Personal Cockpit

Mit dem Alex^® Personal Cockpit bringen Sie den Dienstplan direkt zu Ihren Mitarbeitern auf das Mobiltelefon:

• alle Mitarbeiter sind immer auf dem aktuellsten Stand
• für jede im Dienstplan durchgeführte Änderung erfolgt eine Push-Nachricht auf das Handy
• Änderungen können selbst durchgeführt werden, wenn Sie das möchten
• wenn Sie das zulassen, kann über die App auch gestempelt werden

Diese mobile Anwendung funktioniert natürlich nur im bewährten Alex^® Umfeld - es sind die entsprechenden Benutzerrechte in der zentralen Datenbank vorzubereiten und via E-Mail zu verteilen.

Anmeldung

Für die Anmeldung auf dem Handy wird ein Alex^®-Selbstbedienungsbenutzer benötigt. So wird festgelegt, ob der Mitarbeiter nur eine Leseberechtigung hat oder auch Schreibrechte besitzt und Änderungen eintragen darf. Außerdem wird über die Personalstammdaten festgelegt, ob das Handy als "Stempeluhr" verwendet werden kann.

Cockpit-Anmeldung

Navigation

Die App bietet vier Ansichten, die durch Antippen der Überschriften aktiviert werden:

• Übersicht
• Tagesansicht
• Wochenansicht
• Monatsansicht
  

Die vier Ansichten im Überblick

Navigieren innerhalb der Ansichten

Je nachdem, in welcher Ansicht Sie sich befinden (Tag / Woche / Monat ), kann durch Antippen der Pfeile in der Kalenderzeile nach vor bzw. zurück gewechselt werden. Die einfachere Variante ist in die gewünschte Richtung zu wischen.

Änderungen als gelesen markieren

In der Übersicht werden alle Änderungen, die von anderen Benutzer eingetragen worden sind, angezeigt. Dafür muss der intelligente Stundennachweis eingeric tetet werden. Weitere Informationen dazu finden sie hier.

Sobald der untenstehende Button gedrückt wird, ist leert sich die Übersicht und bietet wieder Platz für neue Änderungen.

- Änderungen als gelesen markieren

Änderungen erfassen in der Tagesansicht

Mittels folgender Buttons können entweder bereits vorgeschlagene Zeitbereiche oder frei wählbare Zeitbereiche in der Tagesansicht editiert bzw. gelöscht werden.

- Bearbeiten

- Hinzufügen

- Löschen

Änderungen in der Tagesansicht eingeben
Bearbeiten "13:00 - 16:30" antippen		Antippen "Uhrzeit"		Uhrzeit jetzt auswählen

Möchte man einen Text für dieses Kommt/Geht-Paar eingeben, so kann man auf K/G Text erfassen tippen und anschließend den gewünschten Text eingeben.

Die Änderung wird dann durch Auswahl des grünen Hackerls bestätigt bzw. durch Auswahl des roten X verworfen.

Planungscode für den ganzen Tag erfassen

Durch Antippen der Menüauswahl ganz rechts oben in der Tagesansicht kommt man zu einem Untermenü. Hier wählt man Planungscode eintragen aus und bekommt anschließend die Liste aller möglichen Planungscodes angezeigt.

Auswählen und auf das grüne Hackerl klicken.

Planungscode für den ganzen Tag löschen

Durch Antippen der Menüauswahl ganz rechts oben in der Tagesansicht kommt man zu einem Untermenü. Hier wählt man Planungscode eintragen aus und bekommt anschließend die Liste aller möglichen Planungscodes angezeigt, der momentan ausgewählte ist grün hinterlegt. Hier nochmal drauftippen, damit der Planungscode nicht mehr grün hinterlegt ist und anschließend auf das grüne Hackerl klicken.

Sonderfälle beim Kommt-Geht-Erfassen

Durch Antippen der Menüauswahl ganz rechts oben kann man den Leistungsempfänger, die Aufgabe oder eine Textkategorie für dieses Kommt/Geht-Paar ändern.

Aufgabe oder Leistungsempfänger ändern

Elektronische Zeiterfassung (Zeitstempel) und Personal Cockpit

Ist die elektronische Zeiterfassung eingerichtet, so besteht die Möglichkeit über die Personal Cockpit App zu stempeln.

Dafür stehen beim Anmeldebildschirm drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

• Kommt
• Geht
• Weitere Planungscodes / Aufgaben

Anmeldebildschirm bei elektronischer Zeiterfassung

Aufgaben sind nur stempelbar, sofern am Selbstbedienungsbenutzer der Parameter Personal Cockpit: kann Aufgabe' stempeln aktiviert ist.

Planungseinheiten oder Kostenstellen sind nur stempelbar, sofern am Selbstbedienungsbenutzer der Parameter Personal Cockpit: kann Leistungsempfänger' stempeln aktiviert ist.

Weitere Information zu stempelbaren Aufgaben, Planungseinheiten und Kostenstellen finden Sie hier.

Zuletzt verwendete Aufgaben

Zusätzlich zur Suchfunktion werden immer die 10 zuletzt gestempelten Aufgaben oben eingereiht, sodass eine schnellere Auswahl gewährleistet wird. Danach sind die Aufgaben alphabetisch sortiert.

Suchleiste bei Aufgaben

Suchfunktion

Um die Suche nach Resourcen (Planungseinheiten, Kostentellen, Aufgaben) zu erleichtern, gibt es in der Personal Cockpit App in mehreren Masken die Suchfunktion.

Diese wird bei manueller Zeiterfassung wie auch bei der elektronischer Zeiterfassung angezeigt.

Suchleiste beim Erfassen von Aufgaben

Suchleiste beim Erfassen von Planungscodes

Dienstplan als PDF öffnen

Es handelt sich hierbei um eine Programmerweiterung, die nach Anfrage bei Ihnen eingerichtet werden kann.

Diese Programmfunktion ermöglicht dem Anwender, den eigenen Dienstplan als PDF abzurufen und somit auch die Eintragungen (Dienste, Aufgaben, Planungscodes) der Kollegen einsehen zu können.

Durch Antippen der Menüauswahl ganz rechts oben in der Monatsansicht kommt man zu einem Untermenü. Hier wählt man

Aufruf der Programmfunktion

PDF öffnen

Ergebnis

• Die Funktion kann je Benutzer aktivieret oder deaktiviert werden.
• Abwesenheiten lassen sich über den Ausdruck-Benutzer für alle anonymisieren.
• Sollte Status Planung nicht aufrufbar sein, so kann man über die Systemeinstellungen den minimalen Status für Webservice-Ausdruck von Dienstplan festlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
• Über den ALEX-Benutzer AusdruckPDF kann man eine Summenspaltenansicht hinterlegen oder ggf. austauschen.

Hinterlegung Summenspaltenansicht

Einschränkungen:

• Es wird immer der stammzugeteilte Plan als PDF angezeigt. (Poolverliehene Pläne lassen sich nicht öffnen)
• Das PDF kann nur geöffnet werden, wenn der ALEX-Benutzer stammzugeteilt ist.
  • Kein Aufruf der Funktion möglich bei Inaktivzeiten wie Mutterschutz, Karenz, sonstige Inaktivzeiten!
• Der Selbstbediener muss eine Personalnummer hinterlegt haben.
• Es muss ein PDF-Reader (bzw. Adobe Acrobat Reader für iOS oder Adobe Acrobat Reader für Android) am Smartphone installiert sein.

Nähere Informationen zur Inbetriebname (Bit Factory interne Information).

Abmelden / Passwort ändern

In der Ansicht "Übersicht" tippen Sie das auf das Menü ganz rechts in der Navigationsleiste: Hier kann man sich entweder abmelden oder sein Passwort ändern.

Sicherheitszertifizierung

Im Rahmen einer Sicherheitsüberprüfung durch ein auf Software-Risikobewertungen spezialisiertes Unternehmen wurde die App als sicher eingestuft. Für detaillierte Informationen wenden Sie sich bitte direkt an uns.

Push-Nachrichten

Push-Nachrichten sind eine Programmfunktion des Personal Cockpit.

Der App-Benutzer wird durch eine eindeutige Nummer identifiziert, die sowohl beim Push-Nachrichten Service als auch am Alex^®-Server hinterlegt ist. Diese Registrierung erfolgt beim erstmaligen App-Login des Benutzers. Anhand dieser Nummer findet in der Folge der Alex^®-Server über das Push-Nachrichten-Service das entsprechende Smartphone.

Es werden somit keine personenbezogenen Daten ausgetauscht!

Push-Nachrichten informieren den App-Benutzer über

• Änderungen von Tagen oder Kommt/Geht-Zeiten im Dienstplan.
  • Änderungen die der App-Benutzer selbst vornimmt werden nicht gepushed.
• Einsatzanfragen.

Eine Push-Nachricht besteht aus Titel und Inhalt.

Technisch wird die Übermittlung über Amazon SNS realisiert.

Push-Nachricht	Titel	Inhalt
Änderung im Dienstplan	Änderungen <Monat> <Jahr>	Gelöscht: oder Neu: gefolgt von Zeitbereich, Kurzbezeichnung und eingegebenen Tag- oder Kommt/Geht-Text Geändert: alte Kurzbezeichnung => neue Kurzbezeichnung gefolgt von Zeitbereich und eingegebenen Tag- oder Kommt/Geht-Text
Einsatzanfrage	Einsatzanfrage	Bezeichnung der Einsatzanfrage Dienst gefolgt vom eingegebenen Tag oder Aufgabe gefolgt vom eingegebenen Tag und der eingegebenen Uhrzeit

Beispiel: Push-Nachrichten nach Änderung von Tagdienst und Kommt/Geht

Im folgenden Beispiel wurde der Tagdienst am 19. Jänner 2023 von 8 auf A geändert und der Tagtext Kundentermin erfasst. Zusätzlich wurde eine neue Kommt/Geht-Zeit von 17:00 - 18:00 erfasst mit dem Text Nachbereitung.

Der Text der an das Push-Nachrichten Service geschickt wird ist:

Titel	Inhalt
Änderungen Jan 2023	Do. 19. Geändert: 8 => A Neu: 17:00 - 18:00 Nachbereitung Kundentermin

Push-Nachricht auf Sperrbildschirm

Push-Nachricht in Statusbar

Übersicht nach Anmeldung

Installation und Inbetriebnahme

• Hier finden Sie eine Beschreibung der technischen Inbetriebnahme und notwendigen Parametrierung.
• Notwendige Benutzerrechte, wenn über die App gestempelt werden soll

Beachten Sie aber bitte, dass die Inbetriebnahme dieser Zusatzfunktion durch uns zu erfolgen hat und fordern Sie bei Bedarf ein Angebot von uns an.

Links

• Videomitschnitt vom Webinar
• Zeiterfassung freigeben über Personal Cockpit App