Konto-Report

ACHTUNG: Artikel ist in Arbeit und wird laufend aktualisiert...

Der Konto-Report ist eine Programmfunktion die für ausgewählte Ressourcen (Bereich, Planungseinheit, Berufsgruppen, Personal) über einen definierten Zeitbereich Zeitkonten und/oder Eigenschaften auswertet.

Das Ergebnis lässt sich nach Organisationsmaßstab und Zeitmaßstab verdichten.

Konto-Report ausführen

1. Im Navigator bei Konto-Report auf das Fernglas klicken

2. Im Suchfenster den gewünschten Report mit einem Doppelklick auswählen und öffnen

gewünschten Konto-Report auswählen und öffnen

3. Unter "Allgemein" oder "Personen" auswählen, welches Personal man auswerten möchte

4. Unter "Zeitbereich" auswählen, welchen Zeitraum man auswerten möchte.

5. In der Werkzeugleiste auf "Ausführen" klicken

Im folgenden Beispiel wurde die Anspruchsliste für Urlaub gewählt, das ist ein Alex^®-Standard-Report, der bei allen Kunden für alle eingestellten Anspruchsarten zur Verfügung steht.

Die unten erläuterten Einstellungsmöglichkeiten werden von Alex^® je Benutzer gemerkt, wenn man also den gleichen Report das nächste Mal öffnet, sind z. B. Bereich/Pläne/Berufsgruppen/Personal ... bereits ausgewählt.

Anspruchsliste für Urlaub

Funktionsbeschreibung

Grundlegend müssen für jeden Konto-Report folgende Entscheidungen getroffen werden:

• Ressource definieren (Welche Daten sollen abgefragt werden?)
  • Bereich(e)
  • Planungseinheit(en)
  • Berufsgruppe(n)
  • Personal

• Darstellungsform des Ergebnisses wählen (Verdichten auf horizontaler und vertikaler Ebene)
  • Zeitmaßstab
  • Organisationsmaßstab
  • Gesamtsummen
  • Plan/Ist-Vergleich

• Übertragen des Ergebnisses in weiterführende Systeme (Weiterverarbeiten des Ergebnisses)
  • Ergebnis kopieren (Für eine schnelle Weiterverarbeitung etwa in Microsoft Excel)
  • Konto-Report-Export

Konto-Report anlegen

Im Navigator bei Konto-Report auf das grüne Plus klicken, dann öffnet sich ein neues Fenster:

Neuer Konto-Report

Bei Erstellung eines neuen Konto-Reports empfehlen wir, diesen zuerst umzubenennen, um ihn für spätere Auswertungen einfacher wieder zu finden.

Report umbenennen

Konten auswählen

Mit „Werteauswahl bearbeiten“ aus der Gruppe „Allgemein“ können die gewünschten Zeitkonten und Parameter ausgewählt werden.

Der weitere Vorgang entspricht der Auswahl bei den Summenansichten.

Konten auswählen aus Abrechnung

Über die Werteauswahl - aus Abrechnung können Zeitkonten gesucht und hinzugefügt werden.

Werteauswahl aus Abrechnung

Die Funktion ist gleich wie im Monatsplan in den Summenspalten (Konto einfügen - aus Abrechnung). Es wird folgendes Suchfenster geöffnet:

Suchfenster für Konten

Man kann in diesem Suchfenster mehrere Konten (STRG-Taste gedrückt halten) auswählen und durch einen Klick auf Öffnen dem Report hinzufügen.

Parameter auswerten

Personalstammdaten können über Werteauswahl - Parameter-Ansicht bearbeiten hinzugefügt werden.

Parameter-Auswahl bearbeiten

Anschließend können alle Eigenschaften und Parameter, welche auch beim Personalstamm zur Verfügung stehen, ausgewählt werden:

Parameter auswählen

Je nachdem welche Eigenschaft oder Parameter Sie ausgewählt haben, sind diese nun im Konto-Report sichtbar.

Hier zum Beispiel eine Auswertung von Geschlecht, Beschäftigungsausmaß in Prozent, Berufsgruppe und Abwesenheitsstunden

Beispiel Konto-Report

Mitarbeiterstammdaten werden jeweils zum Stichtag = Beginn des Auswertungszeitraumes angezeigt.

Hat der Mitarbeiter zu diesem Stichtag keine gültigen Parameter, so bleiben diese Stammdaten leer. Es gibt jedoch weitere Einstellungsmöglichkeiten, um den relevanten Stichtag der Stammdaten zu definieren: Mehr dazu unter den erweiterten Einstellungen.

Planungscodes auswerten

Des weiteren können je Planungscode Dauer und Anzahl ausgewertet werden.

Nähere Informationen finden Sie hier Planungscode Auswertung

Einstellungsmöglichkeiten über die Werkzeugleiste

Allgemein

In der Gruppe Allgemein sind wesentliche Funktionen, die Einfluss auf

• den Aufruf
• die Darstellung
• sowie auf die Weiterverarbeitung

des Ergebnisses Einfluss nehmen.

Kopieren

Mit dem Kopieren können die Ergebnisse des Konto-Reports in weiterführende Systeme (z.B.: Microsoft Excel) übertragen werden.

Dazu muss zuerst der Konto-Report erstellt, anschließend ausgeführt und zuletzt das Ergebnis kopiert werden.

Nachdem sich das Ergebnis in der Zwischenablage befindet, öffnet man Microsoft Excel und fügt den Inhalt entweder mit <Strg> + <v> oder Rechtsklick auf eine leere Zelle + einfügen ein.

Drucken

Das Ergebnis lässt sich mithilfe der Funktion Drucken im Hochformat in der PDF-Vorschau öffnen.

In dieser Ansicht hat man drei Möglichkeiten. Das Ergebnis

• als PDF oder PNG speichern
• drucken
• per E-Mail versenden

Konto-Report drucken

Umbenennen

Man unterscheidet hier zwischen umbenennen

• des Konto-Reports
  • Bei der Erstellung eines Konto-Reports wird für die Erstellung der Bezeichnung die ausgewählten Konten und Parameter herangezogen. Mithilfe der Funktion lässt sich die Bezeichnung jedoch jederzeit ändern.
• einzelner Konten oder Parametern
  • Nachdem beim Erstellen eines Konto-Reports die Werteauswahl getroffen wurde, und somit die Konten in der Auswertung angezeigt werden, ist es möglich eine eigene Bezeichnung für diese Konten zu vergeben. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn die Konten für die Mitarbeiter auf den ersten Blick nicht leicht verständlich sind oder es intern eigene Bezeichnungen für die ausgewerteten Konten gibt. Eine Beschreibung dazu finden Sie hier. Achtung: dies geht nur im Kontoreport!

Reportgruppe

Reportgruppen ermöglichen das Gliedern von Konto-Reports.

Hinterlegen einer Reportgruppe

1. Variante: Reportgruppen können beim Konto-Report hinterlegt werden durch Auswahl von in der Werkzeugleiste.
2. Variante: Die Zuordnung der Reportgruppen kann auch in den Systemeinstellungen im Reiter Konto-Report erfolgen. Die Zuordnung einer Reportgruppe in den Systemeinstellungen übersteuert aber NICHT eine eventuell bereits zugeordnete Gruppe direkt im Konto-Report. Das heißt das Verschieben in eine Gruppe über die Systemeinstellungen funktioniert nur für Reports, welche noch keiner Reportgruppe zugeordnet sind.

Standard-Reports können nicht mit den Funktionen der Werkzeugleiste verändert werden und können nur über die Systemeinstellungen in eine Report-Gruppe verschoben werden.

Standard Konto-Reports in Gruppe verschieben
Standardreports sind keiner Gruppe zugeordnet	Hinterlegung einer Gruppe in den Systemeinstellungen	Ergebnis

Dokumentation für die Rechteverwaltung von Reportgruppen

Entfernen einer hinterlegten Reportgruppe

Eine hinterlegte Reportgruppe kann bei einem Konto-Report auch wieder entfernt werden, damit der Report wieder unter den Standard-Reports aufscheint.

Zum Entfernen der Reportgruppe:

• Suchfenster für Konto-Reports öffnen
• Rechtsklick auf den Report Reportgruppe rücksetzen

Reportgruppe entfernen

Erweiterte Einstellungen

Namen in getrennten Zellen

Auswahl Namen in getrennten Zellen

Durch diese Einstellung wird der Zuname, Vorname und die Personalnummer nicht gemeinsam in einer Spalte, sondern in 3 getrennten Spalten angezeigt.

getrennte Spalten

Für Selbstbedienungsbenutzer

??????

Erw. Einstellungen - Stichtag = Näheste Stammzuteilung

Wertet die Personal-Stammdaten zum Stichtag=aktueller Tag aus.

Hat der Mitarbeiter zu diesem Stichtag keine Stammzuteilung, so wird die nächste Stammzuteilung innerhalb des Auswertezeitraums gesucht und die Stammdaten zu diesem Stichtag angezeigt.

Beispiel:

• Report von 01.01.2022 - 31.12.2022
• Mitarbeiter tritt am 4.5. ein - Planungseinheit A
• Mitarbeiter wechselt ab 8.8. auf Planungseinheit B.
• Wird der Report mit obiger Option ausgeführt, so wird folgendes Ergebnis für die Stammplanungseinheit geliefert:
  • Heute = 1.4.2022: Plan A
  • Heute = 1.7.2022: Plan A
  • Heute = 10.8.2022: Plan B

Erw. Einstellungen - Stichtag = Benutzerdefiniert

Wertet die Personal-Stammdaten zum definierten Stichtag aus.

Bei der Eingabe des Stichtags zählt nur das "Von"-Datum.

Datumsauswahl

Hat der Mitarbeiter zu diesem Stichtag keine Stammzuteilung, so wird die nächste Stammzuteilung innerhalb des Auswertezeitraums gesucht und die Stammdaten zu diesem Stichtag angezeigt.

Berechtigung setzen

• Standardmäßig kann jeder Alex^®-Benutzer einen ungeschützten Report sehen und ausführen.
  • Der Benutzer kann im Report aber nur jene Objekte auswerten, für die er Berechtigungen hat
• Reports können durch die Zuteilung einer Reportgruppe mit einer Berechtigung geschützt und nur bestimmten Benutzern angezeigt werden. Nähere Informationen finden Sie hier.
• Wenn bei dem Benutzer der Parameter "Bearbeitungsmaske bei lesender Zugriffserlaubnis sperren" gesetzt ist, dann benötigt er zum Öffnen des Reports die Berechtigung "Report ändern".

Darüber hinaus lässt sich die Berechtigung zum Öffnen definieren (somit braucht der Benutzer nicht die Berechtigung Report ändern und kann dennoch die gewünschten Konto-Reports öffnen):

Hier kann dann eine bestehende oder selbst definierte Berechtigung ausgewählt werden.

Werteauswahl

Die Werteauswahl dient dazu Zeitkonten und Parameter im Konto-Report in Form von Spalten einzufügen.

Personalstammdaten auswerten

Personalstammdaten können über diese Funktion dem Report hinzugefügt werden. Dazu muss in der Werteauswahl der Punkt "Parameter-Auswahl bearbeiten" angeklickt werden:

Parameter-Auswahl bearbeiten

Anschließend können alle Parameter, die auch am Mitarbeiterstamm zur Verfügung stehen, ausgewählt werden:

Parameter auswählen

Je nachdem welche Parameter Sie ausgewählt haben, sind diese nun im Konto-Report sichtbar: Hier zum Beispiel eine Auswertung von Geschlecht, Beschäftigungsausmaß in Prozent, Berufsgruppe und Abwesenheitsstunden

Beispielr Konto-Report

Mitarbeiterstammdaten werden jeweils zum Stichtag = Beginn des Auswertungszeitraumes angezeigt.

Hat der Mitarbeiter zu diesem Stichtag keine gültigen Parameter, so bleiben diese Stammdaten leer. Es gibt jedoch weitere Einstellungsmöglichkeiten, um den relevanten Stichtag der Stammdaten zu definieren.

Planungscodes auswerten

Nähere Informationen zum Auswerten von Planungscodes finden Sie hier.

Zubuchungstag für Urlaub

In der Werteauswahl lässt sich über die Gruppe Personal Info das Konto Zubuchungstag für Urlaub hinzufügen.

Zubuchungstag

Urlaubsrest zum Ende Anspruchsjahr

Mit dem Konto Urlaub Rest Ende kann der Urlaubsrest mit Ende ausgewertet werden.

Es erscheint der Restwert, bevor die neue Zubuchung mitgerechnet wird.

Beispiel: Zubuchung im Jänner

Urlaub Rest Ende

Beispiel: Zubuchung im März

Urlaub Rest Ende

Ausführen

Durch klicken auf durchsucht Alex^® die hinterlegte(n) Resourcen und visualisiert das Ergebnis laut Einstellungen des Organisations- und Zeitmaßstabs.

Zurück

Mittels Zurück kann man einen Schritt zurück auf gesetzte Einstellungen in den Parametergruppen (Allgemein, Personen, Zeitbereich, Kostenstelle, Export und Inaktivzeiten) kehren.

Vorwärts

Mittels Vorwärts kann man einen Schritt nach vor auf gesetzte Einstellungen in den Parametergruppen (Allgemein, Personen, Zeitbereich, Kostenstelle, Export und Inaktivzeiten) kehren.

Rücksetzen

Durch Rücksetzen werden alle Hinterlegungen in den Parametergruppen (Allgemein, Personen, Zeitbereich, Kostenstelle, Export und Inaktivzeiten) entfernt.

Datenauswahl

Organisationsmaßstab

Der Organisationsmaßstab ist die vertikale Verdichtung des Ergebnisses und ergibt sich aus der Stammplanungsenheit- und Berufsgruppenzugehörigkeit.

Organisationsmaßstab

Per Standard ist dieser auf Personal verdichtet.

Die Verdichtungsmöglichkeiten sind:

• Personal
• Planungseinheit
• Berufsgruppe
• Planungseinheit/Personal
  • Personal nach Planungseinheiten klassifiziert
• Planungseinheit/Berufsgruppe/Personal
  • Personal zuerst nach Planungseinheiten und nachfolgend nach Berufsgruppen klassifiziert
• Berufsgruppe/Personal
  • Personal nach Berufsgruppen klassifiziert
• Planungseinheit/Berufsgruppe
  • Berufsgruppen nach Planungseinheiten klassifiziert
• Bereich
• Bereich/Planungseinheit
  • Bereiche nach Planungseinheiten klassifiziert
• Bereich/Planungseinheit/Berufsgruppe
  • Personal zuerst nach Planungseinheiten und nachfolgend nach Planungseinheiten klassifiziert
• Bereich/Planungseinheit/Personal
  • Personal zuerst nach Planungseinheiten und nachfolgend nach Bereichen klassifiziert
• Bereich/Planungseinheit/Berufsgruppe/Personal
  • Personal zuerst nach Berufsgruppen, danach auf Planungseinheiten und nachfolgend auf Bereichen klassifiziert
• Bereich/Berufsgruppe
  • Berufsgruppen nach Bereichen klassifiert
• Bereich/Berufsgruppe/Personal
  • Personal zuerst nach Berufsgruppen und nachfolgend nach Bereichen klassifiert
• Bereich/Personal
  • Personal nach Bereichen klassifiziert
• mit Aufgaben
• Eigenschaften mehrzeilig
• Keine Kostenstellenbetrachtung
• Organisationsmaßstab -> Kostenstelle
• Kostenstelle -> Organisationsmaßstab

Zum wechseln der Verdichtungsvarianten muss über den Pfeil nach unten beim Symbol Organisationsmaßstab aus der Gruppe Datenauswahl angedrückt werden. Es erscheint folgende Auflistung:

Organisationsmaßstab auswählen

Entsprechend der Auswahl passen sich die Summen der Auswertung an. Es kann beispielsweise eine Zwischensumme pro Bereich ausgewertet werden:

Verdichtung Bereich/Planungseinheit

Zeitmaßstab

Der Zeitmaßstab ist die horizontale Verdichtung der Zeitachse auf Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr.

Zeitmaßstab

Zeitmaßstab Tag

Zeitmaßstab Woche

Zeitmaßstab Monat

Ob es sich um eine Tages-/Wochen-/Monats-/Quartals- oder Jahresauswertung handelt, wird durch Klick auf den Pfeil nach unten beim Symbol Zeitmaßstab aus der Gruppe Datenauswahl festgelegt. Standardmäßig handelt es sich um eine Monatsauswertung. Welche Einstellung getroffen wurde, wird über das Häkchen neben der Variante angezeigt.

ACHTUNG: Wird hier Jahr ausgewählt und im Zeitbereich wird nur zB 01.07. - 31.12. ausgewählt, so wird in der Auswertung trotzdem das ganze Jahr ausgewertet! Das gleiche gilt für Quartal/Monat/Woche

Zeitmaßstab

Plan-Ist Vergleich

Der Plan-Ist Vergleich zeigt die Änderung zwischen der Planzeile und Istzeile auf.

Plan-Ist Vergleich

Bei Frau Ascher ist beispeilsweise am 10.03. ein Dienst geplant, der jedoch nicht wahrgenommen wurde. Dadurch ergibt sich ein Minus von 5,75 Stunden.

Nullzeilen unterdrücken

Mithilfe von Nullzeilen unterdrücken lassen sich Zeilen ohne Werte ausblenden.

Nullzeilen unterdrücken inaktiv

Nullzeilen unterdrücken aktiv

Nullspalten unterdrücken

Mithilfe von Nullspalten unterdrücken lassen sich Zeilen ohne Werte ausblenden.

Nullspalten unterdrücken inaktiv

Nullspalten unterdrücken aktiv

Gesamt ein/aus

Hier gibt es die Möglichkeit die Gesamtsummen ein bzw. auszuschalten oder aber auch nur die Gesamtsummen (ohne die Monats-/Wochen-/Tagesspalten) anzuzeigen.

Gesamtsummen aus

Export

Das Ergebnis eines Konto-Reports lässt sich für eine weitere Bearbeitung in weiterführenden System exportieren.

Weiterführende Informationen dazu finden Sie hier.

Parametergruppe Allgemein

Unter der Kartei „Allgemein“ werden die Bereiche, Planungseinheiten und Berufsgruppen festgelegt.

Wählt man einen oder mehrere Bereiche aus, so werden alle Planungseinheiten von diesen Bereichen ausgewertet, diese müssen dann nicht noch extra unter "Planungseinheit" ausgewählt werden.

Wenn die Auswertung für Einzelmitarbeiter gedacht ist, kann von einer Auswahl der Bereiche oder Planungseinheiten abgesehen werden, dann wird die Auswahl nur unter "Personal" getroffen.

Fehlt die Berufsgruppenauswahl, werden alle Berufsgruppen für die Auswertung herangezogen.

Bereiche

Hier können die Bereiche für den Konto-Report hinterlegt werden.

Pläne

Hier können die Planungseinheiten für den Konto-Report hinterlegt werden.

Berufsgruppen

Hier können Berufsgruppen für den Konto-Report hinterlegt werden.

Parametergruppe Person

Personal

Mithilfe der Auswahl „Personen“ besteht die Möglichkeit der Einzelauswertung für einen oder mehrere Mitarbeiter. Diese müssen nicht auf der gleichen Planungseinheit beschäftigt sein. Eine zusätzliche Auswahl von Planungseinheiten oder Bereichen ist unter "Allgemein" möglich.

Parametergruppe Zeitbereich

Unter der Kartei „Zeitbereich“ wird der auszuwertende Zeitraum festgelegt. Standardmäßig handelt es sich dabei um den aktuellen Monat.

Zeitbereich auswählen

Hier ist es auch möglich, mehrere Zeitbereiche auszuwählen, wenn man etwa die Weihnachtszeit zweier Jahre miteinander vergleichen möchte:

Auswahl mehrerer Zeitbereiche

Parametergruppe Kostenstelle

Im Konto-Report können die Kostenstellenkonten pro Kostenstelle ausgewertet werden:

Grundsätzlich werden alle Kostenstellen ausgewertet, auf welchen Leistungen für die auszuwertenden Planungseinheiten geleistet wurden:

Darstellung Konto-Report

Im Fall einer Mehrfachauswahl darf unter "betrachtende Kostenstelle" keine Auswahl getroffen werden, sondern nur unter "Kostenstellenauswahl".

Weiters funktioniert die Mehrfachauswahl NICHT, wenn mehr als 1 Konto im Report hinterlegt ist!

Betrachtende Kostenstelle

Im Fall einer Mehrfachauswahl darf unter "betrachtende Kostenstelle" keine Auswahl getroffen werden, sondern nur unter "Kostenstellenauswahl".

Weiters funktioniert die Mehrfachauswahl NICHT, wenn mehr als 1 Konto im Report hinterlegt ist!

Kostenstellenauswahl

In der Gruppe "Kostenstelle" kann auch auf eine oder auch mehrere Kostenstelle eingeschränkt werden, sodass nur die Leistungsstunden auf diesen Kostenstellen ausgewertet werden:

Filter Kostenstelle

Parametergruppe Export

Dateiname

??????

Parametergruppe Inaktivzeiten

Inaktives Personal anzeigen

Hier kann definiert werden, ob inaktive Mitarbeiter mit ausgewertet werden sollen.

Mit dem Parameter "inaktives Personal anzeigen" in der Gruppe "Inaktivzeiten" können auch inaktive Mitarbeiter am Konto-Report dargestellt werden.

In den Konten sind die Werte des letzten Monats der Stammzuteilung angezeigt.

Spezialfall Mutterschutz:

• Wird die Inaktivzeit "Mutterschutz" hinterlegt, so wird der Wert von Anspruchskonten mit Ende Mutterschutz ausgewertet, da es z.B. bei Ansprüchen noch Zubuchungen im Zeitraum des Mutterschutzes geben kann.
• Alle anderen Konten (z.B. Saldo) werden im letzten Monat der Stammzuteilung ausgewertet.

Die inaktiven Mitarbeiter werden mit oranger Hintergrundfarbe dargestellt:

Konto-Report mit inaktiven Mitarbeitern

Die Werte der inaktiven Mitarbeiter werden ebenfalls in den Gesamtsummen mitberechnet.

Wichtig:

• Die Auswertung der inaktiven Mitarbeiter funktioniert nur mit dem Organisationsmaßstab "Personal", da die inaktiven Mitarbeiter keinem Bereich oder einer Planungseinheit zugewiesen sind.
• Es werden immer ALLE inaktiven Mitarbeiter des Systems angezeigt, unabhängig vom ausgewerteten Bereich oder der Planungseinheit, da die Mitarbeiter keinem Bereich bzw. keiner Planungseinheit zugeordnet sind.
• Die Auswertung der inaktiven Mitarbeiter kann nur von Benutzern mit dem Recht auf System gemacht werden.
• Werden keine Pläne/Bereiche ausgewählt, so wird nur das inaktive Personal des definierten Zeitbereiches angezeigt

Weitere Funktionen für Konto-Reports

Automatischer Konto-Report-Export

ALEX bietet die Möglichkeit, Konto-Reports periodisch am Server auszuführen. Siehe Programmfunktion Automatischer-Konto-Report-Export.

Konto-Report für Selbstbedienungsbenutzer

Für Selbstbediener können eigene Reports erstellt werden. Siehe Konto-Report für Selbstbedienungsbenutzer

Konto-Report mit Kostenstellen

Siehe Kostenstellen und Konto-Report

Konto-Report direkt aus Dienstplan aufrufen

Wurde ein Konto-Report zum direkten Aufruf bei einer Planungseinheit hinterlegt, so kann dieser vom Dienstplan aus geöffnet werden:

In der Werkzeugleiste gibt es dann ein Reportsymbol:

Konto-Report direkt im Dienstplan aufrufen

Wird nun dieses Symbol angeklickt, öffnet sich der Konto-Report und kann dann wie gewohnt ausgeführt werden.

Eintritts- Austrittsdatum in getrennten Spalten

Beschäftigt von und Beschäftigt bis getrennt anzeigen.

Eintrittsdatum und Austrittsdatum

Diese Konten findet man unter "Personal Info"

Personalinfo

Links

• Videomitschnitt vom Webinar
• Parametrierung
• Excel Tipps und Tricks