

Bei Erstellung eines neuen Konto-Reports empfehlen wir, diesen zuerst umzubenennen, um ihn für spätere Auswertungen einfacher wieder zu finden.

Report umbenennen

Konten auswählen

Mit „Werteauswahl bearbeiten“ aus der Gruppe „Allgemein“ können die gewünschten Summen ausgewählt werden.

Der weitere Vorgang entspricht der Summenauswahl bei den Summenansichten.

Konten auswählen aus Abrechnung

Ab der Version 2019.24 gibt es die Möglichkeit, die Summen auch über die "Werteauswahl - aus Abrechnung" zu suchen.

Werteauswahl aus Abrechnung

Die Funktion ist gleich wie im Monatsplan in den Summenspalten (Konto einfügen - aus Abrechnung). Es wird folgendes Suchfenster geöffnet:

Suchfenster für Konten

Man kann in diesem Suchfenster mehrere Konten (STRG-Taste gedrückt halten) auswählen und durch einen Klick auf "Öffnen" dem Report hinzufügen.

Parameter auswerten

Personalstammdaten können über diese Funktion dem Report hinzugefügt werden. Dazu muss in der Werteauswahl der Punkt "Parameter-Auswahl bearbeiten" angeklickt werden:

Parameter-Auswahl bearbeiten

Anschließend können alle Parameter (Mitarbeiter-Stammdaten) ausgewählt werden:

Parameter auswählen

Je nachdem welche Parameter Sie ausgewählt haben, sind diese nun im Konto-Report sichtbar: Hier zum Beispiel eine Auswertung von Geschlecht, Beschäftigungsausmaß in Prozent, Berufsgruppe und Abwesenheitsstunden

Beispielreport

Mitarbeiterstammdaten werden jeweils zum Stichtag = Beginn des Auswertungszeitraumes angezeigt.

Hat der Mitarbeiter zu diesem Stichtag keine gültigen Parameter, so bleiben diese Stammdaten leer. Es gibt jedoch weitere Einstellungsmöglichkeiten, um den relevanten Stichtag der Stammdaten zu definieren: Mehr dazu unter den erweiterten Einstellungen.

Planungscodes auswerten

Ab der Version 2017.14 gibt es die Möglichkeit, die Dauer und Anzahl des jeweiligen Planungscodes ohne Kombi-Projekt auszuwerten.

Nähere Informationen finden Sie hier Planungscode Auswertung

Spalten/Summen umbenennen

Nachdem beim Erstellen eines Konto-Reports die Werteauswahl getroffen wurde, und somit die Konten in der Auswertung angezeigt werden,

ist es möglich eine eigene Bezeichnung für diese Konten zu vergeben.

Dies ist besonders dann hilfreich, wenn die Konten für die Mitarbeiter auf den ersten Blick nicht leicht verständlich sind oder es intern eigene Bezeichnungen für die ausgewerteten Konten gibt.

Eine Beschreibung dazu finden Sie hier.

(Achtung: dies geht nur im Kontoreport!).

Ab V2015 wird bei den auszuwertenden Konten im Tooltip die langschriftliche Bezeichnung angezeigt. Siehe Konto-Report: Tooltip bei Konten

Einstellungsmöglichkeiten Werkzeugleiste

Erw. Einstellungen - Namen in getrennten Zellen

Auswahl Namen in getrennten Zellen

Durch diese Einstellung wird der Zuname, Vorname und die Personalnummer nicht gemeinsam in einer Spalte, sondern in 3 getrennten Spalten angezeigt:

getrennte Spalten

Erw. Einstellungen - Stichtag = Näheste Stammzuteilung

Wertet die Personal-Stammdaten zum Stichtag=aktueller Tag aus.

Hat der Mitarbeiter zu diesem Stichtag keine Stammzuteilung, so wird die nächste Stammzuteilung innerhalb des Auswertezeitraums gesucht und die Stammdaten zu diesem Stichtag angezeigt.

Beispiel:

Report von 01.01.2022 - 31.12.2022

Mitarbeiter tritt am 4.5. ein - Planungseinheit A

Mitarbeiter wechselt ab 8.8. auf Planungseinheit B.

Wird der Report mit obiger Option ausgeführt, so wird folgendes Ergebnis für die Stammplanungseinheit geliefert:

Heute = 1.4.2022: Plan A

Heute = 1.7.2022: Plan A

Heute = 10.8.2022: Plan B

Erw. Einstellungen - Stichtag = Benutzerdefiniert

Wertet die Personal-Stammdaten zum definierten Stichtag aus.

Bei der Eingabe des Stichtags zählt nur das "Von"-Datum.

Datumsauswahl

Hat der Mitarbeiter zu diesem Stichtag keine Stammzuteilung, so wird die nächste Stammzuteilung innerhalb des Auswertezeitraums gesucht und die Stammdaten zu diesem Stichtag angezeigt.

Zeileninformation (Organisationsmaßstab)

Organisationsmaßstab

Standardmäßig wird die Auswertung je Mitarbeiter ermittelt. Bei Bedarf kann auch auf die übrigen Verdichtungsvarianten gewechselt werden. Die diesbezügliche Einstellung erfolgt über den Pfeil nach unten beim Symbol „Organisationsmaßstab“ aus der Gruppe „Datenauswahl“.

Organisationsmaßstab auswählen

Datei:Organisation Bereich1.jpg

Entsprechend der Auswahl passen sich die Summen der Auswertung an. Es kann beispielsweise eine Zwischensumme pro Bereich ausgewertet werden:

Zwischensumme je Bereich

Zeitmaßstab

Zeitmaßstab

Ob es sich um eine Tages-/Wochen-/Monats-/Quartals- oder Jahresauswertung handelt, wird durch Klick auf den Pfeil nach unten beim Symbol „Zeitmaßstab“ aus der Gruppe „Datenauswahl“ festgelegt. Standardmäßig handelt es sich um eine Monatsauswertung. Welche Einstellung getroffen wurde, wird über das Häkchen neben der Variante angezeigt.

ACHTUNG: Wird hier Jahr ausgewählt und im Zeitbereich wird nur zB 01.07. - 31.12. ausgewählt, so wird in der Auswertung trotzdem das ganze Jahr ausgewertet! Das gleiche gilt für Quartal/Monat/Woche

Zeitmaßstab

Gesamtsummen einstellen

Hier gibt es die Möglichkeit die Gesamtsummen ein bzw. auszuschalten oder aber auch nur die Gesamtsummen (ohne die Monats-/Wochen-/Tagesspalten) anzuzeigen.

Gesamtsummen aus

Exporteinstellungen

Der Konto-Report-Export definiert das Format, wie die Daten exportiert werden.

In den meisten Fällen existieren folgende Konto-Report-Export Möglichkeiten:

• Report-Export Standard
• Konto-Report Export wie 'Kopieren'
• evt. auch weitere, kundenspezifische Formate

Reportgruppen

Hinterlegen einer Reportgruppe

Variante 1: Reportgruppen können beim Konto-Report hinterlegt werden durch Auswahl von in der Werkzeugleiste.

Variante 2: Ab der Version 2021.12 kann die Zuordnung der Reportgruppen auch in den Systemeinstellungen im Reiter "Konto-Report" erfolgen.

Die Zuordnung einer Reportgruppe in den Systemeinstellungen übersteuert aber NICHT eine eventuell bereits zugeordnete Gruppe direkt im Konto-Report.

D.h. das Verschieben in eine Gruppe über die Systemeinstellungen funktioniert nur für Reports, welche noch keiner Reportgruppe zugeordnet sind.

Standard-Reports können nicht mit den Funktionen der Werkzeugleiste verändert werden und können nur über die Systemeinstellungen in eine Report-Gruppe verschoben werden.

Standardreports in Gruppe verschieben
Standardreports sind keiner Gruppe zugeordnet		Hinterlegung einer Gruppe in den Systemeinstellungen		Ergebnis

Dokumentation für die Rechteverwaltung von Reportgruppen

Entfernen einer hinterlegten Reportgruppe

Eine hinterlegte Reportgruppe kann bei einem Konto-Report auch wieder entfernt werden, damit der Report wieder unter den Standard-Reports aufscheint.

Zum Entfernen der Reportgruppe:

• Suchfenster für Konto-Reports öffnen
• Rechtsklick auf den Report "Reportgruppe rücksetzen":

Reportgruppe entfernen

Spezielle Auswertungskonten

Eintritts- Austrittsdatum in getrennten Spalten

Ab der Version 2018.06 ist es möglich, das Beschäftigt von und Beschäftigt bis getrennt anzeigen.

Eintrittsdatum und Austrittsdatum

Diese Konten findet man unter "Personal Info"

Personalinfo

Urlaubsrest zum Ende Anspruchsjahr

Ab der Version 2018.06 gibt es das neue Konto "Urlaub Rest Ende"

Mit diesem Konto kann der Urlaubsrest mit Ende ausgewertet werden.

Es erscheint der Restwert, bevor die neue Zubuchung mitgerechnet wird.

Beispiel: Zubuchung im Jänner

Urlaub Rest Ende

Beispiel: Zubuchung im März

Urlaub Rest Ende

Zubuchungstag für Urlaub

Ab der Version 2018.06 gibt es unter Personal Info das neue Konto "Zubuchungstag für Urlaub"

Zubuchungstag

Anspruchskonten aus Standard-Anspruchsliste

Ab der Version 2022.08 sind folgende Anspruchskonten in der Suche auffindbar:

Report Anspruchskonten

Dies sind die Konten, welche im Standard-Report der jeweiligen Anspruchsart (Beispiel: "Anspruchsliste: Urlaub in Tagen") enthalten sind.

Ab der Version 2022.18 sind weitere zusätzliche Anspruchskonten für den Rest pro Monat in der Suche auffindbar:

Report Anspruchskonten

Achtung: Diese Konten dürfen nur im Konto-Report und nur im Kombination mit Zeitmaßstab "Jahr" verwendet werden, damit auch sinnvolle Ergebnisse erscheinen!

Weitere Funktionen für Konto-Reports

Benutzereinstellungen: Ausführen verhindern

Bei allen Benutzern gibt es eine Gruppe "Konto-Report". In dieser befinden sich folgende Properties:

Automatisches Ausführen verhindern

Vor Ausführen abspeichern erzwingen

Nähere Informationen finden Sie hier Benutzereinstellungen: Ausführen verhindern

Anlegen von automatischen Konto-Report-Export

ALEX bietet die Möglichkeit beliebige Konto-Reports automatisch auszuführen.

Nähere Informationen finden Sie hier Konto-Report-Export

Konto-Report für Selbstbedienungsbenutzer

Für Selbstbediener können eigene Reports erstellt werden. siehe Konto-Report für Selbstbedienungsbenutzer

Konto-Report mit Kostenstellen

Siehe Kostenstellen und Konto-Report

Konto-Report Web-Service

Siehe Kontoreport-WebService

Konto-Report direkt aus Dienstplan aufrufen

Der definierte Report muss in den Stammdaten der Planungseinheit unter "Konto-Report" hinterlegt werden:

Stammdaten der Planungseinheit

Anschließend erscheint in der Werkzeugleiste das Reportsymbol:

Report im Dienstplan aufrufen

Wird nun dieses Symbol angeklickt, öffnet sich der definierte Konto-Report aus dem Dienstplan heraus und kann dann wie gewohnt ausgeführt werden.