Allgemeine Richtlinien
Nach der Judikatur des Verwaltungsgerichtshofes dient ein Fahrtenbuch als Nachweis zur Ermittlung der Anzahl betrieblich und privat gefahrener Kilometer.
Es ist insbesondere erforderlich
- Zur Geltendmachung von Kilometergeld als Betriebsausgabe bzw. als Werbungskosten
- Bei steuerfreier Auszahlung von Kilometergeld an Dienstnehmer
- Wenn einem Dienstnehmer ein Dienstfahrzeug auch zur Privatnutzung zur Verfügung gestellt wird, aber nicht der volle Sachbezug verrechnet wird
Anforderungen, die an ein Fahrtenbuch gestellt werden:
- Aufzeichnung aller beruflichen und privaten Fahrten
- Fortlaufende und übersichtliche Führung
- Zweifelsfreie und klare Angabe von Datum, Kilometerstand, Fahrtstrecke, Ausgangs- und Zielpunkt sowie Zweck jeder einzelnen Fahrt
Fahrtenbücher können grundsätzlich auch in elektronischer Form geführt werden. Dabei sind jedoch die Formvorschriften der BAO (Bundesabgabenordnung) zu beachten: Die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe soll bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein. Nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen von zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten müssen technisch ausgeschlossen sein oder müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. Widrigenfalls sind die Aufzeichnungen formell nicht ordnungsgemäß und die Vermutung der Richtigkeit gem. § 163 BAO kommt nicht zum Tragen. Allerdings ist es möglich, dass vom Abgabepflichtigen die inhaltliche Richtigkeit im Einzelfall nachgewiesen oder glaubhaft gemacht wird und ein z.B. in Excel erstelltes Fahrtenbuch im Rahmen der freien Beweiswürdigung sehr wohl anerkannt wird.
Die Fahrtroute ist genau anzugeben, wenn nicht der laut Routenplaner kürzeste Weg gewählt wird. Erfolgen an einem Tag mehrere Berufs- und/oder Privatfahrten, ist jeweils der Kilometerstand nach jeder Fahrt anzugeben.
Weiterführende Infos
Für die Aufzeichnung von Dienstreisen und daraus resultierenden Diäten sowie das Führen von Fahrtenbüchern finden Sie hier noch weiterführende Informationen:
- Pflichten in Zusammenhang mit dem Fahrtenbuch aus 'UNTERNEHMENSSERVICE PORTAL'
- Folder des Arbeitsinspektorates zum Thema Digitales Kontrollgerät
Auszug aus diesen Bestimmungen zum Thema 'FAHRTENBUCH':
Arbeitgeberpflichten
Auch wenn die Eintragungen in die Fahrtenbücher von den Lenkerinnen/Lenkern durchgeführt werden, bleibt die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber für die Führung verantwortlich. Insbesondere hat die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber folgende Vorschriften zu beachten:
- Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber hat an jede Lenkerin/jeden Lenker ein auf den jeweiligen Namen lautendes Fahrtenbuch auszugeben. Jeder Lenkerin/jedem Lenker darf für ein und denselben Zeitraum nur ein Fahrtenbuch überlassen werden.
- Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber hat ein Verzeichnis über die ausgegebenen Fahrtenbücher zu führen. Dieses hat für jede Lenkerin/jeden Lenker ein gesondertes Blatt zu enthalten. In das Verzeichnis sind das Ausgabedatum sowie die Nummer und Serienbezeichnung des Fahrtenbuches einzutragen. Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber hat sich die Ausgabe im Verzeichnis schriftlich mit Datumangabe bestätigen zu lassen.
- Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber hat jede Lenkerin/jedem Lenker die für eine ordnungsgemäße Verwendung der Fahrtenbücher erforderlichen Anleitungen zu geben.
- Die Fahrtenbücher sind von der Arbeitgeberin/vom Arbeitgeber in der Regel wöchentlich, mindestens jedoch einmal monatlich daraufhin zu überprüfen, ob die vorgeschriebenen Angaben eingetragen wurden. Die Überprüfung ist durch Unterschrift mit Datumangabe auf jedem Wochenberichtsblatt zu bescheinigen.
- Abgeschlossene persönliche Fahrtenbücher (persönliche Wochenberichtsbücher) hat die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber einzuziehen und die Durchschriften sämtlicher Wochenberichtsblätter der Lenkerin/dem Lenker zu übergeben sowie die Einziehung im Verzeichnis mit Datum zu vermerken. Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber hat die abgeschlossenen Fahrtenbücher mindestens 24 Monate aufzubewahren.
- Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber hat der Arbeitsinspektion die Fahrtenbücher sowie das Verzeichnis auf Verlangen zur Einsicht vorzulegen oder zu übermitteln.
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