Supervisorenschulung WEB

ABLAUF SUPERVISORENSCHULUNG WEB Klein- und Mittelbetriebe

Folgender Ablauf ist geplant:

• I. Supervisorenschulung (Dauer ca. 3,5 Stunden)
• II. Supervisorenschulung (Dauer ca. 3,5 Stunden)

I. SUPERVISORENSCHULUNG WEB

ALEX - THE BIG PICTURE - Dienstplan

Grundlagen erklären (Schulungsdatenbank verwenden) - Schulungsteilnehmer lehnen sich zurück und schauen zu Hinweis Schulungsdatenbank

Benutzeroberfläche

• Systemmenü Aussteigen / Passwort ändern / undo / redo / Speichern
• Werkzeugleiste
  • angepasst an den jeweiligen Programmpunkt
• Navigator mit Navigatorpunkten
  • zuletzt verwendet
  • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
  • die zuletzt eingestellte Ansicht wird beim Benutzer gespeichert
• Monatsplan öffnen - Arbeitsblatt besprechen

Dienstplanung

• Bildschirmaufbau
  • Kalender
  • Personal
  • Summen
  • Planungscodes
  • Dienste
  • Zellen größer / kleiner / breiter / schmäler
• Dienst eintragen - Kontrolle was wird gerechnet - Soll kontrollieren
• Abwesenheit planen - Summen kontrollieren
• Anlage eines WZM für diese Planungseinheit (besprechen ob mit Diensträdern gearbeitet wird)

Abschluss

• Resumee: so funktioniert ALEX - Fragen?
• Bearbeitung der Stammdaten in 2. Schulung
• aus ALEX aussteigen
  • Unterschied erklären: Ausstieg über "x" und über Symbol im Systemmenü

ALEX - GRUNDLAGEN - Arbeitszeitaufzeichnung

Gemeinsam in ALEX (echt Datenbank)einsteigen: Benutzer 'Supervisor1' bis 'SupervisorX' abändern falls Kunde den Wunsch äußert --> Kunde steigt sofort mit korrektem Benutzer ein --> erhält Aufforderung zum Passwort ändern

Bildschirmeinstellungen

• Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler
• ein-/ mehrzeilig
• Benachbarte Wochen anzeigen
• Namensspalteneinstellungen im Dienstplan
• Mitarbeiter sortieren

Dienstplanung

• Eintrag Dienste / Planungscodes
• Löschen von Diensten / Planungscodes / Farbmakierungen
• Erklärung: Standardsummen
• Besprechung der Summen
• wenn benötigt: Wochenzeitmodelle für die Mitarbeiter anlegen
• Für die Mitarbeiter wird nun die gesamte Planung erfasst
• Folgemonat öffnen und Dienst eintragen --> keine Summen --> Erklärung Status nicht erzeugt
• Ausdruck Dienstplan / Monatsplan
• Stundennachweis

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe
• Monatsplan: Statuswechsel Planung --> Ist

Istzeitenerfassung

• Besprechung von Dienstplanabweichungen
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • geplanten Dienst durch anderen ersetzen
  • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
  • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
  • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
  • Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
• veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
• Farbmarkierung anlegen (wenn bei Dienstplanung noch nicht benötigt)??
• Kopierfunktion
• Texte erfassen
• Stundennachweis (Einstellung der Summen)
• nächsten / vorigen Monat öffnen
• Jahresplan öffnen (vorigen / nächsten )

Automatische Zeiterfassung

Bei automatischer Zeiterfassung wird die Schulung vor den ersten Stempelungen gemacht. Kurze Demonstration in Schulungsdatenbank --> genaueres wird per Telefon gemacht.

• Istzeitenerfassung
  • Normale Stempelungen
  • Geht ohne Kommt
  • Kommt ohne Geht
  • Einstempeln vor Dienstbeginn
  • Ausstempeln nach Dienstende
  • Einstempeln nach Dienstbeginn
  • Ausstempeln vor Dienstende
  • Stempelung an freiem Tag
  • Arztbesuch in Arbeitszeit
  • Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
  • Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
  • Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
• Standeskontrolle
• Erfassung und Übernahme von Zeitstempelungen
  • Über Personalsuche
  • In den Summenspalten

Allgemeines

WICHTIG!!!! Hilfe, Viedeos und Kompaktübersicht herzeigen Einzugsermächtigung übergeben

II. SUPERVISORENSCHULUNG WEB

Abrechnung

• Umbuchungen Ende Durchrechnungszeitraum
  • Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern
  • Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
  • Umbuchung eines Sockelbetrags bei allen Mitarbeitern
• veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
• Auswahl bestehender Summenschemen

Statustreppe

• Erklärung: vollständige Statustreppe anhang von Flipchart
• Monatsplan: Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen

Überleitung / Abnahme

• Statuswechsel Ist --> Abgeschlossen (Grafik: Statustreppe)
• Erzeugen der Lohnartenliste
• Erzeugen der Schnittstellen
  • Kontaktaunahme mit Steuerberater ob Schnittstelle eingespielt werden konnte / ob noch Änderungen vorzunehmen sind

ALEX - THE BIG PICTURE - Stammdaten

Grundlagen erklären (Schulungsdatenbank verwenden) - Schulungsteilnehmer lehnen sich zurück und schauen zu Hinweis Schulungsdatenbank

Personalanlage

• Anlage eines Mitarbeiters der Planungseinheit
• Erklärung: Stichtag (fixieren, Verlauf)
• Parameter in Gruppe "Allgemein"und "Ansprüche" besprechen und erfassen
• Eintritt untermonatig
• Austritt

Dienst

• Anlage eines Dienstes für diese Planungseinheit (Achtung Zeiterfassung / Pausen ...)
• Dienst eintragen - Kontrolle was wird gerechnet - Soll kontrollieren

WICHTIG

• grünes Plus
• Verlauf
• bearbeiten Rechtsklick / Doppelklick

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