Die Alex®-Genehmigungsprozesse sollen die Kommunikation zwischen Dienstnehmern und deren Vorgesetzten erleichtern, indem spezielle Anfragen zur Genehmigung erstellt werden. Die Kommunikation erfolgt über spezielle Alex®-Funktionen oder direkt über den E-Mail-Verkehr.
Anwendungsmöglichkeiten
Ein Genehmigungsverfahren kann folgende Arbeitsabläufe vereinfachen:
- Urlaubs- oder Zeitausgleichsanträge
- Anträge für geleistete Über- oder Mehrstunden
- jede andere Art von Abwesenheiten
Beispiel: "Urlaubsgenehmigungen"
- Bestätigung für den Arbeitnehmer
- Der Arbeitnehmer kann z.B. eine Reise buchen, weil er die Bestätigung hat, dass der Urlaub konsumiert werden darf.
- Der Arbeitnehmer hat eine Bestätigung dafür, dass sein Urlaub storniert wurde. Der Urlaubsrest darf daher nicht reduziert werden.
- Bestätigung für den Arbeitgeber
- Der Arbeitgeber hat die Bestätigung, dass der Arbeitnehmer Urlaub hat und der Rest somit reduziert wird.
- Der Arbeitgeber hat eine Bestätigung dafür, dass der Urlaub storniert wurde und der Arbeitnehmer verplant werden kann.
- Kontrolle durch den Vorgesetzten
- Die Genehmigung des Urlaubs kann nur durch einen Privilegierten durchgeführt werden.
- Der Statuswechsel von "Planung" auf "Ist" oder von "Ist" auf "Abgeschlossen" kann nicht durchgeführt werden, wenn nicht genehmigte Urlaube vorhanden sind. Folgende Fehlermeldung erscheint:
Welche Arbeitsschritte sind im Genehmigungsverfahren erforderlich?
- An-/Abwesenheit beantragen
- An-/Abwesenheit genehmigen
- An-/Abwesenheit direkt genehmigen (Beantragung fällt weg)
- An-/Abwesenheiten nicht genehmigen
- An-/Abwesenheiten stornieren
Welcher Benutzer welchen Arbeitsschritt macht, hängt von der jeweiligen Organisation ab.
Normalerweise wird der Mitarbeiter selbst seine An-/Abwesenheit beantragen und der Vorgesetzte genehmigt bzw. storniert diese.
Darstellung
Je nach Status werden die An-/Abwesenheiten (hier Urlaub) im Dienstplan wie folgt angezeigt:
| Beantragter Urlaub "Ub" - Genehmigter Urlaub "Ug" |
|
- Muster Max:
- beantragter Urlaub
- Bauer Andrea:
- genehmigter Urlaub
Umsetzung in ALEX
Der Button Genehmigungsverfahren ist in folgenden Ansichten verfügbar:
- Monatsplan
- Jahresplan
- Personalsuche (rechte Maustaste auf einen Mitarbeiternamen)
- Personalstammdaten (rechte Maustaste auf den geöffneten Reiter eines Mitarbeiters)
und öffnet standardmäßig folgenden neuen Tab:
| Genehmigungen |
|
In diesem Fenster können die oben genannten Schritte durchgeführt werden:
- eine Zeile oder mehrere Zeilen "Genehmigen" oder "Stornieren"
- Sofern erwünscht, öffnet sich der "Antrags- bzw. Stornoschein" als PDF Vorschau. (Dieses PDF kann ausgedruckt oder abgespeichert werden.)
Genehmigungsfenster als Suche darstellen
Optional kann auch eine Suchansicht aktiviert werden, dadurch wird das Genehmigungsfenster wie folgt dargestellt:
| Genehmigungen |
|
Diese Ansicht ermöglicht unter anderem die Suche nach einem bestimmten Personal und die Defintion eigener Ansichten.
Die Buttons zum Genehmigen, Stornieren, etc. können hierbei über das Kontextmenü oder direkt in der Genehmigungszeile aufgerufen werden.
| Genehmigungen |
|
Anträge stellen
Anträge werden gestellt, indem man den entsprechenden Planungscode (z. B. Urlaub beantragt, Mehrstunden beantragt oder ähnliche) im Dienstplan einträgt. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:
- ganztägig: Planungscode in der Legende aufnehmen und auf den entsprechenden Tag klicken
- stundenweise: Kommt-Geht-Fenster öffnen, Planungscode mit Uhrzeiten eintragen
- ganztägig aber mit geänderter Uhrzeit: ebenfalls im Kommt-Geht-Fenster den Planungscode mit Uhrzeiten eintragen
- WICHTIG: NICHT den Planungscode am Tag reinklicken und dann die Uhrzeit ändern, dann würde die Uhrzeit bei der Genehmigung verschwinden!
Anträge nicht genehmigen
Werden Anträge sofort abgelehnt (storniert) so wird wieder ein eventuell eingetragen Dienst (z.B. aus dem Wochenzeitmodell oder aus dem Status Planung) wieder eingetragen.
Der abgelehnte Antrag erscheint im Genehmigungsverfahren nicht unter den "stornierten" Anträgen - dort sind wirklich nur bereits genehmigte und wieder stornierte Anträge sichtbar.
Anträge mit Begründung ablehnen
Wird ein Antrag nicht genehmigt, so können Begründungen erfasst werden.
Siehe Anträge mit Begründung ablehnen
Anträge genehmigen
Über "Genehmigungsverfahren"
Im Fenster des Genehmigungsverfahrens können einzelne Zeitbereiche oder aber auch mehrere Anträge gleichzeitig genehmigt werden.
| Anträge genehmigen |
|
Direktes Genehmigen im Dienstplan
Will der Dienstplaner eine An-/Abwesenheit direkt durch seinen Eintrag im Dienstplan genehmigen, können eigene Planungscodes für das "Direkte Genehmigen" hinterlegt werden.
Sobald diese nach dem Eintragen abgespeichert werden, ändert sich der Planungscode AUTOMATISCH auf den "genehmigt" Planungscode.
Diese Planungscodes dürfen natürlich nur die Benutzer sehen, welche auch das Recht zum Genehmigen haben (Leseberechtigung).
Diese Planungscodes dürfen bei poolzugeteilten Mitarbeitern nicht mehr eingetragen werden. (Fehlermeldung erst beim Speichern)
Genehmigung über E-Mail
Das Genehmigungsverfahren kann auch in Kombination mit dem Intelligentem Dienstplan verwendet werden.
Sobald sich eine Änderung am Dienstplan ergibt, wird dieser per E-Mail versendet.
Achtung, mit einer kleinen Einschränkung:
- der Benutzer macht einen Antrag für z. B. Mai und speichert
- der Prozess ist z. B. so eingestellt, dass nur alle 3 Stunden E-Mails verschickt werden
- der Genehmiger speichert in diesem Plan im gleichen Monat (Mai) etwas zwischen dem Antrag und dem Verschicken
- dann schickt Alex® keine E-Mail an den Genehmiger, weil Alex® davon ausgeht, dass der Genehmiger diese Änderung gesehen haben muss.
Im E-Mail sind immer ALLE offenen Genehmigungsverfahren sichtbar, sowie pro Antrag ein Link zur Genehmigung oder Stornierung des Antrages direkt aus dem E-Mail heraus:
| E-Mail Texte |
|
Genehmigte Anträge stornieren
Durch das Stornieren eines genehmigten Antrages wird ein eventuell bereits eingetragener Dienst (z. B. aus dem Wochenzeitmodell oder aus dem Status Planung) im Dienstplan wieder eingetragen.
INFO: Wurden An-/ oder Abwesenheiten bereits genehmigt, können diese lediglich von Dienstplanverantwortlichen (bzw. vom Benutzer mit dem jeweiligen Recht) storniert werden.
Ein Mitarbeiter kann eine Stornierung wiederum beantragen.
Gesamten genehmigten Zeitbereich stornieren
Im Genehmigungsverfahren den genehmigten Antrag auswählen und stornieren
| Antrag auswählen |
|
Einzelne Tage stornieren
„Rechtsklick“ am jeweiligen Tag --> „Genehmigung stornieren“
| Genehmigungen stornieren |
|
Stornierung beantragen
Es ist möglich, dass die Stornierung durch den Mitarbeiter im System beantragt wird und der Vorgesetzte diese dann genehmigt.
Siehe Stornoantrag bei Genehmigungsverfahren
Genehmigte Anträge ersetzen
Es können für bereits genehmigte An-/Abwesenheiten eigene Planungscodes definiert werden, welche den genehmigten Planungscode ersetzen können.
Beispiel: Planungscode "genehmigte Überstunde gutschreiben"
Standardmäßig wird bei "beantragte Überstunde" durch die Genehmigung der Planungscode "genehmigte Überstunde gutschreiben" eingetragen. In Spezialfällen soll dieser Planungscode durch den Planungscode "genehmigte Überstunde AUSZAHLEN" ersetzt werden können.
Im Genehmigungsverfahren gibt es das Symbol "Ändern". Wählt man hier die entsprechende zu ändernde genehmigte Zeile aus, kann man den Planungscode abändern.
ACHTUNG: Hier dürfen nur Planungscodes hinterlegt werden, welche nicht selbst in einem Genehmigungsverfahren verwendet werden!
| Genehmigung ersetzen |
|
Ersetzte Planungscodes werden im Genehmigungsfenster wie folgt dargestellt: Anzeige ersetzter Planungscodes
Das Ersetzen einzelner Tage wird durch die Funktion Genehmigung ändern ermöglicht.
Antragsformular unterdrücken
Sollen keine Antragsformulare bei Genehmigung/Stornierung erscheinen, so können diese unterdrückt werden:
- Systemeinstellungen --> "Allgemein" --> Parameter "automatisches Öffnen des Antragsformulares unterbinden" auf JA gesetzt werden.
Genehmiger Dashboard
Man kann auch das Genehmiger-Dashboard in den Systemeinstellungen freischalten. (mehr dazu hier).
In der Menüleiste gibt es dann zusätzlich den Button "Genehmiger-Dashboard" (grüner Pfeil nach unten). 
Der Aufruf dafür dauert zwar etwas länger, aber es werden dann
- alle Genehmigungen
- vom letzten des vorigen Monats
- bis zum letzten Änderungsdatum
- über das gesamte Personal
- von allen Plänen, wo der Benutzer berechtigt ist,
angezeigt.
Jahresplan des Mitarbeiters öffnen
Im Genehmigungsfenster ist es möglich, den Jahresplan des Mitarbeiters zu öffnen. Mehr dazu hier.
