Stempelnachbearbeitung: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 20. Februar 2023, 16:09 Uhr

Bei der elektronischen Zeiterfassung können unterschiedlichste Stempelfehler auftreten, die manuell nachzubearbeiten sind, z.B.:

Der Mitarbeiter verwechselt die Felder auf der Stempeluhr
Der Mitarbeiter stempelt mehrmals (bspw. 2 Mal für den Dienstbeginn)
Der Mitarbeiter vergisst auf eine Stempelung

Typen von Stempelungen

Mögliche Stempelungen und deren Bearbeitung werden hier beschrieben. Dabei muss zwischen drei Typen von Stempelungen unterschieden werden:

KOMMT / GEHT: Stempelungen zu Dienstbeginn und Dienstende
ABWESENHEITEN: Stempelung von Abwesenheiten wie Arztbesuche, Behördengänge etc. (beim Planungscode muss bei Planungscodeart "Abwesend" hinterlegt sein)
ANWESENHEITEN: Stempelung von Anwesenheiten wie Besprechungen, interne Fortbildungen etc. (beim Planungscode muss bei Planungscodeart "Anwesend" hinterlegt sein)

Darstellung auf der Stempeluhr

Auf der Stempeluhr gibt es die unterschiedlichsten Felder, die zum Stempeln verwendet werden. Diese sind in der oben angeführten Abbildung farblich gekennzeichnet:

Rot: KOMMT / GEHT
Grün: ABWESENHEIT (Bsp.: Arztbesuch)
Blau: ANWESENHEIT (Bsp.: Besprechung)

Hier gibt es nähere Informationen, wie ein Planungscode auf der Stempeluhr angezeigt werden kann: Stempeluhr

Wie kann man nachzubearbeitende Stempelungen erkennen?

Ob eine Stempelung nachzubearbeiten ist, kann auf zwei Varianten erkannt werden:

Meldungsfenster: Ein schwerer Fehler erscheint in der Namenspalte und im Meldungsfenster gibt es eine Information zu einem fehlerhaftem Zeitstempel

Standeskontrolle: Durch Einschalten der Standeskontrolle werden die Tage im Dienstplan mit einem Symbol gekennzeichnet.

Nachbearbeitung

Vorgehensweise

Fehlende Stempelungen werden am besten über "Stempel manuell erfassen" nacherfasst. Eine Bearbeitung über das Kommt-/Geht-Fenster ist auch möglich. Erstere Variante hat jedoch Vorteile:

Fehlt eine Beginn-Stempelung (KOMMT, Beginn Planungscode) und soll diese unmittelbar nacherfasst werden (aktueller Tag) sollte dies über die "Stempel manuell erfassen" erfolgen, da bei es bei Eingabe im Kommt-/Geht-Fenster ansonsten zu Problemen mit der GEHT-Stempelung kommt (Darstellung). Dies würde beispielhaft wie folgt aussehen:

Beispiel: Die KOMMT-Stempelung wird unmittelbar nach Dienstbeginn manuell im Kommt-/Geht-Fenster nacherfasst. Der Mitarbeiter stempelt sein Dienstende.

Wird ein Dienst im Monatsplan gelöscht, gehen alle manuellen Änderungen und Eingaben im Kommt-/Geht-Fenster verloren. Stempelungen (von der Stempeluhr, über "Stempel manuell erfassen") bleiben erhalten.

Stempel manuell erfassen

Die Funktion "Stempel manuell erfassen" kann wie folgt aufgerufen werden:

Personalsuche - Klick rechte Maustaste auf den Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
Im Monatsplan - Klick rechte Maustaste auf den Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
Im Monatsplan - Klick rechte Maustaste in eine beliebige Summenspalte beim jeweiligen Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen

Die Maske zum Erfassen der Stempelungen sieht wie folgt aus:

Es kann ausgewählt werden, ob es sich um eine KOMMT- oder GEHT-Stempelung handelt.
Datum
Uhrzeit
Auswahl Plaungscode

Zeitstempel anzeigen

Befindet man sich im Monatsplan, kann man sich durch Klick mit der rechten Maustaste in eine beliebige Summenspalte des jeweiligen Mitarbeiters mit der Funktion "Zeitstempel anzeigen" sämtliche Stempelungen des Mitarbeiters anzeigen lassen. Das Fenster sieht wie folgt aus:

Bei Bedarf könnten einzelne Stempelungen in diesem Fenster storniert werden (falls eine Stornierung im Kommt-/Geht-Fenster nicht möglich ist). Dazu muss die jeweilge Zeile markiert werden (durch Klick). Durch Klick auf den Button "Storno" wird die Stempelung storniert. Wurde eine Stempelung storniert, bleibt sie weiterhin in der Liste stehen. Es steht jedoch als Text "Storniert" dabei. Eine Stornierung kann mittels gleicher Vorgehensweise auch wieder rückgängig gemacht werden.

Beispiele

Die Nachbearbeitung nachfolgender Beispiele wird ausschließlich über das Kommt-/Geht-Fenster beschrieben. Fehlende Stemeplungen sind jedoch bevorzugt - wie im Punkt Vorgehensweise beschrieben - nachzuerfassen.

KOMMT / GEHT

Planungscode ABWESEND (z.B. Arzt, Einsatz außer Haus, Behördenweg)

Planungscode ANWESEND (z.B. Besprechung, interne Fortbildung)

Stempel Autokorrektur

Im Kommt-Geht-Fenster sowie in der Werkzeugleiste des Dienstplans gibt es zwei Buttons zur Korrektur von Stempelfehlern.

Stempelfehler automatisch korrigieren	Fehlende Stempel auf "geplant" ändern

Verwendet man diese Buttons aus der Werkzeugleiste heraus, werden die Stempelfehler für den gesamten Plan automatisch korrigiert (so wie unten einzeln beschrieben).

Stempelfehler automatisch korrigieren:

Stempelfehler im Kommt-Geht automatisch korrigieren

Es ist auch möglich, dies für den gesamten Dienstplan aufzurufen - Button in der Werkzeugleiste

Dieser Button kann bei folgenden Stempelfehlern verwendet werden:

Mehrere Kommt-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
Mehrere Geht-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
Zwei Mal Kommt länger als 2 Minuten getrennt wird zu einem Kommt/Geht-Paar umgewandelt
Abwesenheitsstempelung (z.B. Arztbesuch) mit fehlender Ende/Beginn Buchung des Planungscodes

Anmerkung zu den folgenden Beispielen: die AutoPause entsteht nicht durch die automatische Korrektur der Zeitstempel, sondern weil in diesem System eine automatische Ruhepause hinterlegt ist.

Beispiel 1:

Mitarbeiter hat mehrmals Kommt gestempelt:	Nach Korrektur:

Beispiel 2:

Mitarbeiter hat mehrmals Geht gestempelt:	Nach Korrektur:

Beispiel 3:

Mitarbeiter hat statt Geht um 16 Uhr Kommt gestempelt	Nach Korrektur:

Beispiel 4:

Diese Variante funktioniert seit V2021.04

Mitarbeiter hat statt Kommt um 6:30 Uhr Geht gestempelt.	Nach Korrektur:

Beispiel 5:

Mitarbeiter hat statt Ende Arzt um 11:00 Uhr Kommt gestempelt.	Nach Korrektur:

Fehlende Stempel auf "geplant" ändern:

Wenn Mitarbeiter einzelne Kommt/Geht-Stempelungen vergessen, kann mittels dieses Buttons die fehlende Stempelung mit der geplanten Sollzeit des Dienstes ergänzt werden.

Beispiel:

Mitarbeiter hat nur Kommt gestempelt, die Ausstempelung fehlt jedoch. Mit einem Klick auf den Korrektur-Button wird das geplante Dienstende übernommen.

Fehlende Geht-Stempelung	Nach Korrektur

Links

Videomitschnitt vom Webinar

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 Bei der elektronischen Zeiterfassung können unterschiedlichste Stempelfehler auftreten, die manuell nachzubearbeiten sind, z.B.:
 *Der Mitarbeiter verwechselt die Felder auf der Stempeluhr
 *Der Mitarbeiter stempelt mehrmals (bspw. 2 Mal für den Dienstbeginn)
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 ==Typen von Stempelungen==
 Mögliche Stempelungen und deren Bearbeitung werden hier beschrieben. Dabei muss zwischen drei Typen von Stempelungen unterschieden werden:
 *KOMMT / GEHT: Stempelungen zu Dienstbeginn und Dienstende
 *ABWESENHEITEN: Stempelung von Abwesenheiten wie Arztbesuche, Behördengänge etc. (beim [[Planungscode]] muss bei Planungscodeart "Abwesend" hinterlegt sein)
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 Auf der Stempeluhr gibt es die unterschiedlichsten Felder, die zum Stempeln verwendet werden. Diese sind in der oben angeführten Abbildung farblich gekennzeichnet:
 *Rot: KOMMT / GEHT
 *Grün: ABWESENHEIT (Bsp.: Arztbesuch)
 *Blau: ANWESENHEIT (Bsp.: Besprechung)
-Hier gibt es nähere Informationen, wie ein [[Planungscode]] auf der Stempeluhr angezeigt werden kann: [[Stempeluhr]]
+Hier gibt es nähere Informationen, wie ein [[Planungscode]] auf der Stempeluhr angezeigt werden kann: [[Abwesenheiten/Planungscodes_in_Verbindung_mit_Zeiterfassung#Schaltfl.C3.A4che_anzeigen|Stempeluhr]]
 ==Wie kann man nachzubearbeitende Stempelungen erkennen?==
 Ob eine Stempelung nachzubearbeiten ist, kann auf zwei Varianten erkannt werden:
-* [[Kompaktübersicht für Dienstplanverantwortliche#Meldungsfenster|Meldungsfenster]]: Ein schwerer Fehler erscheint in der Namenspalte und im Meldungsfenster gibt es eine Information zu einem fehlerhaftem Zeitstempel
-* [[Standeskontrolle]]: Durch Einschalten der Standeskontrolle werden die Tage im Dienstplan mit einem Symbol gekennzeichnet.
+*[[DienstplanerWindows#Meldungsfenster|Meldungsfenster]]: Ein schwerer Fehler erscheint in der Namenspalte und im Meldungsfenster gibt es eine Information zu einem fehlerhaftem Zeitstempel
+*[[Standeskontrolle]]: Durch Einschalten der Standeskontrolle werden die Tage im Dienstplan mit einem Symbol gekennzeichnet.
 ==Nachbearbeitung==
 ===Vorgehensweise===
 Fehlende Stempelungen werden am besten über "Stempel manuell erfassen" nacherfasst. Eine Bearbeitung über das Kommt-/Geht-Fenster ist auch möglich. Erstere Variante hat jedoch Vorteile:
-* Fehlt eine Beginn-Stempelung (KOMMT, Beginn Planungscode) und soll diese unmittelbar nacherfasst werden (aktueller Tag) sollte dies über die "Stempel manuell erfassen" erfolgen, da bei es bei Eingabe im Kommt-/Geht-Fenster ansonsten zu Problemen mit der GEHT-Stempelung kommt (Darstellung). Dies würde beispielhaft wie folgt aussehen:
+*Fehlt eine Beginn-Stempelung (KOMMT, Beginn Planungscode) und soll diese unmittelbar nacherfasst werden (aktueller Tag) sollte dies über die "Stempel manuell erfassen" erfolgen, da bei es bei Eingabe im Kommt-/Geht-Fenster ansonsten zu Problemen mit der GEHT-Stempelung kommt (Darstellung). Dies würde beispielhaft wie folgt aussehen:
   Beispiel: Die KOMMT-Stempelung wird unmittelbar nach Dienstbeginn manuell im Kommt-/Geht-Fenster nacherfasst. Der Mitarbeiter stempelt sein Dienstende.
+<span><br /></span>
+*Wird ein Dienst im Monatsplan gelöscht, gehen alle manuellen Änderungen und Eingaben im Kommt-/Geht-Fenster verloren. Stempelungen (von der Stempeluhr, über "Stempel manuell erfassen") bleiben erhalten.
-* Wird ein Dienst im Monatsplan gelöscht, gehen alle manuellen Änderungen und Eingaben im Kommt-/Geht-Fenster verloren. Stempelungen (von der Stempeluhr, über "Stempel manuell erfassen") bleiben erhalten.
+===Stempel manuell erfassen===
-===Stempel manuell erfassen===
 Die Funktion "Stempel manuell erfassen" kann wie folgt aufgerufen werden:
-* Personalsuche - Klick rechte Maustaste auf den Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
-* Im Monatsplan - Klick rechte Maustaste auf den Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
+*Personalsuche - Klick rechte Maustaste auf den Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
-* Im Monatsplan - Klick rechte Maustaste in eine beliebige Summenspalte beim jeweiligen Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
+*Im Monatsplan - Klick rechte Maustaste auf den Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
+*Im Monatsplan - Klick rechte Maustaste in eine beliebige Summenspalte beim jeweiligen Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
 Die Maske zum Erfassen der Stempelungen sieht wie folgt aus:
+<span><br /></span>
 #Es kann ausgewählt werden, ob es sich um eine KOMMT- oder GEHT-Stempelung handelt.
 #Datum
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 Befindet man sich im Monatsplan, kann man sich durch Klick mit der rechten Maustaste in eine beliebige Summenspalte des jeweiligen Mitarbeiters mit der Funktion "Zeitstempel anzeigen" sämtliche Stempelungen des Mitarbeiters anzeigen lassen. Das Fenster sieht wie folgt aus:
+<span><br /></span>
 Bei Bedarf könnten einzelne Stempelungen in diesem Fenster storniert werden (falls eine Stornierung im Kommt-/Geht-Fenster nicht möglich ist). Dazu muss die jeweilge Zeile markiert werden (durch Klick). Durch Klick auf den Button "Storno" wird die Stempelung storniert. Wurde eine Stempelung storniert, bleibt sie weiterhin in der Liste stehen. Es steht jedoch als Text "Storniert" dabei.
@@ Zeile 61: / Zeile 70: @@
 [[Stempelnachbearbeitung#Vorgehensweise|Vorgehensweise]] beschrieben - nachzuerfassen.
-==== [[KOMMT / GEHT Stempelnachbearbeitung | KOMMT / GEHT]] ====
+====[[KOMMT / GEHT Stempelnachbearbeitung | KOMMT / GEHT]]====
-==== [[Planungscode ABWESEND Stempelnachbearbeitung | Planungscode ABWESEND (z.B. Arzt, Einsatz außer Haus, Behördenweg)]] ====
+====[[Planungscode ABWESEND Stempelnachbearbeitung | Planungscode ABWESEND (z.B. Arzt, Einsatz außer Haus, Behördenweg)]]====
-==== [[Planungscode ANWESEND Stempelnachbearbeitung | Planungscode ANWESEND (z.B. Besprechung, interne Fortbildung)]] ====
+====[[Planungscode ANWESEND Stempelnachbearbeitung | Planungscode ANWESEND (z.B. Besprechung, interne Fortbildung)]]====
 ==Stempel Autokorrektur==
-Ab der Version 2020.22 gibt es im Kommt-Geht-Fenster zwei neue Buttons zur Korrektur von Stempelfehlern.
+Im Kommt-Geht-Fenster sowie in der Werkzeugleiste des Dienstplans gibt es zwei Buttons zur Korrektur von Stempelfehlern.
-Stempelfehler automatisch korrigieren:
+{| border="1" style="border-collapse:collapse; border-color:#E8E8E8" cellspacing="0" cellpadding="5"
+|- style="background-color:#FFD317"
+|Stempelfehler automatisch korrigieren
+|Fehlende Stempel auf "geplant" ändern
+|- style="text-align:center"
+|[[Datei:AutoKorrektur.png]]
+|[[Datei:Auf geplant.png]]
+|}
-[[Datei:AutoKorrektur.png]]
+<span><br /></span>
+Verwendet man diese Buttons aus der Werkzeugleiste heraus, werden die Stempelfehler für den gesamten Plan automatisch korrigiert (so wie unten einzeln beschrieben).
+'''Stempelfehler automatisch korrigieren:'''
+{{AlexBild|Stempelfehler im Kommt-Geht automatisch korrigieren|[[Datei:Stempelfehler automatisch korrigieren.gif]]|Es ist auch möglich, dies für den gesamten Dienstplan aufzurufen - Button in der Werkzeugleiste}}
+<span><br /></span>
 Dieser Button kann bei folgenden Stempelfehlern verwendet werden:
-* Mehrere Kommt Stempelungen innerhalb 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen storniert
-* Mehrere Geht Stempelungen innerhalb 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen storniert
-* Zwei Kommt länger als 2 Minuten getrennt wird zu Kommt/Geht-Paar umgewandelt
+*Mehrere ''Kommt''-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
+*Mehrere ''Geht''-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
+*Zwei Mal ''Kommt'' länger als 2 Minuten getrennt wird zu einem Kommt/Geht-Paar umgewandelt
+*Abwesenheitsstempelung (z.B. Arztbesuch) mit fehlender Ende/Beginn Buchung des Planungscodes
+Anmerkung zu den folgenden Beispielen: die [[Pausenabzug_automatisch|AutoPause]] entsteht nicht durch die automatische Korrektur der Zeitstempel, sondern weil in diesem System eine [[Pausenabzug_automatisch|automatische Ruhepause]] hinterlegt ist.
+'''Beispiel 1:'''
+{| border="1" style="border-collapse:collapse; border-color:#E8E8E8" cellspacing="0" cellpadding="5"
+|- style="background-color:#FFD317"
+|Mitarbeiter hat mehrmals ''Kommt'' gestempelt:
+|Nach Korrektur:
+|-
+|[[Datei:MehrereKommtstempelungen.png]]
+|[[Datei:Korrektur1.png]]
+|}
+<span><br /></span>
+'''Beispiel 2:'''
+{| border="1" style="border-collapse:collapse; border-color:#E8E8E8" cellspacing="0" cellpadding="5"
+|- style="background-color:#FFD317"
+|Mitarbeiter hat mehrmals ''Geht'' gestempelt:
+|Nach Korrektur:
+|-
+|[[Datei:MehrereGeht.png]]
+|[[Datei:Korrektur2.png]]
+|}
+<span><br /></span>
+'''Beispiel 3:'''
+{| border="1" style="border-collapse:collapse; border-color:#E8E8E8" cellspacing="0" cellpadding="5"
+|- style="background-color:#FFD317"
+|Mitarbeiter hat statt ''Geht'' um 16 Uhr ''Kommt'' gestempelt
+|Nach Korrektur:
+|-
+|[[Datei:2K.png]]
+|[[Datei:Korrektur3.png]]
+|}
+<span><br /></span>
+'''Beispiel 4:'''
+Diese Variante funktioniert seit V2021.04
+{| border="1" style="border-collapse:collapse; border-color:#E8E8E8" cellspacing="0" cellpadding="5"
+|- style="background-color:#FFD317"
+|Mitarbeiter hat statt ''Kommt'' um 6:30 Uhr ''Geht'' gestempelt.
+|Nach Korrektur:
+|-
+|[[Datei:Stempelfehler geht.png]]
+|[[Datei:Stempelkorrektur geht.png]]
+|}
+'''Beispiel 5''':
+{| border="1" style="border-collapse:collapse; border-color:#E8E8E8" cellspacing="0" cellpadding="5"
+|- style="background-color:#FFD317"
+|Mitarbeiter hat statt ''Ende Arzt'' um 11:00 Uhr ''Kommt'' gestempelt.
+|Nach Korrektur:
+|-
+|[[Datei:AutoKorrektur PC.png]]
+|[[Datei:AutoKorrektur PC2.png]]
+|}
-Fehlende Stempel auf "geplant" ändern:
+<span><br /></span>
+'''Fehlende Stempel auf "geplant" ändern:'''
 [[Datei:Auf geplant.png]]
-Wenn Mitarbeiter einzelne Kommt/Geht Stempelungen vergessen, kann mittels diesem Button die fehlende Stempelung mit der Zeit vom Dienst ergänzt werden kann.
+Wenn Mitarbeiter einzelne Kommt/Geht-Stempelungen vergessen, kann mittels dieses Buttons die fehlende Stempelung mit der geplanten Sollzeit des Dienstes ergänzt werden.
-Bsp: Mitarbeiter hat nur Kommt gestempelt, Ausstempelung fehlt. Mit Klick auf den Button wird das geplante Dienstende übernommen.
+<span><br /></span>
+'''Beispiel:'''
+Mitarbeiter hat nur ''Kommt'' gestempelt, die Ausstempelung fehlt jedoch. Mit einem Klick auf den ''Korrektur''-Button wird das geplante Dienstende übernommen.
-[[Datei:Bsp3.png]]
+{| border="1" style="border-collapse:collapse; border-color:#E8E8E8" cellspacing="0" cellpadding="5"
+|- style="background-color:#FFD317"
+|Fehlende ''Geht''-Stempelung
+|Nach Korrektur
+|-
+|[[Datei:Bsp3.png]]
+|[[Datei:GeplanterDienst.png]]
+|}
-[[Datei:GeplanterDienst.png]]
+==Links==
+[[Datei:YouTubeLogoMitText.png|verweis=https://www.youtube.com/watch?v=gwmdYP46W4A|50x50px]] [https://youtu.be/w_nlvRD7UFw Videomitschnitt vom Webinar]
+[[Kategorie:Zeiterfassung]]
+[[Kategorie:David - Dokumentation nicht fertig]]