Wofür wird ein Genehmigungsverfahren benötigt?
Ein Genehmigungsverfahren wird aus folgenden Gründen benötigt:
(Beispiel "Urlaub")
- Bestätigung für den Arbeitnehmer
- Der Arbeitnehmer kann zB eine Reise buchen, weil er die Bestätigung hat, dass der Urlaub konsumiert werden darf
- Der Arbeitnehmer hat eine Bestätigung dafür, dass sein Urlaub storniert wurde. Der Urlaubsrest darf daher nicht reduziert werden.
- Bestätigung für den Arbeitgeber
- Der Arbeitgeber hat die Bestätigung, dass der Arbeitnehmer Urlaub hat und der Rest somit reduziert wird.
- Der Arbeitgeber hat eine Bestätigung dafür, dass der Urlaub storniert wurde, und der Arbeitnehmer verplant werden kann.
- Kontrolle durch den Vorgesetzten
- Die Genehmigung des Urlaubs kann nur durch einen Privilegierten durchgeführt werden
- Der Statuswechsel von "Planung" auf "Ist" oder von "Ist" auf "Abgeschlossen" kann nicht durchgeführt werden, wenn nicht genehmigte Urlaube vorhanden sind.
Welche Arbeitsschritte sind im Genehmigungsverfahren erforderlich?
Welche Arbeitsschritte im Genehmigungsverfahren erforderlich sind, hängt von der Anzahl der Verantwortlichen ab:
Zwei Verantwortliche
Bei zwei Verantwortlichen des Genehmigungsverfahrens werden die Schritte aufgeteilt:
- Der Dienstplaner führt folgende Schritte durch:
- Urlaub eintragen (und löschen)
- Urlaub beantragen (hier wird ein Antragsschein gedruckt, der Urlaub erhält eine fortlaufende Nummer)
- Der (üblicherweise) Vorgesetzte führt folgende Schritte durch:
- Urlaub genehmigen oder stornieren (bei Stornierung wird ein Stornoschein gedruckt, der Urlaub erhält eine neue lfd. Nummer)
- Urlaub nach Genehmigung stornieren - zB wenn der Urlaub genehmigt wurde, der Mitarbeiter jedoch plötzlich erkrankte (es wird hier ein Stornoschein gedruckt und der Urlaub erhält eine neue lfd. Nummer)
Ein Verwantwortlicher
Bei einem Verantwortlichen des Genehmigungsverfahrens werden die Arbeitsschritte in einem durchgeführt:
- Der Dienstplaner führt folgende Schritte durch:
- Urlaub beantragen und genehmigen - kann in diesem Fall als ein einzelner Schritt durchgeführt werden (es wird hier ein Antragsschein gedruckt und der Urlaub erhält eine lfd. Nummer)
- Urlaub stornieren (es wird hier ein Stornoschein gedruckt und der Urlaub erhält eine neue lfd. Nummer)
Wie wird ein Genehmigungsverfahren in Alex umgesetzt?
Einstellungen
- Für jedes Genehmigungsverfahren müssen drei Planungscodes angelegt werden
- (Urlaub) eingetragen
- (Urlaub) beantragt
- (Urlaub) genehmigt
!!!ACHTUNG!!!
Bei Inbetriebnahme nach einer Migration ist der bisher verwendete Planungscode "U" als "Urlaub genehmigt" zu verwenden. Grund: Wird ein Plan im Status IST migriert, so wäre in der Planzeile noch "U" eingetragen, im IST wird genehmigt ("Ug") --> Probleme bei Statuswechsel.
- Jedes Genehmigungsverfahren muss eigens angelegt werden. Dabei muss folgendes hinterlegt werden:
- die drei angelegten Planungscodes
- die Pfade des Antrags- und des Stornoscheins
- die Pfade und Bezeichnungen der Steuerdatenfiles (Files, in denen die Daten - Name, Station, Datum, Stunden, Tage, ... - enthalten sind)
- die Konten, in denen die Stunden und Tage errechnet werden (zB Urlaub in Stunden, Urlaub in Tagen)
- die Berechtigungen für Genehmigen und Stornieren
Zu weiteren Informationen über die Anlage eines Genehmigungsverfahrens geht es hier.
Operative Maßnahmen
Der Button Genehmigungsverfahren ist in folgenden Ansichten verfügbar
- Monatsplan
- Jahresplan
- Personalansichten
und öffnet diese Maske:
In diesem Fenster können die oben genannten Schritte durchgeführt werden.
Darstellung
Je nach Status werden die Urlaube im Dienstplan wie folgt angezeigt:
- Muster Michael:
- eingetragener Urlaub
- Bauer Doris:
- beantragter Urlaub
- Artner Alexandra:
- genehmigter Urlaub
Wofür kann ein Genehmigungsverfahren verwendet werden?
Praktische Anwendungsbeispiele für ein Genehmigungsverfahren sind:
- Urlaub
- Fortbildungen
- Überstunden
- Sonderurlaub
OFFENE PUNKTE
- Im Kommt/Geht-Fenster darf bei der Auswahl der Planungscodes nur „Ue“ (Urlaub eingetragen) zur Verfügung stehen. Momentan sind alle drei drinn und können auch hinterlegt werden.
- Bei Urlaub am 08.04. von 14:00-16:00 Uhr wird ins File geschrieben von 08.04.-07.04.
- Beim stornieren eines KG-Urlaubs während der Dienstzeit sollte die Kommt/Geht-Zeit wieder zurückgesetzt werden, dh der Dienst wieder vollständig eingetragen sein. Momentan sind diese Stunden „gelöscht“, daher ein Minus.
- Bei KG-Urlaub werden die Stunden und Tage im File mit 0,00 gefüllt.
- Dienste mit einem beantragten oder genehmigten KG-Urlaub können einfach gelöscht werden, der Urlaub bleibt trotzdem im Genehmigungsverfahren
- Bei 4 Ganztagen Urlaub + 1 Tag mit KG-Urlaub werden die 5 Tage zu einem U zusammengefasst
- Möglichkeit schaffen über Kontextmenü unterhalb des Button "Genehmigungsverfahren" Auswahl des Verfahrens treffen zu können (--> ähnlich wie bei Druckvorschau mit einem kleinen Pfeil unter dem Symbol)
Diskussionen