Wunschdienstplan

Workflow mit Wunschplanung

Mit diesem Werkzeug wird die Erstellung von WUNSCHDIENSTPLÄNEN und URLAUBSPLÄNEN dahingehend unterstützt, dass die Mitarbeiter selbst Einträge unter Berücksichtigung spezieller Rahmenbedingungen durchführen können. Im Prinzip geht es darum, ein Maximum an Diensten (Wunschdienstplanung) oder Abwesenheiten (Urlaube) pro Abteilung zur Verfügung zu stellen (siehe auch Besetzungen und Bedarf) und dies durch die Mitarbeiter einplanen zu lassen.

Zwei organisatorische Maßnahmen sind wesentlich, um sowohl den Erfolg einer Mitarbeiter-Wunschdienstplanung wie auch jenen der Urlaubsplanung gewährleisten zu können:

1. Internes Regelwerk (hausweit, abteilungsspezifisch)
2. Hohes Maß an Disziplin der Mitarbeiter

Ablauforganisation

Alex®-Statustreppe

Der organisatorische Ablauf wird dahingehend erweitert, indem der Mitarbeiter in den ALEX^®-Planungszyklus im Status PLANUNG eingebunden wird (siehe: "Statustreppe"). Erst wenn der Planungsverantwortliche die relevanten Monate in den Status PLANUNG gesetzt hat, bietet sich den Mitarbeitern die Möglichkeit des Planungseintrags.

Den "Wunsch-" und/oder "Urlaubsplanern" steht der Funktionsumfang der Monatsplanung im Rahmen spezieller Zugriffsrechte zur Verfügung.

Berechtigungssystem

Jedem Mitarbeiter steht nur die eigene Planungszeile zur Verfügung, der gesamte Abteilungsplan kann lesend eingesehen werden. Im Mitarbeiterstamm kann dafür ein eigenes Recht zur Bearbeitung angelegt werden:

Berechtigung einrichten

Planungszyklus Wunschdienstplan

Der abteilungsverantwortliche Dienstplaner muss den Plan für seine Mitarbeiter zur Bearbeitung freigeben, indem der Monatsplan auf den Status PLANUNG gesetzt wird. Über spezielle Parameter kann je Planungseinheit der Monatszyklus eingestellt werden, wobei die Gruppen im Monatsrhythmus rotieren:

• Jene Gruppe, die im aktuellen Monat als erste an der Reihe war, rutscht im nächsten Monat an die letzte Stelle, alle anderen Gruppen rücken um eine Position nach vor.

BEISPIEL FÜR EINEN WUNSCHPLAN-ZYKLUS

Urlaubsplan

Für den URLAUBSPLAN ergibt sich folgende Formel zur Bearbeitung: es können von den Planungsmitarbeitern alle Pläne bearbeitet werden, die sich im Status PLANUNG befinden und für die ein Wunschplanungszyklus noch nicht begonnen hat. Im Beispiel oben würde das bedeuten:

• Bis 27.03.: Urlaubsplanung für die Dienstpläne ab MAI, die sich im Status PLANUNG befinden
• Ab 28.03.: Urlaubsplanung für die Dienstpläne ab JUNI, die sich im Status PLANUNG befinden

Die Einstellungen für diesen Zyklus nehmen Sie direkt in den Stammdaten der PLANUNGSEINHEIT vor.

Gruppeneinteilung und Farbeinstellungen

Die Wunschplanung erfolgt entsprechend eines internen Regulativs in Mitarbeitergruppen. Gruppenanzahl und -größe sind von der Abteilungsgröße abhängig: es können pro Planungseinheit beliebige Farbeinstellungen getroffen werden, um die Gruppen zu unterscheiden. Die Gruppeneinteilung erfolgt direkt beim Mitarbeiter:

Gruppeneinteilung

Es kann auch eingestellt werden, dass ein Mitarbeiter immer fix zB in der ersten Gruppe ist, in diesem Fall muss der Parameter "Gruppe Fix" auf JA gestellt werden:

Gruppe fixieren

ACHTUNG: Die Gruppe muss im Personalstamm per Stichtag ab jenem Datum hinterlegt werden, ab welchem der Benutzer erstmalig einsteigen möchte. (wenn zB die Wunschplanung mit dem Septemberplan startet, muss bereits ab ca. Juni/Juli die Gruppe bei den Mitarbeitern hinterlegt sein).

die Farbeinstellungen können in den Stammdaten der Planungseinheit jeweils im Register "Wunschplanung" vorgenommen werden:

Farbeinstellung vornehmen

Mitarbeiter mit Poolzuteilungen

Mitarbeiter, welche auch auf anderen Plänen poolverliehen sind, dürfen auf allen Plänen, auf welchen sie zugeteilt sind, zur gleichen Zeit ihre Dienste eintragen. Der Zeitraum hängt von der Gruppenzuteilung für den Stammplan ab. Auf allen Poolplänen darf der Mitarbeiter zur gleichen Zeit wie am Stammplan seine Dienste eintragen, auch wenn auf der Poolstation andere Planungszyklen hinterlegt sind.

Monatsplanung

Für die Monatsplanung stehen dem wunschplanenden Mitarbeiter im wesentlichen die Funktionen "Eintragen" und "Löschen" von Diensten, Farbmarkierungen oder Planungscodes zur Verfügung. Welche Einträge erlaubt sind, wird durch den in den Stammdaten der Planungseinheit hinterlegten BESETZUNGSREPORT definiert.

Ein Wunschplaner kann Dienste, welche nicht von ihm eingetragen wurden nicht löschen.

In der Legende stehen nur jene Buttons zur Verfügung, die in diesem Besetzungs-Report hinterlegt sind:

Fehlermeldung anzeigen

Summenanzeige, Besetzungsanzeige

In den Stammdaten der Planungseinheit können spezielle Ansichten für die Besetzung und die Summen eingestellt werden. Hierbei handelt es sich um ALEX^®-Standardfunktionen (Schemenanlage wie Stundennachweis, Jahresplan, Einzelzeiterfasser). Die Summenansicht hat dabei nur informellen Charakter (Summen werden ab 2018.08 nur für den Wunschplaner selbst, nicht jedoch für seine Kollegen angezeigt), der Besetzungs-Report

1. steuert die Legende
2. prüft die Maximalbesetzung
3. löst einen Fehler bei Überbesetzung aus

Aus diesem Grund müssen für die Definition des Besetzungs-Reports und vor allem des Bedarfs folgende Überlegungen gemacht werden:

1. Welche Dienste dürfen die Mitarbeiter selbst einplanen / gibt es eventuell besondere Dienste, welche nur der Planungsverantwortliche einplant?
2. Wie oft darf jeder Dienst maximal eingeplant werden (je Wochentag/Feiertag festzulegen)
3. Welche Abwesenheiten dürfen die Mitarbeiter selbst einplanen
4. Wie oft darf jede Abwesenheit maximal eingeplant werden (je Wochentag/Feiertag festzulegen)
5. Welche automatischen Prüfungen gibt es in der Planung, welche einen schweren Fehler auslösen und was ist dafür zu berücksichtigen? (zB: Ersatzruhetagsprüfung: -> der Planungscode ET muss auch von den Mitarbeitern eingetragen werden können).

Fehler bei Überbesetzung

Werden an einem Tag zu viele Dienste eingetragen, erfolgt der übliche Status-Fehler mit dem Fehlersymbol in der Namensspalte. Der Mitarbeiter kann seinen Plan so nicht abspeichern.

In unserem Beispiel will Mitarbeiter JOHANN KRÄMER einen Nachtdienst am 24.01. eintragen, obwohl

1. es nur einen Bedarf von EINEM Nachtdienst gibt und
2. dieser bereits durch die Mitarbeiterin DANIELA ÖHLER besetzt ist

Fehler bei Überbesetzungen anzeigen
Anzeige im Tooltip	Fehler-Fenster beim Speicherversuch

Darstellung

Für den abteilungsverantwortlichen Dienstplaner ergibt sich keine Änderung in der Darstellung - die Gruppenfarben werden ausschließlich

1. bei den Benutzern mit den Wunschdienstplan-Benutzerrechten sowie
2. nur im gültigen Planungszeitraum angezeigt.

Der Dienstplaner sieht im Tool-Tip beim Mitarbeiternamen (im Monatsplan oder am Jahresplan), den Zeitraum in welchem der Mitarbeiter die Wunschplanung eintragen kann.

Info im Tooltip

Jene Mitarbeiter, die zum aktuellen Tag nicht in einer 'gültigen' Gruppe sind, werden mit den Farben des Farbschemas mit der Gruppenzuordnung "keine Gruppe" angezeigt.

Der Mitarbeiter sieht jedoch, innerhalb welchen Zeitraumes der Plan dann für ihn bearbeitbar wird:

Info über Bearbeitungszeitraum

In unserem Beispiel von oben wird GRUPPE 3 mit gelbem Hintergrund angezeigt, die Mitarbeiter der anderen Gruppe sind grau eingefärbt. Ist der Wunschplanzyklus komplett abgeschlossen, sieht der Dienstplan eines Wunschdienstplaners wie folgt aus:

Gesperrte Mitarbeiter

SONDERFUNKTION: Freigabe und Übernahme von Diensten

Eine Besonderheit stellt die Funktion "Freigabe und Übernahme von Diensten" dar. Ziel ist es, den Mitarbeitern der späteren oder letzten Planungsgruppe die Möglichkeit zu geben, bereits von anderen Mitarbeitern verplante Dienste 'zu übernehmen'. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn in einem Monat wenige Ausfallzeiten geplant sind und daher spezielle Zeitguthaben abgebaut werden könnten (NSchwAG-Stunden, ZA-Stunden, Bonusstunden, etc.).

Beispiel

• Mitarbeiter A der Planungsgruppe 1 plant exakt auf sein Monatssoll und hat noch 40 Stunden ZA-Guthaben. Er markiert einen Dienst mit der Funktion "Wunschplanung: Tag freigeben"; diesen Dienst wird möglicherweise ein Kollege noch übernehmen und somit kann das ZA-Guthaben abgebaut werden (wurde im internen Abteilungsregelwerk so festgelegt).
• Dieser Dienst wird von ALEX^® für alle anderen Wunschplaner deutlich sichtbar mit einem gelben Balken markiert und ist somit für die Kollegen ein "Übernahmekandidat".
• Mitarbeiter B der Planungsgruppe 5 kann nur mehr wenige Dienste planen, da jetzt bereits der Bedarf für den ganzen Monat gedeckt ist; er holt sich einen Dienst von Mitarbeiter A und weitere Dienste von den anderen Mitarbeitern, die ebenfalls Dienste freigegeben haben.

Tag für einen anderen Mitarbeiter freigeben
Freigabe durch Mitarbeiter A	Optisch markierter Dienst	Übernahme durch Mitarbeiter B

Geplante Erweiterungen

Für die Zukunft sind noch einige Erweiterungen geplant, die die Dienstplanung im Allgemeinen, aber die Wunschdienstplanung im Speziellen noch einfacher machen soll.

Intelligenter Stundennachweis

Derzeit gibt es ja bereits die ALEX^®-Stundennachweis-APP. Diese App für mobile Geräte liefert den bekannten ALEX^®-Stundennachweis auf Ihr Handy. Der nächste Schritt wird die Implementierung von sogenannten "Push-Meldungen" sein. Dies bedeutet, dass jede Änderung durch den Dienstplan-Verantwortlichen in der App als Änderungsmeldung angezeigt wird. -> Wurde bereits umgesetzt durch die Personal-Cockpit-App!

Diensttauschbörse

Ich möchte meinen Sonntagsdienst nicht machen, weil ich kurzfristig Konzertkarten erhalten habe. Wer macht meinen Dienst?

Heute:

1. Ich melde mich bei meiner Stationsleitung.
2. Diese ruft zig Mitarbeiter an bis sich schließlich einer bereit erklärt, einzuspringen. Dabei muss natürlich zuerst der Dienst eingetragen werden, damit geprüft wird, ob auch keine AZG-Verletzungen ausgelöst werden
3. Die Stationsleitung verständigt mich.

ALEX^®-Diensttauschbörse:

1. Ich markiere auf meinem Handy einen Dienst zur Wunsch-Freigabe.
2. ALEX^® sucht jene Mitarbeiter raus, die diesen Dienst erledigen können, ohne die AZG zu verletzen und verständigt diese auf deren Handy.
3. Ein Mitarbeiter erklärt sich bereit, den Dienst zu machen - klickt auf 'Tausch auf Wunsch' und ist somit eingeteilt.
4. In einem internen Regelwerk wird festgelegt, ob die Stationsleitung den Diensttausch genehmigen möchte oder nicht und erhält nach erfolgtem Tausch eine Info auf ihr Handy.

Einstellungen

Config-File

Konfiguration für Config-File:

 "architectureuiPlugins":
 { "0": "Bfx.Alex.Wishplan.UI.Architecture.dll"
 }

Parametrierungen

Link zur Checkliste Wunschdienstplan