Die nachfolgende Abrechnungscheckliste bildet die Grundlage für die erste Schulung.
Arbeitszeit
- Nach welchem Kollektivvertrag wird abgerechnet?
- Wie viele Stunden müssen Ihre Mitarbeiter in der Woche / Monat arbeiten (Sollstundenberechnung / Normalarbeitszeit je Tag)?
- Vollzeit (Beispiel: 40h von Montag - Freitag je 8h)
- Teilzeit (Beispiel: 20h von Montag - Freitag je 4h)
- An welchen Tagen haben die Mitarbeiter frei?
- 24./31. Dezember
- Sonntage
- Feiertage
Überstunden
- Bekommt der Mitarbeiter Überstunden, wenn er:
- am Tag mehr als XX Stunden arbeitet (Tagesüberstunden)
- in der Woche mehr als XX Stunden arbeitet (Wochenüberstunden)
- am Ende des Monats noch Plusstunden übrig hat
- zu speziellen Tageszeiten (z.B. nach 18:30) arbeitet?
- ist das bei Vollzeit und Teilzeit gleich?
- Mit welcher Bewertung werden die Mehr-/Überstunden als Zeitguthaben mitgenommen bzw. ausbezahlt?
- Vollzeit:
- über Monatssoll: 50% Zuschlag
- Teilzeit:
- bis zum Vollzeit-Soll: 1:1 oder 25% Zuschlag
- ab dem Vollzeit-Soll: 50% Zuschlag
- Vollzeit:
- Wird monatlich abgerechnet oder gibt es einen mehrmonatigen Durchrechnungszeitraum z.B. 6 Monate?
- bei einem mehrmonatigen Durchrechnungszeitraum -> in welchem Monat beginnt dieser?
- Werden Überstunden sofort ausbezahlt oder werden Zeiten übertragen?
Zulagen
- Erhält ein Mitarbeiter für spezielle Leistungen variable Zulagen?
<Beispiel: Sonntagszulage für Leistung am Sonntag (oder Feiertag) Beispiel: Nachtstundenzulage für Arbeit in der Nacht Beispiel: Vertretungszulage
- Gebühren diese auch bei Abwesenheit?
Spezielle Dienste
- Gibt es Nachtdienste?
- Erhalten Mitarbeiter Nachtschwerarbeitsstunden?
- Wird die Sommer-/Winterzeitumstellung berücksichtigt?
- Welche Zulagen gibt es dafür?
- Gibt es Bereitschaften?
- Welche Zulagen gibt es für Leistungs-/Nichtleistungszeit?
Abwesenheiten
- Welche Abwesenheiten sollen erfasst werden?
- Beispiel: Krankenstand, Pflegefreistellung, Fortbildungen, etc.
- Wie sollen diese berechnet werden?
- Beschäftigungsausmaß: Es werden die Stunden immer laut Soll berechnet
- Ausfallsprinzip: Geplante Abwesenheit wird lt. Soll und ungeplante Abwesenheit lt. ausgefallenen Dienst gerechnet
Urlaub / Ansprüche
- Urlaubsanspruch in Stunden oder Tagen?
- Wird der neue Urlaub mit Kalenderjahr (01.Jänner) oder Arbeitsjahr zugebucht?
- Was ist der Grundanspruch pro Jahr?
- Wie erfolgt die Aliquotierung bei Ein- und Austritt eines Mitarbeiters?
- wird der Urlaubsanspruch durch 365 oder 12 gerechnet?
- Wie erfolgt die Aliquotierung des Anspruchs bei Wechsel des Beschäftigungsausmaßes?
- Soll ALEX einen erhöhten Anspruch rechnen?
- Welche Regelungen gibt es?
- Gibt es noch andere Ansprüche, welche in Alex verwalten werden sollen?
Arbeitszeitgesetz
- Welche Arbeitszeitgesetze soll Alex prüfen?
- Grundsätzlich:
- Maximale tägliche Arbeitszeit: 12 Stunden
- Maximale wöchentliche Arbeitszeit: 60 Stunden (oder 48 Stunden ohne Durchschnittsberechnung?)
- Wird die maximale wöchentliche Arbeitszeit auch im Durchschnitt geprüft?
- Maximale Arbeitszeit pro Woche im Durchschnitt: 48 Stunden in 17 Wochen
- Mindestruhe zwischen zwei Diensten: 11 Stunden
- Wöchentliche Mindestruhe: 36 Stunden
Elektronische Zeiterfassung ("Stempeluhr")
Falls Sie eine elektronische Zeiterfassung wünschen, bedenken Sie bitte folgendes:
- Soll die Zeit vor Dienstbeginn und nach Dienstende automatisch angerechnet werden?
- Wie sollen die Zeitstempel erfasst werden (https://www.bitfactory.at/zeiterfassungsoftware/):
- Stempeluhr
- Mitarbeiterportal (jeder PC oder Laptop)
- Smartphone
- Gibt es geregelte Pausenzeiten?
- bezahlte Pause
- unbezahlte Pause
- Wer kontrolliert und korrigiert etwaige falsche bzw. fehlende Stempelungen?
Interne Workflows
- Wer soll in ALEX einsteigen und welche Aufgaben übernehmen?
- Wie sollen Ihre Mitarbeiter in das System eingebunden werden?
- Lesender/Schreibender Zugriff auf das System
- Stundennachweis per E-Mail versenden
- ALEX®-Cockpit App
- nur als Informationsmedium (lesender Zugriff)
- als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
- als Stempeluhr verwenden
- Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
- Überstundengenehmigungen
- Urlaubsanträge
- Weiters sind folgende Fragen zu besprechen:
- Wer sind die Antragssteller?
- Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
- Wer genehmigt die Anträge?
- Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
- Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?
- Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
- Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
- Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge
- Wer sind die Antragssteller?
- Arbeiten mit der ALEX®-Wunschdienstplanung
Aufgabenplanung
Sollen Aufgaben (Maschinen, Geräte, Klienten, Arbeitsplätze, etc.) in Alex verplant werden?
- Welcher Bedarf muss bei den jeweiligen Aufgaben gedeckt sein?
- Müssen gewisse Qualifikationen pro Aufgabe vorhanden sein, um diese zu besetzen?
- Wie werden die Aufgaben verplant? Monatlich, bereits fix im Dienstrad?
Wenn mit Aufgaben gearbeitet werden soll, dann bitte die im Anhang befindliche Datei ausfüllen und dem Projektmanager zukommen lassen.
Schnittstellen
- Welche Schnittstellen zu Fremdsystemen werden benötigt?
- variable Bezüge (Überstunden, etc.)
- Abwesenheiten
(Das umfangreiche Portfolio an Schnittstellen finden Sie hier.)
