Besetzungsanforderung

Alex^®-Besetzungsanforderungen 'wachen' über Ihre Abteilungen und überprüfen die ausreichende Besetzung zu definierten Zeiten. Sie sind somit Teil der umfangreichen Alex^®-Tools zum Kapazitätsabgleich und zur Personalsteuerung.

Auf Wunsch werden Sie über E-Mail informiert, falls

die Abteilung nicht besetzt ist (z. B. Früh-/Öffnungsdienst: es wurde nicht eingestempelt)
eine Abteilung unterbesetzt ist (z. B. eine bestimmte Qualifikation fehlt)

Praktische Anwendungsbeispiele

Öffnungsdienste im Tankstellenshop
Qualifikations-Mindestbesetzung in der Apotheke
Arzt im Nachtdienst pro Abteilung
Mindestbesetzung zu bestimmten Zeiten (für die gesamte Abteilung oder auch je Aufgabe)
Stundenweiser Besetzungsabgleich

Um diese gesamte Besetzung von geplanten Dienstzeiten (Öffnungszeiten) oder jene einzelner Qualifikationen oder Berufsgruppen zu prüfen, verwendet ALEX^® zwei Werkzeuge:

Besetzungsanforderungen und
Besetzung & Bedarf

Öffnungsdienste im Tankstellenshop

Anforderung: Es soll überprüft werden, ob die Mitarbeiter zu den Öffnungszeiten der Tankstelle anwesend sind. Wenn zur Öffnung der Tankstelle die Mitarbeiter noch nicht anwesend waren, so kann auch ein E-Mail an den Vorgesetzten versendet werden.

Öffnungsdienst Tankstelle

Hier ist nun sichtbar, dass am 01. die Tankstelle von 06:00 - 06:01 nicht besetzt war, da der Mitarbeiter erst um 06:01 eingestempelt hat.

Mindestbesetzung in der Apotheke

Anforderung: Zu den Öffnungszeiten der Apotheke muss immer mindestens 1 Pharmazeut anwesend sein und von Montag -Freitag immer 4 PKA, am Samstag 3 PKA.

Für Pharmazeuten und PKA wird ein berufsguppenspezifischer Bedarf geprüft und eine eventuelle Unterbesetzung in roter Schrift angezeigt:

Abgleich Öffnungszeiten

Mindestbesetzung zu gewissen Zeiten

Anforderungen:

Zu gewissen Zeitpunkten (z.B. um 07:00) muss eine gewisse Anzahl an Mitarbeiter anwesend sein
In gewissen Zeitbereichen (z.B. von 08:00-12:00) muss eine gewisse Anzahl an Mitarbeiter anwesend sein

Abgleich Zeitpunkte und Zeitbereiche

Hier werden die Bedarfe über einen gewissen Zeitbereich definiert und die in diesem Zeitbereich anwesenden Mitarbeiter gegengeprüft.

Sind die Mitarbeiter nicht den gesamten Zeitbereich durchgehend anwesend, so wird die Anwesenheit auf den geprüften Zeitbereich aliquotiert.

Beispiele:

Zeitbereich 12-13 -> Mitarbeiter ist nur von 12:30 - 13:00 anwesend --> 0,5 Anwesenheit
Zeitbereich 8-12 -> Mitarbeiter ist nur von 8-9 anwesend --> 0,25 Anwesenheit

Diese Darstellung ist in der Monats- und Wochenansicht vorhanden.

Würde man diese Besetzungsanforderung in der Tagesansicht darstellen, so würde man die Besetzungsanforderung wie unter "Stundenweiser Besetzungsabgleich" dargestellt sehen.

Stundenweiser Besetzungsabgleich

Anforderungen:

Die Aufgabe "1. Level Support" muss pro halber Stunde mit einer gewissen Anzahl an Mitarbeiter besetzt sein.
Es soll pro halber Stunde die Anzahl der gesamt anwesenden Mitarbeiter pro Abteilung aufsummiert werden.
Weiters soll pro halber Stunde die Anzahl der Mitarbeiter in Home-Office angezeigt werden.

Stundenweise Besetzungsabgleich

Diese Informationen können nur in der Tagesansicht betrachtet werden.

Ob der Abgleich halbstündlich oder stündlich gemacht werden soll, wird über die Glättung über Minuten gesteuert.

Möchte man genauere Informationen zu einer Besetzung bekommen, so wird diese im Tooltip des Zeitpunktes angezeigt:

Anzeige Tooltip

Im Tooltip ist sichtbar, welcher Bedarf zu dieser Uhrzeit hinterlegt ist und welche Mitarbeiter diesen bedienen.

Werden mehrere Aufgaben zusammengezählt (wie z.B. bei "Gesamt Anwesend") so sind die Besetzung und Bedarf je Aufgabe sichtbar.

Prüfung von Überbesetzungen

Wird eine "Überbesetzung" definiert, so werden die Zeiten, bei denen die Grenze überschritten ist, mit einer grünen Hintergrundfarbe im Besetzungsreport dargestellt:

Darstellung im Besetzungsreport

Erklärung zur Besetzungsanforderung "1. Level Support":
  -> Bedarf ist definiert mit "1"
  -> Überbesetzung ist bis 16:00 definiert mit "3", ab 16:00 ab "2"
  ----> grüne Hintergrundfarbe wird angezeigt, sobald 3 Mitarbeiter auf dieser Aufgabe zugeteilt sind (d.h. 2 Mitarbeiter über Bedarf werden bereits als Überbesetzung gewertet).

E-Mail bei Unterbesetzung

Besteht zur definierten Zeit im Status IST eine Unterbesetzung, so kann automatisch ein E-Mail an den hinterlegten Empfänger versendet werden.

E-Mail:

Links

Parametrierung