Checkliste zur Schulung von Dienstplanverantwortlichen (unabhängig von der Oberfläche)
Ablauf | |
Inhalt | Dauer |
Dienstplaner - Basis | 4 Stunden |
Dienstplaner - Aufbau | 4 Stunden |
Dienstplaner - BASIS Schulung
Begrüßung
- Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
- Erklärung
- Was ist bisher geschehen?
- Wer sind die Supervisoren?
- Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory
- Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern
- Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt
Benutzeroberfläche
- Einstieg mit eigenem Benutzer
- Erklärung Benutzeroberfläche
- Navigator
- Änderung Passwort
- Regelmäßig Up-To-Date bleiben / Hilfe:
- Wiki aus dem Alex heraus öffnen
- Newsletter anmelden (jetzt)
- Webinare (Übersicht zeigen)
- Wiki mit Schulungsinhalten (Welche Schulungsunterlagen sind für diese Gruppe relevant?)
Dienstplan
Dienstplan öffnen
- über Dienstplansuche
- Reiter erklären
- Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
- Dienstplan öffnen & wieder schließen
- über zuletzt verwendet öffnen
Bildschirmaufbau
- Namensspalte
- Kalenderzeilen
- Summenspalten
- Legende: Planungscodes / Dienste / ev. Aufgaben / ev. Sonderabrechnungen erklären --> bei Fehler --> Info an Supervisoren
Bildschirmoberfläche
- Werkzeugleiste
- Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
- Balken verziehen
- Monitor
- Benachbarte Wochen anzeigen
- Standard wiederherstellen
- Fadenkreuz
- Arbeitsblatt besprechen
- Namensspalte
- Personal sortieren
- Kalenderzeile
- Summenspalten
- Legende
- Zellen optimale Breite
- Namensspalte
- → Bildschirmeinstellungen speichern
Dienstplanung
Grundlagen
- Dienste eintragen
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
- 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
- Dienste löschen
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger
- Kombidienst
- WZM anlegen (wenn notwendig)
- 1. volle Woche Dienste erfassen
- Wochenzeitmodell-Editor oder Muster übernehmen
- Planungscodes ganzer Tag
- an einem Tag
- an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
- zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
- löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
- 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
- Planungscodes stundenweise
- Zeit im Kommt-Geht eintragen
- Planungscode bei einem Dienst stundenweise eintragen
- Planungscode mit Kommt/Geht-Einstellung (Uhr) bei mehreren Mitarbeitern eintragen
- Texterfassung (im Kommt/Geht, am Tag, über Kalenderzeile bei mehreren oder allen Mitarbeitern)
- Poolzuteilungen
- einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte
→ Alles rückgängig machen
Statustreppe
- vollständig erklären
- Wechsel in Planung
- Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig
Dienstplan erfassen
Arbeitszeitgesetz-Prüfungen
- Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
- Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen
Summenspalten
- Konten erklären
Statustreppe
- vollständig erklären
- Wechsel in Status Ist
Ausdruck
- Dienstplan drucken
- Druckeinstellungen
- Anzahl Mitarbeiter pro Seite
- Summenschema hinterlegen
- Zeilen:
- Detailzeile drucken
- Im Ist nur Änderungen zur Planzeile drucken
- Wochenausdruck
- Stundennachweis
- für einen bzw. alle Mitarbeiter
- evt. auch Stundennachweise versenden (wenn in Betrieb)
Istzeiterfassung
Automatische Zeiterfassung
- Umrandungen erklären
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- Standeskontrolle einschalten
- Schwarzes Fragezeichen
- Oranges Fragezeichen
- Grünes Plus
- ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
- Stempelfehler bearbeiten
- Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
- Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
- Stempelfehler automatisch korrigieren
- Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
Manuelle Zeiterfassung
- Umrandungen erklären
- Istzeiterfassung wiederholen
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- K/G Änderungen
- Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
- Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
- Pause gearbeitet, Pause verlängern
Abschluss
- Hilfe (Systemmenü)
- Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
Dienstplaner - AUFBAU Schulung
Fragen
- alle Fragen auf Flipchart notieren
- Thematisch gesammelt abarbeiten
Wiederholung
Automatische Zeiterfassung
- Umrandungen erklären
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- Standeskontrolle einschalten
- Schwarzes Fragezeichen
- Oranges Fragezeichen
- Grünes Plus
- ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
- Stempelfehler bearbeiten
- Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
- Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
- Stempelfehler automatisch korrigieren
- Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
- Summenspalten
- Genehmigungsverfahren
- Anträge aktueller Monat
- Genehmiger-Dashboard
- Direktes Genehmigen
- Ablauf E-Mails
Manuelle Zeiterfassung
- Umrandungen erklären
- Istzeiterfassung wiederholen
- Dienst ändern
- Zusatzdienst
- Dienst löschen
- Planungscode eintragen
- ganzer Tag / stundenweise
- K/G Änderungen
- Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
- Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
- Pause gearbeitet, Pause verlängern
- Summenspalten
- Genehmigungsverfahren
- Anträge aktueller Monat
- Genehmiger-Dashboard
- Direktes Genehmigen
- Ablauf E-Mails
neue Funktionen
- Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste
- nächsten / vorherigen öffnen
- Jahresplan für ganze Planungseinheit
- Jahresplan für Mitarbeiter
- Umschalten Monate
- Besetzungsansicht
- Istzeiten bestätigen
Abrechnung
- Voraussetzungen:
- Alle Änderungen müssen eingetragen sein
- Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein
- Es darf keine offenen Anträge geben
- Es darf keine schweren Fehler geben
- Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden
- Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen
- Besprechung div. Kundenspezifika
- Stundennachweis
- Info Lohnarten
- Lohnartenliste
- Statustreppe: Ist --> Abgeschlossen
- retour nur von Supervisoren möglich
Abschluss
- Hilfe (Systemmenü)
- Zusammenfassung Aufgaben für Kunde