Einsatzmanagement: Unterschied zwischen den Versionen

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{{AlexBildRechts|Verfügbar ab Qu 2 / 2022|[[Bild:ApothekeralexMiraculix.png|150px]]}}
Das {{Alex}} Einsatzmanagement bietet die Möglichkeit, offene Dienste durch eigenes Personal zu besetzen.  Dabei kommen verschiedene {{Alex}}-Tools zur Anwendung, um die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und dem dienstplanverantwortlichen Leitungspersonal zu steuern bzw. zu unterstützen.


Ziel ist es, im Falle von Dienstausfällen (z. B. aus Krankheitsgründen) diese Dienste abteilungsintern oder abteilungsübergreifend nachzubesetzen.
{{DISPLAYTITLE:Einsatzanfrage}}


Folgende Standardwerkzeuge kommen '''<u>mit speziellen Erweiterungen</u>''' zum Einsatz:
Die  '''Einsatzanfrage''' ist eine [[Programmfunktion]], die es ermöglicht, offenen Bedarf mit Hilfe des [[Ersatzvorschlag]]s zur Nachbesetzung an Personal auszuschreiben. Die Kommunikation zwischen dem Alex-Benutzer, der die Einsatzanfrage stellt, und dem Personal, welches sie erhält, kann dabei über
*E-Mail
*Push-Nachrichten im [[Personal Cockpit|Personal-Cockpit]]
abgewickelt werden.


*[[Kapazitätsabgleich|Besetzungs-Report]]
==Funktionsbeschreibung==
*[[Ersatzvorschlag]]
*zukünftig auch das [[Personal Cockpit|Personal-Cockpit]]


Um die Programmfunktion nutzen zu können, muss
*entweder der [[Alex Konfiguration Postausgangsserver|E-Mailversand]] konfiguriert sein
**E-Mail Adressen müssen beim Personal hinterlegt sein
*oder das [[Personal Cockpit]] mit Push-Nachrichten konfiguriert sein.
*die E-Mail Adressen bei den Benutzern hinterlegt sein
Werden beim Personal nur Push-Nachrichten gewünscht, kann die Benachrichtigung per E-Mail über den Parameter <code>Systemeinstellungen: Einsatzanfragen: Benachrichtigungen per Email senden</code> deaktiviert werden. <ref name="issue792622">{{githubissue|8035}}</ref>


Der Ablauf stellt sich wie folgt dar:
===Einsatzanfragen versenden===
Mit Hilfe des [[Ersatzvorschlag|Ersatzvorschlages]] werden für den offenen Bedarf Personen angezeigt, welche ihn übernehmen können.


#Mit einem [[Ersatzvorschlag]] existiert ein spezielles Auswahlverfahren zum Feststellen geeigneter Einspring-Mitarbeiter ([[Arbeitszeitgesetzprüfungen|AZG-Prüfung]], Überstundenvermeidung, etc.); die Abteilungsleitung ermittelt auf der eigenen Abteilung oder auch auf Fremdabteilungen jenes Personal, das einen Dienst übernehmen kann.
Der Benutzer kann danach das Personal selektieren und "'''Einsatzanfrage versenden'''" auswählen:
#Es erfolgt eine Mitteilung an die relevanten Mitarbeiter via E-Mail oder über das [[Personal Cockpit|Personal-Cockpit]] auf dem Smartphone
{{AlexBild|Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"|[[Datei:Einsatzanfrage versenden.png|400px]]}}
#Der Mitarbeiter erhält eine Nachricht und kann entscheiden, ob der Dienst übernommen wird oder nicht: die Möglichkeit der Zu- oder Absage kann direkt aus der E-Mail erfolgen - es erfolgt die entsprechende Antwort an den Dienstplaner per E-Mail.
#Wurde der Dienst von einem Mitarbeiter übernommen, erhalten die anderen Mitarbeiter, an welche die Anfrage verschickt wurde, eine Mitteilung, dass dieser Dienst bereits vergeben wurde.


===Ablauf Personal===
Das ausgewählte Personal erhält die Information über die Einsatzanfrage über das [[Personal Cockpit]] (als [[Personal Cockpit#Push-Nachrichten|Push Nachricht]]) oder per E-Mail.


Geplante Erweiterungen: es ist vorgesehen, die Einsatzanfragen auch in der Personal-Cockpit-App sichtbar zu machen und von dort aus annehmen zu können
Per [[Personal Cockpit|Personal-Cockpit App]] oder im Mail können die Einsatzanfragen übernommen oder abgelehnt werden.


<br />
{{AlexBild2|'''Benachrichtung des Personals'''|Personal Cockpit|E-Mail|[[Datei:CW - Spielwiese 1678875325976.png|250px]]|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386235984.png|500px]]}}


==Darstellung==
====Übernahme====
Voraussetzung für das Einsatzmanagement ist ein [[Kapazitätsabgleich|Besetzungs-Report]], dabei können individuell gestaltete Besetzungs-Reports oder auch die Standard-Besetzungsansicht verwendet werden.
<span style="box-sizing: border-box;">Das Personal, welches die Einsatzanfrage annimmt, erhält folgende Information:</span>{{AlexBild2|'''Information bei Übernahme'''|Personal Cockpit|E-Mail|[[Datei:Einsatzanfragen 1678875402170.png|250px]]|[[Datei:Einsatzanfragen_1678876369319.png|800px]]}}


===Ersatzvorschlag===
Hat die Einsatzanfrage zuvor bereits ein anderes Personal übernommen, wird folgende Information angezeigt:
Mit der Option "[[Ersatzvorschlag|Verfügbares Personal anzeigen]]" ermittelt  <span style="color: rgb(51, 51, 51)">Alex<sup>®</sup> geeignete Vorschläge zur Deckung einer Unterbesetzung.</span>


Verfügbare Mitarbeiter mit der erforderlichen '''Qualifikation''' werden angezeigt. Es ist ersichtlich,
{{AlexBild2|'''Information, wenn Anfrage bereits von einem Kollegen übernommen wurde'''|Personal Cockpit| E-Mail| Die Einsatzanfrage ist in der Personal Cockpit App nicht mehr sichtbar, sollte diese bereits von einem anderen Personal übernommen worden sein.|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386352193.png|800px]]}}


#wann der Mitarbeiter an diesem Tag Dienst hat
====Ablehnung====
#ob er eine Abwesenheit eingetragen hat<br />
Wird die Einsatzanfrage vom Personal abgelehnt, so erhält es folgende Information:


{{AlexBild|Im Kontextmenü "Verfügbares Personal anzeigen" auswählen|[[Datei:Verfügbares Personal anzeigenEM.png|800px]]|}}
{{AlexBild2|'''Information bei Ablehnung'''|Personal Cockpit|E-Mail|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678875977272.png|250px]]|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678876093885.png|800px]]}}


===Einsatzanfrage versenden===
Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.


*Auswahl der gewünschten Mitarbeiter im Auswahlfenster für "Verfügbares Personal"
Damit diese sichtbar ist, muss der Parameter <code>[[Bildschirmeinstellungen]]: Planansicht: Aufgaben/Extras als Farbstreifen</code> aktiviert sein.
*"Einsatzanfrage versenden" auswählen
{{AlexBild|Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan|[[Datei:Einsatzmanagement abgelehnte Anfrage anzeigen.png]]}}
*-> die gewählten Mitarbeiter sowie der ausführende Benutzer bekommen eine E-Mail


{{AlexBild|Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"|[[Datei:Einsatzanfrage versenden.png|400px]]|}}
===Ablauf versendender Benutzer===
Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage versendet, erhält nach dem Versand folgende E-Mail als Übersicht:
{{AlexBild|Mail zur Übersicht|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386717169.png|500px]]}}


<br />
Der versendende Benutzer erhält eine E-Mail bei einer Übernahme/Ablehnung durch ein Personal:
{{AlexBild2|'''Information bei Aktion des Personals'''|Übernahme|Ablehnung|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678876750534.png|500px]]|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678876799044.png|500px]]}}


===E-Mail-Versand===
Der Benutzer kann mittels '''Einsatzanfragen''' im Navigator eine Übersicht über alle von ihm versendeten Einsatzanfragen aufrufen. Bereits angenommene Anfragen werden grün hinterlegt.
{{AlexBild|Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator|[[Datei:Einsatzmanagement 1662370932395.png]]|in diesem Beispiel wurde die Anfrage von Herrn Steinbichler abgelehnt und ist noch offen}}


Es werden folgende E-Mails versendet:
In dieser Übersicht sind die Einsatzanfragen der Planungseinheiten sichtbar, für die der Benutzer die Berechtigung "Einsatzanfrage lesen" hat.<ref name="issue8375">[https://github.com/bitfactory-software/alex/issues/8375 #8375] Einsatzanfragen: Suche im Navigator</ref>


*der Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat, bekommt ein E-Mail zur Übersicht
Es stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
*die Mitarbeiter bekommen ein E-Mail mit der Anfrage
{{AlexBild|Auswahlmöglichkeiten für eine Einsatzanfrage|[[Datei:Einsatzmanagement Uebersicht.png|700px]]|}}
**aus diesem E-Mail heraus können sie den angefragten Dienst oder die Aufgabe übernehmen
{{AlexBild2|'''E-Mail-Versand für Einsatzanfrage'''|an den Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat|an die Mitarbeiter|[[Datei:Einsatzanfrage email DP.png]]|[[Datei:Einsatzanfrage email Mitarbeiter.png]]|}}


Beim Mitarbeiter, welchen diese Einsatzanfrage als Erster annimmt, öffnet sich folgende Webseite zur Bestätigung:
====Einsatzanfrage übernehmen====
{{AlexBild|Webseite bei Übernahme|[[Datei:Einsatzanfrage Webseite Annahme.png|600px]]|}}
Sollten noch weitere Mitarbeiter diese Einsatzanfrage übernehmen, so öffnet sich folgende Webseite zur Information:
{{AlexBild|Webseite falls Dienst bereits von einem Kollegen übernommen wurde|[[Datei:Einsatzanfrage Webseite Kollegen.png|600px]]|}}


Weiters werden bei Übernahme eines Dienstes auch der zuständige Dienstplaner sowie die Kollegen per E-Mail informiert
Bei Auswahl von '''Einsatzanfrage übernehmen''' wird jenes Personal angezeigt, welche die Einsatzanfrage ursprünglich erhalten haben. Wählt man eines aus, wird der Dienst oder die Aufgabe bei diesem Personal eingetragen. Die Einsatzanfrage wird als '''angenommen''' gekennzeichnet.


{{AlexBild2|'''E-Mail-Versand nach Übernahme'''|an den Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat|an die Kollegen|
Im Untermenü '''beliebiges Personal''' kann die Einsatzanfrage von beliebigen, auf dieser Planungseinhait verfügbaren Personal angenommen werden.
[[Datei:EM email Uebernahme.png|550px]]|[[Datei:EM email Uebernahme Kollegen.png|450px]]|}}


===Übersicht===
'''Hinweis''': Wird der Dienst / die Aufgabe einer offenen Einsatzanfrage im Dienstplan ''am Tag X bei Personal A'' eingetragen '''UND''' die Einsatzanfrage ''am Tag X von Personal B'' angenommen kann es zu einer Überdeckung des Bedarfs kommen.
Der Dienstplaner kann über den Navigator eine Übersicht aller Einsatzanfragen aufrufen:


{{AlexBild|Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator|[[Datei:Einsatzanfragen Uebersicht.png|1000px]]|}}
====Löschen umschalten====
Es wird die Einsatzanfrage in der App nicht mehr angezeigt. Im Falle einer Übernahme per E-Mail durch das Personal bekommt dieser die Nachricht '''Einsatzanfrage verfallen'''. <ref name="issue8733">[https://github.com/bitfactory-software/alex/issues/8733 #8733] Stornieren von Einsatzanfragen</ref>
 
====Erneut versenden====
Es wird die Einsatzanfrage nochmals an das Personal versendet, an welches diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde. Es wird auch an Personal versendet, welches bereits abgelehnt hat.
 
===Berechtigungen===
Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 3 Berechtigungen auf der Planungseinheit notwendig:
*Einsatzanfrage anlegen
*Einsatzanfrage ändern
*Einsatzanfrage lesen
Diese sind in der Standardrolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" enthalten und müssen bei Bedarf in Kundenrollen hinterlegt werden.
 
==Links==
*[[Einsatzmanagement stundenweise|Stundenweise Einsatzanfragen]]
*[[Bild:YouTubeLogoMitText.png|50px|link=https://www.youtube.com/watch?v=gwmdYP46W4A]] [https://youtu.be/gwmdYP46W4A?si=SRyt2qzBWrSY1Ig4&t=328 Videomitschnitt vom Webinar]


==Bit Factory interne Zusatzinfos==
==Bit Factory interne Zusatzinfos==
*[[Intern:Einsatzmanagement Aktivierung|Aktivierung]]
*[[Intern:Einsatzmanagement Aktivierung|Aktivierung]]


==Fußnoten==
[[Category:Funktionsübersicht]]
[[Category:Funktionsübersicht]]
[[Category:Funktionsübersicht nach Thema]]
[[Category:Funktionsübersicht nach Thema]]
[[Kategorie:Spezialwerkzeuge]]
[[Category:Teamleader-Angebotsunterlagen]]
<references />

Aktuelle Version vom 30. April 2024, 11:09 Uhr



Die Einsatzanfrage ist eine Programmfunktion, die es ermöglicht, offenen Bedarf mit Hilfe des Ersatzvorschlags zur Nachbesetzung an Personal auszuschreiben. Die Kommunikation zwischen dem Alex-Benutzer, der die Einsatzanfrage stellt, und dem Personal, welches sie erhält, kann dabei über

abgewickelt werden.

Funktionsbeschreibung

Um die Programmfunktion nutzen zu können, muss

  • entweder der E-Mailversand konfiguriert sein
    • E-Mail Adressen müssen beim Personal hinterlegt sein
  • oder das Personal Cockpit mit Push-Nachrichten konfiguriert sein.
  • die E-Mail Adressen bei den Benutzern hinterlegt sein

Werden beim Personal nur Push-Nachrichten gewünscht, kann die Benachrichtigung per E-Mail über den Parameter Systemeinstellungen: Einsatzanfragen: Benachrichtigungen per Email senden deaktiviert werden. [1]

Einsatzanfragen versenden

Mit Hilfe des Ersatzvorschlages werden für den offenen Bedarf Personen angezeigt, welche ihn übernehmen können.

Der Benutzer kann danach das Personal selektieren und "Einsatzanfrage versenden" auswählen:

Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"
Einsatzanfrage versenden.png

Ablauf Personal

Das ausgewählte Personal erhält die Information über die Einsatzanfrage über das Personal Cockpit (als Push Nachricht) oder per E-Mail.

Per Personal-Cockpit App oder im Mail können die Einsatzanfragen übernommen oder abgelehnt werden.

Benachrichtung des Personals
Personal Cockpit E-Mail
CW - Spielwiese 1678875325976.png Einsatzmanagement 1667386235984.png

Übernahme

Das Personal, welches die Einsatzanfrage annimmt, erhält folgende Information:

Information bei Übernahme
Personal Cockpit E-Mail
Einsatzanfragen 1678875402170.png Einsatzanfragen 1678876369319.png

Hat die Einsatzanfrage zuvor bereits ein anderes Personal übernommen, wird folgende Information angezeigt:

Information, wenn Anfrage bereits von einem Kollegen übernommen wurde
Personal Cockpit E-Mail
Die Einsatzanfrage ist in der Personal Cockpit App nicht mehr sichtbar, sollte diese bereits von einem anderen Personal übernommen worden sein. Einsatzmanagement 1667386352193.png

Ablehnung

Wird die Einsatzanfrage vom Personal abgelehnt, so erhält es folgende Information:

Information bei Ablehnung
Personal Cockpit E-Mail
Intern:CW - Spielwiese 1678875977272.png Intern:CW - Spielwiese 1678876093885.png

Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.

Damit diese sichtbar ist, muss der Parameter Bildschirmeinstellungen: Planansicht: Aufgaben/Extras als Farbstreifen aktiviert sein.

Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan
Einsatzmanagement abgelehnte Anfrage anzeigen.png

Ablauf versendender Benutzer

Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage versendet, erhält nach dem Versand folgende E-Mail als Übersicht:

Mail zur Übersicht
Einsatzmanagement 1667386717169.png

Der versendende Benutzer erhält eine E-Mail bei einer Übernahme/Ablehnung durch ein Personal:

Information bei Aktion des Personals
Übernahme Ablehnung
Intern:CW - Spielwiese 1678876750534.png Intern:CW - Spielwiese 1678876799044.png

Der Benutzer kann mittels Einsatzanfragen im Navigator eine Übersicht über alle von ihm versendeten Einsatzanfragen aufrufen. Bereits angenommene Anfragen werden grün hinterlegt.

Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator
Einsatzmanagement 1662370932395.png
in diesem Beispiel wurde die Anfrage von Herrn Steinbichler abgelehnt und ist noch offen

In dieser Übersicht sind die Einsatzanfragen der Planungseinheiten sichtbar, für die der Benutzer die Berechtigung "Einsatzanfrage lesen" hat.[2]

Es stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Auswahlmöglichkeiten für eine Einsatzanfrage
Einsatzmanagement Uebersicht.png

Einsatzanfrage übernehmen

Bei Auswahl von Einsatzanfrage übernehmen wird jenes Personal angezeigt, welche die Einsatzanfrage ursprünglich erhalten haben. Wählt man eines aus, wird der Dienst oder die Aufgabe bei diesem Personal eingetragen. Die Einsatzanfrage wird als angenommen gekennzeichnet.

Im Untermenü beliebiges Personal kann die Einsatzanfrage von beliebigen, auf dieser Planungseinhait verfügbaren Personal angenommen werden.

Hinweis: Wird der Dienst / die Aufgabe einer offenen Einsatzanfrage im Dienstplan am Tag X bei Personal A eingetragen UND die Einsatzanfrage am Tag X von Personal B angenommen kann es zu einer Überdeckung des Bedarfs kommen.

Löschen umschalten

Es wird die Einsatzanfrage in der App nicht mehr angezeigt. Im Falle einer Übernahme per E-Mail durch das Personal bekommt dieser die Nachricht Einsatzanfrage verfallen. [3]

Erneut versenden

Es wird die Einsatzanfrage nochmals an das Personal versendet, an welches diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde. Es wird auch an Personal versendet, welches bereits abgelehnt hat.

Berechtigungen

Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 3 Berechtigungen auf der Planungseinheit notwendig:

  • Einsatzanfrage anlegen
  • Einsatzanfrage ändern
  • Einsatzanfrage lesen

Diese sind in der Standardrolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" enthalten und müssen bei Bedarf in Kundenrollen hinterlegt werden.

Links

Bit Factory interne Zusatzinfos

Fußnoten

  1. ↑ #8035
  2. ↑ #8375 Einsatzanfragen: Suche im Navigator
  3. ↑ #8733 Stornieren von Einsatzanfragen
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