Statustreppe: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 22. April 2024, 13:20 Uhr

Statustreppe

Die Statustrepppe ist ein Konzept zur Beschreibung von Dienstplänen und der Istzeiterfassung im Zeitverlauf.

Die Funktionsweise von Alex^® bedingt (und garantiert), dass keine "späteren" Pläne einen "höheren Status" als "frühere" haben. So gibt die Statussituation im Diagram X = Zeit und Y = Status immer das Bild einer Treppe.

Der ideale zeitliche Ablauf der Statustreppe sieht vor, dass:

zukünftige Dienstpläne sich im Status "Nicht erzeugt" oder "Planung" befinden. Die Planungssituation in diesen Status ist noch frei zu ändern und daher noch (mit Ausnahme von Urlauben) unverbindlich. Bevor der Plan in den Status "Ist" gesetzt wird, darf es keine ungeklärten Zustände geben. Diese betreffen in rechtlicher Hinsicht in "Planung" besonders das Arbeitszeitgesetz.
vor Eintreten des ersten Tages des Dienstplans in den Status "Ist" gewechselt wird. Jetzt ist die Diensteinteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer fixiert. Zukünftige Änderungen bedingen gegenseitige Absprache. In diesem Status ändert sich die Dienstsituation durch die Zeiterfassung laufend. Unerwartete Ausfälle, besonders durch Krankenstand, sind eventuell nachzubesetzen. Nach Ablauf des letzten Tages des Plans, ist auf den Status "Abgeschlossen" zu wechseln. Dies ist wiederum nur möglich, wenn es keinen ungeklärten Zustand gibt. Im "Ist" betreffen sie typisch Überstunden.
im Status "Abgeschlossen" ist keine nachträgliche Änderung der Planungssituation möglich. Die Informationen für die Lohnverrechnung sind fixiert und können "Lohnverrechnungsschnittstelle|Übergeleitet" werden.

In der Praxis ist dieser ideale Ablauf nicht immer einzuhalten, z. B. wenn Eingabefehler passiert sind. In diesen Fällen kann von berechtigtem Personal der Status zurückgesetzt werden. Die Konsistenz der Statustreppe wird dabei eingehalten, dadurch kann diese Funktion einen längeren Zeitraum betreffen. Als weitere Funktion steht zusätzlich "Im 'Status Planung' arbeiten" zur Verfügung.

Statuseigenschaften

Nicht erzeugt

Status existiert aus Performancegründen
Pläne werden nicht laufend durchgerechnet, Summen sind eventuell nicht korrekt
Ansprüche (z.B. Urlaub) werden IMMER korrekt berechnet
- Urlaubsplanung kann bereits in diesem Status gemacht werden
auch Dienste können in diesem Status normal eingetragen werden

Planung

im Dienstplan wird die 1. Zeile beim Mitarbeiter befüllt
AZG-Einstellungen werden geprüft
- bei Verletzung: schwerer Fehler

Beispiel für einen schweren Fehler in der Planung
Bei Mitarbeiter Auer wurde die Wochenruheregelung verletzt. Die Planung muss korrigiert werden, denn so kann der Status nicht auf "Ist" gestellt werden.

Ist

Statuswechsel nur möglich, wenn keine schweren Fehler in der Planung vorhanden
im Dienstplan wird die 2. Zeile beim Mitarbeiter befüllt
Einträge der Planung (1. Zeile) werden automatisch übernommen
Planzeile kann nicht mehr bearbeitet werden
Erfassung kurzfristiger Änderungen zur Planung
Erfassung tatsächlicher Arbeitszeiten / Abwesenheiten
AZG-Einstellungen werden geprüft
- bei Verletzung: Warnung

Abgeschlossen

abgerechnete Pläne
- Lohnüberleitung nur für abgeschlossene Pläne möglich
keine Änderungen mehr möglich
Statuswechsel zurück ins Ist nur durch berechtigten User möglich

Versiegelt

Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde

Organisatorische Gewährleistung des richtigen Status zu jedem Zeitpunkt

Manuell

Die manuelle Verwaltung des Dienstplanstatus bedingt

freie Diensteinteilung
Verantwortlichen über die Einteilung der Dienste, Überstundenentgeltverrechnung und Einhaltung der arbeitszeitgesetzlichen Vorschriften
Verantwortlichen für die Vorbereitung des Planes für die Lohnverrechnung
Lohnarten werden von der Lohnverrechnung abgeholt

Ist dieses Ineinandergreifen von Verantwortungen gegeben, regelt sich der Status des Planes im Zeitverlauf selbst:

Beweggründe für den Wechsel in den Status "Planung"?

Weil der Plan später in Status Ist gesetzt werden muss, und dazu keine ungeklärten Zustände existieren dürfen. Im Status Planung werden ungeklärte Zustände angezeigt, was die Diensteinteilung erleichtert. Das führt dazu, dass der Plan im Status Planung geschrieben wird.

Beweggründe für den Wechsel in den Status "Ist"?

Die Mitarbeiter müssen rechtzeitig über die Diensteinteilung informiert werden. Dieses Fixieren der Planung erfolgt durch wechseln in den Status Ist. ("Zweite Zeile").

Beweggründe für den Wechsel in den Status "Abgeschlossen"?

Der Plan muss für die Lohnverrechnung fertig gemacht werden. Diese kann ihrer Daten aber nur abrufen, wenn der Status "Abgeschlossen" ist. Die Lohnverrechnung wird daher bei etwaig säumigen Verantwortlichen für die Vorbereitung des Planes für die Lohnverrechnung urgieren.

Automatisch

Bei regelmäßigen Diensten sind die oben beschriebenen Verantwortungen organisatorisch oft nicht gegeben.

Die Unterscheidung in erste und zweite Dienstplanzeile ist aus Anwendersicht nicht nötig.

Für die Anwendung in dieser Organisationform ist das automatische Wechseln in den Status Ist angebracht.

Technisch ist das auch das automatische Wechseln in den Status Abgeschlossen möglich. Da aber dieser Wechsel nur möglich ist, wenn der Plan keine ungeklärten Zustände hat.

Solange es in Alex^® keine Möglichkeit gibt, diese ungeklärten Zustände automatisch aufzulösen (ev. möglich: Abschlussbuchungen, automatische Stempel-Korrektur), ist diese Automatik nur in Sonderfällen praktikabel.

Solange muss es auf alle Fälle eine verantwortliche Person für die nötigen Vorbereitungsarbeiten für die Lohnverrechnung und den Abschluss des Plans geben.

Wenn die Übergabe in die Lohnverrechnung händisch erfolgt, wird eventuell auf den Abschluss vergessen obwohl die ungeklärten Zustände aufgelöst sind.

Hier kann der automatische Statuswechsel auf Abgeschlossen helfen, damit die Rechenzeit für die folgenden Pläne nicht wächst.

Links

Im "Status Planung" arbeiten

Wochenplanung

@@ Zeile 1: / Zeile 1: @@
-Alex® 7 arbeitet mit folgenden Bearbeitungsstatus:
+{{AlexBildRechts|Statustreppe|[[Datei:Statustreppe Statusübersicht.png|mini]]}}
-'''Versiegelt''': Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde.
+Die '''Statustrepppe''' ist ein [[Konzept]] zur Beschreibung von Dienstplänen und der Istzeiterfassung im Zeitverlauf.
-'''Abgeschlossen''' : Abgeschlossene und an die Lohnverrechnung übergeleitete Pläne.
+Die Funktionsweise von {{alex}} bedingt (und garantiert), dass keine "späteren" Pläne einen "höheren Status" als "frühere" haben. So gibt die Statussituation im Diagram X = Zeit und Y = Status immer das Bild einer Treppe.
-'''Ist''': Istdienstplan (2. Zeile)
+Der '''ideale zeitliche''' Ablauf der Statustreppe sieht vor, dass:
-'''Planung''': Solldienstplan (1. Zeile)
+* '''zukünftige Dienstpläne''' sich im Status "'''Nicht erzeugt'''" oder "'''Planung'''" befinden. Die Planungssituation in diesen Status ist noch frei zu ändern und daher noch (mit Ausnahme von Urlauben) unverbindlich. Bevor der Plan in den Status "Ist" gesetzt wird, darf es keine [[Ungeklärter Zustand| ungeklärten Zustände]] geben. Diese betreffen in rechtlicher Hinsicht in "Planung" besonders das Arbeitszeitgesetz.
+* '''vor Eintreten des ersten Tages des Dienstplans''' in den Status "'''Ist'''" gewechselt wird. Jetzt ist die Diensteinteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer fixiert. Zukünftige Änderungen bedingen gegenseitige Absprache. In diesem Status ändert sich die Dienstsituation durch die [[Zeiterfassung]] laufend. Unerwartete Ausfälle, besonders durch Krankenstand, sind eventuell nachzubesetzen. '''Nach Ablauf des letzten Tages des Plans''', ist auf den Status "Abgeschlossen" zu wechseln. Dies ist wiederum nur möglich, wenn es keinen [[Ungeklärter Zustand|ungeklärten Zustand]] gibt. Im "Ist" betreffen sie typisch [[Überstunden]].
+* im Status "'''Abgeschlossen'''" ist '''keine nachträgliche Änderung''' der Planungssituation möglich. Die Informationen für die Lohnverrechnung sind fixiert und können "Lohnverrechnungsschnittstelle|Übergeleitet" werden.
-'''Nicht erzeugt''': Pläne, welche noch nicht erzeugt wurden. Nicht alle Summen werden hier korrekt mitgerechnet, Konten von Ansprüchen (z. B. Urlaub) aber schon. Es ist somit möglich, die Urlaubsplanung im Status "Nicht erzeugt" durchzuführen.
+In der Praxis ist dieser ideale Ablauf nicht immer einzuhalten, z. B. wenn Eingabefehler passiert sind. In diesen Fällen kann von berechtigtem Personal der Status zurückgesetzt werden. Die Konsistenz der Statustreppe wird dabei eingehalten, dadurch kann diese Funktion einen längeren Zeitraum betreffen. Als weitere Funktion steht zusätzlich "[[Im "Status Planung" arbeiten|Im 'Status Planung' arbeiten]]" zur Verfügung.
-== Wechsel in die Planung ==
+== Statuseigenschaften ==
-Sobald Sie mit der Planung eines Monats beginnen möchten, müssen Sie bei geöffnetem Monatsplan den Status von '''„nicht erzeugt“''' auf '''„Planung“''' mit dem Symbol für '''„Planstatus nach vor“''' durchführen.
+===Nicht erzeugt===
-Wenn Sie dies nicht machen, können Sie zwar Dienste und Abwesenheiten im Plan eintragen, es erfolgt aber keine korrekte Berechnung der Summen! Bsp.: Eintrag von zukünftigen Diensten, Fortbildungen, etc. um diese bei der Dienstplanung gleich berücksichtigen zu können!
+* Status existiert aus Performancegründen
+* Pläne werden nicht laufend durchgerechnet, Summen sind eventuell nicht korrekt
+* Ansprüche (z.B. Urlaub) werden IMMER korrekt berechnet
+** Urlaubsplanung kann bereits in diesem Status gemacht werden
+* auch Dienste können in diesem Status normal eingetragen werden
-Der Wechsel der Status wird IM Dienstplan mit folgenden Symbolen durchgeführt:
+===Planung===
+* im Dienstplan wird die 1. Zeile beim Mitarbeiter befüllt
+* AZG-Einstellungen werden geprüft
+** bei Verletzung: schwerer Fehler
-[[bild:Status_nachvor.png]] [[bild:Status_zurück.png]]
+{{AlexBild|Beispiel für einen schweren Fehler in der Planung|[[Datei:Statustreppe schwerer Fehler.png|Statustreppe schwerer Fehler.png]] Bei Mitarbeiter Auer wurde die Wochenruheregelung verletzt. <br> Die Planung muss korrigiert werden, denn so kann der Status nicht auf "Ist" gestellt werden.}}
-== Wechsel ins Ist ==
+===Ist===
+* Statuswechsel nur möglich, wenn keine schweren Fehler in der Planung vorhanden
+* im Dienstplan wird die 2. Zeile beim Mitarbeiter befüllt
+* Einträge der Planung (1. Zeile) werden automatisch übernommen
+* Planzeile kann nicht mehr bearbeitet werden
+* Erfassung kurzfristiger Änderungen zur Planung
+* Erfassung tatsächlicher Arbeitszeiten / Abwesenheiten
+* AZG-Einstellungen werden geprüft
+** bei Verletzung: Warnung
-Je nach Unternehmen ist die organisatorische Regelung, wann ein Dienstplan ins Ist gestellt werden muss, unterschiedlich. Häufig muss die Planung am 15. oder 20. des Vormonats abgeschlossen sein und den Mitarbeitern kommuniziert werden.
+===Abgeschlossen===
+* abgerechnete Pläne
+** Lohnüberleitung nur für abgeschlossene Pläne möglich
+* keine Änderungen mehr möglich
+* Statuswechsel zurück ins Ist nur durch berechtigten User möglich
-Zu diesem Zeitpunkt wird der Status ins '''"Ist"''' gewechselt, dazu klickt man wieder auf das Symbol '''„Planstatus nach vor“'''.
+<span><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
-[[bild:Status_nachvor.png]]
+===Versiegelt===
+* Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde
-Die Planungszeile und die Istzeile ist zu diesem Zeitpunkt ident. Aber jeder weitere Eintrag in den Dienstplan wird jetzt in die Istzeile eingetragen. Die Planungszeile jedoch bleibt davon unberührt und somit bleibt weiterhin ersichtlich, wie die ursprüngliche Planung aussah zum Zeitpunkt des Statuswechsels.
+== Organisatorische Gewährleistung des richtigen Status zu jedem Zeitpunkt ==
-Hinweis: Alex macht das automatisch, man kann hier keinen Fehler machen, die Planungszeile ist nicht mehr bearbeitbar.
+=== Manuell ===
-== Wechsel in Abgeschlossen ==
+Die manuelle Verwaltung des Dienstplanstatus bedingt
+* freie Diensteinteilung
+* Verantwortlichen über die Einteilung der Dienste, Überstundenentgeltverrechnung und Einhaltung der arbeitszeitgesetzlichen Vorschriften
+* Verantwortlichen für die Vorbereitung des Planes für die Lohnverrechnung
+* Lohnarten werden von der Lohnverrechnung abgeholt
-Wenn alle Istzeiten erfasst wurden, Mehr- und Überstunden entsprechend behandelt wurden und die Daten bereits sind für die Lohnartenüberleitung, kann der Status auf "Abgeschlossen" geändert werden.
+Ist dieses Ineinandergreifen von Verantwortungen gegeben, regelt sich der Status des Planes im Zeitverlauf selbst:
-Ab jetzt kann keine Änderung mehr im Plan erfasst werden.
+==== Beweggründe für den Wechsel in den Status "Planung"?====
-Wenn Lohnartenschnittstellen oder Abwesenheitsschnittstellen in Betrieb sind, so kann nun der zuständige Mitarbeiter die Schnittstellen erstellen.
+Weil der Plan später in Status Ist gesetzt werden muss, und dazu keine [[Ungeklärter Zustand|ungeklärten Zustände]] existieren dürfen. Im Status Planung werden ungeklärte Zustände angezeigt, was die Diensteinteilung erleichtert. Das führt dazu, dass der Plan im Status Planung geschrieben wird.
-Nur ein berechtigter Benutzer kann den Plan wieder zurück setzen ins "Ist", um beispielsweise noch fehlende Zeiten einzutragen.
+==== Beweggründe für den Wechsel in den Status "Ist"? ====
-== Automatische chronologische Ordnung ==
+Die Mitarbeiter müssen rechtzeitig über die Diensteinteilung informiert werden.
+Dieses Fixieren der Planung erfolgt durch wechseln in den Status Ist. ("Zweite Zeile").
-WICHTIG:
+==== Beweggründe für den Wechsel in den Status "Abgeschlossen"? ====
-Alex lässt es nicht zu, dass der Planstatus nicht chronologisch nach vor bzw. zurück versetzt wird. D.h. der Jänner kann niemals in Planung sein und der Feb. bereits im Status IST. Wird der Februar ins Ist gesetzt, wenn der Jänner noch im Status Planung ist, dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins Ist gesetzt.
+Der Plan muss für die Lohnverrechnung fertig gemacht werden. Diese kann ihrer Daten aber nur abrufen, wenn der Status "Abgeschlossen" ist.
+Die Lohnverrechnung wird daher bei etwaig säumigen Verantwortlichen für die Vorbereitung des Planes für die Lohnverrechnung urgieren.
-Oder wenn Sie z.B. den Jänner und Februar abgeschlossen haben und im März aber für den Jännerplan noch etwas ändern möchten und dafür den Jänner zurück ins IST setzen, dann wird automatisch der Februar ebenfalls ins IST gesetzt. Dies ist zu bedenken, wenn Sie den Jänner wieder abschließen, denn dann müssen Sie auch den Februar wieder abschließen.
+=== Automatisch ===
-[[bild:Statustreppe_Chronologie.JPG|800px]]
+Bei regelmäßigen Diensten sind die oben beschriebenen Verantwortungen organisatorisch oft nicht gegeben.
-[[bild:Statustreppe_Übersicht.JPG|800px]]
+Die Unterscheidung in erste und zweite Dienstplanzeile ist aus Anwendersicht nicht nötig.
+Für die Anwendung in dieser Organisationform ist  das [[Statuswechsel#Planung_.E2.86.92_Ist|automatische Wechseln in den Status Ist]] angebracht.
+Technisch ist das auch das  [[Statuswechsel#Ist_.E2.86.92_Abgeschlossen|automatische Wechseln in den Status Abgeschlossen möglich]]. Da aber dieser Wechsel nur möglich ist, wenn der Plan keine [[Ungeklärter_Zustand|ungeklärten Zustände]] hat.
+Solange es in {{Alex}} keine Möglichkeit gibt, diese ungeklärten Zustände automatisch aufzulösen (ev. möglich: Abschlussbuchungen, automatische Stempel-Korrektur), ist diese Automatik nur in Sonderfällen praktikabel.
-[[Kategorie:Konzept]]
+Solange muss es auf alle Fälle eine verantwortliche Person für die nötigen Vorbereitungsarbeiten für die Lohnverrechnung und den Abschluss des Plans geben.
+Wenn die Übergabe in die Lohnverrechnung händisch erfolgt, wird eventuell auf den Abschluss vergessen obwohl die ungeklärten Zustände aufgelöst sind.
+Hier kann der automatische Statuswechsel auf Abgeschlossen helfen, damit die Rechenzeit für die folgenden Pläne nicht wächst.
+== Links ==
+[[Im_"Status_Planung"_arbeiten | Im "Status Planung" arbeiten]]
+[[Wochenplanung]]
+[[Kategorie:Funktionsübersicht]]
+[[Kategorie:Dienstpläne abschließen]]