Einsatzmanagement: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 2. Juli 2025, 07:00 Uhr

Die Einsatzanfrage ist eine Programmfunktion, die es ermöglicht, offenen Bedarf mit Hilfe des Ersatzvorschlags zur Nachbesetzung an Personal auszuschreiben. Die Kommunikation zwischen dem Alex-Benutzer, der die Einsatzanfrage stellt, und dem Personal, welches sie erhält, kann dabei über

E-Mail
Push-Nachrichten im Personal-Cockpit

abgewickelt werden.

Funktionsbeschreibung

Um die Programmfunktion nutzen zu können, muss

entweder der E-Mailversand konfiguriert sein
- E-Mail Adressen müssen beim Personal hinterlegt sein
oder das Personal Cockpit mit Push-Nachrichten konfiguriert sein.
die E-Mail Adressen bei den Benutzern hinterlegt sein

Werden beim Personal nur Push-Nachrichten gewünscht, kann die Benachrichtigung per E-Mail über den Parameter Systemeinstellungen: Einsatzanfragen: Benachrichtigungen per Email senden deaktiviert werden. ^[1]

Einsatzanfragen versenden

Mit Hilfe des Ersatzvorschlages werden für den offenen Bedarf Personen angezeigt, welche ihn übernehmen können.

Der Benutzer kann danach das Personal selektieren und "Einsatzanfrage versenden" auswählen:

Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"

Ablauf Personal

Das ausgewählte Personal erhält die Information über die Einsatzanfrage über das Personal Cockpit (als Push Nachricht) oder per E-Mail.

Per Personal-Cockpit App oder im Mail können die Einsatzanfragen übernommen oder abgelehnt werden.

Benachrichtung des Personals
Personal Cockpit Symbol in der Übersicht	Personal Cockpit Anzeige der Anfragen	E-Mail

zum Öffnen der Anfragen Nummer zeigt die Anzahl der Anfragen.	rotes x zum Ablehnen grünes Hackerl zum Annehmen Hackerl ganz unten zum Fenster schließen ohne Annehmen/Ablehnen

Übernahme

Das Personal, welches die Einsatzanfrage annimmt, erhält folgende Information:

Information bei Übernahme
Personal Cockpit	E-Mail

Hat die Einsatzanfrage zuvor bereits ein anderes Personal übernommen, wird folgende Information angezeigt:

Information, wenn Anfrage bereits von einem Kollegen übernommen wurde
Personal Cockpit	E-Mail
Die Einsatzanfrage ist in der Personal Cockpit App nicht mehr sichtbar, sollte diese bereits von einem anderen Personal übernommen worden sein.

Ablehnung

Wird die Einsatzanfrage vom Personal abgelehnt, so erhält es folgende Information:

Information bei Ablehnung
Personal Cockpit	E-Mail
	Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678876093885.png

Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.

Damit diese sichtbar ist, muss der Parameter Bildschirmeinstellungen: Planansicht: Aufgaben/Extras als Farbstreifen aktiviert sein.

Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan

Ablauf versendender Benutzer

Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage versendet, erhält nach dem Versand folgende E-Mail als Übersicht:

Mail zur Übersicht

Der versendende Benutzer erhält eine E-Mail bei einer Übernahme/Ablehnung durch ein Personal:

Information bei Aktion des Personals
Übernahme	Ablehnung

Der Benutzer kann mittels Einsatzanfragen im Navigator eine Übersicht über alle von ihm versendeten Einsatzanfragen aufrufen. Bereits angenommene Anfragen werden grün hinterlegt.

Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator

in diesem Beispiel wurde die Anfrage vom 21.7.2025 von Frau Moser abgelehnt und ist noch offen

In dieser Übersicht sind die Einsatzanfragen der Planungseinheiten sichtbar, für die der Benutzer die Berechtigung "Einsatzanfrage lesen" hat.^[2]

Es stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Auswahlmöglichkeiten für eine Einsatzanfrage

Einsatzanfrage übernehmen

Bei Auswahl von Einsatzanfrage übernehmen wird jenes Personal angezeigt, welche die Einsatzanfrage ursprünglich erhalten haben. Wählt man eines aus, wird der Dienst oder die Aufgabe bei diesem Personal eingetragen. Die Einsatzanfrage wird als angenommen gekennzeichnet.

Im Untermenü beliebiges Personal kann die Einsatzanfrage von beliebigen, auf dieser Planungseinhait verfügbaren Personal angenommen werden.

Hinweis: Wird der Dienst / die Aufgabe einer offenen Einsatzanfrage im Dienstplan am Tag X bei Personal A eingetragen UND die Einsatzanfrage am Tag X von Personal B angenommen kann es zu einer Überdeckung des Bedarfs kommen.

Löschen umschalten

Es wird die Einsatzanfrage in der App nicht mehr angezeigt. Im Falle einer Übernahme per E-Mail durch das Personal bekommt dieser die Nachricht Einsatzanfrage verfallen. ^[3]

Erneut versenden

Es wird die Einsatzanfrage nochmals an das Personal versendet, an welches diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde. Es wird auch an Personal versendet, welches bereits abgelehnt hat.

Berechtigungen

Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 3 Berechtigungen auf der Planungseinheit notwendig:

Einsatzanfrage anlegen
Einsatzanfrage ändern
Einsatzanfrage lesen

Diese sind in der Standardrolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" enthalten und müssen bei Bedarf in Kundenrollen hinterlegt werden.

Links

Bit Factory interne Zusatzinfos

Aktivierung

Fußnoten

↑ #8035
↑ #8375 Einsatzanfragen: Suche im Navigator
↑ #8733 Stornieren von Einsatzanfragen

[issue792622-1] #8035

[issue8375-2] #8375 Einsatzanfragen: Suche im Navigator

[issue8733-3] #8733 Stornieren von Einsatzanfragen

[1]

[2]

[3]

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 [[Kategorie:Neu ab Version 2022.06]]
-Das {{Alex}} Einsatzmanagement bietet die Möglichkeit, offene Dienste und Aufgaben durch eigenes Personal zu besetzen.  Dabei kommen verschiedene {{Alex}}-Tools zur Anwendung, um die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und dem dienstplanverantwortlichen Leitungspersonal zu steuern bzw. zu unterstützen.
+{{DISPLAYTITLE:Einsatzanfrage}}
-Ziel ist es, Dienstausfälle (z. B. aus Krankheitsgründen) abteilungsintern oder abteilungsübergreifend nachzubesetzen.
+Die  '''Einsatzanfrage''' ist eine [[Programmfunktion]], die es ermöglicht, offenen Bedarf mit Hilfe des [[Ersatzvorschlag]]s zur Nachbesetzung an Personal auszuschreiben. Die Kommunikation zwischen dem Alex-Benutzer, der die Einsatzanfrage stellt, und dem Personal, welches sie erhält, kann dabei über
+*E-Mail
+*Push-Nachrichten im [[Personal Cockpit|Personal-Cockpit]]
+abgewickelt werden.
-Folgende Standardwerkzeuge kommen '''<u>mit speziellen Erweiterungen</u>''' zum Einsatz:
+==Funktionsbeschreibung==
-*[[Kapazitätsabgleich|Besetzungs-Report]]
+Um die Programmfunktion nutzen zu können, muss
-*[[Ersatzvorschlag]]
+*entweder der [[Alex Konfiguration Postausgangsserver|E-Mailversand]] konfiguriert sein
-*[[Personal Cockpit|Personal-Cockpit]]
+**E-Mail Adressen müssen beim Personal hinterlegt sein
+*oder das [[Personal Cockpit]] mit Push-Nachrichten konfiguriert sein.
+*die E-Mail Adressen bei den Benutzern hinterlegt sein
+Werden beim Personal nur Push-Nachrichten gewünscht, kann die Benachrichtigung per E-Mail über den Parameter <code>Systemeinstellungen: Einsatzanfragen: Benachrichtigungen per Email senden</code> deaktiviert werden. <ref name="issue792622">{{githubissue|8035}}</ref>
-<span><span /><br /></span>
+===Einsatzanfragen versenden===
-'''Der Ablauf stellt sich wie folgt dar:'''
+Mit Hilfe des [[Ersatzvorschlag|Ersatzvorschlages]] werden für den offenen Bedarf Personen angezeigt, welche ihn übernehmen können.
-#Mit der Funktion [[Ersatzvorschlag|"Ersatzvorschlag"]] existiert ein spezielles Auswahlverfahren zum Feststellen geeigneter Einspring-Mitarbeiter ([[Arbeitszeitgesetzprüfungen|AZG-Prüfung]], Überstundenvermeidung, etc.); die Abteilungsleitung ermittelt auf der eigenen Abteilung jenes Personal, das einen Dienst/Aufgabe übernehmen kann.
+Der Benutzer kann danach das Personal selektieren und "'''Einsatzanfrage versenden'''" auswählen:
-#Es erfolgt eine Mitteilung an die relevanten Mitarbeiter via E-Mail oder über das [[Personal Cockpit|Personal-Cockpit]] auf dem Smartphone.
+{{AlexBild|Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"|[[Datei:Einsatzanfrage versenden.png|400px]]}}
-#Der Mitarbeiter erhält eine Nachricht und kann entscheiden, ob der Dienst bzw. die Aufgabe übernommen wird oder nicht: Die Möglichkeit der Zu- oder Absage kann direkt aus der E-Mail oder App erfolgen - es erfolgt die entsprechende Antwort an den Dienstplaner per E-Mail.
-# Wurde der Dienst von einem Mitarbeiter übernommen, erhalten die anderen Mitarbeiter, an welche die Anfrage verschickt wurde, eine Mitteilung per E-Mail, dass dieser Dienst bereits vergeben wurde. In der App wird diese Einsatzanfrage dann nicht mehr angezeigt.
+===Ablauf Personal===
+Das ausgewählte Personal erhält die Information über die Einsatzanfrage über das [[Personal Cockpit]] (als [[Personal Cockpit#Push-Nachrichten|Push Nachricht]]) oder per E-Mail.
-Voraussetzung ist ein [[Kapazitätsabgleich|Besetzungs-Report]], dabei können individuell gestaltete Besetzungs-Reports oder auch die Standard-Besetzungsansicht verwendet werden.
+Per [[Personal Cockpit|Personal-Cockpit App]] oder im Mail können die Einsatzanfragen übernommen oder abgelehnt werden.
-<span><span /><br /></span>
-'''Folgende Erweiterungen sind geplant:'''
-*Poolfunktion implementieren: Mitarbeiter von anderen Abteilungen sollen in das Auswahlverfahren eingebunden werden.<span />
+{| class="wikitable" style="" border="1" cellspacing="50" cellpadding="5"
-===Ersatzvorschlag===
+|- style="background-color:#FFD418; text-align:center"
-Mit der Option "[[Ersatzvorschlag|Verfügbares Personal anzeigen]]" ermittelt  {{Alex}} geeignete Vorschläge zur Deckung einer Unterbesetzung.
+| colspan="3" style="" |'''Benachrichtung des Personals'''
+|-
+| style="" |'''Personal Cockpit'''
+'''Symbol in der Übersicht'''
+| style="" |'''Personal Cockpit'''
+'''Anzeige der Anfragen'''
+| style="" |'''E-Mail'''
+|- style="vertical-align:top"
+| style="" |[[Datei:Einsatzmanagement CockpitUEbersicht.png|500x500px]]
+| style="" |[[Datei:Einsatzmanagement Cockpit Einsatzanfrage.png|500x500px]]
+| style="" |[[Datei:Einsatzmanagement 1667386235984.png|650px]]
+|- style="vertical-align:top"
+| style="" |[[Datei:Einsatzmanagement Cockpit Einsatzanfragen oeffnen Button.png|32px]] zum Öffnen der Anfragen <br> Nummer zeigt die Anzahl der Anfragen.
+| style="" |
+* rotes x zum Ablehnen
-Verfügbare Mitarbeiter mit der erforderlichen [[Qualifikationen verwalten|Qualifikation]] werden angezeigt. Es ist ersichtlich,
+* grünes Hackerl zum Annehmen
+* Hackerl ganz unten zum <br>Fenster schließen <br>ohne Annehmen/Ablehnen
+| style="" |
-#wann der Mitarbeiter an diesem Tag Dienst hat
+|}
-#ob er eine Abwesenheit eingetragen hat<span /><span /><br />
-{{AlexBild|Im Kontextmenü "Verfügbares Personal anzeigen" auswählen|[[Datei:Verfügbares Personal anzeigenEM.png]]|}}
-===Einsatzanfrage versenden===
-*Auswahl der gewünschten Mitarbeiter im Auswahlfenster für "Verfügbares Personal"
+====Übernahme====
-*"Einsatzanfrage versenden" auswählen
+<span style="box-sizing: border-box;">Das Personal, welches die Einsatzanfrage annimmt, erhält folgende Information:</span>{{AlexBild2|'''Information bei Übernahme'''|Personal Cockpit|E-Mail|[[Datei:Einsatzanfragen 1678875402170.png|350px]]|[[Datei:Einsatzanfragen_1678876369319.png|650px]]}}
-*-> die gewählten Mitarbeiter sowie der ausführende Benutzer bekommen eine E-Mail
-{{AlexBild|Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"|[[Datei:Einsatzanfrage versenden.png]]|}}
+Hat die Einsatzanfrage zuvor bereits ein anderes Personal übernommen, wird folgende Information angezeigt:
-<span /><span /><br />
+{{AlexBild2|'''Information, wenn Anfrage bereits von einem Kollegen übernommen wurde'''|Personal Cockpit| E-Mail| Die Einsatzanfrage ist in der <br>Personal Cockpit App nicht mehr sichtbar,<br> sollte diese bereits von einem anderen <br>Personal übernommen worden sein.|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386352193.png|650px]]}}
-===E-Mail-Versand===
+====Ablehnung====
+Wird die Einsatzanfrage vom Personal abgelehnt, so erhält es folgende Information:
-Es werden folgende E-Mails versendet:
+{{AlexBild2|'''Information bei Ablehnung'''|Personal Cockpit|E-Mail|[[Datei:Einsatzmanagement Cockpit ablehnung.png|350px]]|[[Datei:Intern:CW - Spielwiese 1678876093885.png|650px]]}}
-*der Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat, bekommt ein E-Mail zur Übersicht
-*die Mitarbeiter bekommen ein E-Mail mit der Anfrage
-**aus diesem E-Mail heraus können sie den angefragten Dienst oder die Aufgabe übernehmen oder auch ablehnen.
-{{AlexBild2|E-Mail-Versand für Einsatzanfrage|an den Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat|an die Mitarbeiter|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386717169.png|500px]]|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386235984.png|500px]]|}}
-<span><span /><br /></span>
+Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch eine Markierung mittels Sonderabrechnung angezeigt.
-Beim Mitarbeiter, welcher diese Einsatzanfrage annimmt, öffnet sich folgende Webseite zur Bestätigung:
-{{AlexBild|Webseite bei Übernahme|[[Datei:Einsatzanfrage Webseite Annahme.png|600px]]|}}
-Sollten noch weitere Mitarbeiter diese Einsatzanfrage übernehmen, so öffnet sich folgende Webseite zur Information:
-{{AlexBild|Webseite, falls Dienst bereits von einem Kollegen übernommen wurde|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386352193.png|600px]]|}}
-<span><span /><br /></span>
+Damit diese sichtbar ist, muss der Parameter <code>[[Bildschirmeinstellungen]]: Planansicht: Aufgaben/Extras als Farbstreifen</code> aktiviert sein.
-Weiters werden bei Übernahme eines Dienstes auch der zuständige Dienstplaner sowie die Kollegen per E-Mail informiert.
+{{AlexBild|Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan|[[Datei:Einsatzmanagement abgelehnte Anfrage anzeigen.png]]}}
-{{AlexBild2|E-Mail-Versand nach Übernahme|an den Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat|an die Kollegen|
+===Ablauf versendender Benutzer===
-[[Datei:EM email Uebernahme.png|550px]]|[[Datei:EM email Uebernahme Kollegen.png|450px]]|}}
+Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage versendet, erhält nach dem Versand folgende E-Mail als Übersicht:
+{{AlexBild|Mail zur Übersicht|[[Datei:Einsatzmanagement 1667386717169.png|500px]]}}
-====Abgelehnte Einsatzanfragen====
+Der versendende Benutzer erhält eine E-Mail bei einer Übernahme/Ablehnung durch ein Personal:
+{{AlexBild2|'''Information bei Aktion des Personals'''|Übernahme|Ablehnung|[[Datei:Einsatzmanagement Infomail anfrage angenommen.png|600px]]|[[Datei:Einsatzmanagement Infomail anfrage abgelehnt.png|600px]]}}
-* Beim Mitarbeiter, welcher die Einsatzanfrage ablehnt, öffnet sich eine Webseite zur Bestätigung mit dem Text: "Sie haben >Dienstbezeichnung am Datum< abgelehnt."
+Der Benutzer kann mittels '''Einsatzanfragen''' im Navigator eine Übersicht über alle von ihm versendeten Einsatzanfragen aufrufen. Bereits angenommene Anfragen werden grün hinterlegt.
-*Der zuständige Dienstplaner bekommt eine E-Mail mit der Information, dass dieser Mitarbeiter die Anfrage abgelehnt hat.
+{{AlexBild|Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator|[[Datei:Einsatzmanagement 1662370932395.png]]|in diesem Beispiel wurde die Anfrage vom 21.7.2025 von Frau Moser abgelehnt und ist noch offen}}
-*Abgelehnte Einsatzanfragen werden im Dienstplan durch ein färbiges Stricherl beim Dienst  angezeigt
-**Voraussetzung: Bildschirmeinstellung "Aufgaben/Extras als Farbstreifen" = JA
-{{AlexBild|Anzeige von abgelehnten Einsatzanfragen im Dienstplan|[[Datei:Einsatzmanagement abgelehnte Anfrage anzeigen.png]]|}}
-===Personal Cockpit App===
+In dieser Übersicht sind die Einsatzanfragen der Planungseinheiten sichtbar, für die der Benutzer die Berechtigung "Einsatzanfrage lesen" hat.<ref name="issue8375">[https://github.com/bitfactory-software/alex/issues/8375 #8375] Einsatzanfragen: Suche im Navigator</ref>
-Im Personal Cockpit werden Einsatzanfragen wie folgt angezeigt:
-{{AlexBild|Personal Cockpit|[[Datei:Personal Cockpit Einsatzanfragen.png]]|}}
-In diesem Beispiel sind zwei Einsatzanfragen zu sehen:
+Es stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
+{{AlexBild|Auswahlmöglichkeiten für eine Einsatzanfrage|[[Datei:Einsatzmanagement Uebersicht.png]]|}}
-* ein Dienst 8S
+====Einsatzanfrage übernehmen====
-* eine Aufgabe H1 von 8 - 12 Uhr
-Einsatzanfragen können in der App abgelehnt oder angenommen werden. Der Benutzer, welcher die Einsatzanfrage verschickt hat, erhält auch in diesem Fall wieder ein E-Mail mit der Information.
+Bei Auswahl von '''Einsatzanfrage übernehmen''' wird jenes Personal angezeigt, welche die Einsatzanfrage ursprünglich erhalten haben. Wählt man eines aus, wird der Dienst oder die Aufgabe bei diesem Personal eingetragen. Die Einsatzanfrage wird als '''angenommen''' gekennzeichnet.
-===Übersicht===
-Der Dienstplaner kann über den Navigator eine Übersicht aller Einsatzanfragen aufrufen:
-{{AlexBild|Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator|[[Datei:Einsatzanfragen Uebersicht.png|1000px]]|}}
+Im Untermenü '''beliebiges Personal''' kann die Einsatzanfrage von beliebigen, auf dieser Planungseinhait verfügbaren Personal angenommen werden.
-Abgelehnte Einsatzanfragen sieht man in dieser Übersicht wie folgt:
-{{AlexBild|Anzeige von abgelehnten Anträgen|[[Datei:Einsatzmanagement 1662370932395.png]]|in diesem Beispiel wurde die Anfrage von Herrn Steinbichler abgelehnt und ist noch offen}}
-Bei einem Rechte-Maus-Klick auf eine Einsatzanfrage hat man die Möglichkeit, die Einsatzanfrage zu
-*übernehmen
+'''Hinweis''': Wird der Dienst / die Aufgabe einer offenen Einsatzanfrage im Dienstplan ''am Tag X bei Personal A'' eingetragen '''UND''' die Einsatzanfrage ''am Tag X von Personal B'' angenommen kann es zu einer Überdeckung des Bedarfs kommen.
-*ablehnen
-*versenden
-<span><span /><br /></span>
+====Löschen umschalten====
-Bei Auswahl von "übernehmen" oder "ablehnen", kann ein Mitarbeiter ausgewählt werden, für den diese Einsatzanfrage manuell übernommen oder abgelehnt werden soll.
+Es wird die Einsatzanfrage in der App nicht mehr angezeigt. Im Falle einer Übernahme per E-Mail durch das Personal bekommt dieser die Nachricht '''Einsatzanfrage verfallen'''. <ref name="issue8733">[https://github.com/bitfactory-software/alex/issues/8733 #8733] Stornieren von Einsatzanfragen</ref>
-Bei Auswahl von "versenden", wird die Einsatzanfrage nochmals an alle Mitarbeiter versendet, an welche diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde (auch an jene, welche bereits abgelehnt haben).
+====Erneut versenden====
+Es wird die Einsatzanfrage nochmals an das Personal versendet, an welches diese Einsatzanfrage ursprünglich versendet wurde. Es wird auch an Personal versendet, welches bereits abgelehnt hat.
-=== Berechtigungen ===
-Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 2 Berechtigungen am Dienstplan notwendig:
-* Einsatzanfrage anlegen
-* Einsatzanfrage ändern
+===Berechtigungen===
+Für das Versenden der Einsatzanfragen sind 3 Berechtigungen auf der Planungseinheit notwendig:
+*Einsatzanfrage anlegen
+*Einsatzanfrage ändern
+*Einsatzanfrage lesen
 Diese sind in der Standardrolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" enthalten und müssen bei Bedarf in Kundenrollen hinterlegt werden.
-==Links ==
+==Links==
+*[[Einsatzmanagement stundenweise|Stundenweise Einsatzanfragen]]
-*[[Einsatzmanagement stundenweise|stundenweise Einsatzanfragen]]
+*[[Bild:YouTubeLogoMitText.png|50px|link=https://www.youtube.com/watch?v=gwmdYP46W4A]] [https://youtu.be/gwmdYP46W4A?si=SRyt2qzBWrSY1Ig4&t=328 Videomitschnitt vom Webinar]
-*[[Bild:YouTubeLogoMitText.png|50px|link=https://www.youtube.com/watch?v=gwmdYP46W4A]] [https://www.youtube.com/watch?v=gwmdYP46W4A Videomitschnitt vom Webinar]
 ==Bit Factory interne Zusatzinfos==
 *[[Intern:Einsatzmanagement Aktivierung|Aktivierung]]
+==Fußnoten==
 [[Category:Funktionsübersicht]]
 [[Category:Funktionsübersicht nach Thema]]
 [[Kategorie:Spezialwerkzeuge]]
 [[Category:Teamleader-Angebotsunterlagen]]
+<references />