Besetzungs-Report/Parametrierung: Unterschied zwischen den Versionen

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Unter dem Abgleich von Personalkapazitäten verstehen wir die Beantwortung der zentralen Frage:
Unter dem Abgleich von Personalkapazitäten verstehen wir die Beantwortung der zentralen Frage:


 
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'''Sind entsprechend der Personalbedarfsermittlung ausreichend Personalressourcen verfügbar?'''
'''Sind entsprechend der Personalbedarfsermittlung ausreichend Personalressourcen verfügbar?'''
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Antwort auf diese Fragen liefert {{Alex}} mit dem Spezialwerkzeug '''"Besetzungsreport"'''.
Antwort auf diese Fragen liefert {{Alex}} mit dem Spezialwerkzeug '''"Besetzungsreport"'''.


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Eine Vielzahl an Anwendungsbeispielen sehen Sie in der [[Kapazitätsabgleich|Produktübersicht]]
Eine Vielzahl an Anwendungsbeispielen sehen Sie in der [[Kapazitätsabgleich|Produktübersicht]]


 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
==Allgemeines & Besetzungsansicht==
==Allgemeines & Besetzungsansicht==


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Bei der Anlage von Projekten oder Konten für die Besetzungsansicht stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Bei der Anlage von Projekten oder Konten für die Besetzungsansicht stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:


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==Definition des Bedarfs==
==Definition des Bedarfs==
Bei Diensten / Planungscodes / Dienstgruppen / Kombi-Projekten / Aufgaben oder Zeitgeist Besetzungsanforderungen kann eine Anzahl pro Tag als '''Bedarf oder Grenze''' definiert werden. Wie dies zu hinterlegen ist, wird nachfolgend beschrieben.
Bei Besetzungsanforderungen wird der Bedarf stundenweise definiert, dies wird [[Besetzungsanforderung/Parametrierung#Pr.C3.BCfung eines Bedarfs|hier]] genauer erläutert.


Bei Aufgaben kann alternativ zum Bedarf, welcher tageweise geprüft wird, auch ein periodischer Bedarf zur stundenweisen Betrachtung definiert werden. Mehr Infos dazu [[Aufgabe/Parametrierung#Periodischer Bedarf|hier]].
<br />
===Voraussetzung===
===Voraussetzung===


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  Bedarf für Samstag, Sonn- und Feiertag: 1 Mitarbeiter im Nachtdienst
  Bedarf für Samstag, Sonn- und Feiertag: 1 Mitarbeiter im Nachtdienst


<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
Der Bedarf muss für Montag bis Sonntag sowie Feiertag einmal eingestellt werden.


Der Bedarf muss für Montag bis Sonntag sowie Feiertag einmal eingestellt werden.
*Rechtsklick auf den jeweiligen Tag in der Kalenderzeile
*sooft "Bedarf um 1 erhöhen" bzw. "Bedarf um 1 vermindern" wählen, bis der gewünschte Bedarf erreicht ist.
**bei Planungscodes mit der Planungscodeart "Abwesend" muss hier "Grenze um 1 erhöhen" bzw. "Grenze um 1 vermindern" gewählt werden


Dazu Rechtsklick auf den jeweiligen Tag in der Kalenderzeile und sooft "Bedarf um 1 erhöhen" bzw. "Bedarf um 1 vermindern" wählen, bis der gewünschte Bedarf erreicht ist.
<span><br /></span>
Tipp: Man kann auch mehrere Tage (zB Mo - Fr) markieren und dann einen Rechts-Klick in die Markierung machen, dann wird der Bedarf für alle 5 Tage gleichzeitig eingestellt.
Tipp: Man kann auch mehrere Tage (z. B. Mo - So) markieren und dann einen Rechts-Klick in die Markierung machen, dann wird der Bedarf für alle 7 Tage gleichzeitig eingestellt.


{{AlexBild|Bedarf einstellen direkt in der Besetzungsanzeige|[[Datei:BR Tagesbedarf.PNG]]|}}
{{AlexBild|Bedarf einstellen direkt in der Besetzungsanzeige|[[Datei:BR Tagesbedarf.PNG]]|}}


Stellt man zB Bedarf = 2 für Montag den 04.04. ein, so gilt dieser für alle Montage ab diesem Zeitpunkt.
Stellt man z. B. Bedarf = 2 für Montag den 04.04. ein, so gilt dieser für alle Montage ab diesem Zeitpunkt.


In der Anzeige sieht man nun die Differenz zwischen Bedarf und tatsächlicher Besetzung.
In der Anzeige sieht man nun die Differenz zwischen Bedarf und tatsächlicher Besetzung.
Im Tooltip wird der Bedarf, die Besetzung und die Namen jener Mitarbeiter, welche diese Besetzung abdecken, angezeigt.
Im Tooltip wird der Bedarf, die Besetzung und die Namen jener Mitarbeiter, welche diese Besetzung abdecken, angezeigt.


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Alternativ zu obiger Methode kann der Bedarf auch über die jeweiligen Stammdaten der Dienste/Aufgaben/Planungscodes etc. definiert werden:
Alternativ zu obiger Methode kann der Bedarf auch über die jeweiligen Stammdaten der Dienste/Aufgaben/Planungscodes etc. definiert werden:


Bei Diensten und Aufgaben gibt es in den Stammdaten einen neuen Ordner "Bedarf".  
Bei Diensten und Aufgaben gibt es in den Stammdaten einen Ordner "Bedarf".  
Um zu diesen Stammdaten bei Planungscodes zu gelangen, entweder einen Rechte-Maus-Klick auf den Planungscode in der Legende im jeweiligen Monatsplan und "Planeinstellungen bearbeiten" oder  
Um zu diesen Stammdaten bei Planungscodes zu gelangen, entweder einen Rechte-Maus-Klick auf den Planungscode in der Legende im jeweiligen Monatsplan und "Planeinstellungen bearbeiten" oder  
einen Rechte-Maus-Klick auf die jeweilige Zeile im Besetzungsreport und "Projekt bearbeiten".  
einen Rechte-Maus-Klick auf die jeweilige Zeile im Besetzungsreport und "Projekt bearbeiten".  


 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
Interessant bei  
Interessant bei  


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Das Kontextmenü (Aufruf durch Rechte-Maus-Klick auf die Zeilenbeschriftungen) beinhaltet viele Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung der Anzeige der Besetzung:
Das Kontextmenü (Aufruf durch Rechte-Maus-Klick auf die Zeilenbeschriftungen) beinhaltet viele Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung der Anzeige der Besetzung:
{{AlexBild|Kontextmenü des Besetzungsreports|[[Datei:Kontextmenue Besetzung.png]]|}}
{{AlexBild|Kontextmenü des Besetzungsreports|[[Datei:Kontextmenue Besetzung.png]]|}}
<br />
<span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />
===Namen anzeigen (nur für Projekte)===
===Namen anzeigen (nur für Projekte)===
{{AlexBild|Bedarfsanzeige mit Namen|[[Datei:BR Namen anzeigen.PNG]]|}}
{{AlexBild|Bedarfsanzeige mit Namen|[[Datei:BR Namen anzeigen.PNG]]|}}
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*wurde "Kurznamen anzeigen" gewählt, wird bei Mitarbeitern ohne Kurznamen folgendes angezeigt: Zuname + Vorname
*wurde "Kurznamen anzeigen" gewählt, wird bei Mitarbeitern ohne Kurznamen folgendes angezeigt: Zuname + Vorname


 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
Bei '''Konten''' (Anzahl und Dauer) können keine Namen angezeigt werden.
Bei '''Konten''' (Anzahl und Dauer) können keine Namen angezeigt werden.
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<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
Bei "Namen anzeigen" können auch die erfassten Tagtexte angezeigt werden: [[Besetzungsreport: Tagtexte im Tooltip anzeigen]]
Bei "Namen anzeigen" können auch die erfassten Tagtexte angezeigt werden: [[Besetzungsreport: Tagtexte im Tooltip anzeigen]]


Werden Namen angezeigt, werden auch [[Zeit für Aufgabe im Besetzungsreport darstellen|stundenweise Aufgaben im Tooltip der Besetzung angezeigt]]
Werden Namen angezeigt, werden auch [[Zeit für Aufgabe im Besetzungsreport darstellen|stundenweise Aufgaben im Tooltip der Besetzung angezeigt]]


<br />
<span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />


===Namen mit Zeit anzeigen (für Besetzungsanforderungen)===
===Namen mit Zeit anzeigen (für Besetzungsanforderungen)===
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Dabei werden die Zeiten der Mitarbeiter in der Besetzungsansicht als Balken dargestellt. Der Balken wird mit dem Namen des Mitarbeiters beschriftet.
Dabei werden die Zeiten der Mitarbeiter in der Besetzungsansicht als Balken dargestellt. Der Balken wird mit dem Namen des Mitarbeiters beschriftet.
<br />{{AlexBild2|Darstellung im Besetzungsreport|Anzahl anzeigen|Namen mit Zeit anzeigen|[[Datei:BR Anzahlanzeigen.png|500px]]|[[Datei:BR NamenmitZeit.png|500px]]}}
<span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />{{AlexBild2|Darstellung im Besetzungsreport|Anzahl anzeigen|Namen mit Zeit anzeigen|[[Datei:BR Anzahlanzeigen.png|500px]]|[[Datei:BR NamenmitZeit.png|500px]]}}


Eine genauere Beschreibung dieser Option ist [[Besetzungsreport: Namen in Zeitleiste anzeigen|hier zu finden]].
Eine genauere Beschreibung dieser Option ist [[Besetzungsreport: Namen in Zeitleiste anzeigen|hier zu finden]].


<br />
<span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />


===Als Termin darstellen===
===Als Termin darstellen===
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[[Datei:Als Termin darstellen nein.png]]|[[Datei:Als Termin darstellen ja.png]]|}}
[[Datei:Als Termin darstellen nein.png]]|[[Datei:Als Termin darstellen ja.png]]|}}


<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>


So können auch "Termin"-Aufgaben im Besetzungsreport wie andere Aufgaben dargestellt werden (ohne von-/bis Zeiten)


Bit Factory interne Info: siehe Issue 3297
''Bit Factory interne Info: siehe Issue [https://github.com/bitfactory-software/alex/issues/3297 #3297]''
<br />
<span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />


===Nur fehlbesetzte Termine anzeigen===
===Nur fehlbesetzte Termine anzeigen===
Wenn obige Option "als Termin darstellen" ausgewählt wurde, können mit dieser Option alle besetzten Termine für eine Aufgabe ausgeblendet werden.
Wenn obige Option "als Termin darstellen" ausgewählt wurde, können mit dieser Option alle besetzten Termine für eine Aufgabe ausgeblendet werden.


<br />
<span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />


{{AlexBild2|Nur fehlbesetzte Termine anzeigen|nicht ausgewählt|ausgewählt|
{{AlexBild2|Nur fehlbesetzte Termine anzeigen|nicht ausgewählt|ausgewählt|
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Bit Factory interne Info: siehe Issue 4201
Bit Factory interne Info: siehe Issue 4201


<br />
<span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />


===Zeitleiste anzeigen===
===Zeitleiste anzeigen===
Bit Factory interne Info: siehe Issue 3798<br />
Bit Factory interne Info: siehe Issue 3798<span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />


===Zählart===
===Zählart===
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*Bedarf
*Bedarf


<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
Standardmäßig ist "Differenz" gewählt. Bei Auswahl einer anderen Zählart wird die Zeilenbeschriftung automatisch ergänzt: 


Standardmäßig ist "Differenz" gewählt. Wählt man jedoch Bedarf oder Ist, so wird die Zeilenbeschriftung automatisch ergänzt um "Bedarf" oder "Besetzung".
*Bedarf: die Zeilenbeschriftung wird ergänzt um:
 
**"Bedarf" bei Anwesenheiten
**"Grenze" bei Abwesenheiten (= Planungscodes mit der Planungscodeart "Abwesend")
*Ist: die Zeilenbeschriftung wird ergänzt um: 
**"Besetzung" bei Anwesenheiten
**"Verbraucht" bei Abwesenheiten (= Planungscodes mit der Planungscodeart "Abwesend")


<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
In diesem Beispiel wurde das gleiche Kombi-Projekt dreimal eingefügt und jeweils mit Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz" angezeigt:
In diesem Beispiel wurde das gleiche Kombi-Projekt dreimal eingefügt und jeweils mit Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz" angezeigt:


{{AlexBild|Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz" | [[Datei:Zählart beim Besetzungsreport.png]]|}}
{{AlexBild|Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz" | [[Datei:Zählart beim Besetzungsreport.png]]|}}


 
<span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />
<br />


===Bezeichnung kompakt anzeigen===
===Bezeichnung kompakt anzeigen===
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Siehe [[Besetzungsreport: Farben von Ressource verwenden]]
Siehe [[Besetzungsreport: Farben von Ressource verwenden]]


<br />
=== Farben von Aufgabe verwenden ===
Es ist möglich die Farbe der Aufgaben im Report anzeigen zu lassen. Dies ist insbesondere bei einem großen Besetzungsreport zur besseren Übersicht sinnvoll. <br />


===Nur Termine für diesen Plan anzeigen===
===Nur Termine für diesen Plan anzeigen===
Achtung, wählt man diese Option, dann werden alle Aufgaben, welche auf anderen Plänen geleistet werden, ausgeblendet (z. B.  wenn bei der Aufgabe ein Standard-Kunde für diesen Termin hinterlegt wurde ...)<br />
Achtung, wählt man diese Option, dann werden alle Aufgaben, welche auf anderen Plänen geleistet werden, ausgeblendet (z. B.  wenn bei der Aufgabe ein Standard-Kunde für diesen Termin hinterlegt wurde ...)<span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />


===Nur Zeilen mit Fehlbesetzungen anzeigen===
===Nur Zeilen mit Fehlbesetzungen anzeigen===
Es werden nur noch Zeilen mit einer Unterbesetzung angezeigt.  
Es werden nur noch Zeilen mit einer Unterbesetzung angezeigt.  


Bit Factory interne Zusatzinfo: siehe Issue 3337<br />
Bit Factory interne Zusatzinfo: siehe Issue 3337<span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />


===Nur Änderungen zu Wochenzeitmodellen anzeigen===
===Nur Änderungen zu Wochenzeitmodellen anzeigen===
<br />
<span /><span /><span /><span /><span /><span /><br />


===Personal nach Plan sortieren===
===Personal nach Plan sortieren===


===Kurzzeichen in Besetzungsreport anzeigen===
===Kurzzeichen in Besetzungsreport anzeigen===
Standardmäßig wird im Besetzungsreport nur die Langbezeichnung (zb. Dienstbezeichnung) angezeigt:<br>
Standardmäßig wird im Besetzungsreport für Projekte (nicht für Konten!) nur die Langbezeichnung (z. B. Dienstbezeichnung) angezeigt:<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
{{AlexBild|Bedarfsanzeige mit Langbezeichnung|[[Datei:BR nurLangbezeichnung.png]]}}
{{AlexBild|Bedarfsanzeige mit Langbezeichnung|[[Datei:BR nurLangbezeichnung.png]]}}


Soll auch das Kurzzeichen (zb. das Dienstsymbol) angezeigt werden, dann muss der Parameter "Aufgaben: Bezeichnung 'lang' mit Code" in den Systemeinstellungen unter "UI Einstellungen" auf JA gesetzt werden:<br>
Soll auch das Kurzzeichen (z. B. das Dienstsymbol) angezeigt werden, dann muss der Parameter "Aufgaben: Bezeichnung 'lang' mit Code" in den Systemeinstellungen unter "UI Einstellungen" auf JA gesetzt werden:<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
[[Datei:BezeichnunglangmitCod.png|200px]]<br>
{{AlexBild|Systemeinstellungen - UI Einstellungen|[[Datei:BezeichnunglangmitCod.png|400px]]|}}
<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>


Danach sieht der Besetzungsreport so aus:<br>
Danach sieht der Besetzungsreport so aus:<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
{{AlexBild|Bedarfsanzeige mit Kurzzeichen und Langbezeichnung |[[Datei:BR mitKurzzeichen.png]]|}}
{{AlexBild|Bedarfsanzeige mit Kurzzeichen und Langbezeichnung |[[Datei:BR mitKurzzeichen.png]]|}}


Zeile 296: Zeile 316:
==Kopieren==
==Kopieren==


Es ist ab der Version 2019.10 auch möglich, das Ergebnis des Besetzungs-Reports zu kopieren und anschließend zum Beispiel im Excel einzufügen.  
Das Ergebnis des Besetzungs-Reports kann kopiert und anschließend zum Beispiel im Excel eingefügt werden.  


*im Navigator bei Besetzungs-Report auf das Fernglas klicken
*im Navigator bei Besetzungs-Report auf die Lupe klicken
*im Suchfenster den entsprechenden Besetzungsreport öffnen und ausführen
*im Suchfenster den entsprechenden Besetzungsreport öffnen und ausführen
*in der Werkzeugleiste auf [[Datei:Werkzeugleiste kopieren.png]] klicken
*in der Werkzeugleiste auf [[Datei:Werkzeugleiste kopieren.png]] klicken
*anschließend im Excel einfügen
*anschließend im Excel einfügen


 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
{{AlexBild|Invertiert kopieren vertauscht die Spalten und Zeilen|[[Datei:Werkzeugleiste invertiert kopieren.png]]|}}  
{{AlexBild|Invertiert kopieren vertauscht die Spalten und Zeilen|[[Datei:Werkzeugleiste invertiert kopieren.png]]|}}  


Zeile 314: Zeile 334:
==Druckoptionen==
==Druckoptionen==


[[Datei:Besetzungsreport_Auswahl_Drucken.png]]
<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
Die Besetzung kann im Dienstplan mit folgender Auswahl ausgedruckt werden:
{{AlexBild|Dienstplan-Werkzeugleiste-Drucken|[[Datei:Auswahl Druckmenü.png|198x198px]]|}}
 
Dabei können in der Besetzungsansicht noch folgende Optionen verändert werden.
 
{{AlexBild|Kontextmenü der Besetzungsansicht - Druckoptionen|[[Datei:Besetzungsreport_Auswahl_Drucken.png]]|}}
===Alle Tage auf einer Seite drucken===
===Alle Tage auf einer Seite drucken===


Zeile 322: Zeile 348:


Bei Auswahl dieser Option werden alle Zeilen des Besetzungsreports auf einer Seite angedruckt.
Bei Auswahl dieser Option werden alle Zeilen des Besetzungsreports auf einer Seite angedruckt.
=== Besetzungsansicht für nur eine Woche oder nur einen Tag drucken ===
Wird die Bildschirmeinstellung '''[[Planansicht: Zeitbereich passend zum Zeitmaßstab anzeigen|"Immer nur zum Zeitmaßstab passenden Zeitbereich anzeigen"]]''' aktiviert, so wird auch der Ausdruck des Besetzungsreports an den ausgewählten Zeitmaßstab angepasst.
Somit ist es möglich, auch nur eine Woche oder einen einzelnen Tag zu drucken.


==Berechtigungen==
==Berechtigungen==
Auch auf Besetzungsreports können Berechtigungen vergeben werden:
<span style="color: rgb(36, 41, 47)">Grundsätzlich gilt bei Besetzungsreports:</span>
 
<span style="color: rgb(36, 41, 47)">Der Benutzer muss eine Leseberechtigung auf den Plänen von ALLEN Elementen im Besetzungsreport haben. Also auch von ALLEN Diensten, Aufgaben etc.</span>
 
<span style="color: rgb(36, 41, 47)">Die Berechtigung muss auch für alle Elemente in den enthaltenen Kombi-Projekten gegeben sein!</span>
 
Soll diese Prüfung deaktiviert werden, so kann dies mit Hilfe des Parameters '''"Erweiterte Zugriffskontrolle für Besetzungsreports ignorieren'''" in den Systemeinstellungen (Gruppe "Allgemein") erfolgen.
 
<span><span /><span /><span /><span /><br /></span>
Auf Besetzungsreports können auch spezifische Berechtigungen vergeben werden:


'''Berechtigung zum Lesen''':
'''Berechtigung zum Lesen''':
Zeile 333: Zeile 374:
Ab der Version 2018.20 gibt es auch die Möglichkeit eine eigene Berechtigung zum Öffnen zu definieren:
Ab der Version 2018.20 gibt es auch die Möglichkeit eine eigene Berechtigung zum Öffnen zu definieren:


<span><span /><span /><span /><span /><br /></span>
'''Berechtigung zum Öffnen:'''
'''Berechtigung zum Öffnen:'''


Zeile 338: Zeile 380:
*Ist hier eine Berechtigung gesetzt, so kann der Besetzungsreport nur von jenen Benutzer geöffnet werden, welche auch die jeweilige Berechtigung besitzen
*Ist hier eine Berechtigung gesetzt, so kann der Besetzungsreport nur von jenen Benutzer geöffnet werden, welche auch die jeweilige Berechtigung besitzen
*Diese Berechtigung ist auch dann notwendig, wenn bei dem Benutzer der Parameter "Bearbeitungsmaske bei lesender Zugriffserlaubnis sperren" gesetzt ist
*Diese Berechtigung ist auch dann notwendig, wenn bei dem Benutzer der Parameter "Bearbeitungsmaske bei lesender Zugriffserlaubnis sperren" gesetzt ist
**durch den Parameter ist nämlich das öffnen des Besetzungsreports gesperrt (Benutzer hat die Berechtigung "Ändern" nicht)
**durch den Parameter ist das Öffnen des Besetzungsreports gesperrt (Benutzer hat die Berechtigung "Ändern" nicht)


Die Berechtigungsvergabe funktioniert über den jeweiligen Besetzungsreport -> auf den Schlüssel gehen "Berechtigung setzen":<br>
Die Berechtigungsvergabe funktioniert über den jeweiligen Besetzungsreport -> auf den Schlüssel gehen "Berechtigung setzen":<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>


[[Datei:BR Berechtigungsetzen.png]]
[[Datei:BR Berechtigungsetzen.png]]
Zeile 346: Zeile 388:
Hier kann dann eine bestehende oder selbst definierte Berechtigung ausgewählt werden, um den Besetzungsreport zu lesen oder zu öffnen
Hier kann dann eine bestehende oder selbst definierte Berechtigung ausgewählt werden, um den Besetzungsreport zu lesen oder zu öffnen


 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
==Reportgruppen==
==Reportgruppen==
Besetzungsreports können in Reportgruppen zugeteilt werden.  
Besetzungsreports können in Reportgruppen zugeteilt werden.  
Zeile 352: Zeile 394:
{{AlexBild|Bessere Übersicht mit Reportgruppen|[[Datei:Suchfenster Besetzungsreport mit Gruppen.png]]|}}
{{AlexBild|Bessere Übersicht mit Reportgruppen|[[Datei:Suchfenster Besetzungsreport mit Gruppen.png]]|}}


 
<span><span /><span /><span /><span /><span /><br /></span>
<span style="color: rgb(51, 51, 51)">Dies dient in erster Linie zu einer besseren Übersicht bei der Auswahl, es können mit der Reportgruppe aber auch die Rechte gesteuert werden, dies funktioniert analog der Reportgruppen bei</span> [[Konto-Report|Konto-Reports.]]
<span style="color: rgb(51, 51, 51)">Dies dient in erster Linie zu einer besseren Übersicht bei der Auswahl, es können mit der Reportgruppe aber auch die Rechte gesteuert werden, dies funktioniert analog der Reportgruppen bei</span> [[Konto-Report|Konto-Reports.]]


Zeile 363: Zeile 405:


==Bereitstellung mittels Web-Service==
==Bereitstellung mittels Web-Service==
Es gibt auch die Möglichkeit Besetzungsreports mittels Web-Service bereitzustellen: [[Besetzungsreport-WebService]]
Es gibt auch die Möglichkeit Besetzungsreports mittels Web-Service bereitzustellen: [[Besetzungsreport-WebService|Siehe Besetzungsreport-WebService]]


==Erfassung von Texten==
==Erfassung von Texten==
Ab der Version 2019.02 ist es möglich, direkt im Besetzungsreport Tagestexte für einen Mitarbeiter zu erfassen: [[Besetzungsreport: Tagtexte über Kontextmenü erfassen]]
Ab der Version 2019.02 ist es möglich, direkt im Besetzungsreport Tagestexte für einen Mitarbeiter zu erfassen:
 
Siehe [[Besetzungsreport: Tagtexte über Kontextmenü erfassen]]


==Besetzungsreports für Dienstplan voreinstellen==
==Besetzungsreports für Dienstplan voreinstellen==
Ab der Version 2020.12 ist es möglich, für die Tages-, Wochen- und Monatsansicht einen Besetzungsreport voreinzustellen. Informationen finden Sie [[Besetzungsreports_können_für_Dienstplan_voreingestellt_werden | hier.]]
Für die Tages-, Wochen- und Monatsansicht kann ein Besetzungsreport voreingestellt werden.  
 
Informationen finden Sie [[Besetzungsreports_können_für_Dienstplan_voreingestellt_werden |hier.]]
 
== Besetzungsreport beim Öffnen des Dienstplan ausblenden ==
Ab der Version 2021.10 ist es möglich, den Besetzungsreport standardmäßig beim Öffnen des Dienstplans auszublenden.
 
Siehe [[Besetzungsreport ausblenden]]

Aktuelle Version vom 30. April 2024, 13:45 Uhr

Kapazitätsabgleich
BIT pikto-kapazitätsabgleich.png

Unter dem Abgleich von Personalkapazitäten verstehen wir die Beantwortung der zentralen Frage:


Sind entsprechend der Personalbedarfsermittlung ausreichend Personalressourcen verfügbar?


Antwort auf diese Fragen liefert Alex® mit dem Spezialwerkzeug "Besetzungsreport".

Der Besetzungsreport ist ein komplexes Werkzeug zur Planung und Budgetierung und als Controllinginstrument. Eine Vielzahl an Anwendungsbeispielen sehen Sie in der Produktübersicht


Allgemeines & Besetzungsansicht

Ein bestehender Besetzungsreport kann entweder über den Navigator aufgerufen werden:

Besetzungsreport aufrufen
Besetzungsreport Navigatorpunkt.PNG

oder im Dienstplan unter dem Planungsfenster angezeigt werden.

  • Standardmäßig werden hier alle Dienste und Aufgaben angezeigt, diese Anzeige kann auch individuell gestaltet werden.
  • Standardmäßig wird täglich die Anzahl der jeweiligen Dienstkürzel angezeigt. Ist ein Bedarf definiert, wird die Differenz zu diesem Bedarf angezeigt
  • diese Standardansicht kann jederzeit durch die Auswahl "Standard-Besetzungsansicht" im Kontextmenü wieder eingestellt werden.
Standard-Besetzungsansicht im Dienstplan
StandardBesetzungsansicht.png
Besetzungs-Report (in diesem Fall mit Konten aus Kombi-Projekten)
Besetzungs-Report im Dienstplan eingeblendet der gleiche Besetzungs-Report direkt ausgeführt

Besetzung im Dienstplan.png

Besetzungs Report als Report.png

Auswahl eines bestehenden Besetzungsreports im Monatsplan

Ein bestehender Besetzungsreport kann im Monatsplan im Kontextmenü (Rechte-Maus-Klick auf irgendeine Zeilenbeschriftung des momentan ausgewählten Besetzungsreports) mittels "Auswählen" eingeblendet werden.

Auswahlmöglichkeiten im Kontextmenü
BR Auswaehlen.PNG

Anlage eines Besetzungsreports

Anlage im Monatsplan

1. Anlegen.PNG Einen neuen Besetzungsreport erstellen durch Auswahl von "Anlegen" im Kontextmenü (Rechte-Maus-Klick auf irgendeine Zeilenbeschriftung des momentan ausgewählten Besetzungsreports).

2. Umbenennen.PNG Diesem neuen Besetzungsreport einen Namen geben mittels "Umbenennen" im Kontextmenü.

Anlage im Navigator

1. Besetzungsreport Navigatorpunkt.PNG Einen neuen Besetzungsreport erstellen durch Klick auf das grüne Plus in der Auswahl "Besetzungs-Report" im Navigator.

2. Werkzeugleiste Umbenennen.PNG Diesem neuen Besetzungsreport einen Namen geben mittels "Umbenennen" in der Werkzeugleiste.

Auswahl der Konten und Projekte

Eine neue Zeile im Besetzungs-Report kann entweder als Projekt oder als Konto eingefügt werden.

Beispiel: "Projekt oder Konto einfügen"
BR projekt konto einfuegen.PNG

Ein Großteil der Optionen findet sich in beiden Menüpunkten.

Unterschied zwischen Konto einfügen und Projekt einfügen
Konto Projekt
  • je 1 Konto für Anzahl und für Dauer wird eingefügt
  • Namen der Mitarbeiter können nicht angezeigt werden
  • Gesamtsumme je Monat bzw. je Woche
  • es kann kein Bedarf hinterlegt werden
  • zusätzliche Optionen:
    • Konto aus Abrechnung
    • Konto aus Abrechnung mit Budget
    • Konto-Berufsgruppenfilter
    • Konto-Berufsgruppenfilter mit Budget
  • es wird nur die Anzahl berechnet
  • Namen der Mitarbeiter können angezeigt werden
  • keine Gesamtsumme je Monat oder je Woche
  • Bedarf kann hinterlegt werden
    • dadurch Auswahlmöglichkeit zwischen Anzeige
      • Bedarf,
      • tatsächlicher Besetzung und
      • Differenz

Kombi-Projekt als Konto.png

Kombi-Projekt als Projekt.png


Bei der Anlage von Projekten oder Konten für die Besetzungsansicht stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Eine detaillierte Beschreibung all dieser Möglichkeiten gibt es unter Konten einstellen.

Definition des Bedarfs

Bei Diensten / Planungscodes / Dienstgruppen / Kombi-Projekten / Aufgaben oder Zeitgeist Besetzungsanforderungen kann eine Anzahl pro Tag als Bedarf oder Grenze definiert werden. Wie dies zu hinterlegen ist, wird nachfolgend beschrieben.

Bei Besetzungsanforderungen wird der Bedarf stundenweise definiert, dies wird hier genauer erläutert.

Bei Aufgaben kann alternativ zum Bedarf, welcher tageweise geprüft wird, auch ein periodischer Bedarf zur stundenweisen Betrachtung definiert werden. Mehr Infos dazu hier.

Voraussetzung

Wenn der Dienstplaner den Bedarf ändern soll, aber keine Stammdatenrechte auf die Planungseinheit hat, dann benötigt er die Berechtigung Plan Detail ändern. Sonst kann er für Planungscodes keinen Bedarf definieren.

Methode 1

Bei Projekten (nicht bei Konten) kann je Wochentag ein Bedarf hinterlegt werden.

Beispiel: 

Bedarf von Montag - Freitag: 2 Mitarbeiter im Nachtdienst
Bedarf für Samstag, Sonn- und Feiertag: 1 Mitarbeiter im Nachtdienst


Der Bedarf muss für Montag bis Sonntag sowie Feiertag einmal eingestellt werden.

  • Rechtsklick auf den jeweiligen Tag in der Kalenderzeile
  • sooft "Bedarf um 1 erhöhen" bzw. "Bedarf um 1 vermindern" wählen, bis der gewünschte Bedarf erreicht ist.
    • bei Planungscodes mit der Planungscodeart "Abwesend" muss hier "Grenze um 1 erhöhen" bzw. "Grenze um 1 vermindern" gewählt werden


 Tipp: Man kann auch mehrere Tage (z. B. Mo - So) markieren und dann einen Rechts-Klick in die Markierung machen, dann wird der Bedarf für alle 7 Tage gleichzeitig eingestellt.

Bedarf einstellen direkt in der Besetzungsanzeige
BR Tagesbedarf.PNG

Stellt man z. B. Bedarf = 2 für Montag den 04.04. ein, so gilt dieser für alle Montage ab diesem Zeitpunkt.

In der Anzeige sieht man nun die Differenz zwischen Bedarf und tatsächlicher Besetzung.

Im Tooltip wird der Bedarf, die Besetzung und die Namen jener Mitarbeiter, welche diese Besetzung abdecken, angezeigt.

Anzeige von Bedarf und tatsächlicher Besetzung
BR Bedarfsdetail.PNG

Methode 2

Alternativ zu obiger Methode kann der Bedarf auch über die jeweiligen Stammdaten der Dienste/Aufgaben/Planungscodes etc. definiert werden:

Bei Diensten und Aufgaben gibt es in den Stammdaten einen Ordner "Bedarf". Um zu diesen Stammdaten bei Planungscodes zu gelangen, entweder einen Rechte-Maus-Klick auf den Planungscode in der Legende im jeweiligen Monatsplan und "Planeinstellungen bearbeiten" oder einen Rechte-Maus-Klick auf die jeweilige Zeile im Besetzungsreport und "Projekt bearbeiten".


Interessant bei

  • hohem Bedarf
  • mehrwöchigem Bedarfszyklus
  • Bedarf an Aufnahmetagen
  • Bedarf für spezielle Tagesarten
Beispiel 1:
Mehrwöchiger Bedarfszyklus: in der ersten Woche Bedarf von 1 für Montag/Mittwoch/Freitag, in der zweiten Woche dafür Dienstag und Donnerstag.
Hierzu muss die Periodendauer festgelegt werden und für die entsprechenden Wochentage der 1. und der 2. Woche der Bedarf festgelegt werden.
Bedarf einstellen in den Stammdaten
Bedarf dienst wzm.PNG 
Beispiel 2:
Grundbedarf von Montag - Freitag 5, Samstag/Sonntag 0 
Bedarf an dienstfreien Tagen (laut Spezifikation in Tagesarten Spezial zB 24.12; 31.12 ...): 2
Bedarf einstellen in den Stammdaten für bestimmte Tagesarten
Bedarf dienst wochentage spezielle Tage.PNG

Budgets

Für die Anzahl und Dauer-Konten sowie für die Konten aus der Abrechnung können sogenannte Budgets hinterlegt werden. Damit kann überprüft werden, ob das hinterlegte Budget eingehalten bzw. inwieweit über- oder unterschritten wurde. Mehr Informationen dazu:

Auswahl der Anzeigeoptionen

Das Kontextmenü (Aufruf durch Rechte-Maus-Klick auf die Zeilenbeschriftungen) beinhaltet viele Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung der Anzeige der Besetzung:

Kontextmenü des Besetzungsreports
Kontextmenue Besetzung.png


Namen anzeigen (nur für Projekte)

Bedarfsanzeige mit Namen
BR Namen anzeigen.PNG

Es können im Kontextmenü verschiedene Optionen für die Anzeige der Namen ausgewählt werden:

  • Namen anzeigen: Zeigt für das ausgewählte Projekt die Namen an
  • Für alle Namen anzeigen: Zeigt für ALLE Projekte im Besetzungsreport die Namen an.
  • Kurznamen anzeigen: Zeigt die Kurznamen der Mitarbeiter an.
  • bei Namen nur Zunamen anzeigen: Zeigt die Zunamen der Mitarbeiter an.

Anmerkungen:

  • ist weder "Kurznamen anzeigen" noch "bei Namen nur Zunamen anzeigen" ausgewählt, wird der Zuname und der Vorname angezeigt.
  • wurde "Kurznamen anzeigen" gewählt, wird bei Mitarbeitern ohne Kurznamen folgendes angezeigt: Zuname + Vorname


 Bei Konten (Anzahl und Dauer) können keine Namen angezeigt werden.
Bei "Namen anzeigen" können auch die erfassten Tagtexte angezeigt werden: Besetzungsreport: Tagtexte im Tooltip anzeigen

Werden Namen angezeigt, werden auch stundenweise Aufgaben im Tooltip der Besetzung angezeigt


Namen mit Zeit anzeigen (für Besetzungsanforderungen)

Die Option "Namen mit Zeit anzeigen" wirkt sich nur auf Besetzungsanforderungen aus.

Dabei werden die Zeiten der Mitarbeiter in der Besetzungsansicht als Balken dargestellt. Der Balken wird mit dem Namen des Mitarbeiters beschriftet.

Darstellung im Besetzungsreport
Anzahl anzeigen Namen mit Zeit anzeigen
BR Anzahlanzeigen.png BR NamenmitZeit.png

Eine genauere Beschreibung dieser Option ist hier zu finden.


Als Termin darstellen

Kann nur ausgewählt werden für Aufgaben, welche

  • in den Stammdaten der Aufgabe den Parameter "Im 'Besetzungsreport' als Termin darstellen?" auf JA gesetzt haben
  • im Besetzungs-Report "Namen anzeigen" ausgewählt haben
Als Termin darstellen
nicht ausgewählt ausgewählt

Als Termin darstellen nein.png

Als Termin darstellen ja.png


So können auch "Termin"-Aufgaben im Besetzungsreport wie andere Aufgaben dargestellt werden (ohne von-/bis Zeiten)

Bit Factory interne Info: siehe Issue #3297

Nur fehlbesetzte Termine anzeigen

Wenn obige Option "als Termin darstellen" ausgewählt wurde, können mit dieser Option alle besetzten Termine für eine Aufgabe ausgeblendet werden.


Nur fehlbesetzte Termine anzeigen
nicht ausgewählt ausgewählt

Als Termin darstellen ja.png

nur fehlbesetzte Termine anzeigen ja.png

Anmerkung: wenn es keine unbesetzten Termine für diese Aufgabe gibt, dann wird zumindest eine leere Zeile für diese Aufgabe angezeigt. Ist diese auch nicht gewünscht, müsste zusätzlich noch die Option "nur Zeilen mit Fehlbesetzung anzeigen" ausgewählt werden.

Bit Factory interne Info: siehe Issue 4201


Zeitleiste anzeigen

Bit Factory interne Info: siehe Issue 3798

Zählart

Hier kann gewählt werden zwischen

  • Differenz
  • Ist
  • Bedarf


 Standardmäßig ist "Differenz" gewählt. Bei Auswahl einer anderen Zählart wird die Zeilenbeschriftung automatisch ergänzt:

  • Bedarf: die Zeilenbeschriftung wird ergänzt um:
    • "Bedarf" bei Anwesenheiten
    • "Grenze" bei Abwesenheiten (= Planungscodes mit der Planungscodeart "Abwesend")
  • Ist: die Zeilenbeschriftung wird ergänzt um:
    • "Besetzung" bei Anwesenheiten
    • "Verbraucht" bei Abwesenheiten (= Planungscodes mit der Planungscodeart "Abwesend")


 In diesem Beispiel wurde das gleiche Kombi-Projekt dreimal eingefügt und jeweils mit Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz" angezeigt:

Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz"
Zählart beim Besetzungsreport.png


Bezeichnung kompakt anzeigen

Bei der Auswertung von Diensten auf unterschiedlichen Planungseinheiten wird insbesondere bei langen Stationsnamen die Anzeige der Bezeichnung abgeschnitten, dies kann mit der Option "Bezeichnung kompakt anzeigen" verbessert werden. Eine genauere Beschreibung dazu finden Sie hier.

Farben von Ressource verwenden

Es ist möglich, die Mitarbeiter in der Farbe der jeweiligen Berufsgruppe oder Planungseinheit anzuzeigen. Siehe Besetzungsreport: Farben von Ressource verwenden

Farben von Aufgabe verwenden

Es ist möglich die Farbe der Aufgaben im Report anzeigen zu lassen. Dies ist insbesondere bei einem großen Besetzungsreport zur besseren Übersicht sinnvoll.

Nur Termine für diesen Plan anzeigen

Achtung, wählt man diese Option, dann werden alle Aufgaben, welche auf anderen Plänen geleistet werden, ausgeblendet (z. B. wenn bei der Aufgabe ein Standard-Kunde für diesen Termin hinterlegt wurde ...)

Nur Zeilen mit Fehlbesetzungen anzeigen

Es werden nur noch Zeilen mit einer Unterbesetzung angezeigt.

Bit Factory interne Zusatzinfo: siehe Issue 3337

Nur Änderungen zu Wochenzeitmodellen anzeigen


Personal nach Plan sortieren

Kurzzeichen in Besetzungsreport anzeigen

Standardmäßig wird im Besetzungsreport für Projekte (nicht für Konten!) nur die Langbezeichnung (z. B. Dienstbezeichnung) angezeigt:

Bedarfsanzeige mit Langbezeichnung
BR nurLangbezeichnung.png

Soll auch das Kurzzeichen (z. B. das Dienstsymbol) angezeigt werden, dann muss der Parameter "Aufgaben: Bezeichnung 'lang' mit Code" in den Systemeinstellungen unter "UI Einstellungen" auf JA gesetzt werden:

Systemeinstellungen - UI Einstellungen
BezeichnunglangmitCod.png


Danach sieht der Besetzungsreport so aus:

Bedarfsanzeige mit Kurzzeichen und Langbezeichnung
BR mitKurzzeichen.png

Dies betrifft Dienste, Planungscodes, Aufgaben, etc.

Kopieren

Das Ergebnis des Besetzungs-Reports kann kopiert und anschließend zum Beispiel im Excel eingefügt werden.

  • im Navigator bei Besetzungs-Report auf die Lupe klicken
  • im Suchfenster den entsprechenden Besetzungsreport öffnen und ausführen
  • in der Werkzeugleiste auf Werkzeugleiste kopieren.png klicken
  • anschließend im Excel einfügen

Invertiert kopieren vertauscht die Spalten und Zeilen
Werkzeugleiste invertiert kopieren.png

Das Ergebnis im Excel nach dem Einfügen würde zum Beispiel so aussehen:

Ergebnis des Besetzungs-Reports im Excel

Besetzungs-Report im Excel.png


Druckoptionen


 Die Besetzung kann im Dienstplan mit folgender Auswahl ausgedruckt werden:

Dienstplan-Werkzeugleiste-Drucken
Auswahl Druckmenü.png

Dabei können in der Besetzungsansicht noch folgende Optionen verändert werden.

Kontextmenü der Besetzungsansicht - Druckoptionen
Besetzungsreport Auswahl Drucken.png

Alle Tage auf einer Seite drucken

Bei Ausdruck des Besetzungsreports wird normalerweise jede Kalenderwoche auf einer eigenen Seite ausgedruckt. Wählt man die Option "alle Tage auf einer Seite drucken", so wird der gesamte ausgewählte Zeitraum auf einer Seite angedruckt.

Alles auf einer Seite drucken

Bei Auswahl dieser Option werden alle Zeilen des Besetzungsreports auf einer Seite angedruckt.

Besetzungsansicht für nur eine Woche oder nur einen Tag drucken

Wird die Bildschirmeinstellung "Immer nur zum Zeitmaßstab passenden Zeitbereich anzeigen" aktiviert, so wird auch der Ausdruck des Besetzungsreports an den ausgewählten Zeitmaßstab angepasst.

Somit ist es möglich, auch nur eine Woche oder einen einzelnen Tag zu drucken.

Berechtigungen

Grundsätzlich gilt bei Besetzungsreports:

Der Benutzer muss eine Leseberechtigung auf den Plänen von ALLEN Elementen im Besetzungsreport haben. Also auch von ALLEN Diensten, Aufgaben etc.

Die Berechtigung muss auch für alle Elemente in den enthaltenen Kombi-Projekten gegeben sein!

Soll diese Prüfung deaktiviert werden, so kann dies mit Hilfe des Parameters "Erweiterte Zugriffskontrolle für Besetzungsreports ignorieren" in den Systemeinstellungen (Gruppe "Allgemein") erfolgen.


Auf Besetzungsreports können auch spezifische Berechtigungen vergeben werden:

Berechtigung zum Lesen:

  • Standardmäßig ist jeder Besetzungsreport "ungeschützt", das heißt, dass jeder Benutzer den Besetzungsreport sehen kann
  • Ist hier eine Berechtigung gesetzt, so ist der Besetzungsreport nur für jene Benutzer sichtbar, welche auch die Leseberechtigung besitzen (analog zu Planungscodes)

Ab der Version 2018.20 gibt es auch die Möglichkeit eine eigene Berechtigung zum Öffnen zu definieren:


Berechtigung zum Öffnen:

  • Standardmäßig kann jeder Benutzer den Besetzungsreport öffnen, wenn er die Berechtigung "Ändern" hat
  • Ist hier eine Berechtigung gesetzt, so kann der Besetzungsreport nur von jenen Benutzer geöffnet werden, welche auch die jeweilige Berechtigung besitzen
  • Diese Berechtigung ist auch dann notwendig, wenn bei dem Benutzer der Parameter "Bearbeitungsmaske bei lesender Zugriffserlaubnis sperren" gesetzt ist
    • durch den Parameter ist das Öffnen des Besetzungsreports gesperrt (Benutzer hat die Berechtigung "Ändern" nicht)

Die Berechtigungsvergabe funktioniert über den jeweiligen Besetzungsreport -> auf den Schlüssel gehen "Berechtigung setzen":

BR Berechtigungsetzen.png

Hier kann dann eine bestehende oder selbst definierte Berechtigung ausgewählt werden, um den Besetzungsreport zu lesen oder zu öffnen


Reportgruppen

Besetzungsreports können in Reportgruppen zugeteilt werden.

Bessere Übersicht mit Reportgruppen
Suchfenster Besetzungsreport mit Gruppen.png


Dies dient in erster Linie zu einer besseren Übersicht bei der Auswahl, es können mit der Reportgruppe aber auch die Rechte gesteuert werden, dies funktioniert analog der Reportgruppen bei Konto-Reports.

Reportgruppen können beim Besetzungs-Report wie folgt hinterlegt werden:

  • Wenn man den Besetzungsreport in einem eigenen Fenster geöffnet hat: durch Auswahl von Werkzeugleiste Reportgruppe.png in der Werkzeugleiste
  • oder im Teilfenster "Besetzungsreport" des Dienstplans: durch Rechte-Maus-Klick auf eine Zeilenbeschriftung und Auswahl von Werkzeugleiste Reportgruppe.png

Weitere Informationen bezüglich der Rechteverwaltung von Report-Gruppen finden Sie hier: Privilegienverwaltung - Reportgruppen

Bereitstellung mittels Web-Service

Es gibt auch die Möglichkeit Besetzungsreports mittels Web-Service bereitzustellen: Siehe Besetzungsreport-WebService

Erfassung von Texten

Ab der Version 2019.02 ist es möglich, direkt im Besetzungsreport Tagestexte für einen Mitarbeiter zu erfassen:

Siehe Besetzungsreport: Tagtexte über Kontextmenü erfassen

Besetzungsreports für Dienstplan voreinstellen

Für die Tages-, Wochen- und Monatsansicht kann ein Besetzungsreport voreingestellt werden.

Informationen finden Sie hier.

Besetzungsreport beim Öffnen des Dienstplan ausblenden

Ab der Version 2021.10 ist es möglich, den Besetzungsreport standardmäßig beim Öffnen des Dienstplans auszublenden.

Siehe Besetzungsreport ausblenden

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