Mit dieser Funktion können sich Ihre Mitarbeiter den ALEX - Dienstplan im Google- oder Outlook-Kalender anzeigen lassen.
Der Aktualisierungsintervall ist von der eingesetzten Kalender-Software (Google Kalender, Outlook,...) abhängig.
Besetzungsreport anlegen
Um festzulegen, welche Dienste in den Google- oder Outlook-Kalender übertragen werden sollen, ist es notwendig, einen Besetzungsreport anzulegen. Dabei gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Im Navigator bei dem Punkt „Besetzungsreport“ auf das grüne Plus klicken (= neuen Report anlegen).
- Den Besetzungsreport umbenennen, indem Sie in der Werkzeugleiste auf
klicken.
- Fügen Sie anschließend jene Dienste ein, die Sie gerne im Google- oder Outlook-Kalender angezeigt haben möchten:
- Machen Sie dazu einen Rechtsklick im grauen Feld und wählen Sie „Projekt einfügen“ -> „Dienst“ aus.
- Wählen Sie nun jene Planungseinheit aus, für die Sie den Besetzungsreport anlegen → Planungseinheit mit Doppelklick auswählen.
- Klicken Sie auf „Ausführen“.
- Es werden alle Dienste der Planungseinheit angezeigt.
- Markieren Sie die relevanten Dienste und klicken Sie auf „Öffnen“.
- Wenn Sie auch Planungscodes, Aufgaben etc. im im Google- oder Outlook-Kalender anzeigen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Machen Sie einen Rechtsklick im grauen Feld und wählen Sie „Projekt einfügen" -> „Planungscode“ / "Aufgabe" etc. aus.
- Markieren Sie die gewünschten Planungscodes/Aufgaben etc. und klicken Sie anschließend auf „Öffnen“.
iCal-Link per E-Mail versenden oder generieren
iCal-Link per Mail versenden
- Versenden an einzelnes Personal:
- im Navigator bei Personal auf die Lupe klicken
- Mitarbeiter suchen
- beim Mitarbeiter Rechtsklick -> "iCal-Link für Personal als E-Mail versenden"
- Versenden an gesamtes Personal:
- im Navigator bei Personal auf die Lupe klicken
- beim Suchbegriff einen "*" eingeben und die Suche ausführen
- alle Mitarbeiter markieren -> Rechtsklick -> "iCal-Link für Personal als E-Mail versenden"
- WICHTIG!: E-Mail-Adresse eintragen
- Im Mitarbeiterstammblatt finden Sie im Reiter "Allgemein“ das Feld „E-Mail Adresse". Um den Link senden zu können, muss eine gültige E-Mail-Adresse bei jedem Mitarbeiter eingetragen werden.
OPTIONAL: iCal-Link generieren
- Dienstplan eines bestimmten Mitarbeiters für den Google- oder Outlook-Kalender freigeben:
- im Navigator bei Besetzungsreport auf die Lupe klicken
- gewünschten Besetzungsreport suchen
- beim Besetzungsreport Rechtsklick -> "iCal Link für Personal"
- es öffnet sich das Fenster „Personal“ → gewünschten Mitarbeiter suchen und mittels Doppelklick auswählen
- den nun generierten Link an den Mitarbeiter weitergeben
- Dienstplan des gesamten Personals für den Google- oder Outlook-Kalender freigeben (in diesem Fall wird der gesamte Dienstplan, d.h. von allen Mitarbeitern, in den Google- oder Outlook-Kalender importiert)
- im Navigator bei Besetzungsreport auf die Lupe klicken
- gewünschten Besetzungsreport suchen
- beim Besetzungsreport Rechtsklick -> "iCal Link für Personal"
- den nun generierten Link an den Mitarbeiter weitergeben
Installation im Kalender
Google-Kalender
- unter „Weitere Kalender“ auf „Über URL hinzufügen“ klicken
- den Link im Feld „URL“ einfügen und anschließend auf „Kalender hinzufügen“ klicken
Outlook-Kalender
- iCal-Link Datei auf Ihrem PC speichern:
- im Navigator bei Besetzungsreport auf die Lupe klicken
- gewünschten Besetzungsreport suchen
- beim Besetzungsreport Rechtsklick -> "iCal Link für Personal" bzw. „iCal Link“ auswählen
- Um den generierten Link zu speichern, muss dieser markiert und mit Rechtsklick „Zu http://alex...“ ausgewählt werden
- Es öffnet sich ein Fenster, um die Datei zu speichern
bis Outlook 2007
- Im nächsten Schritt fragt Sie Outlook nach dem zu importierenden Format. Wählen Sie "iCalendar oder vCalendar Date importieren".
- Wählen Sie nun die zuvor auf Ihrem PC gespeicherte ics-Datei aus (zb: alex_calender.ics).
- Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, werden Sie gefragt, ob Sie den Kalender als neuen Kalender öffnen möchten oder ob Sie die Termine in Ihren Kalender integrieren möchten.
- Als neuen Kalender öffnen: Hier wird ein neuen Kalender im Outlook erstellt.
- Importieren: Hier werden die Termine in Ihren bestehenden Kalender integriert.
Outlook 2010
- Starten Sie Ihr Outlook-Programm. Klicken Sie auf “Datei” – “Öffnen” und auf “Kalender öffnen“. Suchen Sie die iCalendar-Datei (*.ics).
Outlook 2013
- Starten Sie Ihr Outlook-Programm, klicken auf “Datei” – “Öffnen und exportieren” und auf “Kalender öffnen“. Suchen und öffnen Sie die iCalendar-Datei (*.ics).
