Dienstplanschulung

Version vom 25. Juni 2024, 07:23 Uhr von Claudia Pfandl (Diskussion | Beiträge) (→‎Begrüßung)
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Checkliste zur Schulung von Dienstplanverantwortlichen (unabhängig von der Oberfläche)

Ablauf
Inhalt Dauer
Dienstplaner - Basis 4 Stunden
Dienstplaner - Aufbau 4 Stunden


Dienstplaner - BASIS Schulung

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex® (Seit 1993, ...)
  • Erklärung
    • Was ist bisher geschehen?
    • Wer sind die Supervisoren?
    • Vorgehensweise bei Problemen: Dienstplaner --> Supervisoren --> Bit Factory
  • Schulung findet im ECHT-System statt --> nur bei Aufforderung speichern
  • Mitarbeiter & Dienste bereits angelegt

Benutzeroberfläche

  • Einstieg mit eigenem Benutzer
  • Erklärung Benutzeroberfläche
    • Navigator
  • Änderung Passwort
  • Regelmäßig Up-To-Date bleiben / Hilfe:
    • Wiki aus dem Alex heraus öffnen
    • Newsletter anmelden (jetzt)
    • Webinare (Übersicht zeigen)
    • Wiki mit Schulungsinhalten (Welche Schulungsunterlagen sind für diese Gruppe relevant?)

Dienstplan

Dienstplan öffnen

  • über Dienstplansuche
  • Reiter erklären
  • Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
  • Dienstplan öffnen & wieder schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen

Bildschirmaufbau

  • Namensspalte
  • Kalenderzeilen
  • Summenspalten
  • Legende: Planungscodes / Dienste / ev. Aufgaben / ev. Sonderabrechnungen erklären --> bei Fehler --> Info an Supervisoren

Bildschirmoberfläche

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • Balken verziehen
  • Monitor
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Standard wiederherstellen
    • Fadenkreuz
  • Arbeitsblatt besprechen
    • Namensspalte
      • Personal sortieren
    • Kalenderzeile
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen optimale Breite
  • → Bildschirmeinstellungen speichern


Dienstplanung

Grundlagen

  • Dienste eintragen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Dienste löschen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
  • Kombidienst
  • WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Planungscodes ganzer Tag
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Planungscodes stundenweise
    • Zeit im Kommt-Geht eintragen
    • Planungscode bei einem Dienst stundenweise eintragen
    • Planungscode mit Kommt/Geht-Einstellung (Uhr) bei mehreren Mitarbeitern eintragen
  • Texterfassung (im Kommt/Geht, am Tag, über Kalenderzeile bei mehreren oder allen Mitarbeitern)
  • Poolzuteilungen
    • einen oder mehrere Tage über Dienstplan bzw. über Namensspalte

Alles rückgängig machen

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Wechsel in Planung
  • Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Dienstplan erfassen

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen
  • Meldungsfenster und Symbole in der Namensspalte besprechen

Summenspalten

  • Konten erklären

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Wechsel in Status Ist

Ausdruck

  • Dienstplan drucken
  • Druckeinstellungen
    • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenschema hinterlegen
    • Zeilen:
      • Detailzeile drucken
      • Im Ist nur Änderungen zur Planzeile drucken
  • Wochenausdruck
  • Stundennachweis
    • für einen bzw. alle Mitarbeiter
    • evt. auch Stundennachweise versenden (wenn in Betrieb)

Istzeiterfassung

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
    • Stempelfehler automatisch korrigieren
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde


Dienstplaner - AUFBAU Schulung

Fragen

  • alle Fragen auf Flipchart notieren
  • Thematisch gesammelt abarbeiten

Wiederholung

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
    • Stempelfehler automatisch korrigieren
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur
  • Summenspalten
  • Genehmigungsverfahren
    • Anträge aktueller Monat
    • Genehmiger-Dashboard
    • Direktes Genehmigen
    • Ablauf E-Mails

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Summenspalten
  • Genehmigungsverfahren
    • Anträge aktueller Monat
    • Genehmiger-Dashboard
    • Direktes Genehmigen
    • Ablauf E-Mails

neue Funktionen

  • Kommt/Geht eintragen über Werkzeugleiste
  • nächsten / vorherigen öffnen
    • Jahresplan für ganze Planungseinheit
  • Jahresplan für Mitarbeiter
    • Umschalten Monate
  • Besetzungsansicht
  • Istzeiten bestätigen

Abrechnung

  • Voraussetzungen:
    • Alle Änderungen müssen eingetragen sein
    • Alle Stempelfehler müssen korrigiert sein
    • Es darf keine offenen Anträge geben
    • Es darf keine schweren Fehler geben
  • Bestätigung der Tages-, Wochenüberstunden
  • Umbuchung am Monatsende / Abschlussbuchungen
  • Besprechung div. Kundenspezifika
  • Stundennachweis
  • Info Lohnarten
  • Lohnartenliste
  • Statustreppe: Ist --> Abgeschlossen
    • retour nur von Supervisoren möglich

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde