Zeitgeist vorbereiten ist eine ist eine Programmfunktion, welche für die aktuell im Dienstplan geöffnete Planungseinheit die für den Zeitgeist notwendige Wissensbasis erstellt. Folgende Daten werden dabei generiert:
- Horizontale Dienstmuster je Mitarbeiter
- Diensthäufigkeiten je Mitarbeiter
- Qualifikationen je Berufsgruppe
- Besetzungs-Report "Analyse"
Diese generierten Stammdaten sind die Grundlage für die Funktion "Zeitgeist starten", damit Mitarbeiter mit Hilfe vom Zeitgeist ähnlich der Vergangenheit verplant werden.
Aufruf der Funktion
Die Funktion "Zeitgeist vorbereiten" 
wird über die Werkzeugleiste des Dienstplans gestartet.
Gedanken bezüglich Voraussetzungen:
Qualifikationen werden bei den Berufsgruppen angelegt, hier kann man evt. noch nacharbeiten, diese Nacharbeit ist aber wiederum Voraussetzung für eine gute Analyse der vergangenen Planung und somit für den erstellten Besetzungs-Report (siehe Bsp https://github.com/bitfactory-software/alex/issues/8675 )
? zweimal vorbereiten ausführen beim ersten Mal?
Mitarbeiter vorher manuell vom Zeitgeist ausnehmen?
Müssen die Dienste vorher manuell vom Zeitgeist ausgenommen werden?
Funktionsbeschreibung
Die Funktion "Zeitgeist vorbereiten" erzeugt für jede Berufsgruppe eine gleichlautende Qualifikation, hinterlegt diese bei der Berufsgruppe und startet anschließend eine Analyse der letzten 52 Wochen und erstellt eine Wissensbasis. Diese Wissensbasis beinhaltet sowohl
- den Personalbedarf je Tag (vertikale Dienstmuster) als auch
- Daten für jeden stammzugeteilten Mitarbeiter (Wie wurde dieser in der Vergangenheit verplant?)
Mitarbeiter mit einer Poolzuteilung auf dieser Planungseinheit werden nicht analysiert.
Die Anzahl der analysierten Wochen ist standardmäßig 52 Wochen, dies ist allerdings von folgenden Faktoren abhängig:
- Anzahl der vorhandenen Dienstpläne der Vergangenheit
- Änderung von Tageszeitmodellen (Diensten)
Das bedeutet, dass Alex®-ZEITGEIST nur solange die Vormonate zur Ermittlung der Wissensbasis heranzieht, so lange sich keine Änderungen in den Stammdaten der Dienste ergeben.
Ergebnis
Horizontale Dienstmuster
Aus den horizontalen Dienstmustern ist ersichtlich, in welcher Reihenfolge die Dienste in der Vergangenheit verplant wurden und wie häufig jede dieser Dienstfolgen auftrat.
Falls
Je Tag gibt es zwei Einträge, jeder Eintrag wird durch einen ; getrennt.
Beim folgenden Beispiel wurden für Frau Taucher folgende Dienstmuster ermittelt:
- Zwei Tage Dienst "T" in Folge, anschließend drei Tage frei
- Drei Tage Dienst "T" in Folge, anschließend ein Tag frei
- Drei Tage Dienst "T" in Folge, anschließend drei Tage frei
- Ein Dienst "N", anschließend ein Tag frei
- Ein Dienst "N", anschließend zwei Tage frei
- Ein Dienst "N", anschließend drei Tage frei
| Beispiel für horizontale Dienstmuster |
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Diensthäufigkeiten
Qualifikationen
Beim ersten "Zeitgeist vorbereiten" werden automatisch für alle Berufsgruppen gleichlautende Qualifikationen angelegt und bei der jeweiligen Berufsgruppe hinterlegt. Die folgenden Parameter:
- Kurzzeichen
- Bezeichnung
- Hintergrundfarbe
- Textfarbe
werden von der Berufsgruppe für die vom Zeitgeist erstellte Qualifikation übernommen.
| Qualifikationen werden vom Zeitgeist angelegt |
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Qualifikationen können in den Zeitgeist-Besetzungsanforderungen hinterlegt werden und werden auch bei der automatischen Analyse durch Zeitgeist herangezogen für die Anlage von Zeitgeist-Besetzungsanforderungen.
Im folgenden Beispiel wurde eine Zeitgeist-Besetzungsanforderung angelegt für
- einen Dienst "T12", bei diesem wird entweder die Qualifikation "Dipl.Pflegepersonal (DGKP)" oder "Fach-Sozialbetreuung A (FSB-A)" gefordert
| Dienstmuster - erforderliche Qualifikation für den Nachtdienst |
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In manchen Fällen kann ein Dienst von mehreren Berufsgruppen geleistet werden. Dafür gibt es grundsätzlich zwei Lösungen:
- Eine gleiche Qualifikation bei mehreren Berufsgruppen hinterlegen
- Qualifikationen in der Zeitgeist-Besetzungsanforderung mit ODER verknüpfen
Beispiel:
die Berufsgruppen
- Wohnbereichsleitungs-Stellvertreter (WBL-Stv) und
- DGKP
decken beide den Bedarf für den Nachtdienst
Welche der beiden Lösungen umgesetzt wird, hängt davon ab, ob es auch Zeitgeist-Besetzungsanforderungen gibt, welche nur die WBL-Stv. oder nur die DGKP erfordert.
Gleiche Qualifikation bei mehreren Berufsgruppen hinterlegen
Werden diese beiden Berufsgruppen immer gemeinsam bei den Dienstmustern betrachtet, dann ist diese Lösung die effizienteste.
Beim obigen Beispiel würde man die Qualifikation "DGKP" bei der Berufsgruppe "WBL-Stv" hinterlegen.
| Qualifikation "DGKP" bei der Berufsgruppe "WBL-Stv" hinterlegen |
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Wichtig! Die Qualifikation "WBL-Stv" muss in diesem Fall bei der Berufsgruppe "WBL-Stv" entfernt werden, denn Mitarbeiter mit mehreren Qualifikationen sind zu vermeiden!
Parametrierungsrichtlinien
Sollten für den Zeitgeist eigene Qualifikationen angelegt werden, um diese bei mehreren Berufsgruppen zu hinterlegen, dann sollte folgende Parametrierungsrichtlinie eingehalten werden:
- Bezeichnung: endet mit (Zeitgeist)
z. B. Die Berufsgruppen Pflegefachassistenz, Pflegeassistenz, Fachsozialbetreuung Altenarbeit und Diplomsozialbetreuung Altenarbeit sollen für den Zeitgeist immer gemeinsam betrachtet werden, deshalb wird bei allen Berufsgruppen die Qualifikation "PFK - Pflegefachkraft (Zeitgeist)" hinterlegt.
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